Планирование организационных схем управление туристскими и гостиничными комплексами

Глава 3. Планирование организационных схем управление туристскими и гостиничными комплексами

3.1.Особенности организационных структур управления туристскими и гостиничными комплексами.

Вопросу планирования и построения организационных структур управления туристскими и гостиничными комплексами в литературе по туризму уделяется большое внимание. Организационную структуру управления определяют как упорядоченную совокупность элементов, находящихся между собой в более или менее устойчивых отношениях, и поэтому действующих или развивающихся как одно целое.

Подчеркивается, что задачей организации управления является построение системы, между элементами которой установлены связи, обеспечивающие взаимодействие ее элементов и направленные на достижение определенных целей, т.е. построение организационной структуры управления.

Построение организационной структуры управления туристскими и гостиничными комплексами рассматривается подробно. В структуре управления туристскими и гостиничными комплексами выделяют следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные. К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления, например, гостиницы.

В современной литературе по туризму рассматриваются существующие тенденции применения туристскими и гостиничными комплексами различных видов организационных структур, выделяются приоритетные. Большое внимание уделено рассмотрению опыта различных туристских и гостиничных комплексов в построении и совершенствовании организационных структур управления.

Можно выделить различные по составу и содержанию взаимосвязи элементов организационной структуры: линейную, функциональную, матричную структуры управления, структуры аппарата управления и т.д. В управленческой практике туристской отрасли наиболее распространены линейная ,функциональная и линейно-функциональная оргстурктруры.

Рекомендуемые материалы

Линейные связи в организации отражают движение управленческих решений и информации, исходящих то так называемого линейного менеджера, т.е. лица, полностью отвечающего за деятельность, как правило, небольшой организации или ее структурных подразделений (в крупной организации). Линейная структура - это одна из простейших оргструктур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления (рис. 3).

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае все управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Поскольку линейной структуре управления решения принимаются по цепочки "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого уровня формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации. В данном случае девствует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют

Рис. 3 Линейная структура управления предприятием

распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям минуя их непосредственного начальника.

В линейной структуре система управления организацией компонуется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, вида оказываемых услуг.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем не менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно не большими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний. Линейная оргструктура управления имеет свои преимущества и недостатки (табл. 2).

Таблица 2

Преимущества и недостатки структуры управления

Таким  образом, линейная структура управления наряду с преимуществами имеет ряд серьезных недостатков, которые в определенной степени могут быть устранены функциональной структурой.

Функциональная организация структура управления. функциональные связи в структуре управления осуществляются по линии движения информации и управленческих решений строго по функциям управления.  Это значит, что функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на  выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

Выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагает на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности. В организации специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы) - например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.п. Таким образом, общая задача управления организацией, начиная со среднего уровня, делится по функциональному критерию (рис.4).

                   функции                                           управления 

Рис..4. Функциональная структура управления организацией

Функциональное управление существует на ряду с линейным, что создает для исполнителей двойное подчинение. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление. Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность  деятельности организации.

Как и линейная, функциональная структура имеет свои преимущества и свои недостатки (табл. 3).

Таблица 3

Преимущества и недостатки функциональной структуры управления

Недостатки как линейное, так и функциональной структур управления в значительной степени устраняются линейно-функциональными структурами.

Линейно-функциональными структура организации. сущность комбинаций линейных и функциональных связей в организации данного типа состоит в том, что по линии общего руководства каждый работник подчиняется только одному руководителю. Функциональным руководителем предоставлено право непосредственного решения вопросов, отнесенных исключительно к их компенсации. В связи с этим при такой структуре управления  всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив.

При разработке конкретных планов руководителю помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.). В данном случае фнкциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Главная задача линейных руководителей - координация действий функциональных служб и направление их в русло общих интересов, организации. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб - исполнителей (рис. 3.).

Рис.3. Схема линейно-функциональной структуры управления

Иными словами, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Линейно-функциональная структура также имеет свои положительные и отрицательные моменты (табл. 4).

Для небольших турфирм, как правило, характерна функциональная организационная структура управления, для более крупных - линейно-функциональная (прлож.1, 2).

Крупным компаниям, ведущими дела в удаленных друг от друга регионах и вынужденными приспосабливаться к специфики конкретных территорий, может использоваться региональная организационная структура (рис. 6).

Достоинства данной структуры:

· возможность быстрой адаптации стратегии к условиям отдельных географических районов;

· делегирование ответственности за получение прибыли низким управленческим уровням;

· хорошая координация внутри региональных подразделений.

Недостатки региональной организационной структуры:

· возможность возникновения дублирования работ при недостаточной координации.

