Профессиональные системы и технологии

Электронный документооборот. Картотека. Браузер. Поточное сканирование. Регистрация документов. Регистрационная карточка. Проект документа. Регламентация прав доступа. Электронная цифровая подпись. Шифрование.

5.1. Выбор системы электронного делопроизводства

Иногда, осознав потребность в системе автоматизации, непонятно, с какой стороны подходить к решению, с чего начинать проект, по каким критериям отбирать поставщика и т.д. Рассмотрим, каким образом стоит действовать, приняв решение о покупке и внедрении системы электронного документооборота.

На первом этапе стоит определиться, работу с какими документами необходимо оптимизировать, какие бизнес-процессы будут затронуты и деятельность каких отделов предполагается автоматизировать. Совершенно очевидно, что если на предприятии не налажен бумажный документооборот, то сразу браться за электронный не имеет смысла, ибо автоматизация хаоса даст лишь автоматизированный хаос.

Дело в том, что в результате обследования обычно выявляется большое количество мест возникновения необоснованно дублированных операций и временных затрат, устранение которых позволило бы существенно увеличить эффективность документооборота. Поэтому сначала необходимо настроить бумажный документооборот, формализовать бизнес-процессы, написать должностные инструкции, а потом уже переходить к электронному документообороту. Некоторые аналитики отмечают, что собственно выбор системы является второстепенной задачей, по сравнению с общей организацией дела. В крайнем случае, внедрение электронного документооборота должно сопровождаться и перестройкой бумажного.

На втором этапе необходимо сформулировать требования к системе и фирме производителю, а также собрать все доступные рекламные материалы, чтобы отобрать круг фирм, к которым можно обращаться.

Среди требований к системе должны быть следующие:

- необходимая вашей компании функциональность;

- открытость кода;

- безопасность;

- удобный интерфейс;

- наличие подробной документации;

- успешные внедрения этой системы в других компаниях.

Что касается выбора производителя, то здесь необходимо руководствоваться деловой репутацией компании, присутствием квалифицированных специалистов, позитивным опытом работы в аналогичных проектах, принципами обслуживания и поддержки, финансовой стабильностью компании. Немаловажным критерием является также и периодичность выхода новых версий: отсутствие новых версий (или незначительные улучшения) в течение года, говорит о том, что развитие системы финансируется по остаточному принципу. Как правило, компании, ориентированные на рынок систем электронного документооборота, активно занимаются разработкой и поддержкой своих систем, поэтому имеет смысл рассматривать именно их.

Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы создаются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – парадокс, характерный для интеллектуальных и программных продуктов.

Третий этап – это переписка, телефонные переговоры и просмотр систем на практике, либо проведение тендера. Безусловно, лучше один раз увидеть, чем сто раз прочесть, поэтому не стоит отвечать на возникающие вопросы самостоятельно, исходя из прочитанных рекламных брошюр. На отдельные вопросы, касающиеся применимости системы в каждом конкретном случае, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая свой ответ демонстрацией на контрольном примере или реальной рабочей системе.

Четвертый этап. Необязательно сразу приобретать дорогостоящую систему на полное число рабочих мест. Процесс автоматизации может происходить поэтапно: начните с пилотного проекта на ограниченном числе компьютеров, обучите специалистов, опробуйте систему в деле, а потом докупайте необходимое число лицензий.

Внедрение крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4-8 человек), состоящая из сотрудников заказчика и исполнителя (специалисты заказчика проходят максимально полный курс обучения настройки и работы с системой). Эта группа в дальнейшем возьмёт на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.

Процесс внедрения обычно строится из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:

1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных процессов, формальное описание схемы движения документов (этот этап можно провести ещё до выбора самой системы, как было отмечено вначале).

2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

3. Установка и настройка программного обеспечения.

4. Обучение персонала организации.

5. Опытная эксплуатация.

6. Окончательная настройка системы с учётом недочётов, выявленных во время опытной эксплуатации.

7. Сдача в промышленную эксплуатацию.

5.2. Интегрированные системы делопроизводства

Рассмотрим интегрированную систему «Дело» (далее – система), разработанную компанией «Электронные офисные системы».

