Введение в microsoft access (835789), страница 10
Текст из файла (страница 10)
Нажмем в верхнейчасти окна базы данных на пиктограмму «Группировка»(рис.144а).Внижнейчастипоявитсяпанельс надписью «Группировка, сортировка и итоги». В строке§ 4.2. Отчет «Ученики по классам»Рис. 144.123Создание примечания группы«Группировка Класс» нажмем «Больше» и развернем менюподтекстом«безраздела«с разделом примечания» (рис.примечания».Выберем144б). То же продела-ем и в строке «Группа Буква». Как видно на рис.145,в окне конструктора появились области примечаний групп«Класс» и «Буква». Теперь настало время объяснить, зачем нам эти области нужны. А нужны они нам затем,что в них мы собираемся разместить данные о численности групп. Поместим в примечание группы «Буква» поле.Поле возьмем с панели элементов. Отформатируем его,как показано на рис.145.
Сделаем надпись «Количе-ство в классе». В поле поместим вычисляемое выражение =Count(*). Введем надпись «Количество в классе».Функция Count(*) возвращает количество записей в группе. Скопируем это поле в примечание группы «Класс»и в примечание отчета. Текст в надписи заменим на124ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫРис. 145.Рис. 146.Редактирование отчета «Ученики по классам»Окончательный вид отчета «Ученики по классам»«По всем буквам» и «Итого» соответственно.
Закроем конструктор с сохранением. Если теперь открыть отчет, онбудет иметь вид, как на рис.146.§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»125§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»118⇔140Создадим отчет, который по каждому круж-ку будет выдавать средний возраст, минимальный возрасти максимальный возраст посещающих его учеников, а также их численность. Для этого нам понадобится источникданных – запрос.
Выберем пункт меню «Создание» и щелкнем по пиктограмме «Мастер запросов». В первом диалоговом окне выберем строку «Простой запрос» (рис.147).«Далее».поляВыбираемтаблицуРис. 147.«Ученики»иееПростой запрос«ID_ученик», «ФИ», «ДР» (рис. 148). «Далее». Сохранимзапрос под именем «Возраст». В рабочем режиме он будетиметь вид, как на рис. 149.
Переведем запрос в режим конструктора (рис.150). Мы видим три заполненных столб-ца. В первый свободный столбец справа в строке «Поле»введем текст: Возраст: DateDiff(”yyyy”;[ДР];Date()). Такимобразом, мы создали в запросе поле с вычисляемым значением.Додвоеточия–имяполя–«Возраст».126ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫРис. 148.Выбор источника данных и полейРис.
149.Рис. 150.Запрос в рабочем режимеЗапрос «Возраст» в режиме конструктораТо, что после двоеточия, вычисляемое значение, котороенаходит функция DateDiff. Эта функция возвращает разность начальной и системной, т. е. текущей, даты. Первый§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»127параметр задает единицу времени. В нашем случае ”yyyy”означает, что разность дат будет выдана вгодах.
Вто-рой – начальная дата, день рождения ученика [ДР]. Третий – системная дата, которую выдает функция без параметров Date(). Параметры разделены знаком «;». Закроем конструктор с сохранением и откроем запрос в табличном режиме (рис.Рис. 151.151). Как мы видим, действитель-Запрос «Возраст» в рабочем режимено появился новый столбец «Возраст».
Значение возрастабудет меняться каждый раз, когда у кого-то из учениковнаступит день рождения. Здесь мы снова видим проявление принципа нормирования данных: не следует хранитьв базе то, что может быть получено из уже имеющихсяданных. В данном случае неразумно было бы создаватьи заполнять поле «Возраст». Следующий запрос. Источником данных для него будут две таблицы и один запрос.128ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫ«Создание». «Мастер запросов».
В первом диалоговом окнемастера опять выберем строку «Простой запрос». «Далее».Источник данных – таблица «Кружки». Выбранные поля:«ID_кружок» и «Название» (рис. 152).Рис. 152.Поля, выбранные из таблицы «Кружки»Снова откроем меню «Таблицы и запросы» и выберемтаблицу «Ученик_кружок». Перебросим в раздел «Выбранные поля» все ее поля: «ID_ученик_кружок», «Ученик» и «Кружок» (рис. 153). Еще раз откроем меню «Таб-Рис.
153.Поля, добавленные из таблицы «Ученик_кружок»лицы и запросы», выберем запрос «Возраст». Тот самый,§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»129который только что создали. Из этого запроса возьмемодно поле – «Возраст» (рис.Рис. 154.154). Список полей запросаПоля, добавленные из запроса «Возраст»сформирован. Нажмем «Далее». Оставим переключательв положении «подробный» (рис.Рис.
155.155).Запрос «подробный»Сохраним запрос под именем «Кружки_ученики» (рис. 156).На экране появится подробный запрос, в котором каждойРис. 156.Сохранение запроса130ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫстроке соответствует пара «кружок – ученик» (рис. 157).Закроемзапрос.СоздадимРис. 157.ещеодинпростойзапрос.Запрос «Кружки_ученики»Источник данных – «Кружки_ученики».
Выбранные поля: «ID_кружок», «Название» и «Возраст» (рис.НаэтотразустановимРис. 158.«итоговый» (рис.переключательв158).положениеВыбранные поля159). Нажмем кнопку «Итоги». Появи-лось окно, в котором мы должны указать, какие итоговые значения следует вычислить (рис.160). В этом окнемы видим только строку «Возраст». По значениям поля§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»Рис. 159.Рис. 160.131Итоговый запросВыбор итоговых значений«ID_кружок» записи будут разбиваться на группы. В строке «Возраст» расставим галочки около интересующих насфункций. Выберем Avg – среднее значение, Min – наименьшее значение, Max – наибольшее значение.
