Диго С.М. Базы данных проектирование и использование (1084447), страница 38
Текст из файла (страница 38)
В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:
>L<L???????????????????????????
Символ «L» в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ «?» - что в данную позицию может быть введена буква. Символ «>» преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ «<» преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.
Все символы, допустимые в масках, и их назначение можно посмотреть в «Справочной системе» Access.
Маска ввода применяется только при вводе знаков с клавиатуры и игнорируется при всех остальных операциях.
Маски ввода не только обеспечивают контроль допустимости используемых символов, но и облегчают процесс ввода данных.
Индексированное поле. Его можно использовать для контроля на уникальность. Для этих целей следует задать свойство «Уникальный индекс».
В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю проводится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа.
Ограничения, относящиеся к записи
Если ограничения целостности затрагивают несколько полей одной записи, то они должны задаваться не как свойство записи, а как свойство таблицы (рис. 5.34). Чтобы попасть в окно Свойства таблицы, надо, находясь в окне конструктора таблицы, позиционироваться на заголовке этого окна, нажать правую клавишу мыши и в появившемся контекстном меню выбрать позицию Свойства.
Целостность связи
Как отмечалось выше, при задании связи между таблицами в Access можно установить флажок Поддержание целостности данных, и в этом случае система будет автоматически поддерживать ограничения целостности связи.
При удалении основной записи, связанной с несколькими подчиненными, могут быть выбраны разные стратегии обновления:
-
запретить удалять основную запись, если имеются подчиненные;
-
удалить вместе с основной записью и все подчиненные (каскадное удаление).
В Access при поддержании целостности связи автоматически принимается первая стратегия. Чтобы отменить ее для данной связи, надо установить флажок Каскадное удаление связанных записей.
Если установлено Поддержание целостности данных и не установлено Каскадное удаление связанных записей, то из основной таблицы нельзя будет удалить запись, если в зависимой таблице есть связанные с ней записи.
Обеспечить ссылочную целостность можно и иным способом -используя поле подстановки: если значения будут переноситься из связанной таблицы, то в подчиненной не может появиться значение, отсутствующее в основной таблице.
Для задания сложных условий проверки целостности можно использовать макросы или модули.
5.3. Организация ввода и корректировки данных в БД
5.3.1. Общие сведения
После того как завершено проектирование структуры базы данных и БД описана на ЯОД, можно приступать к вводу данных. Это можно сделать как сразу по окончании описания структуры таблицы (или иной информационной единицы, если речь идет не о реляционной СУБД), так и потом.
Если для осуществления ввода просто воспользоваться командой ввода записи, то обычно на экране появляется структура записи в следующем виде: все поля размещаются одно под другим (анкетная форма) в том порядке, в котором они были заданы при описании структуры файла; для каждого поля слева указывается его идентификатор, а справа имеется окошко, длина которого совпадает с длиной поля. В это окошко можно вводить требуемое значение поля.
Другой способ - идентификаторы полей размещаются друг за другом слева направо, а окошки располагаются под ними (табличная форма). Такой способ ввода данных имеет много очевидных недостатков.
-
Идентификаторы полей часто бывают короткими и малоинформативными.
-
Порядок ввода полей может не совпадать с порядком их расположения в структуре файла БД.
-
Нерационально используется пространство экрана.
-
Не все СУБД позволяют задать контроль ограничений целостности при описании структуры БД и обеспечивать таким образом контроль правильности ввода.
-
Оформление экрана оставляет желать лучшего.
-
Невозможно в полной мере управлять выдачей подсказок пользователю.
Чтобы устранить эти недостатки, для организации ввода данных обычно создаются специальные экранные формы. СУБД обладают разными возможностями для создания экранных форм. Большинство современных систем имеет в своем составе специальные генераторы экранных форм, обеспечивающие конечному пользователю без программирования создание экранных форм требуемого вида. Кроме того, генераторы экранных форм обычно позволяют без программирования задавать многие виды ограничений целостности.
