Планирование
Планирование
3.1 Структура РДФ
Работа с документами строится на основе данных и процессов, а разработка документооборота строится на модели документа, жизненного цикла.
Этапы жизненного цикла:
1. Планирование;
2. Сбор информации для документа
3. Создание документа
4. Занесение его в СУД
5. Хранение
Рекомендуемые материалы
6. Поиск
7. Распространение
8. Уничтожение документа
Основная цель разработки СУД – это создание единого хранилища клиента фирмы, независимо от формы представления.
Для СУД требуется найти самый выгодный способ хранения и поиска этих объектов. Первоначально определяется базовая структура информационного менеджмента.
В первую очередь, уели СУД:
1) получение максимальной пользы от информации, содержащейся в документах.
2) снижение себестоимости, получение, обработки, использования и уничтожения документа.
3) определение ответственности сотрудников, отдела фирмы, за порядок отчетности и эффективности используемого документа.
3.2 Структура системы разработки документов фирмы.
Структура как каркас СРДР должна содержать три уровня:
1) Архитектурный
2) Организационный
3) Подсистемы СРДР
Структура СРДР:
Архитектурный |
Организационный |
Подсистемы СРДР |
Архитектурные системы менеджмента.
Архитектурные модели – модели, то есть тип документов, используемых в репозитариях. Основными между ними являются:
1) Модели общего объекта (расширение COM (Common Object Model));
2) Составная архитектура документа (CDA (Compound Document Structure));
3) Стандартный обобщенный язык разметки (HTML, SGML и другие).
Принципы хранения.
Модель должна содержать название, вид документа, автора и так далее, которая должна хранится в специальном месте памяти СУД, соответствующему данному типу документа: гипертекстовой базе данных или других базах данных, полнотекстовых базах данных и так далее.
Архитектурные стандарты определяют аппаратное и программное обеспечение СУД: CDA, COM, HTML, SGML, OLE, OMG и другие.
DMA – единый стандарт документации.
OLE связанны по ссылками различные версии одного документа для отслеживания изменения одного документа.
Open Doc – стандарт составной документации, консолидация и агрегирование данных.
Первичные принципы определяют желаемое направления СУД. Бывают трех видов:
1) Принципы управления данными, системами и документации:
-- управление данными – это управление определенных действий по сохранению четко структурированных объектов;
-- процессами управления является БД: по маркетингу и деловым контактов; по заказанным поставкам; по управлению торговой статистики и тому подобному.
-- управлению системами – набор действий в рабочем состоянию автоматизированных и не автоматизированных систем обработки информации и технологий, которые входят в эти системы (банкомат, система контроля книг в библиотеке и так далее).
-- управление документацией – дополнение к процессами управления данными и системами: действия по частично структурированным объектам или не структурированных документов (рисунки, оглавления, части текста и так далее).
2) Первичные принципы логической архитектуры:
-- переход к СУД должен выполнятся постепенно, а не революционным путем, чтобы персонал привыкал выполнять поиск документов не по бумажным каталогам, а по ключевым словам в СУД.
-- СУД должна иметь ПО для чтения документов, созданных в любом формате.
-- Управление объектами должно выполняться с этапами жизненного цикла объекта.
3) Принцип предметного воплощения архитектуры:
-- Необходимо ввести единицу измерения качества документа. Качество определяется полнотой документа, доступностью транзакции для проверки. Проследить пошагово принятия любого решения.
-- Требуется единица эффективности СУД. Для этого СУД должна быть доступна 95%-99% рабочего времени.
-- Репозитарий СУД должен быть защищен от несанкционированного доступа.
-- Необходима единица измерения целостности и взаимной согласованности баз.
Специальная программа должна следить за тем, какие документы действительно существуют в БД и с какими документами они связаны ссылками.
Организационный уровень.
Задает схему отчетности и ответственности всех участников создания СУД, то есть разработчиков, пользователей и так далее. Очень важно чтобы использование СУД поддерживалось руководством компании.
Организационный уровень состоит из трех частей:
А) распределение прав и обязанностей. То есть при переходе к СУД, необходим грамотный и компетентный персонал, поэтому фирма должна обеспечить переобучение персонала или повышение квалификации сотрудников и назначить ответственного за работу с отдельными частями СУД.
Б) организация трудового процесса. То есть распределение заданий и функций по работе СУД между сотрудниками детально и конкретно.
В) Инструменты, обеспечивающие трудовой процесс: ППП, технические устройства: принтер, проектор, сканер, программы поиска ИПС и так далее.
Уровень структуры менеджмента.
Структура менеджмента – схема, отражающая уровни соответствия, тем, что планировалось изначально. Схем должна содержать реализацию баз данных, баз документов.
Этапы проекта процесса менеджмента:
Планирование |
Организация |
Обеспечение ресурсами |
Администрирование |
Контроль |
Планирование – выбор назначения и выбор СУД, принятия бюджета.
Организация – разработка структуры распределения ролей при переходе к СУД на уровне руководства и сотрудников. Разработка архитектуры и структура ведения документа по административному контролю документации СУД.
Обеспечение ресурсами – отбор и оценка сотрудников, повышения их квалификации для выполнения организационных функций.
Администрирование – принятие мер по повышению мотивации персонала к переходу компании на СУД.
Контроль – оценка и корректировка управления планов.
Планирование.
Этап планирования.
Цели: определяет направление действий и контрольные точки и задачи менеджера; позволяет сделать прогноз результатов планирования и их достижения; определяет структуру проблем СУД; определяет график начала и окончания этапов или контрольных точек и проекта в целом; бюджет, прогноз; стратегию и тактику работы персонала; стандарты - показатели эффективности СУД.
Этап организации имеет две цели:
1. Кто из сотрудников войдет в команду разработчиков и какие отделы будут непосредственно.
2. Обозначить структуру отчетных документов и объем контроля, а также права каждого участника.
В результате выполнения этапа определяется:
- организационная структура (права, обязанности и отчеты стандартных позиций разработки (сотрудники))
- матрица взаимодействия – схема распределения ролей и их взаимодействия между собой с отделами и внешними объектами
- квалификации – список умений и знаний, необходимых сотруднику на каждой позиции
- потребность в персонале
В лекции "3. Прикладные системы и технологии" также много полезной информации.
Квалификация должна быть повышена до начала разработки СУД, так как обучении по ходу дела не приводит к успеху и ведет к лишним затратам.
Этап обеспечения ресурсами. На этапе набирается команда квалифицирующих специалистов, определяется среда, в которой будет работать каждый и необходимый инструмент. Результатом этапа является распределение обязанностей между членами команды и уровень поддержки со стороны организации, потребность в финансах, материалах, оборудовании и др. Нельзя включать в команду сотрудников, если они не заняты. Нельзя начинать разработку, если имеется часть средств (25-30%).
Этап администрирования.
Повысить мотивацию членов команды, подготовить их к самостоятельному решению. Результат действий – составленный протокол.
Этап контроля.
Отслеживания масштабности распространения внутри компании. Ведение контроля и отчетности по затратам, соблюдение графика и соответствии уровня графика. Результатом является: анализ соответствия реального проекта ресурса прогнозному обеспечению; отчет об отклонении выполнения работы проекта о стратегии и тактики.