Методичка Иt 1__ 2016 (820344), страница 10

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 10)

Сохраняется ли структура табличных данных при сортировке

Возможна ли сортировка по нескольким параметрам

Что нужно, чтобы путем фильтрации выделить уникальный элемент таблицы

Возможно ли создать макрос в макросе

Возможна ли реализация рекурсии при создании макросов макрорекордером

Допускается ли в теле макроса создание новой книги

Как поведет себя макрос, если в нем сформировано обращение к эзлементам закрытой книги

Возможно ли исполнение макроса, отсутствующего в текущей книге

Работа №ТЕМА 8: Использование функций в табличных системах

Цель работы : – приобретение и закрепление практических навыков работы с таблично организованными данными при разработке штатных документов в организациях.

Главной задачей работы является практическое освоение правил использование элементов библиотеки функций среды Ms Excel. При выполнении задания должны быть освоены приемыи формирование практики защиты крытия табличных данных или их фрагментов, а также работы с набором стандартных функций, имеющихся в среде Ms Excel, на примере типового штатного расписания факультета ВУЗа.

Отчетом по работе служит протокол действий по реализации заданий в виде книги именной Ms Excel, на листах которой представлены соответствующие примеры.

Установочные положения.

В любой организации, компании или предприятии вне зависимости от их отношения к собственности (бюджетное предприятие, ОАО, ООО и т.п.) существует документ, без которого организация не может существовать. Это т.н. штатное расписание.

Этот документ представляет собой таблично организованный перечень должностей всех исполнителей, которые необходимы для нормального функционирования организации. Наименования всех возможных должностей, как правило, имеют устоявшиеся названия и перечислены в Тарифно-квалификационном справочнике, подготавливаемым Минтрудом страны. В этом же справочнике указаны квалификационные требования к должности: образовательный ценз, необходимый опыт работы и т.п.. Для одного наименования должности возможно несколько градаций квалификации в зависимости от этих параметров. Например, для инженеров существует до 5-и должностных градаций.

Каждой должностной градации устанавливается свой тарифный разряд, определяющий ее «качество», т.е. тарифный разряд определяет уровень оплаты труда исполнителя. Очевидно, что для каждой должностной категории в штатном расписании отводится строка таблицы с указанием всех необходимых атрибутов для этой категории: количество единиц, должностной оклад, возможные доплаты и т.д. Таким образом штатное расписание становится основой для расчета затрат, связанных с оплатой труда и базой для формирования различных справок и сводок.

Поскольку ввиду инфляции или по другим причинам значение ставок тарифных разрядов групповым образом (единовременно) меняется, то это требует корректировки соответствующих значений всех от них зависящих параметров. Из этого следует, что хранить числовые значения параметров в самой таблице штатного расписания (ШР) нецелесообразно, ибо это будет требовать постоянного переписывания таблицы. Правильнее в таблице ШР указывать ссылки на место хранения этих данных, т.е. организовать косвенную адресацию данных по наименованию базового поля таблицы, каковым является полное название должности. Подстановка значений при такой адресации реализуется соответствующей функцией из числа функций библиотеки Ms Excel.

В данной работе

Задание для самостоятельной работы

Постановка задачи

Ннеобходимо сформировать бюджетное штатное расписание (ШР) бюджетной организации - факультета ВУЗа, которое строится из типовых штатных должностей, однозначно связанных с разрядами Единой Тарифной Сетки (ЕТС). В соответствии с этой сеткой каждой должности соответствует свой т.н. тарифный разряд, а ему, соответственно, значение оклада по должности). ЕТС (значение тарифных ставок) периодически изменяется, а структура ШР при этом фактически сохраняется.

Штатное расписание состоит из двух структур: ШР преподавательского персонала (ППП) и ШР других видов персонала (УВП – учебно-вспомогательный, АУП – административно-управленческий, ПОП – прочий обслуживающий). Для каждого вида персонала помимо должностных окладов предусмотрены различные надбавки и доплаты, фиксируемые в штатном расписании. На основании данных ШР ежемесячно составляется заявка на бюджетные ассигнования, необходимые для выплаты заработной платы (ЗП).

Поскольку штатное расписание очень важный документ, доступ к нему на предмет корректировки значений и внесения изменений разрешен лишь конкретным лицам. Для этого лист ШР или его части защищаются паролем, а открытой остается только та часть таблицы, которая касается определенных исполнителей.

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на использование функций из имеющегося стандартного списка, а также возможности по связыванию данных различных листов одной книги и данных различных книг.

Контрольные вопросы

Для чего нужно штатное расписание организации

Что собой представляет ШР как объект Ms Excel

Почему необходимо периодически менять содержимое полей этого документа

Почему нельзя указывать в полях ШР непосредственные значения, характеризующие отдельные должностное наименование

Почему необходимо защищать поля штатного расписания

Порядок выполнения работы

1. Формирование типовых таблиц данных

1.1Загрузить книгу «Штатное расписание» ( ШР.xls ) с резидентного диска (адрес указывается преподавателем) в свой раздел, познакомиться с содержанием листов и сохранить ее под именем 8_1_ФИО.

1.2. Открыть лист ЕТС. Определить вид и содержание таблицы ЕТС, которая будет использоваться в дальнейших расчетах, для чего щелкнуть мышью по стрелке поля координат ячейки.

1.3. Открыть лист Таблицы. Определить вид и содержание таблицы Табл, которая будет использоваться в дальнейших расчетах, для чего щелкнуть мышью по стрелке поля координат ячейки.

1.4. Сформировать штатное расписание кафедры №1:

а) Открыть лист ППП.

в) Познакомиться с правилами формирования значения должностного оклада, для чего прочитать содержимое ячейки F12.

(Правила формирования результата по функции ВПР можно получить просмотрев ее реализацию путем вызова мастера функций fx , где необходимо найти в полном алфавитном перечне функций нужную Вам. Полную подробную информацию по функции можно получить также в Мастере функций, вызвав гиперссылку «Справка по этой функции» )

с) Действуя аналогично, следует познакомиться с правилами формирования доплат за ученую степень и за должность.

d) Записать в ячейку I12 формулу для вычисления надбавки за исполнение обязанностей зав. кафедрой, учитывая, что значения этих доплат указаны в Табл в столбце Е.

e) Записать в ячейку J12 формулу для вычисления доплаты за исполнение обязанностей зав. кафедрой, учитывая, что значения этих доплат составляют 20% от оклада.

f) В строке должностей ассистента занести значение надбавки за мат. отв. в размере 30% от оклада.

g) По произвольным должностям установите значения надбавок по колл дог в размере 15% от оклада.

h) Продублировать, где это необходимо, формулы вычисления значений надбавок и доплат по всем полям таблицы.

i) Занести значения численности по каждой категории преподавателей.

g) Записать формулы для вычисления месячных фондов оплаты труда.

k) Получить в таблице итоговые значения по соответствующим столбцам.

1.5. Сформировать штатные расписания еще для 4-х кафедр, установив для них свои численности преподавательских единиц.

1.6. Для полей надбавок, где имеются числовые значения, сформировать поля примечаний с указанием в них фамилий тех, кому установлены эти надбавки.

1.7. В конце таблицы сформировать строку «ВСЕГО» с вычислением значений по соответствующим столбцам.

1.8. Действуя аналогичным образом сформировать штатные расписания УВП, АУП и ПОП, заполнив бланки на соответствующей странице.

1. Формирование сводных таблиц

2.1. Открыть лист «Заявка на ЗП».

2.2. Занести в заявку суммарное значение окладов по ЕТС для преподавателей, для чего в ячейке D11 нажать знак равенства, после чего выбрать мышью лист ППП и щелкнуть в ячейку строки «ВСЕГО» в столбце «Месячный фонд оплаты труда по тарифу»; нажать ввод.

2.3. Действуя аналогично предыдущему пункту, заполнить остальные поля Заявки

2.4. Вычислить итоговые значения в заявке.

1. Защита табличных данных

3.1. Закрыть от произвольного изменения данные ШР ППП за исключением полей количества единиц, для чего открыть лист ППП.

3.2. Выделить значения в столбце Количество единиц

3.3. Щелкнуть по кнопке «Формат», выбрать «Ячейки» и на вкладке щелкнуть по закладке «Защита»

3.4. Снять метку «Защищаемая ячейка», нажать OK. (С выбранных ячеек будет снята защита !).

3.5. Щелкнуть по кнопке «Сервис», выбрать на вкладка строку «Защита» и «Защитить лист». При необходимости возможно установление пароля (главное его не забыть, иначе данные будет невозможно исправить !!!).

3.6. Проверить действие защиты.

3.7. Отмена защиты листа осуществляется путем ее снятия на вкладке «Сервис»-«Защита». (Проверьте этот режим).

3.8. Действуя аналогично закрыт в ШР УВП все поля за исключением Количества единиц и Надбавок из нормативного фонда.

1. Модификация таблиц при изменении исходных данных

Считая, что изменилась тарифная сетка (ЕТС), произвести корректировку штатных расписаний для чего:

4.1.Открыть лист Таблицы.

4.2. Заменить данные в таблице ЕТС.

4.3. Проверить, как изменилось содержание таблиц-ШР.

5. Сохранить рабочую книгу, Удостовериться в правильности сохранения файлов.

Вопросы для самоконтроля

Как организовать извлечение данных из разных таблиц ЕТС

Как защитить таблицу с данными (на примере ШР)

Как организовать доступ к отдельным элементам защищенного массива данных (на примере ШР)

Работа№ТЕМА 9: КОМПЬЮТЕРНЫЕ ДЕМОНСТРАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Цель работы: овладеть навыками работы в среде редактора презентаций: формирование слайдов, содержащих текст, таблицы, рисунки; разработка структуры презентации, организация переходов между слайдами, передача информации в другие документные системы, демонстрация слайдфильмов, методы применения электронной указки, вывода на экран текста выступления (заметки выступающего), печать раздаточного материала и др..

