Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Изменения обозначают порядковыми номерами арабских цифр (1, 2, 3 и т.д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа, независимо от того, на скольких листах он выполнен.

Ответственность за изменение:

• стандартов предприятия и оформление извещения на данное изменение возлагается на ответственного за СМ и руководителя структурного подразделения, в чьи обязанности входит исполнение требований изменяемого СТП;

• технологических документов – главный технолог.

Ответственность за правильность внесения изменения в документ (подлинник, дубликат, копию) несет:

• в стандарты предприятия и другую нормативную документацию - ответственный за СМ;

• в технологическую документацию – заместитель генерального директора по качеству - начальник испытательной производственно-технологической лаборатории;

• в любую другую документацию изменения вносят подразделения – держатели подлинников документов, в обязательном порядке извещая все отделы и службы завода.

6.13 Хранение документов

Подлинники документов должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий). Подлинники СТП регистрируются в инвентарной книге. Форма книги приведена в Приложении К.

Одновременно с регистрацией подлинников СТП должны быть заполнены карточки учета по образцу, приведенному в Приложении Г.

Подлинники утвержденных стандартов предприятия хранятся у ответственного за СМ, который отвечает за обоснованность показателей, норм, правил, требований, установленных в них, соответствие их уровню развития науки и техники, своевременный пересмотр, внесение необходимых изменений и рассылку.

Подлинники (дубликаты) стандартов предприятия должны храниться в шкафу в папках в соответствии с порядковыми номерами.

Копии стандартов предприятия выдаются в отделы для работы и получения справочной информации. Они должны храниться в папках на стеллажах или в шкафах вместе с другой нормативно-технической документацией.

Нормативно-техническая документация должна храниться в папках, которые могут быть систематизированы по тематике, либо по возрастанию обозначений.

Не реже одного раза в месяц должна производиться влажная уборка шкафов.

В соответствии с «Положением об архиве» в целях обеспечения хранения, учета документов, образующихся в процессе деятельности ОАО «Ликеро-водочный завод «Хабаровский», создается архив завода. Организация архива завода возлагается на работника, ответственного за делопроизводство и архив, назначаемого приказом генерального директора. В своей деятельности лицо, назначенное за делопроизводство и архив, руководствуется «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах».

В структурных подразделениях по истечении календарного года составляются описи дел постоянного или временного хранения. Описи дел структурных подразделений подписываются составителем с указанием должности. Ответственность за своевременное и качественное составление описей документов структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Дела временного хранения (до десяти лет включительно) по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. В делах временного хранения не проводится пересистематизация документов, нумерация листов, подшивка дел. Выдача дел работникам других структурных подразделений или сторонних организаций производится только с разрешения генерального директора.

Проверка наличия и состояния дел проводится:

• дел постоянного хранения – не реже одного раза в пять лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение;

• дел временного хранения – не реже одного раза в три года.

Проверка наличия и состояния дел проводится комиссией, специально назначенной приказом генерального директора. По результатам проверки составляется акт, который подписывается генеральным директором. В случае недостачи дел организуется их розыск, в течение одного года после обнаружения недостачи. На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт и утверждается генеральным директором.

Передача документов в архивный фонд РФ на постоянное государственное хранение оформляется актом приема-передачи в двух экземплярах.

6.14 Изъятие недействительной документации

При поступлении извещений на аннулирование документации уничтожаются все копии аннулируемого документа, при условии наличия подлинника или дубликата. На всех листах подлинника аннулируемого документа или аннулируемых листах (при частичном аннулировании документа) и контрольной копии проставляют штамп «Аннулирован, заменен . . . . . . . . .от . . . . . . .г.». Если аннулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают. Допускается при аннулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копий документов, сброшюрованных в альбом, штамп «Аннулирован, заменен . . . . . . . от . . . . .г.» проставлять только на титульном и первом (заглавном) листе, согласно ГОСТ 2.501-2013. В карточке учета делается отметка об аннулировании, и все аннулированные документы, кроме государственных стандартов, регистрируются в Журнале, им присваивается инвентарный (порядковый) номер с индексом "А", который проставляется в карточке и на обложке аннулированного документа, взамен прежнего инвентарного номера. Аннулированные документы хранятся на отдельном стеллаже, и используются при необходимости для справок. Форма Журнала дана в Приложении Ж.

6.15 Заказ и приобретение нормативно-технической документации

Нормативно-техническую документацию заказывает заместитель генерального директора по качеству - начальник ИПТЛ ежемесячно в соответствии с бланком заказа по договору с ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» № 26929:

• государственные стандарты - в магазинах стандартов - территориальных отделах распространения НТД и НТИ № 13 - по абонементу (заявление на постановку на абонементное обслуживание, абонементный номер - № 26929);

• технические условия и отраслевые стандарты в «Хабаровском центре научно-технической информации»;

6.16 Конфиденциальность информации и документов

К ознакомлению с информацией и документами, содержащими сведения о системе менеджмента, работоспособности предприятия, конкурентоспособности продукции и сведения, составляющие коммерческую тайну, допускаются лица только с письменного разрешения генерального директора предприятия.

7 Управление документацией, используемой в подразделениях, в том числе документацией на машинных носителях

По утвержденному извещению в документ вносятся все описанные в нем изменения. После проведения изменения документ возвращается в подразделение, в том случае, если он изымался из-за невозможности произвести изменение на месте.

При аннулировании - копии документа изымаются и уничтожаются (см. пункт 6.12). Копии извещений об аннулировании документа направляются в подразделения, имеющие данный документ на учете, и подшиваются в отдельную папку.

При физическом износе стандарта предприятия ответственный за СМ составляет акт о списании нормативной документации (по Приложению И) и направляет его вместе с документом в соответствующую службу предприятия. После уничтожения изношенной копии подразделение обеспечивается новой копией документа.

8 Управление данными по качеству и безопасности продукции

8.1 Хранение данных по качеству и безопасности продукции

Согласно СТП ЛВЗХ 006-2015 данные по качеству и безопасности продукции должны храниться в сухих, проветриваемых помещениях, обеспеченных противопожарным оборудованием, на стеллажах или в шкафах, установленных в местах, удаленных от водонапорных труб и открытой проводки. Данные по качеству и безопасности продукции должны храниться в папках, переплетах, коробках.

8.2 Изъятие и уничтожение данных по качеству и безопасности продукции

Данные по качеству и безопасности продукции, срок хранения которых истек, изымаются и уничтожаются. Изъятие и уничтожение проводится комиссией из четырех человек. В комиссию входят:

• ответственный представитель руководства по качеству и безопасности продукции;

• ответственный за СМ;

• два представителя подразделения - хранителя данных.

По результатам работы комиссии составляется акт (в свободной форме) в четырех экземплярах, в котором указывается, какие документы и по какой причине уничтожены.

9 Ответственность за управление документацией и данными

Ответственность за управление документацией, в том числе и за документацией на машинных носителях, несут:

• за техническую документацию – главный инженер;

• за технологическую документацию – главный технолог;

• за документацию по сертификации систем менеджмента и нормативную документацию по стандартизации – ответственный за СМ;

• за метрологическую документацию – заместитель генерального директора по качеству - начальник испытательной производственно-технологической лаборатории, инженер по наладке и испытаниям и главный технолог;

• за организационно-распорядительную документацию - секретарь-референт и лицо, назначенное приказом генерального директора ответственным за делопроизводство и архив;

• за коммерческую документацию – коммерческий директор, заместитель коммерческого директора по логистике, начальник отдела снабжения, начальник отдела маркетинга, начальники отделов продаж, начальники складов.

• за документацию по режиму – заместитель генерального директора по экономической безопасности и режиму;

• за документацию по учету персонала – директор по персоналу;

• за законодательную документацию – начальник юридического отдела;

• за документацию по проведению строительно-монтажных работ — директор по строительству.

Контроль за действиями по управлению документацией и данными на предприятии, связанными с сертификацией систем менеджмента, осуществляет ответственный за СМ.

10 Рассылка

Перечень рассылки стандартов предприятия, определяется ответственным за СМ при согласовании с рабочими группами по сертификации систем менеджмента, и вносится в карточку учета для каждого конкретного документа согласно Приложению Г настоящего стандарта предприятия.

11 Хранение и внесение изменений

Учет, хранение данного стандарта производится ответственным за СМ в соответствии с требованиями: ГОСТ 2.501-2013 ЕСКД. Правила учета и хранения.

Внесение изменений в настоящий стандарт производится ответственным за СМ в соответствии с требованиями настоящего стандарта предприятия. В листе регистрации изменений фиксируются все изменения, производимые в стандарте предприятия.

Копии СТП хранятся в электронном виде в папке «Users» в свободном доступе для работников предприятия, а оригинал у ответственного за СМ. Срок хранения аннулированного СТП – 3 года.

Приложение А

(обязательное)

Журнал регистрации поступающих документов

Приложение Б

(обязательное)

Журнал регистрации отправляемых документов

Приложение В

(рекомендуемое)

Журнал регистрации внутреннего документооборота

Приложение Г

Характеристики

Список файлов ВКР