Компетентность и оценка аудиторов

Раздел 6. Компетентность и оценка аудиторов.

Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Компетентность- выраженная способность применять свои знания и умения. В ходе аудита аудиторы должны продемонстрировать личные качества, а также способность применить знания и навыки, приобретённые во время учёбы, работы, стажировки и опыта при проведении аудитов. Аудиторы совершенствуют, поддерживают и улучшают свою компетентность в процессе постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах. Искусство аудитора- решающее условие успеха для результата аудита.

Концепция компетентности аудиторов

Компетентность

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита.

Аудитор должен быть:

-порядочным - правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;

Рекомендуемые материалы

-открытым - воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

-дипломатичным -  умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

-наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;

-проницательным – интуитивно оценивать ситуации;

-разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;

-упорным – настойчивым, ориентированным на достижение целей;

-решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

-самостоятельным – действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

Владение навыками проведения аудита создаёт доверие к профессионализму аудиторов:

-внешность: строгий деловой элегантный стиль, подчёркивающий формальность аудитов;

-пунктуальность: помнить, что проверяемый выделил дорогое время и оно не должно быть потеряно на ожидание прибытия, ни на «раскачку»;

-подготовленность: наличие плана проверки, знание сфер проверки (бесплановость раздражает проверяемого;

-справедливость: не следует искать случайные ошибки, немотивированно копаться в мелочах (отсутствие таблицы обозначений, расшифровки подписи и т. д.). Если мелочей много, то их нужно отметить в отчёте.

-спокойствие: не вступать в перебранки (улыбка и короткий разговор на посторонние темы);

-вежливость и сердечность (не забывать слова «пожалуйста», «спасибо»), не быть подозрительным;

-прямота и точность: вопросы чёткие, ясные, добиваться разъяснений. Лучше добыть информацию, чем притвориться понимающим.

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками:

1. по принципам, процедурам и методам аудита.

Для проведения аудита аудитор должен быть готов:

-применению принципов, процедур и методов аудита;

-результативному планированию и организации работ;

-проведению аудита в течение установленного срока;

-установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты;

-сбору данных посредством опроса, выслушивания, наблюдений, анализа документов и записей;

-пониманию методов и результатов выборочного контроля;

-проверке точности собранных данных;

-подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подтверждения выводов аудита и заключений;

-оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита;

-использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

-подготовке отчётов по аудиту;

-сохранению конфиденциальности данных;

-результативному обмену информацией.

            2. системе менеджмента и ссылочным документам.

Для применения критериев аудита знания и навыки должны охватывать:

-применение СМК к различным организациям;

-взаимодействие элементов СМК;

-стандарты по СМК, процедуры или другие документы по СМК, используемые в качестве критериев аудита;

-различия и приоритеты ссылочных документов;

-применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите;

-системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами и записями.

            3. организационным моментам.

Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки:

-размеры, структура, функции организации, взаимосвязи подразделений в ней;

-общие бизнес процессы и терминология;

-культурные и социальные обычаи проверяемой организации.

            4. применяемые законы, технические регламенты и другие требования.

Для работы в этой области знания и навыки:

-местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты, технические регламенты;

-международные соглашения;

-другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.

            Знания и навыки руководителей аудиторских групп.

            Руководители аудиторских групп должны иметь дополнительные знания и навыки:

-планирование аудита и результативное использование ресурсов в ходе аудита;

-представление аудиторской группы при взаимодействии с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

-организации и направлению работы членов аудиторской группы;

-обеспечению руководства и сопровождению работы стажёров;

-руководству аудиторской группой для получения заключения по результатам аудита;

-предупреждению и разрешению конфликтов;

-подготовка и завершение отчёта по аудиту.

            Специальные знания и навыки аудиторов.

1. методы и технологии, имеющие отношение к качеству в проверяемой области:

-терминология по качеству;

-принципы менеджмента качества и их применение;

-методы менеджмента и их применение (стат управление процессами, анализ видов отказов и их последствий и т. д.).

            2. процессы и продукция, включая услуги:

-терминологию в определённой отрасли;

-технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

-процессы и практику в определённой отрасли.

            Образование, опыт работы, обучение на аудитора, опыт проведения аудита.

            У аудиторов должны быть необходимое образование, опыт работы, курс обучения по аудиту и опыт проведения аудита. Образование должно быть завершённым, позволяющим овладеть знаниями и навыками, требуемыми для аудитора. Опыт работы должен способствовать повышению знаний и навыков. Практический опыт работы должен быть в технической сфере, сфере управления или в профессиональной области, включая область принятия решений, разрешения проблем и обмена информацией с другим управленческим или специальным персоналом, сотрудниками того же уровня, потребителями или другими заинтересованными сторонами. Часть практического опыта должна быть получена на должностях, где выполняемая работа содействует развитию знаний и опыта в вопросах менеджмента качества.

            Аудиторы должны пройти курс обучения в самой организации или сторонней организации. Опыт проведения аудитов должен быть приобретён под руководством аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы в определённой области знаний.

Руководитель аудиторской группы должен приобрести дополнительный опыт по аудиту, чтобы повышать знания и навыки, необходимые для руководителя аудиторской группы. Дополнительный опыт должен накапливаться при исполнении обязанностей руководителя аудиторской группы под руководством и наблюдением другого аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы.

Организации должны определять требования к образованию, опыту работы, обучению на аудитора и опыту проведения аудита. 

  Пример уровней образования, опыта работы, обучения по аудиту, опыта проведения аудитов для аудиторов, осуществляющих аудиты по сертификации или аналогичные аудиты

 Поддержание и повышение компетентности

Для аудиторов необходим постоянный рост профессионализма для поддержания и улучшения знаний, навыков и совершенствования личных качеств. Он может быть достигнут дополнительным практическим опытом, обучением, стажировкой, самоподготовкой, занятиями с репетиторами, посещением семинаров, совещаний, конференций и др. Должны учитываться изменения в организациях, в практике проведения аудитов, изменения стандартов и др.

Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать свою компетентность постоянным участием в аудитах систем менеджмента качества и других аудитах.

Оценка аудиторов

Должна быть спланирована, выполнена и задокументирована оценка аудиторов в соответствии с процедурами программ аудитов для получения объективных, последовательных, достоверных и надёжных результатов. Процесс оценки необходим для определения потребности в обучении и приобретения навыков.

Оценка аудиторов происходит при:

-начальном оценивании лиц, желающих стать аудиторами;

-оценивание аудиторов при формировании аудиторских групп;

-постоянное оценивание аудиторов с целью выявления потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков.

           Процесс оценки включает 4 основных этапа:

Этап 1 Идентификация личных качеств, знаний и навыков для соответствия потребностям программы аудита, при этом учитывается:

-размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации;

-цели и объём программы аудита;

-требования сертификации/регистрации и аккредитации;

-роль процесса аудита для руководства рповеряемой организации;

-уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита;

-сложность проверяемой системы менеджмента.

Этап 2 Определение критериев оценки.

Критерии могут быть количественными (опыт работы в годах, образование, количество проведённых аудитов, количество часов обучения аудиту) или качественными (демонстрируемые личные качества, знания или характеристики навыков при обучении или при нахождении на рабочем месте).

Этап 3 Выбор соответствующего метода оценки.

Этап 4 Проведение оценки

Собранную информацию об аудиторе сравнивают с установленными критериями. Если аудитор не соответствует критериям, то указывают на необходимость дополнительного обучения, опыта работы, участия в аудите, после чего проводится повторная оценка.