Создание отчётов

ЛЕКЦИЯ 14. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

При создании отчета можно пользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета, а можно разработать для отчета специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.

Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов отчета содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись.

Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам.

Простейшим способом создания отчета является использование Автоотчета. Для этого необходимо:

ü выделить название таблицы, запроса, на основе которых будет создаваться отчет;

ü выбрать команду Вставка/Автоотчет или кнопку Новый объект, в котором нужно выбрать команду Автоотчет.

Рекомендуемые материалы

Данный Автоотчет по структуре будет напоминать Автоформу, но информация по каждой записи, которая в формах выводится на отдельных листах, теперь будет расположена на листе последовательно.

Для создания отчетов используются следующие средства:

ü Конструктор отчетов;

ü Мастер отчетов, позволяющий создать отчет путем выбора полей;

ü Автоотчет в столбец;

ü Автоотчет ленточный;

ü Диаграмма, создающая отчет, содержащий отображение данных в виде диаграммы;

ü Почтовые наклейки.

При использовании, например, Ленточного Автоотчета, отчет будет иметь вид таблицы, в которой названия полей выступают в качестве заголовков. Такой отчет удобно использовать при небольшом количестве полей.

Использование мастера для создания отчета

Для запуска Мастера отчетов в окне Отчеты необходимо вызвать команду Создать/Мастер отчетов.

На первом шаге необходимо выбрать поля, которые будут участвовать в отчете.

На втором шаге следует определить поле, по которому будет выполняться группировка.

На третьем шаге выбирать порядок сортировки полей и вычислений.

Если выбрать кнопку  Итоги, то можно задать функцию для поля отчета (например, по полям Заказано и Продано - Sum), а также определить, что показывать:

¤ данные и итоги                               или                О только итоги

На следующих двух шагах можно выбрать макет отчета и стиль его оформления, а также задать его имя.

Для построения отчета в виде Диаграммы нужно:

ü во вкладке Отчеты нажать кнопку Создать/Мастер диаграмм и выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет строится отчет

ü выбрать поля, которые будут отражаться в Диаграмме;

ü перетащить числовые поля в область Данные, а текстовые значения – в область Оси и Ряды.

В результате построения диаграммы будет создан Отчет, содержащий графические данные.

Для просмотра такого отчета перед печатью можно выделить имя данного отчета во вкладке Отчеты и вызвать команду Файл/Предварительный просмотр.

Для изменения отчетов, созданных с помощью Мастера, или для создания собственных отчетов используется Конструктор. Создание отчета аналогично конструированию формы.

Окно Конструктора форм состоит из следующих областей:

ü заголовок отчета (размещается в начале отчета);

ü верхний колонтитул (отображается в начале каждой страницы и над заголовком отчета);

ü область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

ü область данных (отображается для каждой записи, входящей в отчет);

ü область примечаний группы (отображается в области данных после последней записи каждой группы);

ü нижний колонтитул (отображается в нижней части каждой страницы);

ü область примечаний (отображается в конце отчета).

Например, нам нужно создать отчет по Клиентам, по которым выполнены заказы. Для этого поступаем следующим образом:

1) создаем Многотабличный Запрос, в который помещаем поля:

ü Код товара

ü Фамилия

ü Имя

ü Отчество

ü Заказано

ü Продано

2) во вкладке Отчеты вызываем кнопку Создать/Конструктор и выбираем в качестве источника созданный Многотабличный Запрос

3) все поля из Списка полей перетаскиваем в Область данных. Если в Области данных будет располагаться поле и его подпись, то Отчет будет иметь вид

Или

Для того чтобы слова Код товара и, Фамилия и т.д. не повторялись каждый раз, а выводились как шапка таблицы, их нужно перетащить в область Верхнего колонтитула, который будет повторяться в начале каждой страницы.

4) построим вычисляемое выражение, позволяющее сформировать из полей Фамилия, Имя и Отчество единое поле. Для этого в область данных вставляется свободное Поле, и в свойствах в строке данных записываем выражение =[Фамилия]&“ ”&[Имя]

5) введем признак Группировки по Коду товара. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка и Сортировка.

Откроется окно:

Рассмотрим подробнее свойства группы.

Заголовок группы – добавляет в отчет заголовок группы

Примечание группы – добавляет в отчет область примечания группы (используется для размещения суммы или других итогов по группе)

Группировка – определяет способ группировки.

Не разрывать – указывает, следует ли печатать разные элементы одной группы на одной странице отчета (нет – группа печатается без обязательного размещения различных областей на одной странице)

ü полную группировку – вся группа печатается на одном листе

ü первую область данных – заголовок печатается на текущей странице только в том случае, если вместе с ним помещается первая запись области данных.

Выбрав в качестве поля группировки Код товара, определим наличие Заголовка и Примечания группы. При этом в отчете добавляются новые области.

Поместим в область заголовка группы Надпись и переместим в нее поле Код товара. При этом отчет будет иметь вид:

Для того чтобы по каждой группе товаров появились итоги, необходимо в область примечания группы «Код товара » добавить вычисляемое поле =Sum([Заказано]) и =Sum([Продано]).

Кроме того, желательно вставить еще одно вычисляемое поле, в котором построить следующее выражение:

Теперь отчет будет иметь вид:

Итоги могут проводиться по каждой группе отдельно, а также с накопительным итогом. Для этого необходимо вызвать свойства вычисляемого поля Сумма и во вкладке Данные в строке Сумма с накоплением вместо режима Отсутствует выбрать режим Для группы. Тогда по первой группе сумма будет равна 70 и 90, а по второй – 90 и 110. Можно сделать два поля – одно – с накоплением, а другое – без. Например:

Сумма по товару 123.

Если Вы создаете отчет типа

и хотите, чтобы в том случае, если в поле Кредит значение отсутствует, данная строка не выводилась на экран вместе с подписью, необходимо вставить свободное поле и в Свойствах в строке Данные ввести выражение:

=iif([Кредит]=0; “ ”; “Кредит” &[Кредит])

Это выражение в случае отсутствия значения в поле Кредит будет пустое, а в случае наличия кредита будет выводиться надпись Кредит и его значение:

Кредит          400

Для того, чтобы в случае [Кредит]=0 пустая строка “исчезла” из отчета, а не выводилась как пропуск, нужно в свойствах свободного поля во вкладке Макет в строке Сжатие установить режим Да.

Создание отчета типа “электронная таблица”

Например, мы хотим построить таблицу, в которой информация о продажах и заказах по каждому Коду товара выводилась бы в определенных столбцах помесячно:

Для этого в Конструкторе отчетов создаем следующий отчет:

Устанавливаем признак группировки по Коду товара, добавив область Примечание группы. В данной области разделяем поля Код товара и Вычисляемое поле со следующим выражением:

=Sum(iif(mouth([Дата заказа])=1;[Заказано];0))

Таким образом, в функцию Sum будет попадать 0, если это не Январь, а иначе – поле [Заказано]. Аналогично по всем месяцам.