Компоненты системы

Состав и назначение компонентов клиентской части системы представлены в таблице:

N п/п	*Название*	*Назначение*	*Реализация*
1.	API	Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами.	Delphi. В случае, если система функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений
2.	Модуль экспорта/импорта данных	Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников системы в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (txt, xls, dbf)	Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных
3.	Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office	Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов системы, а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в системе	C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic
4.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы	Power Builder. В случае, если система функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений
5.	GUI	Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране	Power Builder
6.	Клиент почтовой системы	Данный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату	Power Builder, MAPI

Структура системы

В качестве подсистем рассматриваются: «Архивное дело», «Дело-Wев», «Электронная цифровая подпись и шифрование», «Поточное сканирование». Реализация прикладной логики подсистемы «Архивное дело» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем интеграции с приложениями Microsoft Office. Поэтому подсистема никаких дополнительных компонент в общую архитектуру системы «Дело» не вносит.

Логика работы подсистемы «Дело-Wев» обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью Web-браузера.

Логика работы подсистемы «Электронная цифровая подпись и шифрование» обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью модулей шифрования и электронной цифровой подписи.

Логика подсистемы «Поточное сканирование» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных.

Функции системы

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело.

Регистрация документов

Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договора, акты, счета и т.д.), в т.ч. проекты документов (см. рисунок):

РК объединяются в картотеки – подмножества документов, находящихся в ведении структурных подразделений организации. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Документы, созданные на основе шаблона MS Word, могут регистрироваться в системе автоматически прямо из среды Word. Существует возможность проверки орфографии в текстовых полях регистрационной карточки.

Обработка и хранение документов

К карточке может быть прикреплено любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал, ссылка на документ на внутрикорпоративном сайте или в Internet и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в организации с использованием сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру. Система интегрируется с различными программами создания файлов документов, в том числе, пакетом FineReader для сканирования бумажных оригиналов. Существует возможность защиты файла от изменения, что особенно важно после подписания документа.

Движение документов

В системе реализован механизм управления ходом работ (workflow), обеспечивающий обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа (см. рисунок):

Контроль исполнения

В системе реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов (см. рисунок):

Исполненные документы списываются в дело. В РК заносятся реквизиты архивного хранения документов. С помощью дополнительной опции «Мониторинг документов можно обеспечить отправку поступающих документов, уведомлений об истечении контрольного срока исполнения и т.п. по электронной почте или через SMS, в случае если должностное лицо отсутствует в офисе.

Работа с проектами документов

В системе реализована возможность работы с проектами документов, совместной разработки документов (см. рисунок):

При этом полностью охватывается процесс визирования, отслеживания редакций («версий») документа, подписания проектов документов с возможностью их маршрутизации.

Возможны три типа маршрутизации:

- параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания);

- последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности);

- параллельно-последовательный.

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (см. рисунок):

Отправка документов

Система позволяет автоматизировать формирование реестров рассылки для экспедиции учреждения и осуществлять отправку документов с помощью систем электронной почты, в том числе с использованием сертифицированных средств ЭЦП и шифрования.

Электронный документооборот

Система «Дело» включает подсистему «Электронная почта», позволяющую осуществлять электронный обмен документами и их регистрационными карточками между организациями, использующими систему. Для защиты передаваемой информации от несанкционированного доступа в подсистеме может использоваться системы шифрования и электронной подписи для отправляемых сообщений по открытым каналам связи. Таким образом, на базе системы «Дело» и полсистемы «Электронная цифровая подпись и шифрование» можно обеспечить обмен электронными документами, имеющими юридическую силу.

Справочно-аналитическая работа

Система обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок, и сводок (см. рисунок):

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов предприятия. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов, сохранение поисковых запросов. Предусмотрены просмотр и редактирование найденных регистрационных карточек и документов, а также формирование произвольных отчетов с использованием средств текстового редактора MS Word и табличного редактора MS Excel.

Регламентация прав доступа

Все данные системы хранятся в базе данных на сервере. Для доступа к ресурсам системы используется парольная защита соответствующей СУБД. Права пользователя в системе определяются администратором при регистрации пользователя и регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). Кроме того, ведется протоколирование работы пользователей с документами (см. рисунок):

5.3. Корпоративные информационные системы

Общая характеристика

Под корпоративной информационной системой (КИС) понимается специализированная совокупность административных, экономических, математических, социологических и других методов, программных и технических (аппаратных) средств, а также квалифицированного персонала, осуществляющего сбор, обработку и предоставление оперативной и достоверной информации руководству организации и ее структурных подразделений для принятия компетентных управляющих решений и контроля за их выполнением.

Задачи корпоративной системы:

1. Увязать работы отдельных функциональных подразделений на основе расчета рациональных сроков исполнения работ.

