Системы и технологии организационного управления

Тема 6. Системы и технологии организационного управления

Содержание

6.1. Основы организационного управления.

6.2. Планирование организационной деятельности.

6.3. Проектирование организационной деятельности.

6.4. Управление организационной деятельностью.

6.5. Упражнение.

6.6. Контрольные вопросы.

Рекомендуемые материалы

Ключевые слова

Ресурсы предприятия. Эффективность проекта. Стратегия финансирования. Зависимости задач. Построение модели. Назначения. Статус документа. Центры учета. Центры сделок. Центры продукта.

6.1. Основы организационного управления

Процесс − это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и делятся на две группы:

процессы управления проектами − касаются организации и описания работ проекта.

процессы, ориентированные на продукт − касаются спецификации и производства продукта.

Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на следующие основные группы, реализующие различные функции управления.

1. Процессы инициации − принятие решения о начале выполнения проекта.

2. Процессы планирования − определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения.

3. Процессы исполнения − координация людей и других ресурсов для выполнения плана.

4. Процессы анализа − определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий.

5. Процессы управления − определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение.

6. Процессы завершения − формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы планирования. Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации. Следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

К основным процессам планирования относятся:

1. Планирование целей − разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта).

2. Определение состава операций (работ) проекта − составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта и их взаимосвязей.

3. Оценка длительностей или объемов работ − оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций.

4. Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта − определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации), и их характеристик.

5. Назначение ресурсов − определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта.

6. Оценка стоимостей − определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения.

7. Оценка бюджета − приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам).

Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основному процессу можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Вспомогательные процессы планирования включают:

учет исполнения − подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

выбор поставщиков − оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

развитие команды проекта − повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

К основным процессам анализа относятся процессы, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков − определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным срокам;

анализ стоимости − определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным стоимостям;

анализ качества − мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определение причин нежелательного исполнения проекта.

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта:

оценку исполнения − анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

анализ ресурсов − определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

Управление исполнением проекта − это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению − доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации.

Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо применение корректирующих воздействий, то требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

общее управление изменениями − определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.

управление ресурсами − внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

управление целями − корректировка целей проекта по результатам процессов анализа.

Вспомогательные процессы управления включают:

управление рисками − реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

управление контрактами − координация работы подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

В ходе управления любым проектом должно быть обеспечено решение следующих задач:

- соблюдение директивных сроков завершения проекта;

- рациональное распределение материальных ресурсов и исполнителей между задачами проекта, а также во времени;

- своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел.

Эти три задачи тесно связаны между собой, и недостаточное внимание к одной из них неизбежно приведет к проблемам по двум другим направлениям. Например, неудачное распределение ресурсов непременно вызовет отклонение от запланированных сроков выполнения задач проекта, а неумение скорректировать исходный план может свести на нет всю выполненную работу. Именно поэтому для управления проектами должна применяться специальная технология.

Программы всех типов следует отличать от планов. Предназна­чение плана – упорядочить педагогическую деятельность, обес­печить выполнение таких требований к педагогическому процес­су, как планомерность и систематичность, управляемость и пре­емственность результатов.

План – это документ, дающий содер­жательные ориентиры деятельности, определяющий ее порядок, объем, временные границы. Независимо от типа и вида, времени и содержания деятельности план выполняет следующие функ­ции:

- направляющую – указывает предмет, конкретные направления и виды деятельности;

- прогнозирующую – отражает замысел, представляет результаты через конкретные действия;

- координирующую – указы­вает порядок деятельности, ее взаимосвязь с другими видами, определяет место и время;

- контрольную – фиксирует выполнение задач;

- репродуктивную – восстанавливает содержание и объем выполненной работы.

6.2. Планирование организационной деятельности

Планирование организационной деятельности рассматривается на примере системы Project Expert. Рroject Expert − компьютерная программная система (далее – система), предназна­ченная для создания и анализа финансовой модели нового, еще не созданного или действующего предприятия независимо от его от­раслевой принадлежности и масштабов.

