Деловая информация в производственном и финансовом менеджменте

Все объекты АХД находят свое отражение в системе экономических показателей, которые формируются на основе данных хозяйственного учета. Данные хозяйственного учета являются основным источником информационного обеспечения анализа. Вместе с тем следует отметить, что анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.

К организации информационного обеспечения анализ предъявляет ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность и рациональность.

Смысл первого требования (аналитичность информации) заключается в том, что вся система экономической информации, независимо от источников поступления, должна соответствовать потребностям АХД.

То есть, информация должна полностью удовлетворять потребности аналитика как по направлению его исследования, так и по детализации. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться. На сегодняшний день это очевидно. Постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, появляются новые формы накопления и сохранения данных (имеется ввиду компьютерная техника).

Экономическая информация должна, как было отмечено, объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока - это единство информации, поступающей из разных источников.

Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должен регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

В чем сущность еще одного требования к информации - оперативности? Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать аналитику как можно быстрее. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ и т.д.

И, наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных.

Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является условием повышения эффективности АХД.

Претворение в жизнь управленческих решений на любом уровне практически невозможно без хорошо продуманной системы информации.

Наличие такой системы позволяет не просто знать необходимые для принятия каких-либо решений данные, но и иметь обратную связь, вовремя ощущать результаты этих решений. Подобная система дает возможность корректировать действия, направлять их в нужное русло.

Что же такое система информации?

Система информации - это организационно оформленная совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающая взаимосвязь между элементами системы управления в целях эффективного ее функционирования.

Информационные системы управления производством могут классифицироваться по следующим группам:

I. По степени сосредоточения информации:

централизованные;

децентрализованные.

II. По степени охвата информацией:

комплексные;

локальные.

III. По назначению информации:

экономическая;

организационная;

технологическая;

производственная;

социальная.

IV. По сложности информационных систем:

простые;

сложные.

V. По способам передачи информации:

личное общение;

документирование;

графические средства (сетевые графики);

электронные приборы и радиотехника.

VI. По механизации и автоматизации процесса обработки информации:

механизированные;

автоматизированные.

Информация может классифицироваться и по другим признакам.

Например, по источникам получения - внутренняя и внешняя; по характеру содержания - распорядительная и ознакомительная; по времени - постоянная, переменная, оперативная, прогностическая; по форме представления - цифровая, буквенная, кодированная; по возможности использования - полезная, избыточная, ложная и т.д.

Состав экономической информации

В зависимости от функций управления в системе экономической информации различаю нормативную, плановую, учетную и аналитическую. Состав ее можно представить в виде схемы

(см. схему 1.1)

┌────────────────────────────────────────────┬───┐

│ ЛИМИТЫ │ Н │

├────────────────────────────────────────────┤ 0 │

│ НОРМАТИВЫ ОБРАЗОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ │ Р │ ┌───┐