В СУБД, не имеющих соответствующих генераторов, экранные формы и процедуры проверки правильности данных при вводе должны программироваться с использованием иных языковых средств системы.
Поскольку экранные формы могут использоваться для организации как ввода, так и вывода информации, этот вопрос выделен в отдельный раздел учебника (см. главу 8).
Заполнение БД можно осуществлять посредством ввода данных с клавиатуры, переноса данных из других файлов (той же СУБД) или путем импорта из других систем. Кроме того, можно формировать запись или отдельные ее элементы программным путем.
При организации ведения баз данных нужно стремиться к реализации принципа однократного ввода информации. Вводить вручную информацию в БД следует только тогда, когда невозможно это сделать иными способами, используя уже имеющуюся в ИС информацию. Современные СУБД предоставляют простые и быстро реализуемые возможности по связыванию и совместной обработке файлов, по переносу данных из одних файлов в другие, возможности экспорта/импорта в другие системы; и этим надо пользоваться, избегая повторного ручного ввода данных. Кроме того, нужно стремиться к достижению минимально возможного уровня дублирования данных.
При организации ввода данных в базу данных надо стараться сокращать обьем данных, вводимых пользователем с клавиатуры. Наряду с уменьшением затрат времени на ввод данных это приводит и к сокращению ошибок при вводе. Сокращения объема вводимых с клавиатуры данных можно добиться, задавая заранее определенные значения полей (значения по умолчанию). Ввод значения в поле может быть заменен выбором нужной позиции из списка возможных значений. Кроме того, при наличии повторяющихся значений полей в следующих друг за другом записях СУБД позволяют переносить соответствующие значения из предыдущей записи в следующую за ней запись. Для сокращения ввода данных можно формировать отдельные поля автоматически, используя для этого функции или иные выражения.
Как отмечалось выше, в большинстве случаев в БД не следует хранить производные показатели. Если же по каким-либо причинам это признано целесообразным, то значения этих полей следует не вводить вручную, а вычислять. Это не только сократит объем ручных операций и возможность ошибок при вводе, но и обеспечит автоматическое поддержание целостности данных.
При организации ввода данных важно не только выявить возможные ошибки, но и организовать ввод таким образом, чтобы предотвратить их.
Одним из приемов, предотвращающим возможные ошибки и упрощающим работу пользователей при вводе данных, является использование функций по преобразованию данных. Так, например, символьные данные могут храниться в поле базы данных в виде заглавных либо строчных букв. Чтобы пользователь не задумывался, какими именно буквами должны вводиться данные, не тратил усилия на переключение клавиатуры, можно использовать соответствующие функции, преобразующие символы из одного регистра в другой, и шаблоны.
Для обеспечения удобства ввода данных в БД обычно создают специальные экранные формы. При добавлении записи может оказаться полезным использовать два экрана ввода. Первый предназначен только для ввода значения ключа. Он будет использоваться для проверки на наличие дубликатов, прежде чем будет продолжен ввод, и выдачу сообщений в случае ошибок. Второй экран будет использоваться для ввода остальных данных.
Существует несколько вариантов ввода записей:
-
сразу в БД;
-
сначала в переменные памяти (при вводе данных в переменные памяти они могут быть обособленными переменными, а могут быть организованы в виде массива);
-
с использованием вспомогательных файлов.
Второй и третий из перечисленных вариантов позволяют переносить введенные данные в БД только после того, как будут выполнены все необходимые проверки.
Третий вариант дает, кроме того, возможность распараллелить процесс ввода данных.
При корректировке БД могут использоваться те же самые формы, что и при первоначальном вводе, или, что чаще, специально созданные экранные формы. В экранных формах, предназначенных для корректировки, может быть запрещено изменение отдельных полей. Так же как и при вводе данных, экранные формы для корректировки для удобства пользователей лучше связывать не со структурой корректируемого файла, а с функциями, выполняемыми пользователем.
При осуществлении корректировок следует знать ограничения, накладываемые СУБД. Так, некоторые системы не разрешают корректировать ключевое поле. В других системах допускается корректировка ключевых полей и полей индексирования. Но в любом случае корректировка ключа считается плохой практикой. Рекомендуется проектировать БД таким образом, чтобы не было причин для корректировки ключа. Например, если естественный идентификатор объекта является динамическим (т.е. может со временем меняться), то в БД следует ввести искусственный идентификатор и использовать его в качестве ключа. Не следует также повторно использовать идентификаторы удаленных объектов.
Корректировка ключа приводит ко многим нежелательным последствиям. Каскадное обновление, реализованное во многих современных СУБД, иногда не решает всех проблем, связанных с корректировкой ключа.
Особую осторожность нужно проявлять и при корректировке проиндексированных файлов. Здесь надо обращать внимание на то, осуществляется ли корректировка индексного файла одновременно с соответствующим файлом БД системой автоматически. При корректировке поля индексирования ввиду того, что записи в проиндексированных файлах обрабатываются в логической последовательности, а сама эта последовательность меняется в результате корректировки, может случиться, что не все требуемые записи будут обработаны. В связи с этим не рекомендуется делать операции по корректировке поля индексирования при активном индексе, особенно это касается случаев, когда корректируются не единичные записи, а группа записей, отбираемых по условию FOR или WHILE. Даже если корректировка индексных файлов не приведет к некорректностям, нужно избегать поддержания многих индексных файлов открытыми, особенно при массовой корректировке, поскольку это замедляет обработку.
Следует обратить внимание на то, как (в какой момент, какими «порциями» и др.) запоминаются данные в БД. Некоторые СУБД позволяют управлять этим процессом, в других - он жестко предопределен. Как правило, перенос в БД сразу большого количества записей (в противовес позаписному) ускоряет обработку данных, но приводит к другим отрицательным последствиям. В частности, при вводе большого количества записей может оказаться, что в случае какого-то сбоя (например, отключения питания) некоторая часть введенных записей пропадет. Современные СУБД обладают средствами, позволяющими минимизировать отрицательные последствия, возникающие в таких ситуациях.
При организации ввода данных часто используют маски. Их применение не позволяет ввести в поле значения, не вписывающиеся в маску, что позволяет обеспечивать контроль правильности вводимых данных.
С помощью масок можно организовать ввод конфиденциальной информации (если использовать маску типа «пароль», то вместо символов, введенных в поле, будут изображаться звездочки (*); если в СУБД нет специальных типов, предназначенных для подобных целей, то можно запрограммировать эту возможность самостоятельно (например, сделать одинаковым цвет букв и фона).
Введение в маску текстовых констант, во-первых, освобождает от внесения их вручную при вводе данных и, во-вторых, позволяет не хранить их в каждом из полей.
При выполнении корректирующих операций с базой данных СУБД проверяет соблюдение заданных ограничений целостности. При обнаружении ошибочной ситуации могут быть предприняты различные действия, которые зависят от типа допущенной ошибки, специфики предметной области, особенностей СУБД, принятых проектных решений при создании СОД. Так, если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то пользователь должен обязательно исправить ошибку, поскольку СУБД не дает других возможностей продолжить работу. В зависимости от конкретной ситуации могут быть разработаны специальные программы обработки ошибочных ситуаций.
5.3.2. Возможности ввода данных в Access
Ввод данных в таблицу может быть осуществлен в режиме Таблица при работе с объектом ТАБЛИЦА.
Если таблица была создана ранее и в настоящий момент она закрыта, то попасть в режим Таблица можно, позиционировавшись на вкладке Таблица в окне БД на имени нужной таблицы и щелкнув по кнопке Открыть.
При создании новой таблицы после описания ее структуры можно сразу перейти в режим Таблица и приступить к вводу данных.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