Система предназначена для решения следующих задач:

- разработать детальный финансовый план и определить по­требность в денежных средствах на перспективу;

- определить схему финансирования предприятия, оценить воз­можность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;

- разработать план развития предприятия или реализации ин­вестиционного проекта, определив наиболее эффективную стра­тегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;

- «проиграть» различные сценарии развития предприятия, варьи­руя значениями факторов, способных повлиять на финансо­вые результаты;

- сформировать стандартные финансовые документы, рассчи­тать наиболее важные финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия;

- подготовить безупречно оформленный бизнес-план инвестици­онного проекта, полностью соответствующий международным требованиям на русском и нескольких европейских языках.

Работа в системе состоит из следующих шагов:

- построение модели;

- определение потребности в финансировании;

- разработка стратегии финансирования;

- анализ эффективности проекта;

- формирование и печать отчетов;

- ввод и анализ данных о текущем состоянии проекта в процес­се его реализации.

Процесс построения модели является наиболее трудоемким и требует значительной подготовительной работы по сбору и анализу исходных данных. Различные модули системы независимы и могут исполь­зоваться в любой последовательности. Однако следует отметить, что из-за отсутствия некоторых необходимых исходных данных может быть блокирован доступ к определенным модулям программы.

Независимо от того, разрабатывается ли детальный финансовый план или производится предварительный экспресс-анализ проекта, необходимо в первую очередь ввести следующие исходные данные:

- дату начала и длительность проекта;

- перечень продуктов и (или) услуг, производство и сбыт которых будет осуществляться в рамках проекта;

- две валюты расчета для платежных операций на внутреннем и внешнем рынках, а также их обменный курс и прогноз его изменения;

- перечень, ставки и условия выплат основных налогов;

- для действующего предприятия также следует описать со­стояние баланса, включая структуру и состав имеющихся в наличии активов, обязательств и капитала предприятия на дату начала проекта.

Для описание плана развития предприятия (проекта) необходимо ввести следующие исходные данные:

- инвестиционный план, включающий календарный план работ с указанием затрат и используемых ресурсов;

- операционный план, включающий план сбыта продукции или оказания услуг, план производства и план персонала.

Для определения потребности в финансировании следует произвести предварительный расчет проекта. В результате предварительного расче­та определяется эффективность проекта без учета стоимости капитала, а также определяется объем денежных средств, необходимый и достаточ­ный для покрытия дефицита капитала в каждом месяце реализации проекта.

Разработка стратегии финансирования. После определения потребности в финансировании разрабатывается план финансирования. Организация может использовать следующие способы финансирования:

привлечение акционерного капитала;

привлечение заемных денежных средств;

заключение лизинговых сделок.

В процессе разработки стратегии финансирования проекта пользователь имеет возможность моделировать объем и периодичность выплачиваемых дивидендов, а также стратегию использования свободных денежных средств (например, размещение денежных средств на депозит в коммерческом банке или приобретение акций других предприятий).

Анализ эффективности проекта. В процессе расчетов Project Expert автоматически генерирует стандартные отчетные бухгалтерские документы:

- отчет о прибылях и убытках;

- бухгалтерский баланс;

- отчет о движении денежных средств;

- отчет об использовании прибыли.

На основе данных отчетных бухгалтерских документов осуществляется расчет основных показателей эффективности и финансовых коэффициентов.

Пользователь может разработать несколько вариантов одного проекта в соответствии с различными сценариями его реализации. После определения наиболее вероятного сценария проекта он рассчитывает базовый вариант. На основе базового варианта проекта производится анализ чувствительности проекта к изменениям основных параметров, определяются критические значения наиболее важных факторов, влияющих на финансовый результат проекта.

Формирование отчета. После завершения анализа проекта формируется отчет. В системе предусмотрен специальный генератор отчетов, который обеспечивает компоновку и редактирование отчетов по желанию пользователя.

В отчеты могут встраиваться не только стандартные графики и таблицы, но также таблицы и графики, построенные пользователем при помощи специального редактора.

Также имеется возможность встраивания в отчет комментариев в виде текста.

Контроль реализации проекта. В системе предусмотрены средства для ввода фактической ин­формации о ходе реализации проекта. Актуальная информация может вводиться в программу ежемесячно. На основе введенных данных и плана формируется отчет о рассогласовании плановой и фактической информации, который может быть использован в процессе управления проектом.

