Организация работы с наличными денежными средствами и ценностями

4.3. Организация работы с наличными денежными средствами и ценностями

• Организация кассовой работы • Хранение и ревизия денеж­ных и иных ценностей • Порядок формирования и упаковки банк­нот и монет

4.3.1. Общие вопросы организации кассовой работы

Для осуществления комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения опера­ций с наличными денежными средствами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуе­мых ими, создают оборудованные и технически укрепленные по­мещения. К ним относятся:

• хранилища ценностей кредитной организации, хранилища ценностей клиентов — специально оборудованные кладовые или сейфы в сейфовых комнатах, соответствующие требованиям дей­ствующих государственных стандартов;

• операционные кассы (приходные, расходные, приходно-рас­ходные и другие);

• кассы пересчета;

• вечерние кассы;

• помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам;

• помещения для клиентов.

Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость уста­новки банкоматов, электронных кассиров, автоматических сей­фов определяются руководителем кредитной организации.

Рекомендуемые материалы

Техническая укрепленность помещений кредитных организа­ций для совершения операций с ценностями должна обеспечивать защиту жизни персонала, сохранность денежной наличности и ценностей. Для этого указанные помещения должны быть осна­щены охранной, пожарной и тревожной сигнализацией с выво­дом сигналов на пост охраны кредитной организации.

Руководитель кредитной организации обеспечивает сохранность денежных средств и ценностей, организацию кассового обслужи­вания клиентов, контроль за оприходованием денежной налич­ности, поступившей в кассы кредитной организации, и несет от­ветственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Непосредственное выполнение операций с наличными денеж­ными средствами осуществляют кассовые и инкассаторские ра­ботники.

С должностными лицами, ответственными за сохранность цен­ностей, кассовыми и инкассаторскими работниками заключают­ся договоры о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходно-расходных кас­совых документов, — образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организа­ции.

Кассовым работникам запрещается:

• передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;

• выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работ­ников при отсутствии вышеуказанной системы контроля;

• хранить свои денежные средства и другие ценности вместе с денежными средствами и ценностями кредитной организации.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денежных средств клиентам с их банковских счетов устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличности в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денежных средств в кассе не должен быть ниже установленного.

Минимальный остаток денежной наличности в операционной кассе устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка России, исходя из объема оборота налич­ных денежных средств, проходящих через кассу, графика поступ­ления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы.

4.3.2. Хранение денежных средств и других ценностей в кредитных организациях

Наличные денежные средства операционной кассы и другие ценности кредитной организации хранятся в хранилищах ценно­стей. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа.

Ключи от хранилища ценностей находятся у должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, производят опечатывание (опломбирование) хранилищ ценно­стей.

Хранилище ценностей может оборудоваться охранной сигна­лизацией с выводом контрольного сигнала на пульт централизо­ванной охраны, оборудованный на базе программно-технических средств, обеспечивающих возможность круглосуточного контро­ля открытия (закрытия) хранилища ценностей в режиме реаль­ного времени с использованием систем охраны.

Хранилища ценностей должны иметь дубликаты ключей, ко­торые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответствен­ных за сохранность ценностей.

Порядок и место хранения пакета с дубликатами ключей от хранилища ценностей определяются распорядительным докумен­том кредитной организации.

В случаях изъятия из мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия. Акт приобщается к мемориальному ордеру.

Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сей­фов, тележек внутри хранилища, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, а также неиспользуемые в работе и неисправные ключи от средств хранения, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохран­ность ценностей, хранятся вместе с описью в хранилище ценно­стей.

Для хранения наличных денежных средств и других ценно­стей в течение рабочего дня кассовые работники кредитной орга­низации обеспечиваются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа, специальными столами, имеющими индивидуальные секреты замков (индивидуальные средства хра­нения).

Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штам­пов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми

работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.

Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии предста­вителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, зам­ки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.

В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается дол­жностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи.

Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.

Банкноты хранятся упакованными в пачки, монета — в мешки.

Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованны­ми в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются).

Бланки хранятся упакованными по их видам в пачки.

