102493 (Справочник по делопроизводству), страница 7

организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);

организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);

документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);

документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).

Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.

Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной — соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация — прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).

Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.

Постоянная информация составе текста-таблицы располагается в так называемых головке («шапке») и боковике (крайней лев графе или столбце) таблицы, а переменная информация — в соо ветствующих ячейках таблицы, образованных пересечением строк и граф (столбцов). Обязательной являются нумерация граф таблиц (арабскими цифрами), а также их озаглавливать (присвоение графам общего заголовка и подзаголовков) с преимущественным использованием имен существительных.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственной числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только условные общепринятые обозначения.

Наконец, комбинированный текст представляет собой сочетание связного (сплошного) текста с текстом-анкетой и (или) гскстом-таб-1 лицей. Подобная форма представления содержания является наи-1 более универсальной и потому применяется в большинстве управленческих документов.

Необходимо обратить внимание на требования ГСЛОУ к содержанию управленческих документов. В соответствии с этими требованиями текст должен:

содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях);

увязываться с содержанием документов, ранее изданных (подготовленных) поданному вопросу (направлению) деятельности предприятия, не дублируя их содержание и при необходимости имея на них соответствующие ссылки;

соответствовать законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим тот или иной вид деятельности, освещаемый в содержании | документа;

быть информационно емким, но вместе с тем как можно более! кратким.

Составление текста управленческого документа во всех случаях должно начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности предприятия, подлежащего изложению, положении законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отн ние к указанному вопросу (направлению) деятельности, а также ответствующих материалов деловой переписки. Для текста управленческого документа рекомендуется по возможности использовать:

унифицированные тексты (формы) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД), и в частности

УСОРД;

унифицированные тексты документов, составленные для нужд отдельных предприятий (организаций, учреждений) этими предприятиями или соответствующими органами управления (власти);

типовые нормативные документы (типовые положение, типовые правила, типовые инструкции и т.п.), определяющие содержание конкретных видов управленческих документов;

текстовые формуляры

Глава 8

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов

Эффективность изучения и уяснения содержания управленче
кого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. Заметим, что в соответствии предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАДФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую)
и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции. .

Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты — части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и. если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется -нецелесообразным, выполняется его членение па абзацы в состав нескольких (в некоторых случаях — только одного) предложений.

Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на схеме 23. Отметим далее, что отдельные управленческих документов в силу специфики своего функшюнального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру. Обратимся в этой связи к соответствующим примерам

8.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов

Рассмотрение особенностей структуризации текстов начнем с организационно-нормативных документов предприятия. Для сгрукту

. 23. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа

ры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты — аналогичной нумерацией применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случае точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.

Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о предприятий (организации, учреждении) предусматривает наличие следующие разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о структурном разделении в составе предприятия включает следующие разделы общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности права); ответственность; взаимоотношения; заключительные по ложения.

Более многообразной представляется структура текстов орган заииошш-распорядителынлх документов предприятия. Рассмотрим этой связи наиболее показательные варианты структуры, примем емые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной ин струкции и приказа.

Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятель и ости предусматривает наличие следующих разделов; общие по жения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим)*; общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вид деятельности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности;.

Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая — из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.

Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности — контрактов (соглашений) — предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон"; срок действия контракта (соглашении); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия™; порядок разрешения споров между сторонами: юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.

Коротко остановимся на структуре текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.

Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и основную части: первая формируется из отдельных предложении, вторая — из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещании, заседания и т.п.).

Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы. Менее устойчивой о сравнении с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма, Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части — вводную. основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста деловою письма предусматривает наличие двух частей — вводной и основной.

Рекомендуемая структура текста справки социально-правового характера— одночастная, поскольку функциональное назначает данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).

Глава 9

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТИЛЮ ИЗЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Общая характеристика делового стиля

.Адекватность восприятия сути управленческого документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИЛАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов» тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.

Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками деловою стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется:

/. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, но экономном использовании языковых средств.

2. Активным применением речевых клише.

Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).

1. Сравнительно частым включением в тексты сложносокращен
   ных слов и аббревиатур.

2. Частым употреблением отглагольных существительных, оты
   менных предлогов, а также сложных союзов.

3. Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначен
   ных для связи между частями сложных предложений.

4. Повествовательным способом изложения, опирающимся, в час
   тности, на номинативные предложении с перечислениями.

8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.

9.2 Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов