Методичка Иt 1__ 2016 (820344), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Сравнить эти два способа слияния документов.

1. 2.Применение метода слияния для подготовки новых групповых документов произвольного вида

2.1.Разработать формат визитки для сотрудников фирмы. Визитки содержат: фирменный знак, официальное полное название фирмы. Фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, адрес, телефон и е-mail.

2.2. Подготовить набор визиток для не менее 5 сотрудников, используя подготовленный список (присвоить ему имя Визитки) с указанным перечнем полей.

3. Разработка списков

3.1. На поле нового документа создать заголовок: "Общий список"

3.2. Открыть Мастер слияния, на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".и на третьем шаге Мастера активизировать список, подготовленный для отправки факсов ( Список совета ).

3.3. Добавить в список поля Год рождения, Город, Оклад, и заполнить эти новые поля так, чтобы в одном городе «проживало» несколько адресатов.

Закрыть список.

3.4. Провести правку основного документа, вставив в текст документа все наименования полей слияния, используя в качестве разделителя знак табуляции.

3.5. На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

3.6. Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год рождения", "Оклад", NEXT и скопировать в буфер обмена.

3.7. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац, Повторить операцию по числу записей в списке.

3.8. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".

3.9. Оформить созданный список как таблицу, для чего выделить подготовленный текст и, используя опцию "Преобразовать” из меню "Таблица” вкладки Вставка группы Таблицы, преобразовать текст в таблицу.

3.10. Сформировать в таблице верхнюю строку с именованием все полей. Сохранить таблицу под именем Общий список.

4.

3.Разработка списков по признаку (ам) (подготовка реестров).

Составить списки Новичков и Ветеранов фирмы, используя общий список всех сотрудников. Критерием включения в тот или иной список является год поступления на фирму.

43.1.Сформировать список сотрудников фирмы, указав фамилии тех, кто работает первый год:

1. На поле нового документа создать заголовок: "Новые сотрудники" .

2. Преобразовать документ в основной документ слияния с целью формировании списка, для чего используя Мастер слияния на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".

3. На втором шаге выбрать "Текущий документ".

43.2.Сформировать источник данных на 10 сотрудников фирмы (новичков и ветеранов):

1. На третьем шаге создать список, указав в нем Фамилию, Имя, Отчество, квалификация, отдел, год рождения, год поступления на фирму.

2. Заполнить источник данных.

43.3.Вернуться на основной документ.

43.4.Провести правку основного документа, вставив в текст документа поля слияния "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму":

1. Установите курсор на второй строке после заголовка Новые сотрудники.

2. На четвертом этапе в режиме Настройка каталога щелкнуть по строке "Другие элементы" и из открывшегося списка ввести поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму". Закрыть список.

3. Ввести пробелы между полями .

4. Используя клавишу Tab и режим табуляции расставить поля по строке с интервалом 0,5 см.

5. Нажать клавишу "Ввод".

6. На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

7. Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму", NEXT и скопировать в буфер обмена.

8. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац,

9. Повторить операцию по числу записей в списке.

43.5.Задать параметры отбора (для новичков - стаж до 2 лет), для чего скорректировать список, оставив в нем только записи, соответствующие заданному критерию: "

1. На третьем шаге "Мастера слияния" вызвать режим "Изменить список".

2. В вызванном списке в поле "Год поступления на фирму" щелкнуть по кнопке отбора записей (треугольник в левом краю наименования поля).

3. Выбрать строку "(Дополнительно)" в результате чего появится меню "Фильтр и сортировка".

4. На закладке "Отбор записей" выбрать поле для отбора, затем режим сравнения и, наконец, опорное значение. Следует обратить внимание, что правил отбора может быть несколько.

5. Щелкнуть по кнопке "ОК". Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.

Щелкнуть по кнопке "ОК".

Щелкнуть по кнопке "ОК".Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.

43.6.Просмотреть список новых сотрудников фирмы:

1. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ" , нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".

2. Сохранить документ под именем Новые сотрудники1.

3. Просмотреть список оперативными средствами для чего вернуться на третий шаг Мастера слияния и закрыть "Мастера"его. Активизировать кнопку Просмотр результатов вкладки Рассылки. В выпадающем меню выбрать Просмотр результатов.

4. Повторным щелчком в выпадающем меню Просмотр результатов вернуть исходное состояние списка. Убедиться в восстановлении всех полей с NEXT.

5. Используя кнопку Найти и объединить получить конечный список в виде нового документа и сохранить его под именем Новые сотрудники2.

43.7.Составить список для ветеранов фирмы выполнив аналогичные шаги с установкой других критериев отбора записей в списке и сохранить его.

4.Разработка форм для организации учетных документов.

