Поиск и замена данных

ЛЕКЦИЯ 2.  ПОИСК И ЗАМЕНА ДАННЫХ

Поиск данных

Для поиска данных используется команда Правка/Найти или пиктограмма Найти, в которых:

ü в поле ввода Образец  указываются  данные, которые нужно отыскать;

ü кнопки найти и найти далее позволяют найти первое значение по условию, а также перейти к следующим записям с этим условием;

ü поле Просмотр определяет направление поиска;

ü список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения с образцом: с любой частью поля; поле целиком; с начала поля;

ü в средней части окна находятся флажки, которые определяют, как будет осуществляться сравнение: с учетом регистра; с учетом формата полей; только в текущем поле.

Примеры:

Рекомендуемые материалы

*55* -найдет значения 5538, 2558, 1355.

п?л – найдет пол, пал, пел, а при выкл. режиме учета регистра ПОЛ, Пол,  и т.д.

При поиске дат или номеров телефонов

3##-##-5# желательно включать режим с учетом формата полей, т.к. телефон будет храниться как набор цифр.

*.03. * -все даты марта.

[ ]- соответствует любому одному символу из заключенных в скобки:

Р[оаю]машкин – Ромашкин,  Рамашкин,  Рюмашкин.

! – соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки:

[ !В]етров – Петров, Метров…

[А-I]033- A033, B033, D033 …

Примеры:

При указании условия поиска Пол и установки режима Совпадение поля целиком будет найдено только слово Пол. В случае режима С начала поля можно найти слова: Полка, Поле, Полтора, Ползком. В случае режима С любой частью поля Сполз. Уполз,…

В случае необходимости поиска символов *, #, ? необходимо их заключить в квадратные скобки. Например, для поиска слова Образец #3 нужно ввести условие Образец [#]3.

Замена  данных

Используется пункт меню Правка/Заменить. Окно аналогично окну Поиск, но появляется дополнительная строка: заменить на. Таким образом, сначала выполняется поиск того текста, который нужно заменить, затем происходит  замена.

Сортировка данных

Сортировку можно выполнить по любому полю. При этом порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле. Для выполнения сортировки нужно выделить столбец, по которому будет выполнена сортировка, и выбрать команду Записи/Сортировка или воспользоваться соответствующими кнопками на Панели инструментов.

Для выполнения сортировки по нескольким полям одновременно, нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) Расположить поле, которое вы хотите отсортировать, первым (поле Должность), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле Зарплата);

2) Выделить оба столбца.

3) Нажать кнопку Сортировка на Панели инструментов или вызвать команду Записи/Сортировка.

Экспорт и импорт таблиц из одной базы данных в другую

Для того чтобы выполнить экспорт таблиц из одной базы данных в другую, нужно:

1) в списке таблиц выделить ту таблицу, которую вы будете экспортировать (передавать);

2) выбрать команду Файл/Экспорт;

3) в следующем диалоговом окне выбрать имя файла базы данных, в которую будет выполняться экспорт, и нажать кнопку Экспорт. Откроется окно, в котором будет предложено выбрать два варианта экспорта: структура и данные; только структура.

В отличие от экспорта, импорт таблиц может передавать несколько таблиц MS Access одновременно. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) в окне базы данных, которую вы хотите импортировать, перейти во вкладку "таблицы" и нажать кнопку Создать/Импорт таблиц или Файл/Внешние данные/Импорт;

2) в поле Папка указать папку, в которой находится база данных, из которой будет выполнен импорт. Выделить имя базы данных;

3) нажать кнопку Импорт;

4) выделить одну или несколько имен таблиц, которые будут импортироваться, и нажать ОК.

Для расширения возможностей окна Импорт можно нажать кнопку Параметры, которая позволит определить режим копирования – "копировать ли структуру" или "структуру и данные"

Для копирования записей из одной базы в другую целесообразно пользоваться буфером обмена (выделить записи и т.д.)

Рекомендация для Вас - 4. Типы предприятий.

Изменение количества отображаемых столбцов

Для того, чтобы скрыть ряд столбцов таблицы, нужно их выделить и выбрать команду Формат/Скрыть столбцы.

Для отображения столбцов на экране используется команда Формат/Показать столбцы.

Фиксация столбцов таблицы

При просмотре таблиц с большим количеством столбцов сложно ориентироваться в информации. Поэтому возникает необходимость закрепить столбцы. Для этого нужно выделить закрепленные столбцы и выбрать команду Формат/Закрепить столбцы.

Для отмены данного режима используется команда Формат/Освободить все столбцы.