А.Ю. Гончаров Access 2003 (960524), страница 4
Текст из файла (страница 4)
д. На этом этапе от разработчика требуется увязать требования будущих пользователей с возможностями СУБД. Каждая задача должнанайти свое воплощение в конкретных программных решениях. Это достаточнонеформальный, этап и он в разных случаях проходит no-разному: где-то составляется техническое задание, где-то все ограничивается устными обсуждениями.Потом наступает этап разработки.
Поскольку данная книга как раз этомуи посвящена, нет смысла говорить об этом вкратце.Единственно, о чем хочется упомянуть заранее, - об учете психологии пользователей как на этапе разработки, так и на этапе эксплуатации базы данных. Самыйинтересный момент во взаимоотношениях разработчика и пользователей, на мойвзгляд, наступает, когда в руки пользователя попадает первый вариант базы данных(обычно разработка включает несколько этапов с демонстрацией достигнутых результатов). Разумеется, нет необходимости прятать базу от заказчиков- когда ужечто-то начинает работать, можно продемонстрировать «бета-версию». Возможно,пользователи увидят, что некоторые вещи они понимали не так, как они выглядятна самом деле, и скорректируют задачу.
В этом нет ничего плохого, ведь база данных создается для них и должна обеспечивать максимальное удобство в работе.Введение в Microsoft Access 2003WЕсть, правда, «подводный камень», который подстерегает как разработчиков, таки заказчиков. Увидев большие возможности СУБД, пользователь может загоретьсяжеланием «сделать всего побольше». -Давайте, мол. и такие еще задачи будемрешать, и такие. И опять-таки все бы ничего, но, как правило, расширение кругазадач «оплачивается» необходимостью ввода дополнительного количества данных.Вот простой пример.
Если мы ведем базу данных наших клиентов, то можем поместить в базу две даты: когда принят заказ и когда он выполнен. В принципе этогодостаточно для ведения учета. Но представьте себе, какие еще сведения можнопоместить в таблицу: например, когда выставлен счет; когда он оплачен, когдаотгружен товар и т. д. С помощью этих данных можно создавать очень подробныеотчеты и вести аналитическую обработку1, но, с другой стороны, необходимоеколичество вводимой информации увеличивается в несколько раз! Будут ли пользователи вводить эти данные? Базы данных чаще всего создаются для коммерческихорганизаций, а там очень напряженный ритм работы.
Может получиться так, чтоиз-за большого объема вводимых данных проект получится мертворожденным:какое-то время с базой будут работать, а потом забросят ее.Поэтому от разработчика требуется квалифицированно объяснить все это заказчику. «Да, это можно сделать, но вы готовы вводить такой объем данных?У сотрудников будет на это время?»При разработке объектов базы данных тоже следует учитывать психологиюпользователей. Люди привыкают к определенному стилю работы с «любимыми»программами и автоматически пытаются действовать так же и во всех других приложениях.
Кто-то использует главное меню, кто-то предпочитает контекстные меню, а кто-то любит перетаскивание объектов мышью. Поэтому в базе данныхжелательно создать пользовательский интерфейс, максимально приближенныйк уже существующему.Практика показывает, что неспециалисты в компьютерном деле достаточно трудно осваивают новые программы. Так что инструментарий приложения (кнопки,переключатели, флажки и т. д.) должен быть максимально понятным и однозначным.
Например, если есть возможность, создавайте кнопки с надписями, а нес пиктограммами. Где можно, вставляйте подписи и пояснения. Разработайте лаконичное и понятное руководство.Например, одной из особенностей Access является то, что данные сохраняются в файле автоматически. Большинство пользователей, работающих в Word илиExcel, привыкли, что, пока не будет дана команда сохранения, изменения в документ внесены не будут, и при желании результаты работы можно не сохранять.Глава 1'ОА в Access не так: то, что вводится, например, в форму, автоматически записывается и в файл.
Пользователей о таких особенностях работы программы, конечно,надо предупреждать.1.6. Начало работы с AccessОкно программы показано на рис. 1.3. В начале работы Access предлагаетнесколько способов открытия базы данных. И меню Файл, и панель Приступаяк работе содержат имена файлов баз данных, «известных» в данный момент системе. Это могут быть файлы, с которыми пользователь работал в последнее время,или учебные базы данных, например Борей.mdb.;. Microsoft Access*анлПравкаЗндВстаем• :J-f Ссвдать...jОткрыть...•Прпступаяк работе, ,» X^OfficeOnllne-J С05ЛЗГС ФвШ.Рис.
1.3. Окно Access 2003 (открыт меню Файл)Кроме этого, пользователю предлагается создать новую базу данных. Символсоздания нового файла - белый листок - появляется сразу в нескольких местах:в меню и на панелях. При создании базы данных Access дает им имя db1. Лучшесразу придумать что-нибудь оригинальное, чтобы файл можно было легко найти.Введение в Microsoft Access 200321Создать базу данных можно несколькими способами. Можно начать разработку «с нуля», то есть с пустой базы данных, и заполнять ее данными и объектами,Можно использовать мастер для формирования готовой структуры, а затем приспосабливать ее для своих целей.
Можно также использовать готовый шаблонБД. В дальнейшем мы познакомимся со всеми тремя способами.В любом случае, перед тем как приступать к работе с файлом БД, разработчикдолжен проделать некоторую предварительную работу.1. Определить перечень задач, которые будут решаться с помощью базы данных.2. Определить источники данных, необходимые для базы данных, и оценить объемэтих данных.3. Определить перечень полей {столбцов таблиц), которые необходимы для хранения данных.
Определить перечень таблиц, которые будут содержать эти поля.Придумать имена для таблиц и полей.4. Определить способ заполнения базы данными (сколько людей будут в этомучаствовать, потребуется ли объединять данные разных пользователей и т. д.).Полезно также разработать примерный вид форм, в которые будут вводитьсяэти данные.5.Определить способ получения результата использования базы (это можетбыть, например, распечатка или вывод на экран).Потом можно приступать и к созданию БД. Обычно разработка включает несколько этапов.1. Создание таблиц. В частности, определение ключевых полей, выбор типовполей, выбор форматов данных.2.Установка связей между таблицами.3. Создание запросов на основе таблиц.4.
Заполнение базы данных определенным количеством информации, позволяющим протестировать базу.5.Разработка форм и отчетов.6. Создание программ для обработки данных. Отладка этих программ.7. Решение вопросов безопасности данных и подготовка базы для передачипользователям.После создания нового файла базы данных Access представляет его в видеокна, показанного на рис. 1.4.Глава 1J] knigi: база данных (формат Access 2002 - 2003).j Открыть «,£1:Объекты__iТаблицырЗапросы1ФормыIОтчетыУСтраницы:'Макросы-'Модули-Создание тсйгида в реж! те комструктйра:Создание таблицы с помощью мастераСоздание таЁпиць, путем ввода данныхГрунтыИзбранноеРис. 1.4.
Окно базы данных (открыт файл knigi.mdb)То, что файл пользователя представлен в виде небольшого документа, - несколько необычно, потому что в других программах такой способ не используется. Но в Access это стандарт, и к этому надо привыкнуть. В окне показываются нетолько объекты базы данных (таблицы, запросы, формы и т. д.), но и инструменты, необходимые для их создания. В то же время инструменты доступны и черезсистему главного меню, и на панелях инструментов, и могут запускаться при помощи контекстных меню,В некоторых случаях набор инструментов является избыточным. Например,для создания новой таблицы достаточно щелкнуть кнопку Открыть, кнопкуКонструктор или значок Создание таблицы в режиме конструктора. Все тридействия приводят к открытию окна конструктора таблиц, в котором можно определить поля будущей таблицы.Кнопки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модулипозволяют выбирать вкладки с соответствующими объектами базы данных.
Этимопределяется стиль разработки базы данных: сначала создаем таблицы, потом запросы, потом переходим к конструированию форм и т. д.Объекты внутри окна можно выстроить так же, как и файлы в обычной папке:кому-то больше нравятся крупные значки, кому-то мелкие, а кому-то таблица.Введение в Microsoft Access 2003231.7. Использование мышиДля многих операций при разработке баз данных необходима мышь. Например, для изменения ширины столбцов и высоты строк.
В этом случае указательмыши надо поместить на серую зону заголовков столбцов и строк. Когда указатель превращается в жирный черный крестик со стрелками, границу между ячейками можно передвигать.Похожим образом выполняется и выделение строк и столбцов. Только в этомслучае указатель должен принять вид одиночной черной стрелки. Для выборагруппы записей необходимо, удерживая нажатой левую кнопку мыши, провестиуказателем по заголовкам требуемых записей.Для выделения группы смежных столбцов необходимо, удерживая нажатойлевую кнопку мыши, провести указателем мыши по заголовкам нужных столбцов.
Если столбец уже выделен, то повторное нажатие левой кнопки мыши позволит переместить столбец по горизонтали.Если же требуется выделить прямоугольный блок ячеек, то указатель мышинадо установить на угловую ячейку будущего прямоугольного фрагмента так,чтобы он превратился в толстый белый крестик, и, не отпуская левой кнопки,перетащить его на противоположную (по диагонали) угловую ячейку. Если вамнужно изменить форму уже выделенного прямоугольного фрагмента, вы можете,удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть в другой ячейке, которая должнастать угловой в выделяемом фрагменте. Это удобно делать, если все ячейки видны на экране. Если же выделенный фрагмент должен быть таким, что его невозможно увидеть целиком, то в этом случае надо выделить одну из его угловыхячеек, а затем прокрутить лист к противоположной (по диагонали) угловой ячейке и, нажав Shift, щелкнуть в ней.Выделенную часть таблицы можно скопировать в буфер обмена, а потомвставить в другой таблице.
Но это относится не только к данным. Выделятья ч е й к и и копировать их буфер можно не только для данных в табличной оорме,но и в других случаях, когда используется таблица (например, в режиме конструктора таблицы).Мышь необходима и в режиме конструирования форм. Выбрать необходимый элемент управления можно, только если точно навести на него указательм ы ш и . Рамка, окружающая выделенный элемент, содержит много маркеров,которые позволяют модифицировать элемент управления.
При наведении указателя на определенный маркер внешний вид указателя меняется: он может24Глава 1представлять собой раскрытую ладонь, вытянутый указательный палец илистрелки. Все это требует практики, так как в каждом случае выполняется свояоперация.В общем, хорошо работающая м ы ш ь - важный инструмент в арсенале разработчика баз данных.1.8. Справочная информация о программеВ любом встроенном справочнике есть три пути получения необходимойинформации: оглавление, предметный указатель (индекс) и поиск по словам.В Access удобен еще четвертый способ: когда курсор находится на определенном поле окна диалога, можно нажать клавишу F1, тогда запустится статьясправочника, связанная с данной темой.К сожалению, разработчики программ идут по пути усложнения встроенныхсправочников, что затрудняет поиск нужной информации. В последней версииAccess справочник оформлен в виде панели, которая появляется в левой сторонеокна программы после выбора команды из меню Справка.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
