102493 (Справочник по делопроизводству), страница 4

об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) — разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке Удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.). а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).

На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом).Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Наиболее часто структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управление деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих: функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямо! связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.

Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а «внутри» этих функций — по подразделениям участвующим в их реализации.

По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве ра¹ чих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, — наименования соответствующих подразделении

Разработка проектов табеля и альбома включает:

выбор способа представления информации о формах документе!

определение состава данных о формах документов, порядка оформления;

определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Уточним в этой связи, что табель форм документов обычно ставляется в табличной форме. В таблице, как правило, указываются: номер по порядку, наименование формы документа, коя форм документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД), наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись пли утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.

Подчеркнем, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности предприятия. Во внимание должны также приниматься и функциональное назначение табеля (альбома), и порядок их применения в повседневной работе.

Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными липами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. Общее методическое руководство подготовкой проектов осуществляет служба ДОУ и архив" предприятия. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию, и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия.

Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ. Табель и альбом тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.

Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:

при изменениях в законодательстве;

при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти);

при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре.

Кроме того, в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.

Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем пред-, приятия по представлению службы ДОУ.

В конечном счете применение табеля и альбома позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам предприятия, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией, ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и: этой основе — более высокую оперативность и надежность управления деятельностью предприятия. Примерная форма табеля форм документов представлена в таблице 3, а пример титульного листа: альбома форм документов — на стр. 63.

таблица3. Примерная форма табеля документов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « ВЕГА»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

личная подпись

А.А, Агеев

00.000000

АЛЬБОМ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Екатеринбург, 2005

Глава 5

ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

5.1 Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами

В рамках очередной главы пособия мы рассмотрим организацию оперативного управления документацией предприятия. Уточним, что оперативное управление — это управление, осуществляемое документами с момента их создания (поступления на предприятие) момента окончания сроков их текущего хранения.

В этой связи речь пойдет прежде всего о документообороте предприятия и его составляющих. Согласно стандартному определен документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия— от момента их создания (поступления на предприятие) момента помещения на текущее (оперативное) хранение.

В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на прeдприятия, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.

Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Для лучшего понимания сущности документооборота и особенностей оперативного управления документами на его основных этапах рассмотрим, какой путь совершают документы каждой из трех выделенных нами групп. Начнем с входящих документов, поступающих на предприятие в процессе так называемой внешней переписки.

5.1.1 Особенности организации управления входящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает: организацию доставки (получения) документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; регистрацию документов;

рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами— в пределах предоставленных полномочий) предприятия;

организацию исполнения документов.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпрограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.

Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на;

подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов:

регистрируемые и не регистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).

Рассмотрен не документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами — в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управление входящими документами, получаемыми непосредственно предприятием, имеет ряд особенностей. Так, в соответствии с Нормами времени на работы по ДОУ получение предприятием факсограмм сопровождается выполнением следующих действий: получение текста, его деление на листы формата А4, peгистрации передача по назначению (на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно на исполнение). Получение телеграмм включает: вручение под роспись с отметкой о дате и времени доставки, регистрацию, передачу по назначению (см. выше).

Содержание входящей телефонограммы записывается (печатается) уполномоченным работником предприятия на бланке (в журнале (книге) входящих телефонограмм), с указанием даты и времени приема, после чего передается по назначению. Сообщения электронной почты E-mail, как и другие документы, доставляемые на предприятие в электронном виде, подлежат копированию на автономный машинный носитель и распечатыванию. После сличения с оригиналом на предмет соответствия копия документа регистрируется и передается по назначению.

5.1.2 Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает;

прием надлежащим образом оформленных документов ОТ исполнителей (ответственных исполнителей); регистрацию документов; тиражирование документов; подготовку документов к отправке; сортировку документов; передачу документов.

Уточним, что организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всею надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка: