Анализ и планирование товарных запасов

Лекция : Анализ и планирование товарных запасов

План

1. Классификация товарных запасов

2. Этапы нормирования и планирования товарных запасов

3.  Планирование поступления товаров

Процесс реализации медикаментов требует постоянного наличия в аптечных учреждениях товарных запасов. Формирование определенных размеров товарных запасов позволяет аптеке обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень лекарственного обеспечения населения.

На уровне фармацевтических фирм товарные запасы относятся к числу объектов, требующих больших денежных вложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако многие аптеки не уделяют ему должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличных запасах. В результате этого они обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы больший капитал, чем предполагалось.

Согласно ГОСТу, (НТЗ) – это оптимальный товарный запас, обеспечивающий бесперебойную продажу товара при минимуме затрат. Норматив товарных запасов призван поддержать ситуацию, когда в фармацевтической организации не наблюдается признаков ни затоваренности, ни недотоваренности. Так, в фармацевтической организации, не контролирующей норматив товарных запасов, могут возникнуть сверхнормативные запасы в силу таких причина как завоз товаров в количествах, превышающих заказ, завоз товаров, не пользующихся спросом; недостаточное информирование медицинских работников о наличии тех или иных медикаментов в розничной аптечной сети и прочее. Занижение норматива товарных запасов возможно в случаях нарушениях графиков поставки; завозе товаров в недостающем количестве; неверных расчётах количеств заказываемых товаров и так далее.

Все это требует поддержания оптимального уровня и достаточной широты номенклатуры лекарственных препаратов в каждом аптечном учреждении.

Рекомендуемые материалы

По своему назначению товарные запасы подразделяются на 3 группы:

1) запасы текущего хранения;

2) запасы сезонного хранения и досрочного завоза;

3) запасы целевого назначения.

Товарные запасы текущего хранения составляют основную массу всех запасов аптеки. Они создаются для обеспечения бесперебойной реализации товаров в текущем периоде и должны постоянно пополняться.

Товарные запасы  сезонного хранения и досрочного завоза создаются лишь в определенных аптеках, исходя из особенностей ассортимента реализуемых ими товаров или особенностей географического расположения таких аптек.  В первую очередь они формируются по таким группам товаров, которые имеют значительный разрыв во времени между их производством и потреблением. Кроме того, они создаются в аптеках, размещенных в таких населенных пунктах,  к которым не может быть обеспечена регулярная транспортная доступность (например, в северных и высокогорных районах).

Товарные запасы целевого назначения создаются в аптечных учреждениях для обеспечения определенных целей, не связанных с текущей реализацией товаров (эпидемии, профильных мероприятиях) в зависимости от места расположения: товарные запасы в аптечных учреждениях;  на складах; в пути. Создаваемые в аптечных учреждениях товарные запасы оцениваются рядом показателей:

1) суммой запасов в стоимостном выражении;

2) количеством запасов в натуральном выражении;

3) размером товарных запасов в днях оборота.

2. Этапы нормирования и планирования товарных запасов.

Процесс нормирования и планирования товарных запасов состоит из отдельных этапов (рис. 1).

  1. Определение целей формирования товарных запасов.

Запасы товаров могут создаваться в аптечной сети с разными целями, основными из которых являются:

а) обеспечение устойчивого и ритмичного процесса реализации медикаментов розничным и оптовым покупателям;

б) накопление товаров сезонного спроса, сезонного производства и целевого назначения;

в) предотвращение обесценивания имеющихся свободных денежных  активов в условиях инфляционной экономики и изменения курса валют.

Существует много причин для создания товарных запасов на фармацевтических фирмах, однако общими для них является стремление субъекта фармацевтической деятельности к экономической безопасности. При этом следует отметить, что стоимость создания запасов и неопределенность условий сбыта лекарственных средств не способствуют возрастанию значимости дорогостоящей резервной сети товарных запасов, поскольку это объективно противоречит повышению эффективности деятельности.

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость упущенной выгоды (дефицита лекарственных средств). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных издержек, перечисленных ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния:

1) издержки в связи с неполучением прибыли при отказе в лекарственном средстве;

2) издержки в связи с потерей сбыта  –  в случае,  когда покупатель обращается за данной покупкой в другую фармацевтическую фирму;

3) издержки в связи с потерей поставщика – в случае, когда поставщик начинает искать другие источники сбыта. Первые два вида издержек относятся к числу так называемых «временных издержек фирмы в результате принятия альтернативного курса по товарным запасам». Третий же вид издержек трудно вычислить, поскольку гипотетические поставщики разные и соответствующие издержки тоже. Следует иметь в виду, что стоимость дефицита запасов больше, чем просто цена упущенных торговых сделок или нереализованных заказов.