Перспективными следует признать сетевые формы организация бизнеса. Сети разделяются на три группы: внутренние, стабильные и динамические (рис. 7).

Внутренние сети позволяют достигать конкретного преимущества посредством создания системы свободного предпринимательства в рамках больших организаций. Основной заложенный в них принцип - взаимодействие между подразделениями организации на основе рыночных цен.

Таблица 4

Преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры

Рис. 6. Примеры региональной структуры организации

В стабильных сетях значительная часть работ передается подрядчикам, которые могут не принадлежать к основной компании. В динамической сети головная организация в рамках достижения своих целей, фактически являясь ядром, привлекает внешних независимых разработчиков, производителей, поставщиков, дистрибьюторов.

           

Рис. 7. Структура внутренней сети

Среди крупных туристских корпораций, вкладывающих инвестиции зарубежом, развиваются три оргструктуры (рис. 8):

Рис. 8. Виды оргструктур транснациональных корпораций

- структура международного отдела (службы), несущего всю долю ответственности за политику и стратегию планирования на всех уровнях турфирмы;

- территориальная структура, заменяющая международную службы, с линейными менеджерами на уровне высшего руководства, которые несут полную ответственность за дочерние турфирмы в распределенных географических районах;

- технологическая (функциональная) структура, заменяющая международные отделы, с исполнительными менеджерами на уровне высшего руководства, которые принимают на себя ответственность за развитие отдельных функциональных групп.

Встречающиеся в классическом менеджменте иные типы организационных структур управления не типичны для сферы туризма.

3.2. Проектирование организационной структуры управления

Организацию следует оформить таким образом, чтобы в последующем можно было эффективно выполнять общие стратегии, выбранные руководством для достижения поставленных целей. С одной стороны, речь идет о том, чтобы эффективно применить имеющиеся в наличии средства и обеспечить необходимые для рационального  использования ресурсов порядок и стабильность; с другой стороны, организация должна быть достаточно гибкой, чтобы своевременно реагировать на изменение как внутренней, так и внешней среды.

Ведущим начало конструирования структуры управления являются цели и задачи системы, т.е. сначала должна быть поставлена задача, для выполнения которой создаются система, затем необходимо разработать структуру.

Наряду с целями и стратегиями туристской системы, являющимися детерминаторами формирования организационных структур, необходимо учитывать многие объективные факторы, которые можно разделить на следующие группы:

·социально-экономические факторы: форма собственности на средства производства, специфические задачи социально-экономического развития страны;

·организационно-экономические факторы: структура и технология производства туристского продукта, степень централизации функций управления, организационно-правовая форма предприятия;

·территориальные факторы: размещение на территории страны, объем внешних связей, особенности природно-климатических условий и т.д.;

·социально-политические факторы: государственное устройство, особенности исторического развития региона и т.д.;

·управленческие факторы: особенности развития механизма управления, социально-психологические отношения в коллективе и т.д.;

·факторы рыночной ориентации предприятия: изучение запросов потребителей, продвижение и сбыт услуг.

Существенное влияние на структуру управления оказывают многие факторы самой управляющей системы:

·кадры управления, их классификация и компетентность;

·применяемые методы и технические средства управления;

· объем циркулирующей информации;

·организация труда и психологический климат в среде управленческого персонала;

·соответствие целей, задач и функций управления классификационной структуре работников аппарата;

·характер взаимосвязей между структурными подразделениями этого аппарата;

·действующие нормы управляемости и возможности контроля деятельности подчиненных со стороны руководителя;

·сложившиеся соотношения между централизованными и децентрализованными формами управления.

При планировании построения организационной структуры управления туристской организацией особое внимание следует обратить на следующие аспекты: характеристику окружающего  мира, характеристику организации, личные характеристики исполнителей.

Окружающий мир и туристская организация. Анализируя внешний мир, в котором функционируют туристские организации, можно выделить следующие его характеристики:

На рынке сбыта - средние показатели роста туристской отрасли; интенсивность конкуренция на туристских рынках, обусловленную преобразованием рынка продавцов в рынке покупателей; кратковременные изменения приоритетов и растущее разнообразие структуры спроса. В связи с этим особенно заметны усиливающиеся стремления к самореализации при планировании свободного времени, повышение экологического состояния и желание активно (или пассивно) использовать свой отпуск;

На рынке занятости - несмотря на безработицу в некоторых других отраслях, в туризме приостановлена нехватка кадров (в гостиничных хозяйствах возросли расходы на оплату труда); увеличились расходы на использование сооружениями, энергией и сырьем; развиты технологии, позволяющие разрабатывать новые методы и средства управления производством, а также ускоряющие обработку информации.

В связи с расширением этих тенденций большинство туристских организаций неуверенно предоставляют себе ближайшую перспективу, поэтому при их проектировании усиленное внимание следует уделять постоянному изменению ими своих стратегических целей и формированию более гибких организационных форм.

Сама организация и ее показатели. На организационную структуру организации влияют такие факторы, как объем выполняемой ею работы, разнообразие услуг, производственные технологии и новые приемы обработки информации, ее правовая основа, форма собственности, географическое расположение ее филиалов.

Исполнители задач туристской организации. Уровень образования, структура потребности и позиция сотрудников является условиями формирования организации, и прежде всего тогда когда процесс организован  с учетом личных качеств людей. Если определенная характеристика отражает организационную специфику всей отрасли, то она влияет на формирование системы всех организаций. Так, например, в сезонных гостиницах сочетается сильно иерархической организации со сравнительно авторитарным стилем управления можно объяснить тем, что эти предприятия имеют более высокий оборот персонала и низкий по сравнению с другими отраслями уровень классификации сотрудников.

Необходимо также узнать и на что нынешнее время перемен обуславливает необходимость поддержки у сотрудников чувства причастности к процессу управления., автономии и самореализации. На многих предприятиях такая тенденция приводит к отказу от неподвижной иерархической однолинейной системы. Все большее и большее значение завоевывает личный авторитет, а традиционное мышление и иерархическая власть отступают на задний план. Чтобы руководитель  смог проявить себя в работе, он прежде всего должен быть признан коллективом. Преобладание инструментов управления, силы убеждения и профессионально-технических знаний становится основополагающим принципом эффективного менеджмента в туризме.

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура уже неэффективна. В процессе проектирования ставится задача организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

В процессе формирования оргструктуры управления разрабатывается:

¨ функциональная схема, которая отражает взаимозависимость целей и задач управления и их иерархичность;

¨ линейно-технологическая схема, где представлено распределение задач между исполнителями, находящимися на одном уровне управления;

¨ информационная схема, в которой отраженны необходимые показатели, документы, источники их получения.

Эти схемы в совокупности позволяют сформировать оргструктуру управления.

Проектирование оргструктур управления должно проявляться:

 - в концентрации однородных видов деятельности с целью их комплексного осуществления;

- в ликвидации много подчиненности и многозвенности;

- в устранении излишних пунктов передачи информации.

При этом структура организации должна быть гибкой, т.е. должна включать систему прогнозирования возможных изменений.

Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов:

Первый этап – анализ организационных структур. Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявленным к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся следующие факторы:

принцип управления -  соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько  и какие решения принимаются на нижнем уровне?каковы их последствия?какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);

аппарат управления – перегруппировка подразделений, и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

функции управления – усиление стратегического планирования (корректировка «бизнес-плана»), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.;

хозяйственная деятельность – изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.

В результате анализа можно выявить «узкие» места в деятельности организации. Это могут быть: большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии организационной структуры от изменений, проходящих во внешней среде.

Второй этап – проектирование организационных структур. Все модели проектирования организационной структуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:

метод аналогий  предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;

экспертный метод базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработанной другими проектировщиками.

структуризация целей предусматривает выработку системы целей, предусмотренных организацией, и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который позволяет в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;

организационное моделирование позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

Проектируя новые организационные структуры управления, нельзя забывать о требованиях предъявляемых к таким структурам:

оптимальности. Структура управления признается оптимальной, если между  звенья и ступенями управления на всех уровнях устанавливается рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления;

оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, при которых реализация принятых решений уже не нужна;

надежности. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления;

экономичности. Нужный эффект от управления должен достигаться при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезных результатов;

гибкости, т.е. способности изменяться в соответствии с изменениями внешней среды;

устойчивости структуры управления, т.е. неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и целостности функционирования системы управления и ее элементов.

Третий тип – оценка эффективности организационных структур. Степень совершенства организационных структур проявляется в быстродействии системы управления и высоких конечных результатов ее деятельности.

В конечном итоге вся работа по проектированию организационных структур управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числи важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности.

3.3. Основные принципы планирования организационных структур управления туристскими  и гостиничными комплексами

Совершенство организационной структуры управления туристскими и гостиничными комплексами во многом зависит от того, насколько при ее разработке соблюдались принципы планирования и проектирования. Основные из них можно сформулировать следующим образом:

¨ целесообразное число звеньев управления;

¨ максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

¨ система управления должна быть адаптирована, т.е. должна быть способной изменять свою структуру и быстро реагировать на изменения в управляемой системе;

¨ предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

¨ приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления в целом и к внешней среде;

¨ распределение функций управления должно предусматривать рациональную степень централизации.