Программная система Project Expert состоит из следующих блоков:

- блок моделирования;

- блок генерации финансовых документов;

- блок анализа;

- блок группирования проектов;

- блок контроля реализации проекта;

- генератор отчетов.

В каждый из указанных блоков входит набор функциональных модулей, содержащих диалоговые средства, позволяющие разработчику проекта сформировать имитационную модель, провести исследование ее характе­ристик и получить наглядное представление о результатах работы.

6.3. Проектирование организационной деятельности

Проектирование организационной деятельности рассмотрено на примере системы Microsoft Project.

Общие сведения

К достаточно устоявшемуся, «базовому» набору функций, реализованному на сегодняшний день практически во всех системах разработки проектов, можно отнести следующие:

- описание логической структуры проекта с указанием иерархии работ;

- расчет критического пути, а также вычисление резервов времени для некритических работ;

- возможность указания произвольного типа связи между работами;

- возможность указания для каждой некритической работы способа ее планирования;

- поддержка расписания из неограниченного количества работ с учетом их приоритетов;

- возможность выбора минимальной единицы измерения длительности работ и проекта в целом (в минутах, в часах, днях, и т.д.);

- работа с календарем (указание рабочего и нерабочего времени, выходных и праздничных дней) с возможностью индивидуальной настройки календаря для каждого ресурса;

- назначение ресурсов работам с указанием типа ресурса (возобновляемый или невозобновляемый);

- выявление конфликтующих и перегруженных ресурсов, возможность их «выравнивания» (устранения перегруженности);

- фиксация исходного (базового) плана проекта и регистрация фактического текущего состояния работ и проекта в целом;

- применение графических средств представления структуры;

- возможность импорта/экспорта данных по проекту в другие системы управления проектами, а также поддержка стандартов SQL;

- возможность создания различных отчетов по проекту, необходимых для планирования и контроля.

Система Microsoft Project (далее – система) обычно позиционируется как непрофессиональный инструмент, ориентированный на управление проектами в малых и средних предприятиях. Тем не менее он не только обладает перечисленным выше базовым набором функций, но и поддерживает большое количество других, свойственных пакетам профессионального уровня.

Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. На основании этих сведений в системе могут быть рассчитаны календарный план, затраты и загрузка ресурсов.

Система рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить, сотрудниках, работающих над этими задачами, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах.

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т.е. зависимостей задач. Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач (последователей) более ранними задачами (предшественниками). После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В системе по умолчанию создается зависимость задач типа «окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «начало-начало», «окончание-окончание» или «начало-окончание». Связи между задачами напрямую влияют на план работ.

Назначения

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять следующие действия.

- Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

- Планирование задач с большей гибкостью.

- Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.

- Отслеживание затрат на ресурсы.

Если задаче назначается ресурс, создается назначение. Любой задаче можно назначить любые ресурсы, а также изменить назначения в любой момент. Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

В системе возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование.

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

Просмотр и корректировка плана проекта

После просмотра и анализа календарного плана может потребоваться внести определенные изменения. Если обнаружено, что конечная дата проекта может быть просрочена, можно скорректировать задачи, чтобы сократить календарный план. Проверка может обнаружить перерасход бюджета. Возможно, потребуется только убедиться в том, что план в точности отражает реальное выполнение проекта. Если имеются задачи, которые могут быть начаты раньше, чем указано в графике, к задачам-последователям можно добавить срок опережения. Таким образом, перекрываются задачи и более точно моделируется выполнение работы.

Задачу можно прервать, а затем продолжить ее выполнение по графику позднее. Это удобно, если требуется временно остановить работу над одной задачей, чтобы выполнить другую задачу. Задачу можно прерывать столько раз, сколько необходимо. Если известно, за сколько дней должна быть выполнена задача, и если ее выполнение происходит в соответствии с планом, можно отслеживать ход задачи путем ввода длительности работы ресурса над задачей. При вводе фактической длительности задачи система обновляет в календарном плане фактическую дату начала, процент выполнения задачи и оставшуюся длительность.

