Введение в microsoft access (835789), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Если введем больше, будет только лучше. При вводе данныхследует обратить внимание на следующие моменты:1. Хотя дата рождения представляется в длинном формате, вводить ее удобней в кратком. Например, вместо«1 января 2005» можно ввести «1.1.5» или «1/1/5».2. Значение поля «Буква» можно выбрать из меню, нобыстрей ввести с клавиатуры.3. Поле «Комментарии» не стоит заполнять сразу.§ 1.3. Таблица «Преподаватели»Рис.
10.23Список учениковТеперь, когда мы закончили ввод данных, закроем таблицу, щелкнув по крестику в правом верхнем ее углу. Такимобразом, с объектом Microsoft Access «Таблицы» мы можем работать в двух режимах: режиме таблицы (рабочийрежим),когдавводимилиредактируемзаписи,и режиме конструктора, когда создаем или редактируемструктуру таблицы.§ 1.3. Таблица «Преподаватели»12⇔30Сначала создадим вспомогательную таблицу-справочник, в которой будут храниться виды образования. Для этого, как и при создании предыдущей таблицы,24ГЛАВА 1. СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫщелкнем по пункту верхнего меню «Создание», а затемпо пиктограмме «Конструктор таблиц».
В конструктореопределим два поля: «ID_образование» и «Образование».Первое поле типа «Счетчик» сделаем ключевым, второе– текстовой строкой из 15 символов (рис. 11а). ЗакроемРис. 11.Таблица «Образование»конструктор с сохранением созданной структуры. Новойтаблице дадим имя «Образование». В области «Все объекты Access» появилась новая таблица. Откроем таблицудвойным щелчком по ее имени и заполним, как показано на рис.
11б. Закроем таблицу. В ближайшее время онанам понадобится. А пока создадим в режиме конструкторатаблицу, которая будет хранить данные о преподавателях.Определим ее поля, действуя, как в § 1.2:1. ID_преподаватель.Счетчик. Это поле сразу можносделать ключевым.2. ФИО.Текстовая строка длиной в 50 символов. По-скольку без этого поля запись теряет смысл, сделаем это§ 1.3. Таблица «Преподаватели»25поле обязательным.
Остальные поля, как и прежде, оставим необязательными.3. ДР.Определяется, как и в предыдущем параграфе.4. Образование.Развернем меню в столбце «Тип дан-ных» и выберем «Мастер подстановок». На экране появится первое диалоговое окно мастера (рис. 12). УстановимРис. 12.Выбор способа подстановкипереключатель в положение «...получит значение из другой таблицы...» и нажмем «Далее». Появится окно, в котором нам предстоит сделать выбор таблицы (рис.13а).Нас интересует таблица «Образование». «Далее».
В следующем диалоговом окне перебросим интересующие насполя из левой области «Доступные поля» в правую «Выбранные поля» (рис. 13б). Поскольку доступны всего дваполя, содержащие код и соответствующий ему текст, нажмем двойную стрелку и перебросим сразу все. «Далее».Установим сортировку записей по возрастанию значений26ГЛАВА 1.
СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫРис. 13.Выбор таблицы и полейполя «Образование» (рис. 14а), т. е. в алфавитном порядке. «Далее». См. рис. 14б. Опять «Далее». Оставим имяРис. 14.Подстановка для поля «Образование»поля «Образование». Поскольку мастер устанавливает связьс таблицей-справочником, система потребует сохранить таблицу (рис.15). Сохраним таблицу под именем «Препо-даватели». Обратите внимание, что после диалога мастерустановил для поля тип данных «Числовой» (рис.
