ВКР (1190817), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Конкурс красоты - это сложное художественное мероприятие, проводимое с привлечением большого количества красивых участников, в нашем случае молодых девушек. Конкурс красоты проводится в достойных местах с привлечением большого количества СМИ, партнеров, спонсоров и других заинтересованных лиц. Конкурсы могут проводится в разных возрастных категориях и с различными выходами (задачами). Конкурсы могут быть мировыми, национальными, региональными, ведомственными и др.

2.3. Организация event-менеджмента на примере проекта «Мисс Хабаровск 2015»

Поскольку этапы проведения мероприятия в event-менеджменте могут самыми различными и сформированы самой организацией в зависимости от характера мероприятия, то организаторы руководствовались своим разработанным планом проведения конкурса, который включает в себя:

1. Поиск спонсоров и партнеров;

2. Планирование бюджета;

3. Поиск места проведения конкурса;

4. Выбор кандидатов в жюри;

5. Разработка программы и концепции мероприятия;

6. Определение даты проведения конкурса;

7. Определение графика съемок;

8. Подбор и тренинг персонала для мероприятия;

9. Составление анкет для регистрации участниц;

10. Проведение кастинга на конкурс;

11. Съемка сюжетов;

12. Задания для участниц;

13. Репетиции и обучение участниц;

14. Запуск розыгрыша пригласительных на мероприятие/ создание баннера;

15. Оповещение будущих гостей о времени и месте проведения шоу;

16. Запуск голосования на две номинации;

17. Генеральная репетиция в месте проведения шоу;

18. Старт конкурса: организация шоу-программы, выходы участниц;

19. Финал и оглашение результатов

20. Завершение конкурса

Теперь разберем этапы планирования проекта более подробно.

1. Планирование бюджета. Продюсерский центр использовал бартерную систему с партнерами проекта. Такую же систему используют и с заказчиками услуг. Основной целью является красивая подача и реклама. Так организация действует уже несколько лет. Например, само мероприятие проводилось в банкетном зале “М-Холл”, которое довольно новое и еще не успело себя зарекомендовать. Таким образом, происходил взаимообмен рекламой. Т.к. мероприятие довольно масштабное, а информационных партнеров придостаточно, то рекламу могут увидеть все, кто пользуется информационными источниками. Т.е. центру не было необходимости оплачивать аренду зала. Также организация повела себя и с остальными партнерами, например, с “Имидж Студией Светлой и Красс”, салоном “Утренняя звезда”. Но партнеры вручали победительницам определенных титулов сертификаты на определенную сумму, так же как и спонсор. Спонсор дарит победительнице сертификат в размере 100 000, которые можно потратить в пределах центрального универмага в любом отделе.

Спонсор был прорекламирован в сюжетных сериях конкурса, и поэтому разрешалось снимать на территории «ЦУМа» и всячески взаимодействовать с магазинами спонсора. Подарки в финале участницы получали опять же за счет партнеров и спонсора. Затраты в основном ушли на костюмы для народного выхода, костюмы для танцоров, баннер с девушками для розыгрыша билетов и букеты девушкам, плюс мелкие растраты такие как корона и ленты.

Расходы на проект, которые были запланированы, можно представить в виде таблицы 1.

Таблица № 1 – Запланированные расходы (руб.)

По таблице 1 можно сказать, что организация рассчитывала потратить на организацию мероприятия не более 30 000 рублей. Планировалось также иметь поддержку от спонсора на сумму 90 000 рублей и подарки участницам от партнеров в размере 30 000 рублей. В общем сумма должна была составлять 150 000 рублей.

Фактически вышло не совсем так, как планировала организация. А именно (таблица 2):

Таблица № 2 – Фактические затраты на мероприятие

Как видно по таблице 2, общая сумма затрат организации составила всего лишь 21 600. Можно сказать, что экономия получилась в размере 8 400 рублей.

1. Поиск спонсоров и партнеров. Поиск спонсоров обычно проходит таким образом, создается ценное предложение на 1- 2 пункта, которое должно объяснить потенциальному спонсору для чего он нужен организации. Для большинства компаний необходимо иметь ввиду следующие важные пункты:

-какова миссия проекта, для которой нужен спонсор;

-кто целевая аудитория (демографические характеристики, объём);

-участвует ли кто-нибудь ещё;

-какие преимущества получит спонсор.

Необходимо также внести данные в таблицу в Google Spreadsheet или Excel со всеми контактами. Рекомендуемые колонки: «Имя», «Email», «Компания», «Откуда вы знакомы», «Дата отправки письма», «Ответ», «Кого представил», «Комментарии». Есть CRM-инструменты, за которые можно заплатить, но простой Excel с этой задачей справится не хуже.

Сообщения по e-mail. Есть несколько важных вещей, которые важно понимать, когда необходимо писать знакомым о поиске спонсора:

-не воспринимать их как возможности для продаж;

-не делать массовых рассылок (персонализация, персонализация, персонализация!);

-помнить о построенном доверии, когда нужно обратиться за помощью/обратной связью;

-писать коротко и ясно.

У организации «BEST» имеется свой список заказчиков на их услуги, а у директора организации свой большой список контактов. Более того, с большинством контактов имеются дружеские отношения и совместная работа была неоднократно. Таким контактом является коммерческий директор Насонова Оксана Васильевна.