В данной лекции будут рассмотрены только те цели формирования товарных запасов, которые непосредственно связаны с основной задачей аптечных организаций, управлением товарооборотом, т.е. с обеспечением выполнения плана реализации товаров.

2. Анализ размера, состава и оборачиваемости товарных  запасов

в предплановом периоде.

Основной задачей этого анализа является выявление уровня обеспеченности  товарными запасами в периоде, предшествующем разработке плана, и оценка эффективности их использования.

Рис. 1. Последовательность отдельных этапов нормирования и планирования товарных запасов в аптечной организации

На первоначальном этапе анализа товарных запасов  рассматриваются показатели общей суммы и товарных запасов на начальную и конечную даты предпланового периода,  сопоставляются темпы динамики  товарных  запасов с темпами динамики товарооборота.

На последующем этапе анализа изучается уровень обеспеченности реализации товаров соответствующими товарными запасами.

Для оценки уровня  этой  обеспеченности  используется  показатель размера товарных запасов в днях оборота.

Рассчитывается средний уровень товарных запасов (остатков товара) по формуле средней хронологической:

  где

Оборачиваемость товарных запасов в днях характеризует  период, в течение которого реализуется этот средний товарный запас.

 (120 : 3 = 40)

(оборачиваемость в днях) =       360:40= 9 дней             

 =где         3: (120 : 360)=   9 дней       

             Ро - однодневный товарооборот

Результаты анализа  используются  в процессе оптимизации товарных запасов в плановом периоде.

На скорость обращения товаров по группам влияют:

- многообразие ассортиментных групп товаров;

- изменение скорости реализации;

- осведомлённость медицинских работников и населения о наличии тех или иных товаров в аптечной сети и т.д.

         - жизненный цикл товаров

3. Разработка нормативов товарных запасов.

Нормативы товарных запасов разрабатываются в днях оборота  только по запасам  текущего хранения (остальные виды товарных запасов не нормируются).

Нормирование товарных  запасов может быть осуществлено  на основе экономических расчетов. Этот метод позволяет обосновано устанавливать нормативы товарных запасов в аптечной сети. Сущность этого метода состоит  в том, что определение норматива  товарных запасов осуществляется по отдельным составным его элементам - рабочему запасу, запасу текущего пополнения, страховому запасу и запасу в пути.

Рабочий запас состоит из запаса товаров в форме представительного ассортиментного набора,  размещаемых в торговом зале, запаса в размере однодневной реализации, запаса товаров, проходящих подготовку к реализации.

Запас текущего пополнения представляет собой  половину средней партии поставки товара, выраженной в днях оборота.

Страховой запас устанавливается с учетом колеблемости спроса на отдельные медикаменты по дням месяца и условий товароснабжения (его ритмичности).

Запас в пути устанавливается в том случае, если завоз товаров от иностранных поставщиков осуществляется на условиях предоплаты. Этот элемент запаса устанавливается на основе его размера в предплановом периоде.

4. Определение плановой суммы товарных запасов.

Плановая сумма товарных запасов текущего хранения определяется на основе рассчитанных нормативов в днях и однодневного объема реализации товаров в плановом периоде. К плановой сумме товарных запасов текущего хранения добавляется сумма запасов целевого назначения (если эти виды запасов предусмотрены к формированию в аптеке в плановом периоде).

Расчет ведется по формуле:

З_п  = Н_тз х Р_о + З_сх + З_цн , где:

З_п  - плановая сумма товарных запасов на конец планируемого периода;

Н_тз - норматив запаса текущего хранения в днях оборота;

Р_о  - однодневный объем реализации товаров в плановом периоде;

З_сх - планируемая сумма запаса товаров сезонного хранения;

З_цн - планируемая сумма запаса товаров целевого назначения.

5. Оценка эффективности разработанного плана товарных запасов.

Показатель эффективности использования товарных запасов в плановом периоде сопоставляется в процессе  оценки с аналогичными показателями предпланового периода.

В систему сравнительных показателей может быть введен также показатель рентабельности товарных запасов  (отношение суммы прибыли или валового дохода от реализации товаров к сумме товарных запасов, выраженное в процентах).

