Психология менеджмента (947522), страница 18

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 18)

Общие характеристики открытых систем. Несмотря на все свое разнообразие, открытые системы имеют общие характеристики. Следующие десять характеристик отличают все открытые системы.

1. Привнесение энергии. Открытые системы привносят определенную форму энергии из окружающей среды. Другими словами, функционирование организации сильно зависит от постоянного поступления определенных ресурсов из окружающей, например, социально-экономической среды. Ни одна организационная система не является в полной мере самодостаточной или замкнутой.

2. Пропускная способность. Открытые системы преобразовывают доступные им ресурсы. Организация создает новый продукт или обрабатывает вещества, или обучает людей, или обеспечивает услуги. Эти виды деятельности включают некоторое преобразование входного сигнала.

3. Продукт. Открытая система всегда экспортирует в окружающую среду продукт организации. Это могут быть, например, изобретение know how или мост, построенный инженерной фирмой. Постоянное производство продукта в системе зависит от восприимчивости окружающей среды. Продукты организации могут быть не востребованы, не иметь относительной полезности, перенасыщать рынок.

4. Открытые системы как циклы событий. Ресурсная модель имеет циклический характер. Продукт, экспортируемый в среду, представляет собой будущий источник энергии для воспроизведения цикла деятельности организации. Энергия (ресурс), подкрепляющая цикл деятельности, производится посредством эффективного обмена продукта (ресурсной модели) во внешнем социально-экономическом пространстве. Этот процесс структурируется так, чтобы составлять единство и завершенность (замкнутый цикл). Единичный цикл представляет собой простую форму модели. Но такие единичные циклы комбинируются в более крупную структуру событий или системы событий. Система событий может состоять из цикла небольших циклов, каждый из которых влечет за собой другие. Циклы разных типов могут не иметь прямого отношения друг к другу. В таком смысле основной областью для исследования и построения организационных структур является прослеживание энергетической цепочки событий от момента поступления энергии и ее трансформации до окончания цикла (динамики ресурсной модели).

5. Снижение неопределенности. Чтобы выживать, открытые системы должны противодействовать развитию (увеличению) неопределенности. Развитие неопределенности – естественный закон природы, в соответствии с которым все живые формы движутся к дезорганизации или смерти. Цикл «вход – трансформация – результат» является основным для системы жизнедеятельности, это и есть цикл снижения неопределенности.

Открытые системы отличаются по своей способности выживать даже в случае резкого прерывания этого цикла. Здесь важна такая характеристика, как способность к аккумулированию, накоплению. В результате того, что организация привнесла энергии больше, чем поставляет в среду, система может аккумулировать энергию и снижать неопределенность. Внутри границ своей способности к накоплению открытая система всегда стремится максимизировать соотношение между привнесенной и поставляемой в среду энергией, чтобы выжить и даже в периоды кризиса жить в течение полученного взаймы времени.

Современные экспериментальные исследования свидетельствуют о том, что существует значимая взаимосвязь между стратегией снижения неопределенности задачи управления и эффективностью решения. Стратегии снижения неопределенности содержат репрезентации внешнего и внутреннего планов и отражают уровень иерархии, язык описания и возможности субъективного местоопределения руководителя.

Стратегии снижения неопределенности представлены следующими операциональными классами:

• Сенсорный, включающий считывание контрольных показаний о состоянии процесса управления.

• Логический, включающий анализ поступающей информации на уровне процесса, построение гипотез о возможных отклонениях в процессе управления, синтез, структурирование образа объекта на уровне причинно-следственных связей.

• Коммуникативный, включающий взаимодействие с коллегами и специалистами других служб, команды, согласования действий, т.е. процесс приема и передачи информации в системе «человек-человек».

• Моторный, включающий операции непосредственного влияния (зачастую не обоснованного) на различные участки управленческого процесса и, таким образом, изменения параметров этого процесса.

Эффективность решения неопределенных задач прямо положительно связана с преобладанием сенсорных и логических действий руководителей, а отрицательно – с преобладанием коммуникативных и моторных в субъективных предпочтениях стратегии снижения неопределенности.

6. Получение информации, нейтрализация обратной связи и кодирование. Система получает из среды не только энергию, которую она трансформирует, изменяет в процессе работы. Она получает также информацию и сигналы о среде и о своем собственном функционировании по отношению к среде. Отрицательная обратная связь в системе позволяет корректировать отклонения от первоначальной концепции.

В процессе кодирования информации процесс местоопределения организации упрощается до небольшого количества значимых для данной системы базовых переменных. Однако очень важно, чтобы при этом упрощении не «потерялась» адекватность и не смещались акценты между переменными по их реальной значимости.