Следует иметь в виду, что на различных предприятиях с учетом специфики их работы используются и другие принципы планирования и построения организационных структур управления, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

Итак, процесс управления и исполнения работ в туристском и гостиничном бизнесе осуществляется в рамках определенной организационной структуры управления. Структура является базой для организационного процесса и выполнения работ. свойством структуры любого органа является то, что она прямо или косвенно связана со всеми сторонами деятельности организации. Совершенствуя организационную структуру, можно совершенствовать и исполнение работ в туристском или гостиничном комплексе.

Выделяют различные виды организационных структур: линейную, функциональную, матричную и т.д. Для туристских и гостиничных комплексов наиболее характерны линейная, функциональная  и линейно-функциональная организационная структура. Крупными компаниями, ведущими дела в удаленных друг от друга регионах, может использоваться региональная организационная структура управления.

Ведущим началом конструирования структуры управления являются цели и задачи систем. Также при планировании организационной структуры необходимо учитывать некоторые объективные факторы: социально-экономические, организационно-экономческие, территориальные и т.д. Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов:

1. анализ организационной структуры;

2. проектирование организационной структуры;

3. оценка эффективности организационной структуры.

Разработка организационных структур управления может осуществляться различными методами: аналогией, экспертизы, структуризации целей, организационного моделирования и т.д.

Организационные структуры должны  удовлетворять определенным требованиям: оптимальности, оперативности, надежности, экономичности, гибкости, устойчивости.

При разработке организационной структуры необходимо соблюдать принципы проектирования. Следует иметь в виду, что на различных предприятиях используются разные принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

Анализ литературы по планированию организационных схем управления туристским и гостиничными комплексами показывает, что специалисты в сфере туризма считают данную тему актуальной и уделяют ей большое внимание. Планирование и построение организационных структур управления признает важнейшим элементом организации управления туристскими и  гостиничными комплексами.

Для туристских и гостиничных комплексов характерны следующие организационные структуры управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная. Приоритетными в настоящее время являются также региональная и сетевая структуры управления. Каждый вид организационной структуры управления имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому при проектировании организационных структур необходимо учитывать особенности уже существующей структуры управления туристскими и гостиничными комплексами. Сложности планирования организационных структур управления определяются тем, что любой туристский и гостиничный комплекс должен проектировать как уникальная система.

Построение организационной структуры управления туристскими и гостиничным комплексами осуществляется с учетом многих объективных факторов. К ним относятся как факторы окружающей среды, так и факторы  характеризующие сам туристский или гостиничный комплекс. В современных условиях основополагающим фактором успешного функционирования структуры управления становится высокий профессиональный уровень менеджеров в туризме.

В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления , которая бы наиболее полно отражала цели и задачи туристского и гостиничного комплекса.. Вновь созданная структура должна наилучшим образом позволять туристскому и гостиничному комплексу взаимодействовать с внешней средой, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Совершенство организационной структуры управления зависит от того, насколько при ее разработке соблюдались основные принципы проектирования. Существуют различные классификации общих принципов построения организационной структуры управления. В одном случае к ним относят полноту охвата функции управления, ответственность каждого подразделения за реализацию одной функции, минимум ступеней иерархической лестницы и равномерность нагрузки на подразделение; в другом - выделение функций и целей управления, сочетание централизации и автономности в организации структуры управления.

Одним из важнейших средств повышения эффективности деятельности туристских и гостиничных комплексов должно стать постоянное совершенствование организационной структуры управления на научной основе. Научно обоснованные структуры создают наиболее благоприятные условия для повышения эффективности, надежности и оперативности управления при снижении связанных с ним затрат.

При планировании и построении организационной структуры управления необходимо исходить из специфики деятельности конкретного туристского или гостиничного комплекса, но учитывая при этом практический опыт других фирм.

Поскольку туристские и гостиничные комплексы закономерно находятся в состоянии постоянного изменения и развития , то и структуры органов управления ими должны быть гибкими, отвечающими прогрессивным тенденциям развития туристской сферы деятельности.

Вопросы для самопроверки

1. Каковы  особенности различных видов организационных структур управления туристскими и гостиничными комплексами.

2. Каковы преимущества и недостатки линейной структуры управления?

Лекция "Отравление соединениями меди" также может быть Вам полезна.

3. Каковы преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры управления?

4. Для каких организаций предпочтительна региональная организационная структура?

5. Как организована структура внутренней сети туристской организации или гостиничного комплекса?

6. Какие факторы следует учитывать при построении организационной структуры управления гостиничным комплексом?

7. Методика проектирования организационных структур управления туристским и гостиничными комплексами.

8. Основные принципы планирования организационных структур управления туристскими и гостиничными комплексами.