При существенном снижении показателей эффективности использования товарных запасов в плановом периоде в расчеты плановой суммы товарных запасов вносятся коррективы (незначительное снижение допустимо для устойчивости ассортимента, повышения ритмичности торгового процесса).

6. Обеспечение постоянного контроля за состоянием товарных запасов.

Такой контроль направлен, прежде всего, на недопущение  снижения размера товарных запасов ниже необходимого их минимума; соблюдение установленных сроков их хранения; обеспечение в составе запасов всего ассортиментного минимума лекарств и т.п.

Одной из особенностей лекарственных препаратов, как товара является возможность их реализации лишь пределах установленного срока годности. Около трети реализуемого ассортимента лекарственных препаратов имеют ограниченный срок годности, не превышающий двух лет. Вместе с тем ряд лекарственных препаратов в силу их функциональных свойств имеют малую скорость реализации.

Ограниченный срок годности в сочетании с замедленным движением являются факторами повышенного риска списания лекарственных препаратов по истечению срока их годности. Списание за счет аптеки лекарственных препаратов с истекшим сроком годности вызывает увеличение издержек и уменьшение прибыли.

В целях контроля и рационального использования ассортимента лекарственных препаратов в аптеках ведется учет препаратов с ограниченным сроком годности. В специальных журналах по каждому наименованию лекарственных препаратов, срок годности которых истекает через три. месяца, записывается остаток препарата на каждое первое число последних трех месяцев до окончания срока годности (ДИ).

                         3. Планирование поступления товаров.

Важнейшим условием выполнения плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров в аптечную сеть.

Основной целью  планирования поступления товаров является обеспечение ритмичной поставки товаров в аптечные учреждения в необходимых объемах и ассортименте.

Одним из новых направлений в стратегии управления является применение эффективных логистических систем на различных уровнях деятельности фарморганизации. Рынок лекарств насыщен, и объемы продаж лекарств не могут расти до бесконечности. Сам термин "логистика" имеет военные корни: первоначально он означал обеспечение своевременной доставки вооружения в место военных действий. В 80-е годы прошлого столетия это понятие было расширено, и объектом управления логистики стало физическое продвижение товарной массы. В зарубежной практике существует так называемое правило семи R: обеспечение нужного продукта, в требуемом количестве, заданного качества, в нужном месте, в установленное время, для конкретного потребителя, с наименьшими затратами.

Предметом логистики в фармацевтической организации являются все процессы, связанные с изменением параметров размещения, сроков, перемещения, формы потоков на предприятиях, причастных к логистической цепи (фармпредприятие - дистрибьютор - аптека). Иными словами - как оперативно доставить товар по выявленному спросу.

Существуют определенные этапы управления закупок ЛС. Первоначально необходимо определиться с планом по товарообороту и поставкам ЛС. Главная задача, которую предстоит решить - какой ассортимент ЛС и в каком объеме стоит закупать аптеке. Следующий шаг - выбор поставщиков. И, наконец, планирование ассортимента.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется по следующим основным этапам:

1. Анализ поступления товаров в предплановом периоде.

Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов.

Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в одинаковых ценах (только оптовых или только розничных). В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:

а) динамика общего объема и структура поступления товаров.

Динамический анализ поступления проводится в сопоставимых ценах.

Устанавливают темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по аптеке и в разрезе отдельных товарных групп; 

б) обеспеченность товарооборота и товарных запасов необходимым объемом поступления товаров.

Снижение товарооборота при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в аптеку.

в) Состав источников поступления товаров в аптеку.

В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес различных поставщиков - аптечных складов, непосредственных производителей, торговых посредников и т.п.

Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков.

г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным заключенными договорами.

     

 Рис. 2. Последовательность отдельных этапов планирования

                поступления товаров в аптечном учреждении

Для проведения такого анализа используется показатель  "коэффициент поставки", который рассчитывается по формуле:

К_п - коэффициент поставки товаров в аптечное учреждение;

О_ф - фактическая сумма поступления товаров в аптечное учреждение;

О_к - сумма поступления товаров, предусмотренная заключенными договорами.

Коэффициент поставки рассчитывается по аптечным предприятиям в целом, в разрезе групп товаров, а также в разрезе отдельных поставщиков, с которыми были заключены договора. При значении коэффициента ниже единицы выясняются причины невыполнения договорных обязательств: отказ аптеки от части закупленных товаров, форс-мажорные обстоятельства, иные причины.

