Вопросы/задания к заданиям: Система управления

Инструкция для участника

Уважаемый участник, в рамках данного практического задания Вам нужно погрузиться в описанную рабочую ситуацию и выполнить задания. Внимательно ознакомьтесь с описанием ситуации и выполните задания, предложенные ниже. При необходимости Вы можете делать пометки в тексте.

Описание ситуации

Вы работаете заместителем руководителя аналитического отдела одного из департаментов, и недавно Вам поручили возглавить отдел в связи с уходом на пенсию начальника. Отдел состоит из 7 сотрудников (Марина, Ирина, Светлана, Мария, Егор, Максим, Татьяна).

Сегодня, придя на работу в 08:30 утра, Вы узнали, что Вашему отделу было поручено организовать встречу комиссии аудиторов. Комиссия приедет сегодня в 14:00 и будет работать в помещении, в котором располагаются сотрудники, соответственно, нужно организовать несколько дополнительных рабочих мест.

Также Вы планировали сегодня подготовить аналитический отчет по данным из диаграммы (рис. 1), который Вы должны презентовать завтра в 9:00. Вам необходимо проанализировать ситуацию в отделе, предложить решение текущих проблем, выработать стратегию работы в связи с увеличением нагрузки, в том числе на интернет-приемную Вашего отдела.

Данные по количеству обращений граждан через разные форматы (личный прием, электронные обращения, письменные) в Ваше подразделение

После проведения анализа Вы планировали поручить Марии оформить выводы в презентации, но она ушла на больничный.

Поработав немного в должности начальника, Вы выяснили, что за последний год стали появляться недостатки работы Ирины, которая осуществляет работу с электронными заявлениями. Она часто засиживается допоздна, при этом иногда задерживает сроки предоставления отчетности. Данные из личного дела говорят о том, что Ирина- высококвалифицированный сотрудник, который всегда выполнял все поручения качественно и вовремя. Но при этом она никогда не обращается за помощью, даже если не успевает выполнить задачи.

Также после вступления в должность Вам необходимо определиться с кандидатурой на должность своего заместителя. Кандидатов у Вас два: Светлана и Татьяна. Светлана -молодой и амбициозный сотрудник, который показал себя с хорошей стороны. Татьяна – опытный и скрупулёзный сотрудник, который отлично знает весь функционал, и поэтому именно она сводит все данные и формирует итоговые отчеты отдела. Но иногда она нарушает установленные сроки. На возмущение коллег Татьяна ответила, что не может отдельно подавать отчеты опытных специалистов и отдельно результаты работы молодых сотрудников, так как от нее требуют сводные данные. Поэтому задержки происходят не по ее вине, а потому что у новичков много ошибок, и все отчеты приходится задерживать.

Ситуации с задержкой отчетов влияют на квартальные премии всех сотрудников, из-за чего в отделе накалилась атмосфера: коллеги начали конфликтовать, обвинять друг друга в некомпетентности.

Задания для участника

1. Выделите основные задачи и составьте детальный план дня, заполнив все данные в таблице (при необходимости можно изменить форму таблицы: добавить/удалить строки и столбцы, добавить комментарии и пометки).

1. Сформулируйте задачу по подготовке презентации одному из сотрудников, который ранее не занимался презентациями, в формате прямой речи – так, как Вы бы проговорили задачу сотруднику, пригласив его к себе лично.
   • Вы решили дать обратную связь одному из сотрудников, который совершает ошибки, в какой
   • последовательности эффективнее ее давать? Выберите подходящий вариант и аргументируйте свой выбор:
     • Опишите поэтапно и максимально подробно, каким образом Вы будете решать ситуацию с конфликтами в отделе? Какие меры необходимо предпринимать для эффективной работы в команде, на Ваш взгляд?
       • Оцените действия, которые может предпринять руководитель для сплочения команды и решения конфликтов на работе. Поставьте галочку в соответствующем столбце.
         • Приведите конкретные примеры из своей профессиональной деятельности/ жизненного опыта, когда Вы:
           • Для подготовки аналитического отчета Вам необходимо проанализировать данные графика на рис. 1 и ответить на вопросы:
             • Каким образом Вы повлияете на ситуацию с ошибками в работе Ирины? Опишите свои действия и предложите управленческое решение, которое позволит наладить порядок ее работы и, соответственно, повысит эффективность Вашего отдела.
               • Рассчитайте, на сколько процентов количество всех обращений в 2023 г. увеличилось по сравнению с 2022 годом?
                 • Проанализируйте прописанные ниже риски: проранжируйте риски по степени их вероятности (высокая, средняя, низкая), а также предложите возможные пути их решения.
                   • Для разрешения ситуации с увеличением обращений граждан через интернет-портал, Вашему отделу были выделены материальные ресурсы. Выделенных средств хватит на реализацию нижеперечисленных вариантов действий. Выберите наиболее эффективный, с Вашей точки зрения:
                     1. Для улучшения работы интернет-приемной Вашего отдела руководство поручило Вам разработать проект по улучшению эффективности интернет-приемной и презентовать данный проект на совещании. По результатам совещания будет принято решение о финансировании проекта.

                   • Ваша задача: составить проект*, в котором должно быть представлено, как Вы предлагаете решить проблему увеличения нагрузки на интернет-приемную и улучшили работу отдела.

                     • Представьте, что Ваш проект одобрили, и Вам необходимо внедрить нововведения в работу отдела. Опишите максимально подробно, как поэтапно необходимо внедрять изменения? Как Вы считаете, какие факторы необходимо учитывать при внесении изменений в работу отдела?
                       • Ответьте на следующие вопросы, опираясь на Ваш личный опыт: