Офисные системы и технологии

Тема 4. Офисные системы и технологии электронного делопроизводства

Содержание

4.1. Проектный офис.

4.2. Электронный офис.

4.3. Пакет прикладных программ Microsoft Office.

4.4. Автоматизированное рабочее место кадровой службы.

4.5. Упражнение.

4.6. Контрольные вопросы.

Ключевые слова

Рекомендуемые материалы

Организационный проект. Инструментальные средства. Инструментальные панели. Интерфейс пользователя. Служба обработки тек­стов. Шаблоны документов. Проектный офис. Электронный офис. Автоматизированное рабочее место. Мастер ответов.

4.1. Проектный офис

Проектный офис − это временное организационное образование, предназначенное для выполнения вполне определенных функций. Он включает обученный штат менеджеров и технического персонала, оснащен необходимыми программными и техническими системами. В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне, близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельными крупными подразделениями.

В зависимости от масштаба проекта и размера организации оптимальной является та или иная форма проектного офиса. В зависимости от статуса и характера решаемых задач, это организационное образование может называться программным проектным офисом, в рамках которого решаются задачи планирования и управления деятельностью всей организации в целом. Если управление проектом нацелено на решение вопроса «как выполнить этот проект эффективно и рационально», то программное проектное управление организацией ищет ответ на вопрос «как сделать это производство более чутким, адаптивным и, таким образом, более прибыльным в условиях реального окружения и мультипроектного управления».

Основными функциями проектного офиса являются:

- мониторинг и подготовка отчетности по проектам, выполняемым организацией;

- утверждение и распространение руководящих документов по управлению проектами;

- стандартизация подходов к выполнению проектов;

- ведение базы данных по показателям эффективности проектов;

- планирование проектов;

- функциональное портфельное управление проектами;

- экспертиза управления проблемными проектами;

- отслеживание и согласование межфункциональных, межпроектных связей;

- осуществление корпоративного портфельного управления;

- оценка реализации проектной стратегии.

Эффективное применение проектного офиса на практике может дать следующие выгоды и преимущества:

стандартизация проектной управленческой документации и методов управления проектами;

прозрачное распределение ответственности за результаты проекта (проектов); распространение знаний и совершенствование навыков персонала;

эффективный контроль за ходом и прогнозирование результатов проектов;

учет и эффективное назначение ресурсов на проекты; глобальный обзор доступных ресурсов организации;

согласование целей и задач отдельных проектов со стратегическими планами организации.

Архитектура инструментальных средств проектного офиса может включать следующие компоненты.

1. Базу данных по проектным ресурсам, завершенным проектам, проектным методологиям и наилучшим практикам.

2. Оперативную базу данных текущих проектов.

3. Систему ввода и обработки данных по временным и финансовым затратам персонала, участвующего в проектах.

4. Корпоративное приложение по планированию, контролю и отчетности по проектам.

5. Систему документооборота и почтовую систему.

6. Интерфейс с системой управления корпоративными финансами.

7. Информационно-технологическую инфраструктуру, соответствующую масштабу решаемых задач.

Основные сложности, встающие на пути движения к проектно-ориентированной организации и внедрению корпоративного проектного управления, связаны с ключевыми игроками, заинтересованными в результатах и оказывающими влияние на этот проект. К ним относятся высшее руководство, менеджеры проектов и члены проектных команд, функциональные менеджеры, внешние и внутренние консультанты. В целом организационный проект должен соответствовать:

- научным (методологическим) знаниям о деятельности;

- знаниям о способах организации деятельности;

- опыту функционирования и изменения организации;

- возможностям коллектива и его желанию изменяться;

- сценариям изменения систем и деятельностных контекстов;

- зоне ближайшего развития систем деятельности и т.д.

Если переводить это на язык теории деятельности, то можно сказать, что при организационном проектировании обязательно должны учитываться:

- отношение между создаваемыми организованностями и развертывающейся на них деятельностью;

- отношение между создаваемыми организованностями и прошлыми организуемыми деятельностями;

- возможности преобразования и развития деятельности;

- существующая система разделения труда и требований к нормальному функционированию деятельности;

- вопросы инерции деятельности.

Если попытаться сопоставить эти разнообразные требования к организационным структурам, то можно выделить несколько основных систем оценки − это, прежде всего, вопросы соответствия организационной структуры:

- процессам и механизмам экономической оценки и анализа;

- разделению труда и формам кооперации деятельности (как внутри организации, так и вне ее);

- социальным отношениям между членами организации (с учетом их статуса, самооценки и принятых норм);

- необходимым для реализации деятельности степеням свободы (независимость, подчинение) и мобильности (реализация решений, достижение целей, единство и согласованность действий);

- задачам обеспечения нормального функционирования профессиональной деятельности и системы деятельности;

- задачам обеспечения развития;

- потокам информации и задачам ее утилизации (систематизации, оперативной обработки, обобщения и др.);

- оперативности принятия решения в условиях неопределенности, управления и контроля;

- средствам и механизмам нормирования, стандартизации и автоматизации;

- задачам повышения квалификации и переподготовки кадров.

4.2. Электронный офис

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществ­ляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программа­ми, основаны на использовании информационных систем и сетей, позво­ляющих достичь важных целей:

- автоматизация обработки и передачи документов;

- хранение документации в памяти систем;

- интеграция всех процессов документооборота;

- повышение информированности руководства;

- уменьшение стоимости документального обеспечения;

- сокращение времени поиска документов;

- создание качественно новой информационной базы документации.

В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или пред­приятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, ин­формационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

- учет и анализ корреспонденции;

- учет кадров и ведение бухгалтерии;

- составление и отслеживание договоров;

- обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

- выполнение экспертиз и проведение консультаций;

- анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

- проведение баланса и оценок работы;

- ревизия отчетности;

- ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск докумен­тов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географиче­ских карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютер­ной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку докумен­тов.

В электронных офисах широко используется служба обработки тек­стов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распеча­тывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообще­ния, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность по­лучают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность разме­щать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нуж­ных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, ко­му, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). По­степенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офи­сом, работа остальных сотрудников становится все более активной и твор­ческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

- использование текстового и графического редактора;

- работа с электронными таблицами;

- применение систем управления базами данных и информацион­ными хранилищами;

- использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необхо­димость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хра­нящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная созда­вать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование докумен­тов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой мо­мент времени.

Основными функциями системы являются:

- прием, регистрация и учет документов;

- упорядочение и классификация документов;

- обработка документов;

- дописывание комментариев к документам;

- поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синони­мам, словам с похожим написанием;

- создание личных библиотек документов;

- изменение конфигурации документов;

- контроль версий документов при их модификации;

- предоставление возможности удаленного доступа к документам не зави­симо от места их хранения;

- управление информацией;

- обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

- пересылка и рассылка документов;

- администрирование учета и архивирования данных.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Тре­тий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хране­ния документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

4.3. Пакет прикладных программ Microsoft Office

Microsoft Office – это пакет прикладных программ, позволяющих решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что их совокупность можно рассматривать как единую программу. В пакет Microsoft Office входит шесть основных приложений, каждое из которых может рассматриваться как самостоятельная программа Windows: документ Word; лист Excel; презентация PowerPoint; база данных Access; папки Outlook; web-узел Frontpage.

Все приложения тесно связаны друг с другом, что наделяет их полезными свойствами:

1. Все продукты имеют сходный интерфейс.

2. Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой,

3. Пакет содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и украшать документы.

4. Можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.

5. Программы обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с web-узла Microsoft.

Приложение Microsoft Word – мощный текстовый процессор. С его помощью можно нс только отформатировать и красиво оформить многостраничный текст, но даже полностью сверстать небольшую книгу. Окно Word обладает всеми стандартными элементами текстового процессора. В заголовок выводится название документа. Строка меню обеспечивает доступ к командам. Панели инструментов содержат кнопки самых популярных операций. Строка состояния сообщает о количестве страниц и разделов в документе, обозначает текущее положение текстового курсора и содержит индикаторы некоторых режимов программы. Вертикальная полоса прокрутки обеспечивает быстрое перемещение по тексту документа вверх и вниз. Здесь есть линейка, облегчающая выравнивание объектов, и кнопки смены режимов просмотра документа. Благодаря усовершенствованной поддержке формата HTML можно превратить любой документ в web-страницу и опубликовать его на web-узле компании.

Приложение Microsoft Excel служит для расчетов с табличными данными, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.

Приложение Microsoft Access является интерактивной оболочкой базы данных, позволяющей не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов. С его помощью можно хранить большие массивы информации, сортировать их запрашивать данные. База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.

Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде.

Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных.

Приложения MS Office объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают выполнение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и пользователю, научившемуся хорошо работать с одной из них, не составляет никакого труда быстро освоить остальные приложения пакета. Запустив любое приложение, вы сразу же сталкиваетесь со стандартными элементами оконного интерфейса Windows. В любой программе есть меню, панели инструментов, полосы прокрутки документов и команды вызова справки. В Office XP все эти компоненты унифицированы, поэтому имеет смысл изучить их перед рассмотрением специфики отдельных программ пакета.

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.

Редактируя содержание документа, пользователь имеет дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается па экране целиком, и пользователю приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, необходимы специальные инструменты Office.

Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на web-странице Frontpage) пользуйтесь следующими приемами:

- чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

- для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

- чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз;

- протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов;

- чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните на нем.

Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена. Приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Соответствующие команды имеются в меню Правка и в контекстном меню. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на панели инструментов Стандартная.

Office предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов. Буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач.

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной информации: они одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником.

Ниже представлен список основных ее компонентов.

Помощник по Office – интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office пытается сам понять источник возникших трудностей и периодически предлагает пользователю полезные подсказки.

Окно справочной системы – база данных с возможностями поиска информации по названию темы или по ключевому слову.

Что это такое? – инструмент, позволяющий указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного объекта.

Microsoft на Web – система поиска справочной информации на web-страницах компании Microsoft.

Характеристика вкладок окна справочной системы:

Содержание – содержит оглавление справочной системы Office в виде иерархического дерева папок, перемещаясь по которому можно добраться до любой страницы справочной системы.

Мастер ответов – позволяет ввести вопрос и отыскать страницы справочной системы, в той или иной мере раскрывающие тему вопроса.

Указатель – предлагает ввести или выбрать в списке ключевое слово, после чего щелчок на кнопке «Найти» инициирует вывод списка страниц справочной системы, содержащих выбранное слово. Щелчок на названии страницы выводит соответствующую информацию в правую панель окна справочной системы.

4.4. Автоматизированное рабочее место кадровой службы

Любой организационный объект − это совокупность задач, работ, авто­матов, машин и людей, связанных производственными отношениями в це­лях реализации целевой функции объекта. Как система, объект должен иметь регулирующий орган и наличие обратной связи.

Рассмотрим типовое учебное заведение – вуз.

Структурная схема вуза приве­дена на рисунке:

Организационная структура отдела кадров вуза представлена на рисунке:

Отдел кадров выполняет следующие функции:

1) прием людей на работу (проведение аттестации);

2) заключение договора;

3) перемещение по должностям;

4) тестирование на предмет деятельности (усталости, надежности) и предоставление отпусков;

5) увольнение;

6) статистика кадров.

Исходя из перечисленных функций отдела кадров, можно опреде­лять следующие виды информации, обрабатываемые в отделе кадров:

- нормативные документы: базовое штатное, текущее штатное расписа­ние, нормы труда, тарифы, разряды и ставки, заработная плата;

- переменная информация: личная карточка, учетная карточка, штатная книга;

- входная информация: анкета и трудовая книжка, паспорт;

- выходная информация: ведомости учета движения товара, статистиче­ская отчетность, ответы на запросы, юридический анализ работы отдела кадров.

Для создания автоматизированной системы отдела кадров необхо­димо спроектировать сценарий диалога, разработать информационные мо­дели входной, оперативной, выходной информации и, наконец, выбрать комплекс технических средств, программного обеспечения, информационной базы.

Информационное обеспечение АРМ кадров должно включать в се­бя:

БД предметной области (отдела кадров), макеты документов, класси­фикаторы, сценарий диалога.

Техническое обеспечение АРМ кадров включает в себя:

ПЭВМ пе­риферией или сети ПЭВМ.

Программные средства АРМ кадров включают в себя:

операцион­ные системы, средства разработки АРМ кадров и специальное программ­ное обеспечение автоматизирующее и поддерживающее основные работы в отделе кадров.

Для внедрения АРМ учета кадров разрабатывается инструкция пользователю – сотруднику отдела кадров. Инструкция пользователю – это перечень шагов, которые выполня­ет сотрудник отдела кадров. Рабочий сценарий диалога АРМ отдела кадров представлен далее:

Экран №1

Экран №2

4.5. Упражнение

Сформировать структуру электронного делопроизводства в Общем отделе университета средствами ППП «Microsoft Office».

1. Знакомимся с делопроизводством в Общем отделе университета.

Спецификация документов:

Журнал входящей документации.

Опись внутренних документов.

Поручения руководителя.

Календарный план.

План работы на календарный период.

План работ исполнителя.

Сводный план.

Контроль исполнения.

Схема хранения документов

2. Формируем каталог для условного делопроизводства в отделе средствами служебной программы Microsoft Explorer (Проводник), входящей в состав операционной системы Microsof Windows.

3. Формируем шаблоны для документов отдела и помещаем их в папку Шаблоны документов.

Здесь и далее используем прикладную программу Microsoft Excel из пакета прикладных программ Microsoft Office.

В качестве примера приведен фрагмент Шаблона журнала входящей документации

4. Готовим информационные карты с исходными данными. Форма информационных карт повторяет форму шаблонов.

5. Формируем документы Журнал входящей документации, Опись внутренних документов, Поручения руководителя, используя подготовленные информационные карты, и помещаем их в папку Сектор производства.

Применяем процедуру Копирование <Ячейка, Правка, Копировать, Ячейка, Правка, Вставить>.

В качестве примера приведен фрагмент Журнала входящей документации

6. Формируем письмо-факс Приглашение на день открытых дверей по стандартному шаблону прикладной программы MS Word (произвольная форма).

4.6. Контрольные вопросы

1. Дайте определение проектному офису.

Ещё посмотрите лекцию "Часть 14" по этой теме.

2. Назовите основные функции проектного офиса.

3. Какие компоненты включают инструментальных средств проектного офиса?

4. Назовите основные функции электронного офиса.

5. Охарактеризуйте программное обеспечение электронного офиса.

6. Какие программы входят в пакет Microsoft Office?

7. Дайте определение автоматизированному рабочему месту кадровой службы.