16).§ 1.3. Таблица «Преподаватели»Рис. 15.Рис. 16.27Сохранение таблицыСтруктура таблицы «Преподаватели»Пришло время пояснить, что же такое эта самая подстановка. Для этого рассмотрим более наглядный пример.Пусть мы работаем с базой данных большой фирмы.В базе есть таблица «Сотрудники», и в ней поле «Отдел» –текстовая строка с названием отдела, в котором работаетсотрудник. Какие «приключения» ждут нас в этом случае? Во-первых, названия отделов бывают длинные и набор их отнял бы много времени у оператора. О нерациональном расходовании памяти мы уже не говорим. Вовторых,людинетолькомогутделатьошибки,но28ГЛАВА 1.
СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫи делают их. Даже лишний пробел в названии отдела длясистемы означает другую текстовую строку. В базе сталибы появляться «двойники» отделов. В-третьих, если бывдруг изменилось название одного из отделов, нам пришлось бы вручную менять его в каждой записи, где оновстречается. И если бы только в одной таблице. Поле «Отдел» может фигурировать во многих других таблицах. Ужестрашно? Поэтому разумно во всех таблицах вместо названия хранить код отдела.
Обычно код более компактен.Если изменится название отдела, код останется прежний.Соответствие между кодами и названиями отделов хранится в таблице-справочнике. Однако пользователь не должен держать в голове какие-либо коды. Тут и приходит напомощь «Мастер подстановок». В таблице хранится код,но мастер выводит на экран соответствующее значение изсправочника. Здесь мы сталкиваемся с одним из проявлений принципа нормирования данных. В случае измененияназвания отдела его потребуется изменить всего в одномполе одной записи.
Несоблюдение этого принципа ведетк нарушению целостности данных.5. Телефон.Создается так же, как и в предыдущемпараграфе.6. Должность. Текстовое поле, хранящее должность преподавателя по основному месту работы.§ 1.4. Таблица «Кружки»7. Комментарии.29Поле MEMO.Закроем окно конструктора с сохранением и ту же таблицу откроем в рабочем режиме. Как вы помните, дляэтого достаточно сделать двойной щелчок по имени таблицы «Преподаватели».
Заполнение полей больше не должновызывать затруднений. Заметим, что значение поля «Образование» можно вводить не только из меню (рис.17).Часто удобней начинать набор с клавиатуры. В данномРис. 17.Выбор значения поля в менюслучае, как только вы введете букву «в», установится значение поля «Высшее». Мы опять ввели небольшое количество записей (рис.18). Ведь пока данные нужны толькоРис. 18.Таблица «Преподаватели»для тестирования приложения.30ГЛАВА 1. СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫ§ 1.4. Таблица «Кружки»23⇔33Отталкиваясь от свойств сущности «Кружки»,создадим еще одну таблицу.
Определим ее поля:1. ID_кружок.2. Название.Счетчик. Ключевое поле.Текстовое. Размер – 40. Обязательное.3. Преподаватель.Начинаем диалог с «Мастером под-становок». Данные берем из таблицы «Преподаватели».Перебросими«ФИО»установимнужные–изнамлевойсортировкуРис. 19.поля–областивпо«ID_преподаватель»правуювозрастанию(рис.поля19),«ФИО».Выбор полей для подстановкиДалее система покажет нам столбец подстановки (рис. 20).Имя поля оставим «Преподаватель». Поскольку мы установили связь с другой таблицей, система потребует сохранить текущую. Сохраним ее под именем «Кружки». Поле«Преподаватель» имеет тип данных «Числовой», т.
е. на§ 1.4. Таблица «Кружки»Рис. 20.31Столбец подстановоксамом деле таблица хранит числовой код преподавателя.4. Часы.Выберем тип данных «Числовой». В свойствахполя возьмем формат «Целое».5. Комментарий.Поле MEMO.На рис. 21 показано окно конструктора. Закроем конструк-Рис. 21.Структура таблицы «Кружки»тор с сохранением результатов. Теперь в области «Все объекты Access» мы видим имена четырех таблиц (рис.22).Откроем таблицу «Кружки» и введем несколько записей32ГЛАВА 1. СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫРис. 22.(рис.23).Конечно,Рис. 23.Все объектыкружковвшколедолжноТаблица «Кружки»гораздо больше. Но нам сейчас много не надо.быть§ 1.5.
