Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 36)

Рис. 5.13. Выбор колонки-источника для поля подстановки

В появившемся далее окне (рис. 5.14) можно не только задать ширину столбцов (позиционировавшись на границу столбца и пере­тащив ее в нужном направлении), но и определить, сколько столбцов будет выводиться на экран при вводе значения в это поле: если оста­вить знак « » в позиции «Скрыть ключевой столбец», то в нашем при­мере будет выводиться только поле «Наименование_кафедры_полное». Если эту «галочку» убрать, то будут выводиться оба поля: «Код_кафедры» и «Наименование_кафедры_полное».

Рис. 5.14. Создание поля подстановки.

Задание ширины столбцов

Определение ключа таблицы

Каждая реляционная таблица по определению имеет ключ. Access позволяет задавать ключ при описании таблицы, но также разрешает и отказаться от этой возможности. По ключу система автоматически выполняет индексирование, а также проверяет уникальность значе­ний ключа при вводе новых записей или их корректировке.

Если в качестве ключа выбрать автоматически задаваемый систе­мой код (т.е. поле типа «счетчик»), то можно это поле первоначально не описывать, а подтвердить необходимость его создания при завер­шении описания таблицы (рис. 5.15). Access создаст это поле автома­тически. Если после этого посмотреть описание структуры таблицы, то оно будет выглядеть так, как показано на рис. 5.16.

Рис. 5.15. Задание ключа таблицы в виде поля типа «счетчик»

при закрытии таблицы после описания ее полей

Рис. 5.16. Описание структуры таблицы с автоматически введенным системой ключевым полем «Код»

Access при создании ключа автоматически всегда называет это поле «Код». Для удобства дальнейшей работы переименуем ключе­вое поле в «Код_сотрудника» (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Описание структуры таблицы с измененным ключевым полем

Если определять ключ самостоятельно, то это можно сделать несколькими путями: позиционироваться на соответствующее поле и щелкнуть по кнопке Ключевое поле ( ) либо выбрать пози­цию меню Правка/Ключевое поле, либо воспользоваться правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню, предварительно позиционировавшись на то поле, которое определяется как клю­чевое.

Свойства полей

В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выб­ранного типа поля (табл. 5.2).

Набор допустимых свойств вызывает некоторое удивление. На­верное, не всеми возможностями надо пользоваться. Так, обычно не рекомендуется проводить индексирование по логическому полю. На­значение поля MEMO - хранение длинных текстов. Как и зачем зада­вать для них условия на значение - не совсем понятно. То же (но не­сколько в меньшей степени) относится и к формату поля данного типа, а также формату поля Счетчик.

Поясним некоторые свойства полей.

Свойство «Индексированное поле» определяет, нужно ли созда­вать индекс по этому полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортиров­ки и группировки.

Таблица 5.2

Значения свойства «Индексированное поле» приведены ниже.

Значение Описание

Нет (Значение по умолчанию). Индекс не создается

Да (допускаются В индексе допускаются повторяющиеся значения

совпадения)

Да (совпадения не Повторяющиеся значения в индексе не допускаютдопускаются) ся

В рассматриваемом примере в связи с тем, что по полю «ФИО» часто осуществляются поиск и упорядочение информации, желательно по нему провести индексацию. Поскольку среди сотрудников возмож­ны однофамильцы, то должны быть разрешены совпадения значений индексируемого поля (рис. 5.18). Указанное по умолчанию значение свойства «Обязательное значение» «Нет» должно быть изменено на «Да».

Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссы­лок и объектов OLE.

Рис. 5.18. Индексирование. Задание обязательности значений

Ключевое поле «Код», созданное системой автоматически, имеет тип «Счетчик» (см. рис. 5.16). Только для полей этого типа имеется свойство «Новые значения». Оно определяет способ увеличения зна­чения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.

Свойство «Новые значения» может иметь следующие значения:

• последовательные - значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи;

• случайные - поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа Long Integer.

Следует отметить, что многие СУБД для полей такого типа по­зволяют использовать произвольный шаг приращения.

Свойство «Пустые строки» определяет, допускается ли ввод в дан­ное поле пустых строк (строк, не содержащих символов). Значения этого свойства приведены ниже.