Иностранная валюта хранится отдельно от денежных знаков Банка России и других ценностей.

Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитывают­ся в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценно­стей.

Книги ведутся заведующим кассой и в течение дня хранятся у него, по окончании дня — в хранилище ценностей.

Перед закрытием хранилища должностные лица, ответствен­ные за сохранность ценностей, проверяют:

• все ли ценности, ценные бумаги, книги и документы внесе­ны в хранилище;

• заверены ли остатки, указанные в книге (книгах) учета де­нежной наличности и других ценностей, главным бухгалтером (его заместителем);

• все ли металлические шкафы, стеллажи, сейфы и тележки, используемые для хранения ценностей, по окончании операций, независимо от наличия в них ценностей, закрыты на ключ.

Хранилище закрывается должностными лицами, ответствен­ными за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в при­еме хранилища под охрану. Контрольный журнал хранится у заве­дующего кассой.

Необходимость присутствия представителя охраны при откры­тии и закрытии хранилища ценностей, оборудованного системой охраны, определяется руководителем кредитной организации со­вместно с организацией, осуществляющей охрану кредитной орга­низации.

4.3.3.Ревизия ценностей и проверка организации кассовой работы

Ревизия ценностей в операционной кассе кредитной организа­ции производится:

• не реже одного раза в квартал, а также ежегодно по состоя­нию на 1 января;

• при смене или временной смене должностных лиц, ответ­ственных за сохранность ценностей;

• в других случаях по усмотрению руководителя кредитной орга­низации.

По распорядительному документу кредитной организации ре­визия может производиться самой кредитной организацией (ко­миссией, состав которой определяется указанным распорядитель­ным документом). Один из членов комиссии назначается ее руко­водителем. Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей.

Наряду с ревизией ценностей в операционной кассе кредит­ной организации (филиала), а также во внутреннем структурном подразделении может производиться проверка организации кас­совой работы.

Проведение ревизий и проверок не должно нарушать нормаль­ного кассового обслуживания клиентов кредитной организации.

О произведенной ревизии ценностей составляется акт за под­писями всех работников, участвовавших в ревизии, и должност­ных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Причины всех выявленных расхождений фактического нали­чия ценностей с данными учета выясняются немедленно и указы­ваются в акте или оформляются объяснительными записками. Принимаются меры к устранению этих расхождений. На сумму выявленного излишка (недостачи) оформляется приходный (рас­ходный) кассовый ордер. Во всех случаях принимаются меры к взысканию выявленной недостачи.

4.3.4. Порядок формирования и упаковки банкнот и монет

В кредитных организациях на территории Российской Федера­ции применяется единый порядок формирования и упаковки руб­левой денежной наличности.

Рассортированные по достоинствам и годам образца годные и ветхие банкноты, а также годная к обращению и дефектная монета формируются и упаковываются кассовыми работниками отдельно.

Каждые 100 листов банкнот одного достоинства формируются в корешки и обандероливаются в зависимости от способа упаковки пачки крестообразно или кольцевой поперечной бандеролью установленного образца, имеющей стандартные реквизиты: «Банкноты Банка России», сумма, количество и достоинство банкнот, год образца, «Без гарантии. При получении пересчитывать». На бандероли проставляются: полное официальное или сокращен­ное наименование кредитной организации (кредитной организа­ции и филиала; кредитной организации, филиала и внутреннего структурного подразделения), банковский идентификационный код расчетно-кассового центра, осуществляющего кассовое об­служивание кредитной организации (филиала), дата, именной штамп и подпись кассового работника, производившего сорти­ровку и пересчет банкнот.

Каждые 10 корешков одного достоинства формируются в пол­ную пачку по 1 000 листов, которая снабжается верхней и нижней накладками из картона.

Верхняя накладка имеет стандартные реквизиты: «Банкноты Банка России», сумма, количество и достоинство банкнот, год образца. При формировании пачки банкнот на верхней накладке проставляются: полное официальное или сокращенное наимено­вание кредитной организации (кредитной организации и филиа­ла; кредитной организации, филиала и внутреннего структурного подразделения), БИК расчетно-кассового центра, осуществля­ющего кассовое обслуживание кредитной организации (филиа­ла), дата упаковки, именной штамп и подпись кассового работ­ника, считавшего и формировавшего банкноты в пачки.