│ ПОКАЗАТЕЛЕЙ. │ М │─┐ │ Э │

│────────────────────────────────────────────┤ А │ │ │ К │

│ ФИНАНСОВЫЕ И РАСЧЕТНЫЕ НОРМАТИВЫ │ Т │ │ │ О │

│────────────────────────────────────────────┤ И │ │ │ Н │

│ НОРМАТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ │ В │ │ │ О │

│ РЕСУРСОВ │ Н.│ │ │ М │

└────────────────────────────────────────────┴───┘ │ │ И │

┌────────────────────────────────────────────┬───┐ │ │ Ч │

│ ОПЕРАТИВНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ │ П│ │ │ Е │

├────────────────────────────────────────────┤ Л│ │ │ С │

│ ТЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ │ А│ │ │ К │

├────────────────────────────────────────────┤ Н├─┤ │ А │

│ ПЕРСПЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ │ О│ │ │ Я │

├────────────────────────────────────────────┤ В│ │ │ │

│ ПРОГНОЗНАЯ │ А│ │ │ │

│ │ Я│ │ │ И │

└────────────────────────────────────────────┴───┘ │ │ Н │

┌────────────────────────────────────────────┬───┐ │ │ Ф │

│ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА │ У │ │ │ О │

├────────────────────────────────────────────┤ Ч │ │ │ Р │

│ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА │ Е ├─┤ │ М │

├────────────────────────────────────────────┤ Т │ │ │ А │

│ СТАТИСТИЧЕСКОГО УЧЕТА │ Н.│ │ │ Ц

└────────────────────────────────────────────┴───┘ │ │ И │

┌────────────────────────────────────────────┬───┐ │ │ Я │

│ ОПЕРАТИВНОГО АНАЛИЗА │ А │ │ 6└───┘

├────────────────────────────────────────────┤ Н │ │

│ РЕТРОСПЕКТИВНОГО АНАЛИЗА │ А │ │

├────────────────────────────────────────────┤ Л ├─┘

│ ПЕРСПЕКТИВНОГО АНАЛИЗА │ И │

│ │ Т.│

└────────────────────────────────────────────┴───┘

Недостаток в хозяйственной информации в определенной мере восполняется за счет экономического анализа, в процессе которого осуществляется осмысление тех или иных показателей.

В ходе анализа возникают новые показатели, отсутствующие в плане и учете: индексы, коэффициенты, различные средние величины, показатели корреляции и др., что намного облегчает выбор управленческого решения.

В современных условиях, когда народное хозяйство переходит к рынку, возникает острая необходимость в перестройке системы информации. Рыночная экономика требует надежной, достоверной информации, новых методов анализа.

Вывод. Итак, в данном вопросе мы рассмотрели требования, которые предъявляет анализ к информации, что собой представляет понятие "система информации", классификацию информации по различным признакам, а также состав экономической информации.

Во втором учебном вопросе рассмотрим подробно целый ряд источников экономической информации.

2. ИСТОЧНИКИ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Источники АХД предприятия подразделяются на:

- плановые;

- учетные;

- внеучетные.

Рассмотрим более подробно каждый из указанных источников.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

К источникам информации учетного характера относятся все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Следует иметь ввиду, что в общей совокупности около 2/3 всего ее объема составляют данные бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет осуществляет систематическое, сплошное и взаимосвязанное наблюдение, измерение, регистрацию и обобщение:

- хозяйственных средств;

- источников их образования;

- и операций; вызывающих изменение в составе этих средств и источников.

Его применяют на всех предприятиях, учреждениях и организациях, не зависимо от форм собственности.

В бухгалтерском учете формируется информация:

- о наличии и движении различных видов материальных ценностей и денежных средств, которыми располагает хозяйство;

- об объеме производства и реализации продукции;

- о себестоимости продукции;

- о состоянии расчетов с другими предприятиями и организациями и частными лицами;

- о затратах на изготовление материала;

- о величине уставного капитала, кредитов банка;

- о результатах хозяйственной деятельности.

Все данные бухгалтерского учета строго обоснованы, формируются на основе документов и поэтому имеют юридическую силу. В бухгалтерском учете формируются, главным образом, показатели объемного характера. При этом применяются натуральные, трудовые и стоимостные измерители.

Таким образом, бухгалтерский учет, в отличии от других видов учета имеет свои особенности:

- во-первых, он является строго документальным. Это означает, что каждая запись должна быть обоснована документом;

- во-вторых, бухгалтерский учет является сплошным, так как учитывает все хозяйственные средства предприятия и все хозяйственные операции;

в-третьих, в отличии от оперативно-технического и статистического учета, бухгалтерский учет является непрерывным и точным.

Отчетность - это заключительный элемент метода бухгалтерского учета.

В состав бухгалтерской отчетности включаются следующие документы:

а) бухгалтерский баланс ф. N 1;

б) отчет о прибылях и убытках ф. N 2;

в) пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках и др.

Основным источником информации для анализа финансового состояния предприятия является бухгалтерский баланс (ф. N 1) и поэтому иногда анализ финансового состояния называют анализом баланса.

Наиболее важными задачами анализа баланса являются:

1) оценка доходности (рентабельности) капитала;

2) оценка степени деловой (хозяйственной) активности предприятия;

3) оценка рыночной устойчивости;

4) оценка ликвидности баланса и платежеспособности предприятия.