2. Планировать работу подразделений с расчетом их загрузки на необходимую перспективу, что позволило бы плановому отделу предприятия объективно проводить анализ реальности выполнения плана и принимать соответствующие решения.

3. Вести отслеживание исполнения работ с выдачей необходимой регулирующей (прогнозирующей) документации, на основании которой в случае необходимости принимать меры по выведению работ на расчетный режим.

4. Механизировать расчеты (распределение фактических затрат рабочего времени производственных рабочих, ИТР и служащих по заказам и видам работ) и производить группировку информации при перенесении ее из одних форм документов в другие (формирование планов подразделений на основе плана по темам составления отчетов).

Главная цель создания и внедрения КИС состоит в том, чтобы повысить эффективность деятельности организации и снизить трудовые, временные и материальные ресурсы на ее осуществление за счет:

совершенствования технологических процессов обработки информации;

оптимизации информационных ресурсов и организации эффективного оперативного доступа к ним сотрудникам и клиентам;

автоматизация рутинных операций обработки информации и перемещения (электронных) документов.

Одна из главных исходных посылок в формировании основных путей достижения поставленной цели заключается в том, что большая часть деятельности организации может быть представлена как совокупность технологических процессов обработки информации. Информация является как основным сырьем, так и основным продуктом социальных систем. Следовательно, с точки зрения создания КИС, наиболее существенная роль в достижении поставленных целей – оптимизация технологических процессов обработки информации, а также самой информации в форме информационных ресурсов.

Цели создания КИС можно сформулировать следующим образом:

1. В организационно-методическом плане:

- улучшить управляемость за счет упорядочения управляющих воздействий, информационных потоков и контроля исполнения заданий;

- обеспечить прозрачность и контролируемость технологических процессов обработки информации;

- повысить эффективность и качество управления путем информационной поддержки принятия решений должностными лицами;

- снизить ущерб от ошибочных действий руководителей и сотрудников;

- повысить производительность труда и качество работы сотрудников за счет представления им эффективно организованного информационного обслуживания, оптимизации должностных позиций и применения более эффективных технологических схем и методик.

2. В техническом плане:

- автоматизировать рутинные операции обработки информации по всем направлениям деятельности предприятия;

- минимизировать затраты трудовых, временных, финансовых ресурсов на выполнение технологических операций;

- в максимально возможной степени реализовать электронные формы документооборота;

- интегрировать компоненты ИС, уже эксплуатирующихся на предприятии, в единую информационную среду, ориентированную на потребности должностных лиц всех уровней управления, структурных и функциональных подразделений и сотрудников;

- использовать типовые технические и программные решения, их тиражируемость в отделениях и подразделениях предприятия, обеспечить высокую степень их системной интеграции и межсистемного взаимодействия.

3. В плане коммуникаций:

- обеспечить высокоскоростной обмен информацией между подразделениями организации на основе использования вычислительных сетей, а также обмен информацией с выгодными поставщиками и потребителями информации;

- ускорить выполнение технологических операций за счет ускорения обмена данными между подразделениями, а также компонентами информационных ресурсов;

- обеспечить высокую степень безопасности информации;

- вывести на качественно новый уровень информационное обеспечение выгодных потребителей.

Общие требования к КИС:

Масштабируемость – возможность модульного наращивания систем в рамках унифицированной архитектуры, в том числе на различных аппаратных платформах.

Открытость – возможность расширения системы и ее интеграции с другими информационными системами.

Производительность – возможность максимальной обработки информации в единицу времени.

Оперативность – возможность работы в режиме on-line для осуществления мобильного доступа к информационным ресурсам и достоверного отражения текущего состояния организации.

Поддержка механизма транзакций – способность системы поддерживать логическую целостность базы данных при одновременной работе многих пользователей, а также в случае сбоев и аварий.

Защита данных – способность восстановления данных при физическом разрушении аппаратуры баз данных.

Надежность – способность нормального функционирования в условиях сбоев и отказов компонентов аппаратного обеспечения системы.

Безопасность – многоуровневый контроль доступа к функциям и объектам (ресурсам) системы и устранение несанкционированного доступа к данным.

Эффективность – улучшение экономических и других целевых показателей автоматизируемого объекта.

Модели корпоративных информационных систем

Различают следующие классы моделей КИС:

общеуправленческие системы (MIS – management information system и EIS – executive information system);

системы, специализированные по отраслям производства – банковские учетные и управленческие системы, управление дискретным промышленным производством, системы профилактической и режимной деятельности органов МВД и др.;

системы, специализированные по видам деятельности: управление работой склада, система маркетинговых исследований, аналитическая система для работы на фондовом рынке и др.;

адаптивные универсальные системы, специализированные по применяемым методам обработки информации: электронный архив, корпоративная система управления процессом выполнения офисных работ, система статистических расчетов и др.