Подготовка и распространение итогового проекта

Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на web-узле или использовать сервер Microsoft Project Server для связи с группой проекта по Интернету.

В системе можно отформатировать и напечатать представления и отчеты, необходимые определенному лицу или группе. Можно также опубликовать данные в формате HTML или включить их в презентацию, используя такую программу, как Microsoft PowerPoint.

Система поддерживает коммуникационные возможности Интернета и интрасетей. Используя связь через Интернет, можно выполнять следующие действия:

обсуждение планов проектов и сбор сведений о ходе проекта от участников группы;

копирование данных в виде статического рисунка и сохранение рисунка в файловом формате, совместимом с Интернетом;

распространение относящихся к проекту документов по Интернету.

Сведения календарного плана можно включить в документ HTML для Интернета. В системе используются схемы экспорта-импорта для определения полей, экспортируемых в HTML-формат. Чтобы указать способ и место отображения данных в файле HTML, можно использовать встроенные шаблоны экспорта. Можно также создать шаблон экспорта для задания способа отображения полей системы в файле HTML.

Можно копировать сведения в виде статических рисунков из любого активного представления системы и вставлять их в любую программу, в которой можно выводить графические изображения. Кроме того, изображение может быть сохранено в web-совместимом файловом формате для использования в Интернете.

6.4. Управление организационной деятельностью

Управление организационной деятельностью рассматривается на примере системы БЭСТ-ОФИС (компания «Интеллект-Сервис»).

Назначение системы

Система БЭСТ-ОФИС (далее – система) является простым, но достаточно мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности малых предприятий. Отличительной особенностью этой программы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту.

Система предназначен для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий различного профиля. В качестве объекта автоматизации выступает отдельное юридически самостоятельное предприятие.

Для каждого предприятия создается собственная база данных, которая содержит информацию по этому предприятию. Таких предприятий может обрабатываться произвольное число, но в каждый момент времени программа работает с одним предприятием.

В системе рассматриваются следующие виды ресурсов.

Денежные средства (наличные и безналичные денежные средства, которые находятся на счетах предприятия или в его кассах).

Обязательства (переходный ресурс предприятия, который отражает долги предприятия перед другими субъектами или долги этих субъектов перед предприятием).

Материальные запасы (сырье и материалы, товары и готовая продукция, которые могут находиться на складах предприятия).

Имущество (основные средства и нематериальные активы, которые используются в хозяйственной деятельности предприятия).

Кадровый состав (особый вид ресурса, который формально не имеет стоимостного выражения и учитывается специальным образом).

Ресурсы могут иметь стоимостное и/или натуральное выражение. Учет ресурсов в рамках системы организован в разрезе центров учета.

В качестве центров учета выступают следующие объекты.

Партнеры − физические или юридические лица, с которыми предприятие вступает или собирается вступать в хозяйственные связи. Иногда используют термин контрагенты.

Подразделения − элементы структурного деления предприятия.

Сотрудники − элементы организационно-кадровой структуры предприятия, характеризующие его кадровый состав.

Места хранения (склады) − элементы организационной структуры предприятия, характеризующие размещение материальных запасов и имущества предприятия.

Кассы/Банки − центры учета денежных средств предприятия.

По ходу деятельности предприятие вступает с партнерами в определенные отношения − сделки. Сделка порождает обязательства предприятия перед партнерами (или наоборот) и служит основанием для проведения хозяйственных операций.

Центрами сделок в системе являются сделки закупки и сделки продажи: ведется учет по каждому из этих центров.

Объектом деятельности предприятия является поставляемая и закупаемая продукция. Классификация продукции предприятия предполагает отнесение продукции к одному из двух центров продукта: материальным запасам или работам и услугам. Соответственно, система поддерживает учет по каждому из этих двух центров продукта.

В процессе ведения хозяйственной деятельности ресурсы предприятия изменяют свое состояние. Система позволяет учитывать количество ресурсов и отслеживать изменение их состояния, т.е. представляет собой систему управления ресурсами предприятия. Изменение ресурсов предприятия описывается с помощью хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом. Одновременно с регистрацией первичного документа в системе производится запись сведений о хозяйственной операции в сводный журнал учета хозяйственных операций.

