Основные понятия и определения

Документированная информация. Документация. Документ. Реквизит. Открытый документ. Составной документ. Электронный документ. Делопроизводство. Документооборот. Документационное обеспечение управления.

1.1. Понятие документа

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Документ характеризуется стилем, содержит текст, изображения, фрагменты звука, соотносится со временем его создания, имеет реквизиты − обязательно указываемые сведения. Например, адрес, наименование, автор, подпись. Составляется документ на одном из естественных либо искусственных языков.

Составные документы создаются из заранее подготовленных блоков данных (текстов, изображений, фрагментов речи) либо сообщений, полученных по электронной почте, факсимильной связи.

Материальным носителем документа стала не только бумага, но и фотопленка, платежная карточка, магнитная лента, магнитный, и оптический диск. Ранее документом называли деловую бумагу, подтверждающую какой-нибудь факт. С появлением компьютерных технологий это понятие расширилось и электронным документом стали именовать набор информации, который имеет имя, определенную структуру, хранится в памяти системы и может передаваться между нею и пользователем.

Любые электронные документы должны создаваться в таком виде, чтобы они были понятны как пользователям, так и системам. Если они вначале составляются на бумаге, то предпочтительно применение машиночитаемых шрифтов. Из групп электронных документов формируются файлы. Последние хранятся в базах данных и знаний, а их поиск осуществляется информационными поисковыми системами. Из одной системы в другую электронные документы передаются в виде сообщений.

Совокупность документов образует документацию, которая классифицируется в соответствии с ее назначением. Поэтому, для одного и того же субъекта могут создаваться разные документы: банковские, сметные, технические, проектные, пользовательские.

Обработка документов является процессом их создания и преобразования. Она заключается в классификации, сортировке, преобразовании в нужную форму, размещении в базах данных, поиске и выдаче пользователям. Стремление к созданию независимой от конкретных пользователей обработки привело к появлению технологии обработки открытых документов. Она опирается на международные стандарты. При этом выделяют две наиболее широкие сферы применения обработки документов: издательская и учрежденческая. Издательская деятельность охватывает обработку публикаций (книг, журнальных статей, рекламных изданий и т.д.). Здесь главным является взаимодействие между автором и издательством. Автор отвечает за содержание произведения, оставляя издательству процесс его оформления.

Учрежденческая деятельность имеет дело с обработкой и передачей документов. Этот обмен осуществляется, в отличие от издательской деятельности, без предварительных договоренностей и ограничений по характеру их обработки. Вместе с этим необходимо, чтобы адресаты понимали получаемые документы.

При обработке документов необходимо решать большое число задач, к которым, в частности, относятся:

подбор необходимых сведений и ввод их в систему;

организация хранения документов;

комплексное структурирование информации;

включение в документ разнородной информации (текстов, изображений, фрагментов звуков);

объединение фрагментов, подготовленных различными работниками;

передача страниц документов между таблицами и базами данных;

внесение изменений, редактирование и актуализация использованных документов;

координация действий работников, участвующих в подготовке сложных документов;

выбор шрифтов, форматов и форм представлений документов;

рассылка и распечатка документов.

Для уменьшения объема необходимой памяти осуществляется сжатие хранимых документов. При этом объемы логической и физической памяти могут отличаться в несколько раз. Сжимаемые документы при их хранении записываются в наиболее медленно работающие (а поэтому – дешевые) запоминающие устройства. Чаще всего ими являются оптические диски или магнитные ленты. В результате реализации рассматриваемой технологии создаются электронные архивы документов. Специальные программы позволяют управлять структурой архивов, быстро находить и выдавать пользователям необходимые им документы. Для этого любой документ, помещаемый в базу данных или знаний, должен иметь имя (условное обозначение). Оно может присваиваться документу путем его индексирования – методики описания данных в базе с помощью указателей (индексов).

1.2. Понятие документооборота

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Вся документация организации делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на следующие категории:

- входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

- в работе, которые ждут его действий;

- на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний SybaseTTVlicrosoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разноооразными по скорости и качеству каналами связи. Архитектура системы также обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность, Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельньгх модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

1.3. Служба документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации и осуществляется специальной службой, действующей согласно Инструкции по делопроизводству и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе структур и исходя из их принадлежности создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах РФ, республиках в составе РФ, краях, областях, автономных областях и округах, городах, районах – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекции при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и ВЦ, высших учебных заведениях и других организациях – отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных организациях – правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных структурах представительной власти (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включаются, как правило, секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, отдел совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе ДОУ министерств и ведомств. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГС ДОУ и утверждается руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с единым государственным стандартом ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

сокращение документного оборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов (УФД) организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация контроля работы с документами в структурных подразделениях;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля правильности оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Служба ДОУ имеет право:

принимать меры и осуществлять контроль сокращения избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

совместно с ВЦ определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложение на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность:

за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

за выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Служба ДОУ взаимодействует:

со структурными подразделениями организации – по вопросам ДОУ;

с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

о службой материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГС ДОУ и стандартов.