Каждому типу производства соответствуют свои методы управления. Ассоциация APICS регламентирует содержание современной системы управления предприятием, соответствующей концепции ERP-системы (Enterprise Resource Planning):

1. Управление цепочкой поставок, SCM (Supply Chain Management).

2. Усовершенствованное планирование и составление расписаний, APS (Advanced Planning and scheduling).

3. Управление данными об изделии, PDm (Product Data Management).

4. Модуль автоматизации продаж, SFA (Sales Force Automation).

5. Модуль электронной коммерции, EC (Electronic Commerce).

6. Модуль интеллект-бизнеса, BI (Business Intelligence).

7. Автономный модуль, отвечающий за конфигурирование, SCE (Stand Alone Configurаtion Engine).

8. Окончательное планирование ресурсов, FRP (Finite Resource Planning).

Очевидным является то, что реальное применение любой технологии проектирования, разработки и сопровождения интегрированной системы в конкретной организации невозможно без выработки ряда стандартов, которые должны соблюдаться всеми участниками создания проекта. К таким стандартам относятся:

- стандарт проектирования;

- стандарт оформления проектной документации;

- стандарт пользовательского интерфейса.

Стандарт оформления документации должен устанавливать:

- комплектность, состав и структуру документации на каждой стадии проектирования;

- требования к ее оформлению (включая требования к содержанию разделов, подразделов, пунктов, таблиц);

- правила подготовки, рассмотрения, согласования и утверждения документации с указанием предельных сроков для каждой стадии;

- требования к настройке издательской системы, используемой в качестве встроенного средства подготовки документации;

- требования к настройке средств разработки для обеспечения подготовки документации в соответствии с установленными требованиями.

Корпоративная система делопроизводства CompanyMedia

Система CompanyMedia (ЗАО «ИнтерТраст») предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

Программное обеспечение CompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий и т.д. Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

Данная система имеет следующие особенности, выделяющие ее из числа других разработок:

Корпоративность − система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций,

Полиструктурность − система рассчитана на сложную структуру организации возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации,

Высоконадежный механизм доставки информации − использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99%, данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме.

Сложные перекрестные связи документов − система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам.

Организация «сквозного документооборота» − система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.

Система CompanyMedia обеспечивает решение следующих ключевых задач:

- подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию в составе подсистемы «Управление электронными документами»);

- прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения в составе подсистемы «Делопроизводство»);

- планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением
принятых по их итогам решений в составе подсистемы «Заседания»);

- подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра в составе подсистемы «Договоры»).

Кроме того, все системы CompanyMedia предоставляют:

- разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации,

- механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);

- возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;

- единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

Проектирование продуктов системы CompanyMedia выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»).

5.4. Упражнение

Ознакомиться с автоматизированным рабочим местом секретаря кадровой службы (АРМ «Секретарь»)

1. Общая характеристика АРМ

АРМ «Секретарь» включает в себя:

Технические средства включают:

Компьютеры любых моделей.

Устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации.

Устройства передачи данных и линий связи.

Оргтехнику и устройства автоматического съема информации.

Эксплуатационные материалы и др.

Программное обеспечение включает:

Офисные пакеты.

Файловые менеджеры

Антивирусные программы.

Программы-архиваторы.

АРМ «Секретарь» предназначено для выполнения следующих функций:

Ведение кадровой документации.

Оформление кадровой документации организации как единого целого.

Хранение баз данных, содержащих информацию о кадровых работниках организации;

Хранение, обработка, передача информации о сотрудниках организации.

2. Спецификация технических средств

Номер п/п	Наименование
1	Автоматизированное рабочее место
2	IBM-PC совместимые компьютеры
3	Монитор
4	Клавиатура
5	Манипулятор «мышь»
6	Многофункциональное устройство
7	Колонки
8	Flash-память
9	Записываемые диски (CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW)

3. Спецификация программного обеспечения

Номер п/п	Наименование
1	Microsoft Office Word
2	Microsoft Office Excel
3	Microsoft Office Access
4	Microsoft Office Outlook
5	Windows Commander
6	Abbyy FineReader
7	Acrobat Reader
8	Nero Express
9	Kaspersky Antivirus
10	WinRAR