Операции и документы

Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью документов осуществляется ввод первичной информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.

Система работает с определенным набором документов. Каждый документ характеризуется видом документа. Вид документа определяет внешнюю (печатную) форму документа, набор реквизитов (полей) и способ нумерации документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко проработана система взаимосвязи между документами.

Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин статус документа. Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус Черновик, Проведен, Контирован.

Черновик. Документ зарегистрирован в системе, но ресурсы, соответствующие этому документу, еще не изменили своего состояния. Например, банковский платежный документ подготовлен для отправки в банк. Такой документ уже имеется в системе, но не влияет на состояние денежных ресурсов. Для того чтобы остаток денежных средств на расчетном счете изменился, документ должен быть проведен, т.е. пройти через выписку банка.

Проведен. Документ сформирован и по нему зарегистрирована хозяйственная операция. Состояние ресурсов, соответствующих этому документу, изменилось. В журнале документов имеется запись об этом документе, а в книге операций (Главном журнале) – запись о соответствующей хозяйственной операции. Документ с этим статусом отражается в оперативном учете и хозяйственных отчетах системы.

Контирован. По этому документу создана проводка бухгалтерском учете.

Статусы Проведен и Контирован присущи любому первичному документу, который имеется в системе, за исключением документов сделок. Статус Черновик имеют документы подсистемы Платежи (кассовые и банковские документы), ведомости.

Виды учета

В основу построения системы положен принцип раздельного ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета (см. таблицу):

Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, реализованная в системе, позволяет пользователю иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок. Состав информации, отражаемой в бухгалтерской и налоговой отчетности, определяется самим пользователем.

Функциональные возможности

Система состоит из логически обособленных и в то же время взаимосвязанных между собой подсистем:

Платежи. Расчеты. Закупки. Запасы. Продажи. Налоги. Главная книга. Имущество. Кадры. Зарплата. Бюджеты. Справочники. Настройка.

Каждая подсистема предназначена для решения крупной задачи в рамках системы управления бизнесом. Как правило, такую задачу можно разбить на более мелкие задачи.

Для решения такой задачи в структуре программы выделяются отдельные логические блоки, называемые приложениями (разделами программы).

Структура организации

Классификатор «Структура организации» содержит перечень структурных подразделений предприятия. При начальной настройке пользователь должен ввести хотя бы одно структурное подразделение. Количество подразделений не ограничено, причем они образуют линейную структуру (отношение подчиненности между подразделениями отсутствуют). Каждое подразделение характеризуется уникальным кодом, названием, кратким описанием и статусом подразделения. Ввод информации о структурном подразделении осуществляется в электронной форме специального вида – Карточке структурного подразделения.

Раздел «Общие справочники» предназначен для формирования и ведения общесистемных справочников программы, которые используются повсеместно и слабо зависят от особенностей учета на конкретном предприятии: Справочник видов и курсов валют. Справочник партнеров.

Операторы, права доступа

Сотрудники, которым разрешен доступ к той или иной базе данных, называются операторами. Для того чтобы стать оператором конкретной базы данных, сотрудник должен быть зарегистрирован. При регистрации оператор получает собственный код и пароль.

Все операторы разделены на две группы. Первая группа называется администраторами, вторая группа – пользователями системы. По сравнению с пользователями администраторы имеют дополнительные права – управление списком операторов базы данных. После регистрации оператор может работать во всех режимах программы, за исключением формирования реестра операторов. Для того чтобы обеспечить доступ и к этому режиму, оператор при регистрации должен получить статус администратора.

Управление периодами

Учет данных в системе ведется в разрезе финансовых и учетных периодов. Финансовым периодом является календарный год, учетным периодом – один календарный месяц. Управление периодами осуществляется в режиме «Финансовые периоды», который входит в подсистему Настройка.

Функции этого режима заключаются в следующем:

создание (открытие) финансового периода;

управление статусами финансового периода;

управление статусами учетных периодов.

При входе в режим на экране отображается список финансовых периодов и учетные периоды для текущего финансового периода.

