102493 (706139), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

Рассмотрим далее особенности применения в управленческих текстах некоторых категорий слов и словосочетаний. Начнем с т называемых клише — устойчивых языковых оборотов («языков формул»), используемых при подготовке текстов в практически неизменном виде для описания однотипных управленческих ситуаций или вытекающих из них действий.

Применение клише позволяет сократить текст, «спрямить» его, одновременно упростив его изучение и восприятие для адресата, поскольку смысловая нагрузка клишированных словосочетаний предельно унифицирована (стандартизирована) и практически .исключает какое-либо вольное их толкование. Примеры наиболее распространенных устойчивых словосочетаний, применяемых в текста управленческих документов, представлены в прил. 6 к настоящему пособию.

Переходя к рассмотрению особенностей применения в составе управленческих текстов отдельных категорий слов, мы не можем обойти стороной уже упоминавшиеся нами термины. Термин, как известно, — не что иное, как слово (в некоторых случаях — словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение.

Применение терминов способствует повышению точности изложения и соответственно более четкому и однозначному его восприятию в процессе изучения документа. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.

Терминологический «перебор» влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.

Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение — _это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.

Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слога.

Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м идр). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.

Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:

А. Лексические сокращения:

1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ,
   СП, МП, КБ, АОЗТ.

2. Звуковые (при чтении произносится звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО,
   РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть-звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПНК, УКГОиП.

1. Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов):
   зампред, Роскомзем, Мосзеленстрои.Доринвест, Мосжилстрой, Мос-
   интур, техред, главбух, завгар.

2. Частично сокращенные слова (образованы из чисти или частей ц
   полного слова): Мо&гесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мос-
   расчетбанк, хозрасчет, рембаза..

3. Усечения: зам., зав., спец., пред.

4. Телескопические сокращении (образованы из начала и конца со-
   ставляющих слов): рация бионика (из: биология]).

8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТ

Б. Графические сокращения:

1. Точечные: стр. — страница, dp. — Орудие, т.п. — тому /юдибно
с/и. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица, проц. — процент и tip.

1. Дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин.

2. Косолинеин: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др. Ш

3. Нулевые или курсивные (как правило, тик обозначаются физ
   ческие величины): т, кг, с.м,./.

4. Комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, об/мин — оборотов
   тон в минуту, сев.-зап. — северо-западный и др.

Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документа не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокрашв пнями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.

Введению в текст сокращения должно предшествовать при меле ние полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается п скобках, например «домостроительный комбинат Ngj (ДСК-5)». При этом сокращения, применяемые в одном и том тексте, не должны дублировать друг друга.

Глава 10

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика

Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Эти реквизиты — пусть и с известной долей условности — можно разделить на три функциональные группы:

1-я группа — реквизиты, применяемые в составе бланков:

2-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;

3-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.

К первой функциональной группе следует отнести:

изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01.02, 03);

наименование предприятия (организации, учреждения) (08);

отметку о дате документа (11 );

отметку о месте составления (издания) документа (14);

код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);

основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);

идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

справочные данные о предприятии (организации, учреждении)

наименование вида документа (10).

Уточним, что применение последнего реквизита. 10, совокупности с другими реквизитами является обязательным только бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма). а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 — (для бланка письма) Дня общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).

Ко второй функциональной группе следует отнести:

код формы документа в соответствии с ОКУД (07);

отметку о регистрационном номере документа (12);

ссылку на регистрационный номер и дату документа (13)';

сведения об адресате (15);

гриф угвержденпя документа (16);

заголовок к тексту документа (18);

текст документа (20);

отметку о наличии приложения (21);

подпись (22);

фиф согласования документа (23);

визы согласования документа (24);

оттиск печати (25);

отметку о заверении копии (26);

отметку об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

К третьей функциональной группе следует отнести:

резолюцию (17);

отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);

отметку об исполнении документа и направлении его вдело (28);

отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).

10.2. Бланки документов, их краткая характеристика

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов (см. выше) и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Функциональное назначение бланков различно. Как правило, предприятия (организации, учреждения) применяют следующие основные виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общин бланк структурного подразделения (должностного лица)также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжении и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать Определенным требованиям.

Основные требования к бланкам предприятия

1. Бланки изготавливаются на бумаге А4 или А5светлых тонов (белой бумаге).

2Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизуy — не менее 20мм, справа — не менее 10мм,

1. В зависимости от способа расположения реквизитов различают
   угловые и продольные бланки .

2. Расположение реквизитов а пределах бланка производ.
   трованным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланки) сп
   собами с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, уста
   новленных полями)-

В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего
полей) допускается простановка номеров типографским способом

.

СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ⁹⁴

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург

2.1 Общие понятия

1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДО⁷): отрасль деятельности, обеспечивающая документированиеорганизацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая орга
   низацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ (документированная информация): зафиксирован
   на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю
   шими ее идентифицировать.

4. Внешние признаки документа: признаки, отражающие сразмер документа, носитель информации, способ записи, оформления.

1. Носитель документированной информации: материальны
   объект используемый для закрепления и хранения на нем речевой,
   звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра
   зованном виде.

2. Изобразительный документ: документ, содержащий инф
   цию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

3. Графический документ: изобразительный документ, в котором
   ражение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8. Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобрази тельную и звуковую информацию.

9 Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ. созданный кинематографическим способом.

1. Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фото
   графическим способом.

2. Иконофафический документ: документ, содержащий преимущественно

1. фонодокумент: документ, содержащий звуковую информации
   зафиксированную любой системой звукозаписи.

2. Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма иди любой систе
   мой звукозаписи.

3. Письменный документ: текстовой документ, информация
   торою зафиксирована любым типом письма.

4. Рукописный документ: письменный документ, при с.
   которого знаки письма наносят от руки.

5. Машинописный документ: письменный документ, при соз
   нии которого знаки письма наносят техническими средствами.

6. Документ на машинном носителе: документ, созданы:
   пользованием носителей и способов записи, обеспечивающих обе
   работку его информации электронно-вычислительной машины.

7. Видеограмма документа: изображение документа па ..гите]
   электронно-лучевой трубки.

8. Беловой документ: рукописный или машинописный до'
   текст которого переписан с чернового документа или написан бей
   помарок и исправлений.

9. Черновой документ: рукописным или машинописный доку
   мент, отражающий работу ангора или редактора над его те

10. Автор документа: физическое или юридическое лицо, созда
    шее документ.

11. Документ личного происхождения: документ, созданный
    сферы его служебной деятельности или выполнения

23. Официальный документ: документ, созданный юридически
или физическим лицом, оформленный и удостоверенный и

ленном порядке.

1. Служебный документ: официальный документ, исло.н. л мый
   в текущей деятельности организации.

2. Юридическая сила документа: свойство официально
   мента, сообщаемое ему действующим законодательством. komi
   иней издавшего его органа и установленным порядком ;

3. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времен!
   и месте создания которого, содержащиеся в самом докуме
   выявленные иным путем, подтверждают достоверность его пропев
   хождения.

4. Подлинник (официалыюго)документа: первый или едпнпчн
   экземпляр официального документа.

5. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника до
   кумента, имеющий юридическую силу.

1. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий
   информацию подлинного документа и все его внешние признаки
   или часть их, не имеющий юридической силы.

2. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в
   соответствии с установленным порядком необходимые
   реквизиты, придающие ей юридическую силу.

3. Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.

2.2. Делопроизводство

Характеристики

Список файлов реферата