Значение Описание

Да Пустые строки являются допустимыми значениями

Нет Пустые строки не являются допустимыми значениями

При задании значения «Да» для свойств «Пустые строки» и «Обя­зательное поле» Microsoft Access различает несуществующие данные (сохраняются в виде пустых строк) и данные, которые существуют, но не известны (сохраняются в виде пустых (Null) значений).

Для различия пустых строк от значений Null можно использовать свойство «Формат поля» (Format). При этом вместо пустых строк мож­но выводить строку «Отсутствуют данные».

В нашем примере значение поля «ФИО» должно присутствовать всегда и не может содержать пустых строк.

Сохранение описания таблицы

После того как описание таблицы завершено, его нужно сохра­нить. Этого можно достигнуть разными путями: выбрать меню Файл/Сохранить или Файл/Закрыть (после чего на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры?» ответить «Да») или щелкнуть по кнопке Вид инструментального меню и выбрать Режим таблицы и на сообщение «Сначала необходимо сохранить таблицу. Сделать это сейчас?» ответить «Да» (этот способ надо использовать, если вы хо­тите сразу после описания структуры таблицы вводить данные в эту таблицу). В появившемся после указанных действий окне следует ввести имя созданной таблицы.

Создание таблиц для контрольного примера

Аналогичные действия повторяются при создании остальных таб­лиц БД.

Создадим таблицы «Кафедра» (рис. 5.19), и «Дети» (рис. 5.20).

При создании таблицы «Кафедра» ключ «Код_кафедры», как и в случае с таблицей «Сотрудник», создадим автоматически при закры­тии таблицы.

При создании таблиц следует помнить, что в реляционных базах данных связывание таблиц происходит по значениям соответствую­щих полей связи. Эти поля должны соответствовать друг другу по типу и длине. В нашем примере речь идет о полях «Код_кафедры» в таблице «Кафедра» и в таблице «Сотрудник», и «Код_сотрудника» в таблицах «Сотрудник» и «Дети». Если в основной таблице ключевое поле имеет тип «Счетчик», то в подчиненной таблице соответствую­щее поле связи должно иметь тип «Числовой» и размер поля - «Длин­ное целое».

Рис. 5.19. Структура таблицы «Кафедра»

Рис. 5.20. Структура таблицы «Дети»

В таблице «Кафедра» для поля «Наименование_кафедры_краткое» создайте уникальный индекс.

При создании таблицы «Дети» воспользуемся возможностью во­обще не задавать ключ. В реальной ситуации в таблицу «Дети» ско­рее всего будут введены еще и другие поля (например, дата рождения ребенка).

5.2.2. Изменение структуры таблиц

Если вы ошиблись при описании структуры таблицы или по ка­ким-либо другим причинам хотите изменить ее, то это можно легко сделать. Если вы уже вышли из процесса создания таблицы, но еще продолжаете работать с ней, то можно перейти обратно в режим Кон­структор, воспользовавшись кнопкой Вид. Если нужная таблица во­обще закрыта, то ее можно открыть в режиме Конструктор и таким образом вернуться в окно описания таблицы.

Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой тре­буется добавить новое поле, и щелкните по кнопке Добавить строки на панели инструментов либо просто нажмите клавишу [Ins]^. Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку и вводите в нее описание очередного поля.

Если таблица уже содержит данные, то рекомендуется до измене­ния типов данных и размеров полей сделать ее копию, поскольку не­совместимость существующих данных с новым значением свойства «Тип данных» может привести к потере данных.

5.2.3. Другие способы создания таблиц

Если создается таблица, структура которой имеет много общего со структурой ранее созданной таблицы, то можно скопировать структуру существующей таблицы (для этого нужно позициони­роваться на соответствующей таблице, выбрать позицию меню Правка/Копировать, затем - Правка/Вставить, после чего в поя­вившемся окне (рис. 5.21) ввести имя вновь создаваемой таблицы, а в качестве параметра вставки выбрать «только структура»). Струк­тура созданной таким образом таблицы может быть впоследствии скорректирована обычным способом. В приведенном примере в базе данных учебного заведения на основе таблицы «Сотрудник» строит­ся таблица «Аспирант».

Характеристики

Список файлов книги