Организация предложила рекламу Центрального Универмага взамен на спонсорство. Обе стороны имели свои выгоды. Начиная от рекламы Универмага в заданиях для участниц, благодаря которым о магазине вспомнило тысяча человек от каждой участницы, также реклама в сюжетных роликах конкурса и заканчивая рекламой на финале шоу перед каждым выступлением участников и вручением подарков.

Бартер является отличным средством для взаимообмена, т.к. рекламодатели могут отказаться от размещения рекламы вследствие отсутствия свободных денег, которое, в свою очередь, вызвано падением спроса. Образуется замкнутый круг: из-за падения спроса клиенты отказываются от размещения рекламы, в результате отказа от размещения рекламы они теряют покупателей, и, следовательно, денег на рекламу опять нет. Не всегда есть деньги у организаций, но бартер позволяет и без них получить выгоду.

Партнерами проекта являлись информационные порталы и журналы, магазины центрального универмага. Также партнерами были салоны красоты, с которыми организация сотрудничает с первых выпусков проекта. Все что нужно было организации – это напомнить о себе уже имеющимся партнерам и начать совместную работу заново.

По итогу, сумма затрат спонсора составила (таблица 3):

Таблица № 3 – Затраты спонсора (руб.)

По таблице 3 видно, что сумма затрат составила 120 600 рублей, это больше на 30 600 рублей, чем планировала организация.

Затраты партнеров проекта составили (таблица 4):

Таблица № 4 – Затраты партнеров на мероприятие (руб.)

Из данных таблицы 4 видно, что общая сумма затрат составила 36 000 рублей, когда организация планировала сотрудничать с партнерами на сумму не более 30 000 рублей. Разница составляет 6 000 рублей.

Составим таблицу 5 с разницей затрат на мероприятие, которые планировалась и фактическая:

Таблица № 5 – Разница между запланированными и фактическими затратами

По итогу таблицы 5, сумма затрат на мероприятие вместо 150 000 рублей составила 178 200 рублей, что больше на 28 200 рублей благодаря спонсору и партнерам, которые внесли денежных средств больше, чем планировалось. Больше всего расходов вышло у спонсора проекта из-за сертификата победительнице и оформления зала в русском стиле, меньше у партнеров и меньше всего у продюсерского центра.

Поскольку основным видом оплаты являлся бартер, то расходы вполне приемлемы. Таким образом, организации произвели взаиморекламу и расходы в основном ушли на подарки.

1. Поиск места для проведения съемок и самого шоу. С сентября месяца организаторы занимались поиском места проведения конкурса, как финала, так и основной части шоу.

Не так давно открылось универсальное место для проведения мероприятий под названием «М-Холл», которое находится на ул.Фрунзе, 53. Организация решила провести финал мероприятия именно в этом месте по следующим причинам:

1. Зал открыл свои двери в апреле 2015 года – т.е. это новая, свежая площадка, оформленная в современном стиле;

2. Соответствует всем необходимым требованиям для проведения шоу;

3. Зал расположен в центре города и имеет собственную парковку;

4. Технически подготовлен к проведению любых мероприятий: подключение «живых» инструментов, подключение звука, светомузыкального оборудования;

5. Предлагается два больших экрана с проекторами FullHD;

6. Сценический свет;

7. Сцена трансформер высотой 400 мм позволяет проводить мероприятия так, чтоб на возвышении располагалась зона участников или ведущих;

8. Обеспечивается любой формат питания - фуршет или современный банкет;

9. Наличие круглых и прямоугольных столов, банкетного текстиля и чехлов на стулья ( все входит в стоимость аренды зала).

Помимо места для проведения финала мероприятия было необходимым найти место и для съемок реалити шоу.

1. Выбор кандидатов в жюри. Для организации было не сложно определиться с кандидатами в жюри. Естественно одним из них должна быть победительница прошлого года – Мисс Хабаровск 2014. Каждый год этого конкурса в жюри находится победительница прошлых лет. В жюри также решили пригласить партнеров проекта, стилистов «Имидж студии Светлой и Красс» Светлана Светлая и Юлия Красс, которые на протяжении всего проекта занимались подготовкой участниц к очередному испытанию и принимали участие на самом финале конкурса. Само собой было необходимым ввести в жюри и спонсора данного проекта Насонову Оксану Вадимировну.

2. Разработка программы и концепции мероприятия.

Конкурсы красоты различаются как уровнем проведения, так и критериями отбора участников. Обычно в традиционных конкурсах красоты присутствуют такие этапы как:

1. Пролог. Первый этап включает выход и представление ведущих, представление конкурсантов, знакомство с судьями и почетными гостями. Зачитывается информация о месте и времени конкурса, а также указывается главный приз. Затем часто следует первое выступление приглашенных музыкантов.

2. Визитная карточка. Этот этап касается знакомства с конкурсантами. В отличие от предыдущего это уже полноценный конкурс, за который присуждаются очки. Каждый претендент или претендентка на корону должен в течение определенного времени как можно более оригинально, весело и правдиво рассказать о себе.

Характеристики

Список файлов ВКР