Баланс позволяет оценить эффективность размещения капитала

предприятия, его достаточность для текущей и предстоящей хозяйственной деятельности, оценить размер и структуру заемных источников, а также эффективность их привлечения. Анализ бухгалтерской отчетности является неотъемлемой частью большинства решений, касающихся кредитования, инвестирования и др.

Показатели формы N 2 "Отчет о финансовых результатах", а с 1997г. "Отчет о прибылях и убытках" используются для оценки финансового состояния предприятия.

Форма N 2 содержит сведения о текущих финансовых результатах деятельности предприятия за отчетный период. Здесь показаны величина балансовой прибыли или убытков и слагаемые этого показателя:

- прибыль (убыток) от реализации продукции;

- финансовый результат от прочей реализации (от реализации основных средств и нематериальных активов) и др. финансовых операций;

- доходы и расходы от прочих внереализационных операций (штрафы, убытки от безнадежных долгов и т.п.).

В форме N 2 представлены также затраты предприятия на производство реализованной продукции (работ, услуг) по полной или производственной себестоимости, коммерческие расходы, управленческие расходы и т.д.

Отчет о финансовых результатах является важнейшим источником информации для анализа показателей рентабельности продукции, определение величины чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия и других показателей.

Таким образом бухгалтерская отчетность предприятия служит основным источником информации о его деятельности. Тщательное изучение бухгалтерских отчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работе предприятия, помогает наметить пути совершенствования его деятельности. Полный всесторонний анализ отчетности нужен, прежде всего, собственникам и администрации предприятия для принятия решения об оценке своей деятельности.

Пользователями бухгалтерской (финансовой) отчетности являются также инвесторы, поставщики, кредиторы, банки, заказчики, органы законодательной и исполнительной власти, общественность.

Инвесторов и их консультантов более всего интересует информация, позволяющая оценить перспективы развития предприятия, его

финансовую устойчивость, способность выплачивать объявленные дивиденды.

Для поставщиков, кредиторов и банков наиболее важной является информация о платежеспособности, т.е. сведения о денежных средствах, запасах готовой продукции, дебиторской задолженности, первоочередных обязательствах.

Органы государственной власти и управления заинтересованы в получении информации, необходимой для выработки налоговой политики, решения социальных вопросов и т.д.

Общественные организации и местные органы самоуправления используют финансовую отчетность для обеспечения занятости населения, контроля за полнотой уплаты местных налогов, определения направления развития регионов.

Статистика. При помощи статистики дают количественную и качественную оценку массовым явлениям, происходящим на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Для характеристики изучаемых явлений с целью их всестороннего анализа используется обширный круг показателей, где наряду с

объемными показателями (абсолютными величинами) значительное место занимают относительные и средние величины.

Статистика изучает общественные явления не только путем сплошного наблюдения, когда учитываются все изучаемые явления, но и путем широкого использования выборочного наблюдения.

Использование выборочного обследования позволяет значительно сэкономить силы и средства, что имеет немаловажное значение. Наряду с экономией ресурсов выборочное наблюдение позволяет значительно ускорить получение необходимых данных, что очень важно, особенно в условиях изменяющейся социально-экономической ситуации.

На практике многие задачи можно решить лишь с помощью методологии выборки. Например, исследование качества продукции.

Наконец, важным фактором превращения выборочного наблюдения в важнейший источник статистической информации является его приемлемая точность, когда факторы времени и стоимости делают сплошное обследование нецелесообразным.

Кроме сплошного и выборочных наблюдений статистика использует для получения дополнительной информации метод группировки, исчисляет средние величины, индексы и т.д. При этом применяются различные измерители: натуральные, трудовые, денежные.

Оперативный учет на предприятиях и в организациях используется для непосредственного наблюдения за отдельными хозяйственными процессами с целью оперативного управления ими.

Информация, формируемая оперативным учетом, отражает:

- техническое обеспечение предприятия;

- выполнение предприятиями плана выпуска продукции;

- использование рабочей силы и состав работающих;

- загрузки оборудования, его простои;

- соблюдение договоров с поставщиками и покупателями;

- движение полуфабрикатов по операциям технологического цикла и т.д.

Ведется оперативный учет работниками самых различных структурных подразделений предприятия. При этом используются натуральные, трудовые и денежные измерители.

Формы отражения информации оперативного учета разнообразны: рапорты, графики, сводки, справки. В настоящее время для таких целей широко применяются технические средства: счетчики, индикаторы, табло, телеэкраны и и.д. Методы его ведения не регламентируются вышестоящими органами. Они носят локальный характер или регламентируются инструкциями и положениями, разработанными конкретно для данного предприятия.

Информацию оперативного учета следует рассматривать как дополнение к информации бухгалтерского учета.

Таким образом, особенностями оперативного учета являются:

1) быстрота получения сведений, позволяющая активно влиять

на хозяйственные процессы;

2) простота его способов и приемов.

Сведения оперативного учета, как правило, срочные.

К внеучетным источникам анализа относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязаны пользоваться предприятия: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйств.

2. Хозяйственно-правовые документы:

- договора;

- соглашения;

- решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива.

4. Материалы изучения передового опыта из разных источников (радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных исследований состояния производства на отдельных местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7. Устная информация.

Выводы по вопросу: Таким образом, основными источниками анализа хозяйственной деятельности предприятия являются источники учетного характера, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности.

Ведущая роль принадлежит бухгалтерскому отчету, который представляет собой систему экономических показателей, характеризующих работу предприятия за отчетный период.

Чтобы проанализировать работу предприятия за отчетный период необходимо аналитику уметь читать бухгалтерский баланс и другие документы, входящие в состав бухгалтерской отчетности.

3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ

Развитие рыночных отношений в стране привело к повышению роли управления финансами в общем процессе управления экономикой.

Финансовый менеджмент - управление финансами, т.е. процесс управления денежным оборотом, формированием и использованием финансовых ресурсов предприятий.

Эффективность управления финансами в значительной мере зависит от используемой информационной базы. В свою очередь, формирование информационной базы финансового менеджмента на предприятии представляет собой процесс целенаправленного подбора соответствующих информационных показателей, ориентированных как на принятие стратегических решений, так и на эффективное текущее управление финансовой деятельностью.

Вся совокупность показателей, включаемых в информационную базу финансового менеджмента, может быть классифицирована на 4 группы применительно к практической деятельности конкретного предприятия.

К первой группе относятся показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны. Система показателей этой группы служит для прогнозирования условий внешней среды функционирования предприятия при принятии стратегических решений в области финансовой деятельности.

К данной группе относятся следующие показатели:

- объем доходов и расходов государственного бюджета;

- объем размера бюджетного дефицита;

- объем эмиссии денег;

- денежные доходы населения;

- вклады населения в банках;

- индекс инфляции;

- учетная ставка ЦБ России.

Формирование показателей этой группы основывается на публикации данных государственной статистики.

Ко второй группе относятся основные информативные показатели, характеризующие отраслевую принадлежность предприятия.

Система показателей данной группы служит для принятия управленческих решений по вопросам оперативной финансовой деятельности.

К данной группе относятся следующие показатели:

- индекс цен на продукцию;

- ставка налогообложения прибыли по основной деятельности;

- общая стоимость активов, в том числе оборотных;

- общая сумма используемого капитала, в том числе собственного;

- объем произведенной (реализованной) продукции и др.

К данной группе целесообразно отнести показатели, характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов.

Источником формирования показателей этой группы служат публикации отчетных материалов в прессе, платные бизнес-справки, предоставляемые на рынке информационных услуг.

К третьей группе относятся показатели, характеризующие конъюнктуру финансового рынка.

Система информативных показателей этой группы служит для принятия управленческих решений в области формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций, осуществления краткосрочных финансовых вложений и других операций.

К данной группе относятся следующие показатели:

- виды основных котируемых фондовых инструментов (акции, облигации и т.д.), обращающихся на биржевом и внебиржевом фондовом рынке;

- котируемые цены спроса и предложения основных видов фондовых инструментов;

- цены и объемы сделок по основным видам фондовых инструментов;

- сводный индекс динамики цен на фондовом рынке;

- депозитные и кредитные ставки коммерческих банков;

- официальные курсы отдельных валют и т.д.

Источником формирования системы показателей этой группы при необходимости ежедневного использования служат публикации коммерческих изданий.

К четвертой группе относятся показатели, формируемые из внутренних источников информации предприятия по данным управленческого и финансового учета.

Система показателей данной группы составляет основу информационной базы финансового менеджмента.

На основе этой системы показателей производится анализ прогнозирования, планирования и принятие оперативных управленческих решений по всем направлениям финансовой деятельности предприятия.

Преимуществом показателей этой группы являются унифицированность, регулярность формирования, высокая степень достоверности и надежности, что определяется соответствующим статусом финансовой отчетности и обобщенными финансовыми показателями, рассчитанными на ее основе.

Показатели финансового учета агрегируются в финансовую отчетность и финансовые показатели, рассчитанные на ее основе. Финансовая отчетность по назначению должна выполнять функции инструмента взаимодействия предприятия и рынка с тем, чтобы рынок стал эффективным источником финансовых ресурсов предприятия.

Эффективность использования информационной базы финансовым менеджером зависит от состояния информационных потоков.

Информационные потоки - совокупность передаваемых сообщений, осуществляющих связь между элементами системы управления.

По направлению движения информации различают потоки: - горизонтальные, связывающие органы управления различных уровней; - вертикальные, подразделяющиеся на нисходящие и восходящие.

Нисходящие потоки представляют собой командную информацию (прямая связь), формируемую на основе указаний вышестоящих органов управления исходя из анализа состояния объекта управления.

Восходящие потоки являются в системе управления обратной связью, несущей информацию о результатах выполнения полученных команд. Кроме того, информационные потоки можно подразделить по составу на:

стандартные;

нестандартные.

Под стандартными потоками информации подразумеваются такие, которые имеют постоянную периодичность и заранее известный состав (например, отчеты предприятий). Стандартные потоки имеют в основном вертикальную направленность.

Нестандартные потоки имеют неизвестный заранее состав. Примером нестандартных потоков могут являться разовые запросы от всевозможных органов. Соотношение вертикальных и горизонтальных, стандартных и нестандартных информационных потоков выглядит следующим образом:

Потоки

Вертикальные

Горизонтальные

стандартные

нестандартные

Следует немного сказать об обеспечении защиты секретной информации. Недаром говорится: "Хорошая идея ценнее кошелька, набитого золотом, а украсть ее легче". Информацию похищают, происходит утечка информации. При этом наиболее вероятными ее источниками является:

а) персонал, имеющий доступ к информации;

б) документы, содержащие эту информацию;

в) технические средства и системы обработки информации, в том числе линии связи, по которым она передается.

Секретная информация должна быть защищена. Существует три общепринятых метода защиты:

- патент;

- авторское право;

- коммерческая тайна.

При охране информации от прямого хищения или уничтожения прибегают к мерам физической защиты (замки на дверях, решетки на окнах, различные механические и электронные устройства охраны зданий и помещений).

Физические меры защиты, как правило, применяются в совокупности с административными. К ним относятся:

1) организация соответствующего режима секретности;

2) организация пропускного и внутреннего режима;

3) создание службы безопасности;

Люди также интересуются этой лекцией: Споры вокруг Норманнской теории.

4) обучение и инструктаж персонала.

Объективные потребности фирмы, банка, страховой компании и пр. в обеспечении защиты секретной информации определяются рядом факторов, а именно:

а) обострением конкурентной борьбы на рынке товаров и услуг;

б) важностью сохранения секретной информации в течение определенного периода;

в) возможность проверить каждый из вероятных каналов утечки информации и, в первую очередь, по конкретным служащим. В данном вопросе мы ознакомились с понятием "финансовый менеджмент", рассмотрели информационное обеспечение финансового менеджмента, информационные протоки и их содержание, а также затронули вопрос защиты секретной информации.

В целом, рассмотрев систему и виды экономической информации, источники анализа хозяйственной деятельности и информационное обеспечение финансового менеджмента, пришли к выводу, что без деловой информации в производственном и финансовом менеджменте невозможно достичь успеха в производственно-хозяйственной деятельности.

Поделитесь ссылкой:

Популярные услуги

Деловая информация в производственном и финансовом менеджменте

Рекомендуемые материалы

Рекомендуемые лекции