61. Внешнеторговая документация. Коммерческие документы1

Внешнеторговая документация: общие понятия

Коммерческие документы

1. Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения через тамож­ню, — принято называть внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:

1) коммерческие;

2) по платежно-банковским операциям;

3) страховые;

4) транспортные и отгрузочные;

5) транспортно-экспедиторские;

Рекомендуемые материалы

6) таможенные.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называют товаросопроводительными. К ним обыч­но относятся документы, входящие в группы коммерческих, транс­портных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называются отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами является наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер контракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, грузовой спецификации; наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто); вид упаковки и маркировки.     

Поставку товара непосредственно от его изготовителя к зарубежному покупателю на первом этапе документооборота сопровождают документы, которые должны обеспечить производство этого экспортного товара. В определенной степени их также можно отнести к внешнеторговой документации, однако виды, количество, характер этих документов определяются правилами внутреннего управления, принятыми той или иной фирмой и системой ее национального законодательства в области документации. К таким документам могут относиться:

ü инструкция по изготовлению  экспортного товара;

ü поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара;

ü инструкции по упаковке,

ü заказ-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со склада и др.

2. Коммерческие документы. Эта группа документов дает стоимостную, качественную и количест­венную характеристики товаров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.

В счете указываются:

ü цена за единицу товара и общая сумма счета или причита­ющегося платежа;

ü базисные условия поставки товара;

ü способ платежа и форма расчета;

ü наименование банка, где должен быть произведен пла­теж;

ü сведения об оплате стоимости перевозки;

ü сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях СИФ).

Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-факту­ра, счет-спецификация, предварительный счет, проформа-счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем. Он совмещает два документа — документ, указыва­ющий сумму причитающегося за товар платежа, и накладную, направля­емую при товаре. По требованию таможенных органов во многих стра­нах счет-фактура выписывается на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или при­лагаются к нему.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но не всегда является требованием к оплате. Часто он выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных  поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.

Проформа-счет представляет собой документ, который, как и счет, содержит  сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указание о цене каждого вида или сорта товара, ее называют специфицированной проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписана на отгруженный, но еще не проданный товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще всего при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может служить также сметой, по которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который хочет купить, с по­рядком расчета и определить размер расходов.

К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии товаров, относятся спецификация, техническая документация, упаковочный лист.

Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода то­вара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на по­ставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней относят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по мон­тажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходи­мой технической документации содержится обычно в стандартных или тех­нических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техниче­ская документация изготавливается на языке страны покупателя или и другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случа­ях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог лег­ко его обнаружить, и в нем содержатся данные о количестве товара ка­ждого сорта и номере упаковки (места).

Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.                                              

Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе — число мест в данной партии. Составляется комплектовочная ведомость предприятием-изготовителем до отгрузки всей партии товара.

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Лекция "3 Марковские процессы с дискретным временем" также может быть Вам полезна.

Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.

В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат качества выдается соответствующими компетент­ными организациями, государственными органами, торговыми палатами, но может выдаваться и фирмой-изготовителем.

Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы обору­дования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом сов­местно с представителем покупателя полных испытаний в заранее уста­новленные день и час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение результатов испытаний с заключением о соответ­ствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний вы­сылается заказчику немедленно после их проведения. Если в условиях контракта оговорена сдача-приемка товара после его испытаний в стра­не экспортера, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписы­вают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии по­ставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Раз­решение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что дан­ный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

1 При подготовке вопросов 61, 62, 63, 64, 65 использованы материалы пособия: Дегтярева О.И., Полянова Т.Н., Саркисов С.В. Внешнеэкономическая деятельность: Учеб. пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Дело, 2002. – 424 с.