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на разные способы формирования интервалов показа кадров в слайдфильме и возможности комбинирования из набора слайдов различных демонстраций.

1.Основные элементы презентации.

1.1.Подготовка к работе:

1. В меню "Пуск" выбрать строку ""Создать документ Microsoft Office" и щелкнуть мышью, на поле появится многостраничная вкладка "Создание документа".

2. Перейти а лист "Общие, дважды где щелкнуть по значку "Новая презентация".

3. Сохранить презентацию под именем 9_1_ФИО. (После выполнения операций по подготовке слайда следует щелкать по кнопке "Сохранить"!

1.2.Построение презентации:

1. На вкладке "ГлавнаяСоздать слайд" в группе Слайды выбрать опцию в окне "МакетАвторазметка" и выбрать "Титульный слайд". Имя каждого типа слайда показывается в правом нижнем егоокне вкладки после щелчка по соответствующей пиктограмме.ы.

2. Выбрать режим слайдов "Вид слайдовОбычный" (если он не выбран), хотя, как правило, при начальной загрузке устанавливается именно этот режим. Кнопки режимов "Обычный", "Сортировщика слайдов", "Показ слайдов" находятся под рабочим окном приложения справалева рядом с движком масштаба от горизонтальной линейки прокрутки: "Вид слайдов", "Вид структуры", "Вид сортировщика слайдов", "Вид заметок", "Демонстрация". В PowerPoint 2000 вместо кнопки "Вид заметок" установлена кнопка "Обычный", которая вызывает три окна одновременно: структуры, слайдов и заметок.

3. Щелкнуть по верхнему полю местозаполнителя (заголовок слайда) и перевести его верхнюю границу в верх слайда.

4. Выбрать шрифт: Arial, 44, полужирный, записать: " Студент (Фамилия, имя отчество)".

5. Увеличить поле нижней рамки, выбрать шрифт: Arial, 30, курсивом записать строки: "Университет", "Факультет", "Группа" (Индекс группы).

6. Щелкнуть по кнопке "СоздатьНовый слайд" и выбрать окно "Заголовок и объектМаркированный список". При этом первый слайд должен быть занесен под номером первым в список.

7. Сформировать слайд типа Список, для чего в поле заголовка записать: Образование.,

8. В поле текста слайдасписка ввести конкретные данные об образовании, например: Средняя школа №... , Спортивное общество..., Учебные курсы..., Автошкола..., и т.п.; Оформить этот перечень как список, используя средства группы Абзац вкладки Главная.

9. Используя методы форматирования и средства управления объектами, разместить список по центру слайда.

10. Щелкнуть по кнопке "Создать слайд" и выбрать окно "Два объекта".

11. Перейти на следующий слайд. Создать слайд с Текстом в две колонки. В поле заголовка слайда Выбрать окно "Текст в 2-е колонки" и записать два списка под общим заголовок вком "Основные интересы". В левой колонке написать об интересах в В левой колонке в научно-практической области, (например: информатика, бизнес, техника), а в правой ‑ в области культуры, отдыха и т.п. (например: живопись, музыка, архитектура и т.п.), оформив их списками.;

12. Перейти на следующий слайд (щелкнуть по кнопке "Создать слайд").. Выбрать окно "Заголовок и объект" для создания слайда типа Таблица. В окне заголовка слайда окне "Авторазметка выбрать тип "Таблица". Ззаписать заголовок таблицы "Доходы и расходы в текущем году".

13. В поле объекта вставить таблицу по образцу, приведенному на рисунке, для чего использовать инструментальные средства группы Таблица вкладки Вставка.

14. Отформатировать текстовые записи в полях таблицы, используя инструментарий вкладки Макет или средства группы Абзац.

15. Записать подходящие данные о возможных доходах студента (например, стипендия, заработанная плата, помощь родителей и спонсоров, гранты и т.п. в качестве расходов следует использовать фактические затраты на транспорт, питание, учебную литературу, отдых и т.п. или использовать данные примера).

Записать подходящие данные о возможных доходах студента (например, стипендия, заработанная плата, помощь родителей и спонсоров, гранты и т.п. в качестве расходов следует использовать фактические затраты на транспорт, питание, учебную литературу, отдых и т.п. или использовать данные примера).

1. Сформировать вычисляемые ячейки "Итого".

2. Ввести разделительные линии, установить цвета полейя таблицы.

3. Создать слайд типа Перейти на следующий слайд типа "Текст и диаграмма". Подготовить диаграмму, отражающую профиль домашней библиотеки, используя необходимые данные:

4. Перейти на следующий слайд и установить его тип "Текст и диаграмма". Подготовить диаграмму,

отражающую профиль домашней библиотеки, используя необходимые данные, например, художественная литература, учебники, периодика, альбомы и т.п. Можно показать структуру Вашей фонотеки: классика, рок, национальная музыка и т.п.

Для создания слайда можно использовать окно Два объекта , разместив в левом окне список, а в правое окно вставить диаграмму, оформив ее, используя соответствующие средства режима Работа с диаграммами.

Характеристики

Список файлов лабораторной работы