Разработать компьютерный бланк регистрации участников научной конференции, пример подобного бланка показан на рисунке:

4.1.Сформировать исходную таблицу бланка регистрации:

В меню команды "Файл" выбрать опцию "Создать", выделить значок "Новый документ" на вкладке выбрать лист "Общие", включить флажок на окне "Шаблон", щелкнуть по кнопке "ОК". Сохранить шаблон в рабочей папке под именем, Сопf-6_ФИО.

Ввести заголовок "научная конференция", используя знак перехода на вторую строку: Shift+Enter.

С помощью опции "Абзац" команды "Формат" установить расстояние в 12 пунктов между заголовком и текстом формы

Вывести на поле документа панель "Формы", используя опцию "Панели инструментов" команды "Вид".

Щелкнув по значку "Добавить таблицу" панели "Формы", вставить таблицу, выделив таблицу размером 9 строк на 3 столбца, и заполнить строки таблицы, ориентируясь на рисунок.

Установить курсор на первую строку во второй столбец и щелкнуть на панели по кнопке "Текстовое поле" на поле ячейки будут показаны пять маленьких кружков. Если дважды щелкнуть по ячейке, то на экране снова установится вкладка,

Указать на вкладке предельную длину, вводимого в окно текста, например 30 для записи фамилии, имени и отчества и 50 - для заглавия доклада. Для строки «Регистрационный номер» установить длину числа в 4 знака, в списке "Тип" указать «Число».

Установить текст справки, которую можно вызвать используя клавишу F1. Для этого перейти на соответствующую ячейку, двойным щелчком мыши вызвать вкладку параметры (или нажав правую кнопку мыши для вызова контекстного меню и выбрать в нем Свойства) и на ней щелкнуть по клавише "Текст справки". Записать, например, на первом листе новой вкладки напоминание о длине текста заглавия доклада, например: «Количество символов в заглавии доклада не должно превышать 50 знаков». Подготовить подобные справки для всех строк бланка.

Вставить кнопки-флажки в последние три ячейки первого столбца: установить курсор в поле ячейки, щелкнуть по кнопке-флажку панели Формы, перейти наследующую строку.

Вставить поле с открывающимся (раскрывающимся) списком. Для этого на поле третьей ячейки первой строки записать имя списка: «Секция», перейти на вторую строку и щелкнуть по кнопке "Поле со списком". Вернуться на вторую строку и дважды щелкнуть по выделенному серым цветом прямоугольнику. В результате откроется вкладка «Параметры поля со списком».

Записать в окно "Элемент списка" название первой секции и нажать на клавишу "Добавить", повторить запись для других секций.

4.2.Отформатировать регистрационный бланк.

Убрать фоновое заполнение на экранном бланке с помощью щелчка по кнопке на панели "Затенение полей формы".

Установить защиту формы, используя кнопку "Защита Формы".

Убрать панель инструментов формы, используя опцию панели инструментов в меню "Вид" или щелкнув по кнопке закрытия в окне панели инструментов.

Сохранить и закрыть файл бланка

4.3.Перейти в режим заполнения бланков:

В меню "Файл" выбрать опцию "Создать" нажать на значок разработанного шаблона формы, щелкнуть по кнопке "Документ" и нажать ОК.

4.4.После заполнения всех строк бланка необходимо сохранить документ, используя отдельное имя.

4.5.Ввести регистрацию для 5-и участников конференции и результат запомнить в форме отдельного документа.

5.5. ППодготовить отчет о выполненной работе, включив в него все подготовленные .документы.

6. Сохранить подготовленный документ и закончить работу в среде редактора. . Удостовериться в правильности сохранения файлов.

Работа №ТЕМА5: ОРГАНИЗАЦИЯ СЛОЖНЫХ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цель работы: овладеть навыками подготовки структурно сложных документов: разработка главного документа, организация сносок, примечаний, оглавления, списка использованной литературы и др

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на возможности начальной компоновки СТРУКТУРНО СЛОЖНЫХ документов, а также на удобство перекомпоновки документа при его структурной организации путем перемещения элементов структуры посредством кнопок вкладки панели "Структура".

1.Подготовка к работе.

1.1.Сформировать новую папку в своем каталоге под именем Report_ФИО.

2.Разработать структуру (план) сложного документа.

2.1.Определить заголовок документа (на примере выполненных работ по данному практикуму -- "Отчет о лабораторном практикуме"):

1. Разработать структуру отчета, для чего разбить текст отчета на поддокументы (разделы, главы и параграфы), дать им заголовки.
   Например:

Подготовка текстовых документов

Применение основных элементов текстового редактора

Приглашение на презентацию фирмы

Характеристики

Список файлов лабораторной работы