В режиме управления периодами оператору доступны действия по созданию нового финансового периода, закрытию (открытию) финансового периода для модификации данных и закрытию (открытию) учетного периода для модификации данных.

6.5. Упражнение

Ознакомиться с возможности работы с документами в системе БЭСТ-офис.

1. Виды документов системы

Данные о состоянии и движении ресурсов предприятия в системе вводятся с помощью документов. Документы различаются по своему назначению, реквизитному составу, внешнему виду и другим показателям. Для упорядочивания множества документов вводится понятие вида документа. Это образец, по которому готовятся документы данного вида. Например, вид документа «Приходный кассовый ордер» является шаблоном для создания множества документов – приходных кассовых ордеров.

Режим ведения справочника видов документов используется для выполнения определенных функций.

1. Определение перечня видов документов и их спецификаций, которые могут использоваться при работе с программой.

2. Определение перечня видов операций, которые связаны с данным видом документов.

3. Определение списка дополнительных полей, которые могут вводиться в рамках данного вида документа.

4. Определение правил нумерации документов в пределах данного вида.

В программе создается справочник видов документов, которые открыты для использования на данном предприятии. Каждый вид документа характеризуется уникальным кодом, наименованием, принадлежностью к определенному журналу документов и некоторыми другими реквизитами Справочник создается в начале работы с программой. В каждой подсистеме могут быть введены только те виды документов, которые описаны в данном справочнике.

Поставка программы осуществляется с заполненным справочником видов документов, однако, пользователь может изменить его по своему усмотрению. Новый вид документа может быть создан в любой момент времени. Модификация записей возможна при некоторых ограничениях. Ввод и модификация данных осуществляется в специальной электронной форме – карточке вида документа:

При вводе нового вида документа оператор должен придерживаться следующих правил заполнения реквизитов карточки.

Журнал документов. Каждый вид документов ассоциирован с одним из видов журналов. Набор видов журналов определен поставщиком и не может меняться при эксплуатации программы. Ввод названия журнала обязателен и выполняется по внутреннему справочнику журналов.

Наименование вида документа. Наименование может быть любым, однако следует придерживаться стандартных наименований, принятых в практике учета.

Код вида документа. Код может состоять из любого набора символов (до 6 знаков). Единственное ограничение – код должен быть уникальным в пределах справочника.

2. Общие справочники

Раздел «Общие справочники» предназначен для формирования и ведения общесистемных справочников программы, которые используются повсеместно и слабо зависят от особенностей учета на конкретном предприятии. Сюда относятся справочник кодов и курсов валют и справочник партнеров и групп партнеров. Меню подсистемы управления общими справочниками имеет следующий вид.

Справочник видов и курсов валют. Режимы формирования справочника видов валют, используемых в программе, и ведения курсов валют по отношению к валюте учета:

справочник курсов валют;

справочник видов валют.

Справочник партнеров. Режимы формирования и ведения справочника физических и юридических лиц, с которыми данное предприятие вступало или собирается вступить в хозяйственные связи:

справочник групп партнеров;

картотека партнеров.

Справочник видов валют содержит список валют, которые используются в системе учета и анализа данных. Основные функции этого режима заключаются в следующем:

описание видов валют, которые используются в программе;

определение правил представления сумм в этих валютах;

определение правил написания сумм прописью для каждой из валюты.

Для каждой валюты, которая определена в программе и описана в справочнике видов валют, могут вводиться курсы этих валют по отношению к валюте учета. Курс вводится непосредственно в реестре записей, причем указывается код валюты, дата курса и значение курса. Заполнение справочника возможно в режиме работы со справочником или в любом другом режиме, где это потребовалось.

6.6. Контрольные вопросы

1. Для чего предназначена система Рroject Expert?

Вместе с этой лекцией читают "Спецификации преобразования данных".

2. Какие исходные данные использует система Рroject Expert?

3. Какие стандартные отчеты генерирует система Project Expert?

4. Из каких блоков состоит система Project Expert?

5. Какие типы зависимостей задач используются в системе Microsoft Project?

6. Какие учетные центры используются при управлении организационными системами?

7. Какой статус могут иметь документы при выполнении хозяйственных операций?