7. Стабильность и динамическое равновесие. Энергия, задерживающая рост неопределенности, привносится для того, чтобы поддерживать постоянство и стабильность в качестве ресурсной модели. Стабильность не означает отсутствия действий или постоянного равновесия. В этом случае существуют постоянный приток ресурсов из среды и постоянный экспорт продуктов организационной системы (динамика). Стабильность как характеристика системы заключается в том, что пропорция энергетического обмена и отношение между частями сохраняются одинаковыми. Временная схема активности, которая может иметь серию подъемов и спадов, в целом стремится к прямой линии. Более того, система сама по себе находится в постоянном движении. Ее равновесие, – как определил К. Левин, – это квази-стационарность, основной принцип – сохранение характера системы.

Рост организации – одна из форм проявления тенденции к равновесию между возрастающей сложностью системы и ее целостностью. Сохраняя свой характер, система стремится получать больше ресурсов, чем требуется для конечного результата (мы уже отмечали это при обсуждении снижения неопределенности). Для того, чтобы гарантировать выживание, система действует так, чтобы получить некоторый запас надежности сверх необходимого для существования уровня. В процессе адаптации к среде системы делают попытки соединиться с внешними силами, поглощая их или получая контроль над ними. Организации движутся, включая в свои границы и внешние ресурсы, необходимые для выживания. Результат – экспансия первоначальной системы.

Таким образом, стабильность, которая на первоначальном этапе развития (создания инициативной группы) является одним из видов равновесия, с течением времени на более сложном этапе (тиражирования идей) становится специфическим равновесием, сохраняющим характер системы во время роста и экспансии.

9. Специализация. Открытые системы движутся по направлению к специализации. Общие паттерны организационного поведения заменяются более специализированными паттернами.

10. Интеграция и координация. В процессе профессиональной дифференциации система приходит к объединенному функционированию. В организационных системах существуют два различных пути объединения, которые Б. С. Георгопулос называет координацией и интеграцией. Интеграция позволяет объединять усилия благодаря совпадению, например, отношения к миссии, разделяемым нормам и ценностям, и специально ориентируемой системы стимулирования, вовлечения и подготовки персонала.

В крупных организациях скорее координация, чем интеграция является средством обеспечения четкости и систематического объединения усилий – благодаря таким правилам, как установление и регулирование детерминированных операций, синхронизация функций, создание расписания и упорядочение событий.

11. Принцип равных конечных состояний. Открытые системы могут быть охарактеризованы на основе принципа равных конечных состояний, предложенного Л. фон Берталанффи. В соответствии с этим принципом, система может достичь одного и того же конечного состояния при различных начальных условиях и различными путями. В зависимости от того, каким способом организация создает регуляторные механизмы, чтобы контролировать свои действия, количество равных конечных результатов может быть сокращено.

6.3. Организация как социально-экономическая система

На первый взгляд, традиционное восприятие организаций как определенной, упорядоченной деятельности людей, направленной на достижение некоторых целей, общеизвестно. Так, по мнению В. Г. Афанасьева, следует различать организацию как состояние объекта или субъекта управления, т. е. определенную упорядоченность, целостность того или другого в структурном и функциональном отношении, и организацию как функцию управления, т.е. субъективную деятельность людей, направленную на состояние упорядоченности. Однако в области создания и функционировании социальных систем организация занимает особое место, так как в отличие от других систем она постоянно вовлечена в процесс «ресурс – преобразование – результат».

Организация имеет функционально-целевую природу. Достижение целей и выполнение функций проявляется в производстве специфического продукта, в качестве которого могут выступать материальные блага (товар), услуги, информация, управленческие решения, интеллектуальный продукт и т. д. Так, например, производственные организации возникают на основе разделения труда и специализации. Функции организации, как правило, закрепляются в официальных (учредительных) документах, где отражаются и закрепляются основные виды деятельности и результат (цель), ради которой она создается. Однако достаточно часто закрепленная официально форма существования организации может не отражать реальных функций и целей ввиду ограниченности языка описания и многозначности и динамичности способов существования организации. Это означает, что организация, особенно в начальный момент ее построения, представляет собой средство и инструмент для инициативной группы, который обеспечивает вовлечение, интеграцию и координацию усилий людей и регламентирует их поведение ради такой цели, которая не может быть достигнута индивидами порознь и требует объединенных организационных усилий.

Таким образом, организация, а именно ее продукт и его полезность, являются объективированным, экономическим эквивалентом субъективных усилий и обязательным обоснованием ее существования. Поэтому организация представляет собой открытую социально-экономическую систему.