Кроме того, попросим мастера подсчитать число записей в каждой группе. «ОК». Сохраним запрос под именем «Возраст_учащихся»(рис.161).Наэкранепоявится132ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫРис. 161.Сохранение запросатабличное представление запроса (рис.Рис. 162.162). РассмотримТабличное представление запроса «Возраст_учащихся»его внимательно и выявим все, что нам здесь не нравится.Нам не нравятся имена, которые присвоила полям запроса система. И еще система выдала средний возраст члена кружка «Моделирование» с точностью до 13-го знакапосле запятой. Это уж точно лишнее.
Переведем запросв режим конструктора (рис.Рис. 163.163). Рассмотрим верхнююЗапрос «Возраст_учащихся» в режиме конструкторастроку. Она содержит имена полей. Первые два имени досталисьоттаблицы«Ученики».Следующиеполя§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»133вычисляемые. Здесь до знака «:» стоят присвоенные системойимена.Последвоеточиявтретьем,четвертоми пятом столбцах – имя поля – источника данных длягрупповых операций. Это поле «Возраст». В последнемстолбце после двоеточия видим уже знакомую нам функцию Count(*). Рассмотрим третью строку.
В первых двухстолбцах стоит «Группировка». Это значит, что значениясоответствующих полей положены в основу группировки.В следующих трех столбцах указаны групповые операции.И наконец, в последнем столбце слово «Выражение» говорит нам о том, что значение этого поля вычисляется.Исправим названия полей, начиная с третьего, на «Средний возраст», «Минимальный возраст», «Максимальныйвозраст» и «Количество» (рис.Рис. 164.164).
Займемся форма-Редактирование запроса «Возраст_учащихся»том поля, содержащего средний возраст члена кружка.Для этого в соответствующем столбце щелчком правойклавиши мыши развернем вертикальное меню и выберемв нем строку «Свойства» (рис. 165). В окне свойств установим фиксированный формат поля и число знаков после запятой – 1 (рис.166).
Последнему полю дадим имя134ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫРис. 165.«Свойства» поля «Средний возраст»Рис. 166.Формат поля «Средний возраст»«Количество». Закроем конструктор с сохранением результатов. На экране появится представление отчета в табличном режиме (рис.167). Закроем запрос. Выберем пунктменю «Создание», щелкнем по пиктограмме «Мастер отчетов». В первом диалоговом окне выберем источник данных– запрос «Возраст_учащихся» и поля «Название», «Средний возраст», «Минимальный возраст», «Максимальный§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»Рис. 167.Запрос «Возраст учащихся»возраст» и «Количество» (рис.Рис. 168.уровни135168).
«Далее». ДобавлятьВыбор источника данных и полейгруппировкиРис. 169.небудем(рис.169).«Далее».Уровни группировкиУстановим сортировку по возрастанию значений поля «Название»(рис.170).«Далее».Выбереммакетотчета136ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫРис. 170.Сортировкаи ориентацию страницы (рис.Рис. 171.именем«ВозрастМакет отчетаучащихся»Рис. 172.появится отчет (рис.171). Сохраним отчет под(рис.172).НаэкранеСохранение отчета173).
Переведем его в режим кон-структора и отредактируем, как мы делали это ранее,с расчетом на черно-белый принтер. Кроме того, в примечании отчета подведем черту (черту берем с панели элементовуправления)ископируемтудажестроку§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»Рис. 173.137Отчет «Возраст учащихся»области данных. Копируем всю строку потому, что такбыстрее, нежели поочередно «таскать» поля с панели элементов. Введем текст надписи «По всем кружкам». Четыре поля будут содержать вычисляемые значения. В первом будет находиться значение среднего возраста по всемкружкам (рис. 174).
Среднее от средних. Выберем в окнеРис. 174.Окончательный вид отчета «Весь список»свойств вкладку «Данные» и в строку «Данные» введемтекст:=Sum([Средний возраст]*[Количество])/Sum([Количество]).Функция Sum возвращает сумму значений поля в той138ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫгруппе области данных, к которой относится примечание.В нашем случае, поскольку мы работаем в примечанииотчета, суммирование производится по всей области данных. Обратите внимание, что значение среднего возраставычисляется по формуле средней взвешенной.
Здесь нельзя просто взять среднее арифметическое, так как численности групп или, как говорят в статистике, веса группразличные. А потому находим сумму произведений значений среднего возраста на количество учеников в кружке:Sum([Средний возраст]*[Количество]) и делим ее на суммарноеколичествоучениковвовсехкружкахSum([Количество]). Аналогично устанавливаем вычисляемоезначениедляминимального=Min([Минимальный возраст]) (рис.Рис. 175.Рис. 176.175) иминимума:для мак-Минимальный минимумМаксимальный максимумсимального максимума: =Max([Максимальный возраст])(рис.176).
Общее количество учеников находится простокак сумма количеств по отдельным кружкам (рис.177):§ 4.3. Отчет «Возраст учащихся»139=Sum([Количество]). Закроем конструктор с сохранениемРис. 177.Общее количество «кружковцев»результатов. Теперь отчет будет иметь вид, как на рис. 178.Для создания этого отчета нам пришлось предварительноРис. 178.Окончательный вид отчета «Возраст учащихся»создать три запроса. Для каждого, начиная со второго,источником данных является предыдущий запрос.140ГЛАВА 4. ОТЧЕТЫ§ 4.4. Отчет «Ученики по кружкам»125⇔148В§4.2 мы оформили отчет как списокучеников, сгруппированных по классам.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
