102493 (Справочник по делопроизводству), страница 9

32. Документирование: запись информации на различных носи
телях по установленным правилам.

1. Правила документирования: требования и нормы, устанавли
   вающие порядок документирования.

2. Система документации: совокупность документов, взаимосвя
   занных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы де
   ятельности, единых требований к их оформлению.

3. Унифицированная система документации (УСД): система доку
   ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содер
   жащая информацию, необходимую для управления в определенной
   сфере деятельности.

1. Вид письменного документа: принадлежность письменного
   документа к системе документации по признакам содержания и це
   левого назначения.

2. Наименование документа: обозначение вида письменного до
   кумента.

3. Оргашкашншно-рашорядительный документ: вид письменного
   Документа, в котором фиксируют решение административных и орга
   низационных вопросов, а также вопросов упраачения, взаимодействия,
   обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учрежде
   ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лии.

39. Реквизит документа: обязательный элемент оформления офи-
Циального документа.

40. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть
Реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси
мая при его изготовлении.

41. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть рек-
визита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ражение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

71. Дело: совокупность документов или документ. относящееся
к одному вопросу или участку деятельности, помешенные в отдел
ную обложку.

1. Формирование дела: группирование исполненных
   тон в дело в соответствии с номенклатурой дел и система
   документов внутри

2. Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствий
   с установленными правилами.

3. Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и co
   держании документов в деле.

4. Номенклатура дел: систематизированный перечень
   дел. заводимых в организации, с указанием сроков их храня!
   ним. оформленный в установленном порядке.

5. Индекс номер дела: цифровое
   вое обозначение дела п номенклатуре дел организации.
   на ею обложку.

2.3. Архивное дело

77. Архив: организация или ее структурное подразделен,
шестштяюшие прием и хранение архивных документов с полью
пользования.

1. Архивохранилище: специально оборудованное помещение длЛ1
   хранения архивных документов.

2. Профиль архива: установленный для архива состав для доку
   ментов, подлежащих хранению

3. Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий
   сохранению п силу его значимости для общества и равно имеющим
   ценность для собственника.

4. Архивный фонд: совокупность архивных документов.
   или логически связанных между собой.

5. Архивный фонд Российской Федерации: совокупность докуме
   тов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическом
   политическое или культурное значение, отражающих материал
   и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой!
   частью историко-культурного наследия народов Российской Феде
   рации.

6. Государственная часть Архивною фонда Российской Федерации:

архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

1. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
   рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
   ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
   физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
   кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
   ком после экспертизы их ценности.

2. Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
   ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
   между собой исторически обусловленные связи.

3. Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
   стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
   тельности физического лица, семьи, рода.

4. Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
   ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
   по одному или нескольким признакам.

5. Комплектование архива: систематическое пополнение архива
   документами в соответствии с его профилем и действующим зако
   нодательством.

6. Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
   чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

7. Документальный фонд: совокупность документов, образую
   щихся в деятельности юридического или физического лица.

8. Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
   ятельности которого образуется документальный фонд.

9. Фондирование документов: распределение документов по ар
   ивным фондам и архивным коллекциям.

10. Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
    та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
    литическое значение.

11. Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
    возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
    сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

12. Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
    дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
    нове принятых критериев.

13. Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
    ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
    ные указания о сроках их хранения.

14. Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
    ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

98Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
ком после экспертизы их ценности.

1. Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
   ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
   между собой исторически обусловленные связи.

2. Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
   стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
   тельности физического лица, семьи, рода.

3. Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
   ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
   по одному или нескольким признакам.

4. Комплектование архива: систематическое пополнение архива
   документами в соответствии с его профилем и действующим зако
   нодательством.

5. Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
   чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

6. Документальный фонд: совокупность документов, образую
   щихся в деятельности юридического или физического лица.

7. Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
   ятельности которого образуется документальный фонд.

8. Фондирование документов: распределение документов по ар
   хивным фондам и архивным коллекциям.

9. Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
   та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
   литическое значение.

10. Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
    возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
    сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

11. Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
    дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
    нове принятых критериев.

12. Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
    ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
    ные указания о сроках их хранения.

13. Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
    ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

1. Постоянное хранение документов: бессрочное хранение доку-
   в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

2. Документ постоянного хранения: документ, которому в соот-
   вегсгвии с нормативными документами и иными правовыми акта
   ми установлено бессрочное хранение.

3. Документ временного хранения: документ с установленным сро
   ком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

4. Ограничительный срок секретного хранения архивных докумен
   тов: срок засекречивания сведений, установленный законодатель
   ными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к
   документам государственной части Архивного фонда Российской
   Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

5. Учет архивных документов: установление количества и состава
   архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежнос
   ти каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их
   количеству в учетных документах.

116 Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

1. Единица хранения архивных документов: учетная и классифи
   кационная единица, представляющая собой физически обособлен
   ный документ или совокупность документов, имеющая самостоя
   тельное значение.

2. Единица учета архивных документов: единица измерения ко
   личества документов в архиве.

3. Учетные документы архива: комплекс документов установ
   ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,
   состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Карточка (архивного) фонда: учетный документ, содержащий
название, сведения о количестве, составе документов архивного
фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного

государственного учета архивных документов Архивною фом да

Российской Федераини.

121. Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий; перечень официальных наименований хранящихся, выбывших ипосшшюших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

122. Лист (архивного)фонда: учетным документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание местах равнения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

123. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содер-1лишим перечень документов деда с указанием порядковых номеров }документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

124. Проверка наличия {состояния] дел: устаноатение соответствия 1реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

1. Научно-информационная деятельность архива: создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

2. Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и Д1Я обеспечения законных прав и интересов граждан.

3. Публикация архивных документов: подготовка документов-изданию в соответствии с установленными правилами.

4. Система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомагизи-1роианных информационно-поисковых систем о составе и содержа-•'нии документов, создаваемых на единых научно-методических ocновах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

1. Историческая справка к архивному фонду: документ, содер-1жашин сведения но истории фондообразователя и архивного фон-1да, краткую характеристику состава и содержания его документов и Iнаучно-справочного аппарата.

2. Архивный справочник: справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.

1. Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

2. Путеводитель по (архивным) фондам архива: архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный, ознакомления с его составом и содержанием.

3. Обзор архивных документов: архшшый справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

1. Архивный каталог: архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

2. Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

3. Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

1. Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмет запроса, с указанием поисковых данных документов.

2. Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием

. его поисковых данных.

140. Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.