А.Ю. Гончаров Access 2003 (960524), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Для формулирования запросов используется язык SQL, а визуально запрос в Access представлен в видеокна с таблицей.Форма (Form) - окно или область в окне, где представлены поля с данными,таблица или элементы управления.Отчет (Report) - средство для компоновки данных с целью вывода их напечать.Страница доступа к данным (Data access page) - документ в формате HTML,источником информации в котором служит база данных Access.Макрос (Macro) - набор команд, который позволяет автоматизировать выполнение операций или создавать новые операции. В большинстве программ MicrosoftOffice макросы представляют собой программы на языке Visual Basic, но в Accessэто не так: для создания макросов существует ограниченный набор специальныхкоманд, a Visual Basic используется для написания более сложных процедури функций. Существует и способ конвертации: макрокоманды можно запускатьсредствами Visual Basic.
В окне базы данных Access есть специальная вкладка, позволяющая создавать и запускать макросы.Модуль (Module) - контейнер для хранения программ Visual Basic. В окне базыданных Access - одноименная вкладка, позволяющая работать с программами.Рассмотрим основные термины для таблиц.Связь или отношение (Relation) - установка соответствия между записями различных таблиц и запросов. Связь устанавливается по значению одного из полей(как правило, ключевого).
В Access существует несколько видов связей. «Один-кодному» - одной записи соответствует только одна запись в другой таблице, «Одинко-многйм» - одной записи могут соответствовать несколько записей в другой таблице. «Многие-ко-многим» - комбинация двух связей «один-ко-многим».14Глава 1Схема данных -- графическое представление связей между таблицамии запросами. Для показа и редактирования схемы данных открывается отдельноеокно (в английской версии программы Relationships).Фильтр (Filter) - способ отбора записей из таблицы или запроса.
В Accessприменяются несколько видов фильтров.Сортировка (Sorting) - виртуальная перестановка записей таблицы или запроса с целью упорядочить их по значению одного поля (или нескольких полей).В Access есть несколько путей для выполнения сортировки.Поле (Field) - колонка таблицы и в то же время набор параметров, определяющих тип данных в этой колонке. Поля используются как для хранения данных, так и для вычисления новых значений. По значениям полей производитсясвязывание таблиц, сортировка и фильтрация. В формах этот термин имеет совсем другое значение.Индекс (Index) -- свойство поля, позволяющее ускорить поиск данныхи сортировку по значению этого поля. Индексация применяется практически вовсех СУБД, и от того, как она организована, зависит быстродействие СУБД.Первичный ключ (Primary key) - поле, которое не содержит повторяющихсязначений и позволяет идентифицировать каждую запись в таблице.
Классическийпример первичного ключа- поле «номер по порядку». Ключевые поля всегда индексированы.Счетчик (AutoNumber) - поле, в котором производится автоматическая нумерация записей.В формах часто используются следующие понятия.Элемент управления (Control) - объект из числа хорошо знакомых всем, ктоимел дело с программами: кнопка, флажок, список, переключатель и т.
д.Вкладка (Page) - часть окна, позволяющая увеличить количество доступныхэлементов. В каждый момент времени видна только одна вкладка, а доступк разным вкладкам осуществляется с помощью ярлычков с подписями.Кнопка (Button) - самый популярный элемент управления, визуально имитирующий обычную кнопку.
Как правило, кнопки позволяют запустить некоторую подпрограмму после щелчка на них мышью.Флажок (Check box) - элемент управления в виде «галочки». Может находиться в двух состояниях: «установлен» или «сброшен». В формах используетсядля определения логических (по принципу да-нет) параметров.Переключатель - элемент управления для выбора одного варианта из нескольких.
Визуально переключатели представляются в виде набора кружков(Option buttons) или кнопок (Toggle buttons).Введение в Microsoft Access 200315Список (Combo box) - элемент управления для выбора одного варианта из нескольких.Подпись (Label) - поясняющий текст, расположенный рядом с элементомуправления.Гиперссылка (Hyperlink) - часть текста или рисунок, которые реагируют нащелчок мышью и позволяют перейти к другой части документа, другому документу или веб-странице. В англоязычной документации этот объект называютпо-разному, anchor, link или reference.Колонтитул - зона в верхней или нижней части страницы для размещенияопределенной информации (например, номера страницы). Колонтитулы в Accessсоздаются в формах и отчетах.
В английской версии программы верхний и нижний колонтитулы называются Page Header и Page Footer соответственно.1.4. Структура базы данныхСтруктура базы данных Access показана на рис. 1.1. Основной единицей хранения данных здесь является таблица. Ее колонки называются полями (field),а строки, применительно к базам данных, называются записями (record). Пользователь может создавать поля и записи, определять их свойства, заполнять данными и при необходимости удалять. Вообще говоря, можно представить базуданных, состоящую только из одной таблицы, хотя на практике таблиц бываетнесколько.
При конструировании базы данных должно соблюдаться правило:данные не должны повторяться. Это диктует необходимость размещения данныхв разных таблицах.Чаще всего базы данных Access разрабатываются для коммерческих целей,и необходимые примеры есть во всех учебных пособиях, включая сам Access,который имеет в своем составе учебную базу данных «Борей» (northwind.mdb илиБорей.mdb).
Сохраняя эту традицию, рассмотрим небольшой классический пример: данные о заказах в коммерческой базе данных и таблица товаров. Заказ можно охарактеризовать определенным набором атрибутов: кто заказал, когда, какиетовары и как произведена оплата. Каждый заказ является по-своему уникальным:все данные не могут совпасть.
Даже если один и тот же покупатель два раза приобрел один и тот же набор товаров, то сделал он это, очевидно, в разные дни.И даже если ему пришла в голову мысль купить в одной организации в один деньдва одинаковых набора товаров, то и в этом случае заказы будут отличаться но-•••'Глава 1ТаблицыЗапросыSQLL ..ФормыОтчеты.._ .*_. .Страницыдои у п ак даннымМодулиV i s u a l BasicРис. 1 . 1 . Схема взаимодействия объектов базы данныхмерой заказа, по которому в торгующей организации всегда ведется учет такихдокументов. Поэтому в таблице для каждой характеристики заказа должно бытьпредусмотрено отдельное поле, а каждый заказ займет одну строку, то естьзапись (рис. 1,2).
В нашем примере такие записи находятся в таблице Заказы.Но в каждый заказ входит один или несколько товаров. Очевидно, что в этомслучае информация о заказанных товарах должна находиться в отдельной таблице (в нашем случае Заказано), чтобы исключить дублирование данных.Запись из таблицы Заказы связана с несколькими записями таблицы Заказало по значению кодового поля, Мы видим, что информация о заказе занимаетодну строку таблицы, а данные о товарах могу]1 занимать несколько строк - такаясвязь называется «один-ко-многим». Информация о том, как связаны таблицы,тоже хранится в файле базы данных и носит название схемы данных.
Связываниетаблиц.- довольно обширная тема, которая обсуждается в главе 2. Вид связи неможет быть выбран произвольно - его определяет конкретная ситуация.Информацию из связанных таблиц можно объединить с помощью запросовформ или отчетов. Пользователь базы данных может и не догадываться о том,как именно хранятся данные, если он работает с формой. В сущности, организация структуры данных и направление информационных потоков и составляют предмет работы разработчика баз данных, и данная* книга в основномпосвящена именно этому.:Введение в Microsoft Access 2003':•\ | г-.с.дзэк«а|<рылова, АннаКрылова, АннаНовиков. ПавелВоронова, ДарьягарГ'нгвч.
Дар^йБабкина. Ольгава Дарь?Рис. 1.2. Схема простейшей коммерческой базы данных (фрагмент базы «Борей»)Вернемся к рис. l . l . Для отбора данных из таблиц в Access предусмотренотакое средство, как запросы. Их тоже можно представлять себе в виде таблиц, нотаблицы эти виртуальные. В них используются или данные из обычных таблиц,или создаются вычисляемые поля. Запросы позволяют фильтровать записи и выполнять сортировку данных. В основе запроса лежит инструкция на языке SQL,но визуально Access представляет запрос именно в виде таблицы, что достаточноудобно. Запросам посвящена глава 5.Самым употребительным средством отображения данных является форма.Как правило, формы создаются, чтобы облегчить пользователю ввод или поискданных.
Здесь действует другое правило разработчика баз данных: работаобычных пользователей должна быть максимально приближена к работе с существующими популярными программами. Иными словами, обычные работники недолжны вникать в тонкости функционирования баз данных - это дело разработчика или программиста.Формы также удобны и для создания распечаток. Часто внешний вид форм повторяет вид документов, с которыми принято работать в данной организации.Созданию форм посвящена глава 6.18Глава 1Часто создать форму невозможно без создания вспомогательных программ,В Access есть два пути для этого: создание макросов или написание процедур наV i s u a l Basic.Отчет - более сложное средство отображения информации, нежели форма.Обычно отчеты создаются как документы, предназначенные для вывода напечать, и состоят из нескольких страниц.
Это, разумеется, определяет некоторыеособенности конструирования отчетов. Об отчетах рассказывается в главе 8.1.5. Разработка баз данных и психологияпользователейМожно представить примерный сценарий разработки базы данных. Начинается все обычно с того, что заказчик (или начальство) приходит к мысли о необходимости создания базы данных! За фразой «Надо сделать базу данных» обычноследует выяснение того, что конкретно требуется сделать. Заказчик, как правило,не является специалистом по базам данных и свои требования формулируетв обычных терминах. Кому-то надо создать хранилище документов, кому-то базуданных для работы с клиентами, кому-то требуется автоматизировать рассылкуэлектронных писем и т.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