Полные корешки одного достоинства, из которых нельзя сфор­мировать полные пачки, упаковываются в неполные пачки. На верх­ней накладке неполной пачки проставляются: полное официаль­ное или сокращенное наименование кредитной организации, бан­ковский идентификационный код расчетно-кассового центра, осуществляющего кассовое обслуживание кредитной организации, дата, именной штамп и подпись кассового работника, надпись «Банкноты Банка России», сумма (цифрами и прописью), коли­чество и достоинство банкнот, год образца.

Полные и неполные корешки разного достоинства формируют­ся в сборные пачки, которые не могут содержать более 1 000 листов. На верхних накладках сборных пачек указываются: полное офи­циальное или сокращенное наименование кредитной организа­ции, год образца выпуска, количество и сумма банкнот каждого достоинства, общая сумма, дата, именной штамп и подпись кас­сового работника, производившего пересчет и упаковку пачки, а также надпись «Сборная».

Пачка из корешков, обандероленных крестообразно, обвязывается шпагатом без узлов и надрывов крестообразно двойной вязкой на четыре глухих узла и снабжается пломбой. Оттиск на пломбе имеет следующие реквизиты: сокращенное наименование кредитной организации или ее банковский идентификационный код и номер пломбира кассового работника.

Пачка из корешков, обандероленных крестообразно или коль­цевой поперечной бандеролью, упаковывается в полиэтиленовый рукав (пакет).

На сварочном шве рукава, пакета проставляется оттиск (от­тиски) клише с реквизитами: полное официальное или сокра­щенное наименование кредитной организации или ее банковский идентификационный код.

Монета расфасовывается кассовыми работниками по достоин­ствам в полные и неполные мешки без наружных швов. Горловина мешка прошивается и плотно завязывается шпагатом без узлов и надрывов. Концы шпагата завязываются глухим узлом с наложе­нием пломбы. На ярлыках к мешкам с монетой проставляются: полное официальное или сокращенное наименование кредитной организации, банковский идентификационный код расчетно-кас­сового центра, дата упаковки, сумма, достоинство монеты, имен­ной штамп и подпись кассового работника.

Монета разного достоинства может формироваться в сборные мешки. Максимальная сумма вложения монеты в один мешок опре­деляется заведующим кассой, исходя из допустимых в весовом отношении пределов нагрузки на кассовых работников. На ярлы­ках к сборным мешкам с монетой дополнительно проставляются суммы монеты по каждому достоинству, а также надпись «Сбор­ный».

При частичном изъятии монеты или дополнительном вложе­нии ее в мешок остаток монеты пересчитывается кассовым работ­ником по кружкам. Мешок заново пломбируется, к нему прикреп­ляется ярлык за подписью кассового работника, сформировавше­го его.

На бандеролях корешков и верхних накладках пачек с ветхими банкнотами, на ярлыках к мешкам с дефектной монетой простав­ляется надпись «Ветхие», «Дефектные».

Банкноты и монета иностранных государств формируются от­дельно по каждому наименованию валюты и по номиналам.

В случае обнаружения при пересчете пачек банкнот, мешков с монетой иностранных государств излишка, недостачи или сомни­тельного денежного знака оформляется акт, который подписыва­ется кассовым работником, производившим пересчет наличной иностранной валюты, и лицами, присутствовавшими при пере­счете.

Контрольные вопросы

1. Как осуществляется комплексное кассовое обслуживание физиче­ских и юридических лиц?

Вам также может быть полезна лекция "4 Проблемы развития логистики в оптовой торговле".

2. Какие операции запрещаются кассовым работникам?

3. Как устанавливается минимальный остаток наличных денег в опе­рационной кассе?

4. Как хранятся банковские ценности в рабочее и в нерабочее время?

5. Каков порядок ревизии ценностей и проведения проверок кассовой работы?

6.            Каков порядок формирования банкнот и монет?

7.            Какова особенность формирования ветхих банкнот и дефектных монет?