Связи33Таким образом, мастер подстановок установил связь между таблицами «Кружки» и «Преподаватели». Связь между таблицами «Ученики» и «Кружки» пока не установлена. И мастер подстановок здесь нам не поможет.§ 1.5. Связи30⇔36Таблицы «Ученики» и «Кружки» связаны бо-лее сложным образом. Такая связь может рассматриваться как еще одна сущность, и мы зададим ее при помощитаблицы. Эта таблица будет иметь три поля:1. ID_ученик_кружок.2.
Ученик.Счетчик. Ключевое поле.В столбце «Тип данных» выбираем «Мастерподстановок». Подстановки берем из таблицы «Ученики».Выбранные поля – «ID_ученик» и «ФИ» (рис. 24). Сортировка по возрастанию значений «ФИ». Оставим имя поля«Ученик». При создании связи система потребует сохранить таблицу. Сохраним под именем «Ученик_кружок».3. Кружок. Снова используем «Мастер подстановок». Подстановкиберемизтаблицы«Кружки».поля «ID_кружок» и «Название» (рис.Выберем25).
Сортируемпо возрастанию значений поля «Название».Закроем конструктор с сохранением результатов и откроем таблицу для ввода данных. Пока заполним одну строку34ГЛАВА 1. СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫРис. 24.Рис. 25.(рис.Подстановка из таблицы «Кружки»26). Закроем таблицу. Теперь самое время рассмот-Рис. 26.ретьПодстановка из таблицы «Ученики»Ввод данных в таблицу «Ученик_кружок»системусвязеймеждусозданныминамитаблицами. Выберем пункт меню «Работа с базами данных»ищелкнемпопиктограмме«Схемаданных».§ 1.5.
Связи35В открывшемся окне щелкнем правой клавишей мышкии выберем пункт меню «Отобразить все». В окне появятсявсе созданные нами таблицы и связи между ними. Здесьже можно установить новые связи. Для этого достаточно поместить указатель на интересующее нас поле однойтаблицы, нажать левую клавишу и, не отпуская ее, установить указатель на соответствующем поле другой таблицы. После того как мы отпустим клавишу, появится линия, соединяющая соответствующие поля двух таблиц. Разумеется, не все поля можно и нужно связывать.
Таблицы на схеме можно передвигать, чтобы добиться удобного для нас расположения. Разместим их так, как показанона рис.27. На схеме видно, что наша база данныхРис. 27.Схема данныхпредставляет собой нечто целое, а не просто набор таблиц.Закроем окно схемы данных и займемся другим классомобъектов.36ГЛАВА 1. СУЩНОСТИ, ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫ§ 1.6. Запросы33⇔43В повседневной жизни под запросом понимаютофициальное обращение с требованием, просьбой о предоставлениикаких-либосведений.Еслимыобращаемсяк программной системе, просьба должна быть составленана понятном ей языке.
В нашем случае – это язык управления базами данных. К счастью, в Access почти все языковые проблемы решает «Конструктор запросов». Запросы бывают на выборку, модификацию и удаление данных,а также на создание таблиц. Но пока нас будут интересовать только запросы на выборку. Такие запросы позволяют отбирать записи по одному или нескольким признакам,собирать данные из разных таблиц, группировать записии получать по группам обобщенную информацию: среднее,наибольшее или наименьшее значение поля, количествозаписей в группе.
Возможности выбора в первую очередьопределяются разнообразием полей. Результаты выполнения запросов система представляет в виде таблиц, внешненичем не отличающихся от тех, которые мы только чтосоздали. Поэтому иногда запрос на выборку называют логической таблицей. В этом параграфе мы создадим тризапроса, содержащие все записи некоторых таблиц, но невсе поля. Эти запросы пригодятся нам в дальнейшем.§ 1.6. Запросы371. Ученики Запрос.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
