Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления, страница 10

Цель разработки ИО ИТ — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности своевременности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию представление информации, которые отвечали бы требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

В составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

4.2. Информационное обеспечение управления

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей менеджмента предназначена для отражения функций управления, связанных планированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

• общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;

• отраслевые, единые для конкретной отрасли;

• региональные, единые для данной территории;

• локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения. Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном Порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации. Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.

Пересмотрены и утверждены новые государственные стандарты на ряд специальных унифицированных систем документации: плановую документацию, по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую документацию и др.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

4.3. Компьютерное информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных.

При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться двумя способами – непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. Принцип интеграции предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД), где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ различных пользователей.

Таким образом, банк данных (БнД) — это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Любой банк данных в своем составе всегда содержит следующие два основных компонента: базу данных (БД), которая есть не что иное, как даталогическое представление информационной модели предприятия и систему управления базой данных (СУБД). С помощью СУБД реализуются централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним и поддержание их в состоянии, соответствующем состоянию предметной области.

Хранилище данных – это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному ю принятие решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность этой новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище характеризуются следующими свойствами:

• предметная ориентация – данные организованы согласно предметной области, а не приложения;

• интегрированность – данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;

• упорядоченность во времени – данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;

• большой объем и сложные взаимосвязи данных.

В информационных хранилищах используются статистические технологии, генерирующие информацию об информации; процедуры суммирования; методы обработки электронных документов, аудио- видеоинформации, графов и географических карт.

Активно развивающейся областью использования компьютеров является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных областях науки и техники. База знаний представляет собой семантическую модель, предназначенную для представления в ЭВМ знаний, накопленных человеком в определенной предметной области.

Основные функции базы знаний:

• создание;

• актуализация, поддержание в достоверном состоянии;

• расширение, включение новых знаний;

• обработка, формирование знаний о текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом. Искусственный интеллект в настоящее время находит применение в таких областях, как планирование и оперативное управление производством, выработка оптимальной стратегии поведения в соответствии со сложившейся ситуацией, экспертные системы и т. д.

Наиболее перспективным представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система — это компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем — формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Требуемые при этом данные могут извлекаться из создаваемой для решения функциональных задач базы данных. При формировании БЗ должны принимать участие специалисты — менеджеры высокой квалификации.

Экспертные системы, являющиеся в настоящее время наиболее распространенным классом систем искусственного интеллекта, обладают способностью рассмотреть большое число вариантов, чем это доступно человеку, при доскональном анализе ситуаций в той или иной предметной области и выдать «интеллектуальные» решения в сложных ситуациях, благодаря наличию в них баз знаний. Так, при разработке плана производства для уточнения номенклатуры планируемой к выпуску продукции целесообразно создать экспертные системы по оценке конъюнктуры рынка и оценке технического уровня продукции, связанные с довольно сложным анализом исходной информации.

Резюме

Понятие информации рассматривается как совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

К экономической информации предъявляются определенные требования: точность, достоверность, оперативность.

Единицы представления экономической информации. В экономической информации принято следующие единицы: реквизит (атрибут); составная единица информации (СЕИ); показатель; документ.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и обеспечения специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Основными носителями информации, используемыми в сфере управления, являются документы – материальные носители, содержащие информацию, оформленную в установленном порядке и имеющие юридическую силу. Документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам: организационно-распределительная и специальная.

Унифицированная система документации, утвержденная ГОСТом, предъявляет единые требования к построению документа, приспособлению его к требованиям компьютерной обработки.

Банк данных представляет собой систему специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно методических средств, предназначенных для централизованного накопления и коллективного использования данных.

База знаний — инструмент, предназначенный для представления компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. Для реализации ее функций разрабатываются программные средства, которые принято называть искусственным интеллектом. Искусственный интеллект используется для составления экспертных систем – программ, формализующих процесс принятия управленческих решений человеком.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое информация?

2. Приведите классификацию управленческой информации.

3. Дайте определения основных единиц информации.

4. Назовите основные требования к информационному обеспечению; менелжмета, раскройте его структуру.

5. Охарактеризуйте систему показателей менеджмента для каждого уровня управления.