По определению В. А. Карташова, организация есть процесс вовлечения и постановки определенных элементов в отношения содействия на основании законов и норм, определенных в конкретной субъективной деятельности людей (закрепленных в их опыте), для получения необходимого эффекта и результата, который способен удовлетворять исходные потребности.

В процессе функционирования организации участники объединяют свои индивидуальные усилия, взаимодействия, отношения, которые не просто суммируются, а образуют новое эмерджентное, системное качество. Это системное качество не разложимо до уровня отдельных составляющих системы организации, представляет ее сущность и является не просто суммой характеристик отдельных элементов. Примером системных качеств организации являются групповая сплоченность, интеграция организации, согласованность в принятии решений на уровне общей стратегии, качество рабочей жизни, нормы качества деятельности и т. д.

Эмерджентные качества существенно отличают организации разного типа. Каким способом образуются системные качества различных организаций?

В настоящий момент исследователи организации определяют три основные составляющие, которые образуют новое, системное качество организации:

• Организация объединяет усилия многих своих участников: уже простая массовость, т.е. одновременность многих усилий дает прирост энергии.

• Сами единицы – элементы организации, включаясь в нее, изменяют свое первоначальное состояние: они превращаются в частично специализированные и, следовательно, целенаправленные элементы, выполняющие лишь определенные функции. Эта специализированная, целенаправленная деятельность людей также позволяет увеличить их энергию, так как их усилия «канализированы» в одном направлении.

• На основе специализации в организации осуществляется взаимодополнение функциональных возможностей элементов, которое также служит источником прироста энергии.

Как мы уже определили, объединяющим началом, системообразующим фактором для организации служит ее концепция, которая в начальный момент становления организации является целью, а в дальнейшем – необходимым условием ее развития.

6.4. Этапы развития организации

Рассматривая организацию как динамичную, развивающуюся, открытую систему (каковой она и является), можно выделить основные этапы ее развития.

Первый этап: создание инициативной группы. На этом этапе для автора организационной идеи основной целью является, с одной стороны, формирование «исполнительной системы», т.е. инициативной группы, с другой – формирование концепции будущего предприятия (более подробно об этом см. в гл. 1). Данный этап характеризуется слабой формализованностью концепции организации, размытостью образа продукта, поскольку такие важные для конкретизации концепции параметры, как необходимое качество продукта, производительность и время достижения результата организации, заранее не известны и уточняются опытным путем. На этом этапе происходит остронаправленная деятельность инициатора идеи предприятия с одной только целью – сформировать нужную систему. Одновременно необходимые компоненты системы, уже определенные решением, вовлекаются и включаются в конкретные отношения взаимосодействия. Таким способом формируется целостное образование – организация, способная привести к необходимому результату.

Если создается «исполнительная» система, не включающая в себя людей-исполнителей, принято говорить о ее формировании, «сборке », если же такие исполнители включены, говорят о ее организации. Следовательно, на этом этапе организация представляется как начальный процесс формирования системы с участием индивидов-исполнителей на основании принятого субъектом действия (руководителем) решения.

На этом этапе деятельность инициативной группы отличается нечеткой профессиональной дифференциацией и вертикальной иерархией власти (она может быть вообще не выражена), высокой степенью вовлеченности и включенности, невысокой формализацией организационных регулятивных норм (стадия нормообразования). Включенность здесь в большей мере не рациональна и питается субъективными представлениями об идеальной модели потребностного будущего, а не рациональными расчетами.

Данный этап развития организации является конфликтным, так как точно определить рациональный вклад каждого из участников в формирование эффективной организации достаточно сложно из-за слабой формализованности критериев оценки. Конфликты могут приводить к тому, что организация прекратит свое существование, не преодолев противоречия между интересами ее инициаторов, если их интересы не будут отражены в концепции предприятия.

Второй этап: ориентация и формализация. Когда система сформирована, начинается ее обработка. С первых итогов функционирования организации полезность и качество продукта, ресурсная модель, время достижения результата (цикл воспроизводства продукта), производительность получают определенное конечное значение. Как правило, эти значения не удовлетворяют руководителя инициативной группы. Реализуя шаг за шагом очередные усилия и действия, руководитель стремится в каждом последующем цикле к сокращению времени функционирования и улучшению качества результатов, т. е. к наилучшему качеству при наименьших ресурсах. По словам Б. Карлофа, «экономика – это наука об управлении ограниченными ресурсами в дефиците времени».*

* Карлоф Б. Деловая стратегия. М., 1991. С. 71.

Характеристики

Список файлов книги