д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ проводится в сопоставимых ценах в целом по аптеке и по отдельным группам товаров. Учитывается сезонность потребления многих медикаментов.

е) частота поставки товаров в аптечные учреждения.  Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассортимента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат по транспортированию и хранению товаров.

Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления товаров.

2. Определение планового объема структуры поступления товаров.

Основу проведения таких плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирование товарных запасов.

Плановые расчеты проводят по формуле материального баланса:

                                                 З_н + П = Р + В + З_к

   П = Р +В + З_к – З_н , где:

П  - плановый объем поступления товаров;

Р  - плановый объем реализации товаров;

З_н - фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;

З_к  - расчетная сумма товарных запасов на конец планируемого периода;

В - ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и по прочим причинам.

3. Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров.

         Плановый объем закупки определяется на основе планового объема поступления товаров. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается чаще в розничных ценах, в то время как объем закупки  товаров - в ценах их закупки (оптовых)- разница между этими показателями составляет сумму торгового наложения или валовый доход от реализации товаров.

С учетом этого плановый объем закупки товаров определяется по следующей формуле:

ОЗ = П - ВД , где:

ОЗ - объем закупки товаров ( в оптовых ценах );

П  - плановый объем поступления товаров ( в розничных ценах);

ВД - планируемая сумма валового дохода от реализации товаров (сумма торговых наценок).

Методы определения плановой суммы валового дохода  от  реализации рассматриваются в соответствующей лекции.

Размер торговой наценки регулируется как государством,  так и аптекой.

Расчет планового объема закупки товаров осуществляется в разрезе, как отдельных товарных групп, так и в целом по аптеке.

В силу изменчивости конъюнктуры фармацевтического  рынка, нестабильности хозяйственных связей с поставщиками и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве случаев невозможно.

Поэтому на данной стадии планирования закупок определяются лишь основные источники поступления.

В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и др. предприятия), а также местных и иногородних поставщиков.

Закупки товаров у непосредственных производителей  обеспечивают более низкий уровень договорных цен, что положительно влияет на формирование валового дохода от реализации товаров (в сравнении с закупкой у торговых посредников).

Закупка товаров у местных поставщиков обеспечивает  более низкие затраты по транспортированию товаров, что положительно влияет на формирование прибыли от торговой деятельности. В связи с этим, при определении источников закупки товаров на плановый период следует стремиться к повышению удельного веса закупки товаров у непосредственных производителей и местных поставщиков.

         4. Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров в аптечные учреждения.

         Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления товаров в аптеку.

Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер издержек обращения аптеки по размещению заказа, доставке товаров и их приемке (обозначим этот вид издержек обращения по организации товароснабжения аптеки как ИО₁). Однако, высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер товарных запасов - так, если получать товар один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней.

В последнем случае снизится размер издержек обращения по хранению товаров (обозначим как ИО₂).

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные издержки обращения (т.е. ИО₁  + ИО₂            min ), осуществляется последующей формулой, известной как модель Уилсона:

ОР_п - оптимальный размер партии поставки товаров;

ОЗ  - плановый объем закупки товаров;

ИО₁ - сумма издержек по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на 1 поставляемую партию;

ИО₂ - сумма издержек обращения по хранению единицы запасов товаров (обычно выражается определенной суммой или количеством товарных запасов).

Пример: Годовой объем закупки товаров запланирован  в  размере 1 млн. руб. Сумма издержек обращения по размещению заказа и доставке в расчете на 1 поставляемую партию - 12 тыс.руб.

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - 1 Основные понятия и определения.

         Сумма издержек обращения по хранению единиц запасов товаров составляет 6 тыс. руб. в год.

Следовательно, на протяжении  года  товары  должны  доставляться (1000:63) = 16 раз или каждые 22 дня (360:16).

При таких показателях размеров партии и частоты поставки товаров, издержки обращения аптеки будут минимальными.

Заключительной стадией планирования т/о, товарных запасов и поступления товаров является балансовая увязка всех запланированных показателей - объема реализации, запасов на начало и конец планового периода, объема поступления товаров. Балансовая увязка этих плановых показателей позволяет  проверить их взаимосвязь по каждой группе товаров и по аптечному учреждению в целом.

Таким образом в фармации используется комплексный подход к анализу товарных запасов, т.е. анализируются не только объёмы реализации, но и товарное обеспечение этого процесса.