1.4. Принципы автоматизации делопроизводства

Для функционирования системы автоматизируемый процесс должен быть выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ. Естественно, что этот процесс должен быть формализован и описан в виде алгоритма. В выделенном бизнес-процессе участвует группа сотрудников предприятия (организации). Поэтому, в нужных случаях, должны быть учтены вопросы синхронизации их деятельности.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства представлены в таблице:

№	*Функция*	*Описание*
1	Создание документа	Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов
2	Регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы
3	Письма и обращения граждан	Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам
4	Решения и распоряжения	Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности
5	Рабочие папки пользователя	Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями
6	Контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты
7	Обработка и хранение собственно документов	К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол)
8	Работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке
9	Движение документов, ввод резолюций и замечаний	Механизм движения документов (workflow), обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт нанесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки
10	Функционирование вложенных подсистем	В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

11	Отслеживание версий одного документа	При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов"
12	Учет номерных документов	Учет использования номерных документов. Формирование отчетности
13	Распределенная обработка; отправка документов (почта)	Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки
14	Работа через Интернет	В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе
15	Поиск документа по реквизитам	Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам
16	Контекстный поиск	Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе
17	Архивирование документов	После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам
18	Списание документа в дело	По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи
19	Ведение словарей и справочников	К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

- автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

- формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

- планирование и управление ресурсами;

- автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения);

- организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

- обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

- обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Интернет, Телекс, Факс, почтовые системы);

- формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Рассмотрим типовые системы электронного делопроизводства.

БОСС-Референт

Система обеспечивает поддержку следующих функций:

1. Подготовка и согласование документов;

2. Подготовка, исполнение и контроль поручений;

3. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

4. Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

5. Хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий.

6. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

7. Поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: ведение реестра и обслуживание материальных объектов; подготовка договоров и обработка событий по ним; взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами.

8. Поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Кадры

Данная система предназначена для автоматизации ведения кадровой информации предприятий и учреждений:

- ведения кадровой документации;

- оперативного просмотра кадровой документации, включая штатное расписание, картотеку личных карточек работников, табель учета использования рабочего времени и карточки командировок;

- формирования стандартных форм отчетов.

Система предназначена для автоматизации следующих функций:

1. Ведение штатного расписания: формирование организационной структуры предприятия; задание штатных единиц; просмотр и редактирование штатного расписания; удаление штатных единиц.

2. Ведение личных карточек работников: заведение новой карточки; поиск и просмотр личных карточек работников; редактирование записей в личных карточках работников; удаление личных карточек работников.

3. Ведение картотеки командировок: создание новой карточки; поиск и просмотр карточек командировок; редактирование записей в карточках командировок; удаление карточек командировок.

4. Ведение приказов по личному составу: создание приказов; поиск приказов; редактирование неисполненных приказов; удаление приказов; исполнение приказов.

5. Поиск личных карточек работников по различным признакам.

6. Ведение табеля учета использования рабочего времени: предварительная настройка табеля с учетом длительности рабочих дней недели; ввод данных в табель; вывод табеля на печать.

7. Формирование отчетов и справок.

Дело

Система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

2. Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе одновременно находятся в различных картотеках.

3. Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путём создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных.

4. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

5. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты.

6. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям (авторам резолюций).

7. Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

8. Осуществление контроля своевременного исполнения поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

9. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

10. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

11. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

12. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству.

13. Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

14. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также
регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.

15. Хранение электронных образов документов.

16. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела.

17. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

1.5. Упражнение

Подготовить документы университета в соответствии с унифицированной системой.

1. Технология оформления служебных командировок (фрагмент)

Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.

Командирование сотрудников осуществляет администрация. Инициативным документом и основанием приказа о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения. После утверждения служебного задания руководителем организации оно передается в кадровую службу для оформления приказа и командировочного удостоверения.

По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения составляет свое краткое заключение о выполнении задания и подписывает его. Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. Подпись: Документооборот по оформлению служебных командировок

Направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку. Приказ о командировании может быть оформлен на одного или нескольких работников. Для этого разработаны формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Приказ оформляется не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основании приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение заполняется на основании служебного задания и приказа.

Удостоверение подписывает руководитель организации, после чего сотрудником, ответственным за командировки, в нем проставляется отметка о выбытии в командировку, которая заверяется печатью.