110529 (709404)
Текст из файла
КУРСОВА РОБОТА
по дисципліні: «АРХІВОЗНАВСТВО»
на тему: Складання архівних описів
ЗМІСТ
Введення
Розділ 1 Загальні поняття про опис і етапи її складання
Розділ 2 Довідковий апарат опису, вимоги до його складання
Розділ 3 Організація справ і документів в межах опису
ВВЕДЕННЯ
Забезпечення суспільства достовірною ретроспективною інформацією є однією з головних задач архівних установ Російської Федерації на сучасному етапі. Ефективність функціонування науково-довідкового апарату до документів Архівної фундації Росії напряму залежить від якості складання архівних довідників.
Політичні і соціально-економічні зміни життя російської держави і суспільства, що відбулися за останнє десятиріччя, істотно активізували інтерес суспільства до архівної інформації і архівів, як сховищам універсального інформаційного ресурсу архівних документів.
Особливе місце в системі НСА займає архівний опис – базовий довідник російських архівів. Опис є одним з найстародавніших архівних довідників: найкраніший російський опис, що дійшов до нас, відноситься до XII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відносяться до XIX в. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940-1950-х рр.
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівної фундації, що містить, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту1.
Значення опису визначається тим, що архівний опис, будучи обліковим документом і довідником за змістом, несе велике інформаційне навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників: каталогів, путівників, покажчиків. Від якості підготовки описів багато в чому залежить ефективність пошуку архівної документарної інформації.
Мета курсової роботи – розглянути єдині сучасні вимоги до складання архівного опису відповідно до вимог нормативних актів Російської Федерації. Для досягнення мети і розкриття змісту курсової роботи були поставлені наступні задачі:
дати загальні поняття опису;
описати структуру опису;
розглянути методику опису справ;
вивчити організацію справ і документів в межах опису;
розглянути правила складання довідкового апарату до опису.
При виконанні роботи була вивчена і використана наступна література: Кузнецова І.Н «Діловодство», а також стаття Андріевої И.Н. Систематизація документів і формування справ, надрукована в журналі «Довідник секретаря і офіс-менеджера; Методичні рекомендації: «Складання архівних описів» / Россархів. ВНІДАД. – М., 2003г.
Курсова робота складається з введення, 4-х глав, висновку, 4 додатків і списку джерел літератури.
На чолі 1 дані загальні поняття про архівний опис і етапи її складання. Розділ 2 розглядає методику опису одиниць зберігання на основі стандартизованих елементів опису. На чолі 3 представлена організація справ і документів в межах опису. Розділ 4 присвячений складанню опису і довідкового апарату до неї.
РОЗДІЛ 1
ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ОПИСИ І ЕТАПИ ЇХ СКЛАДАННЯ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Описи справ і документів – архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, закріплення їх систематизації усередині фундації і їх обліку.
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи по особовому складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох екземплярах і представляються в архів організації через рік після завершення справ в діловодстві.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:
порядковий номер справи (томи, частини) по опису;
індекс справи (томи, частини);
заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
дати справи (томи, частини);
кількість листів в справі (томі, частині);
термін зберігання справи.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
- заголовки справ вносяться в опис відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з декількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться в опис під самостійним номером);
- порядок нумерації справ в описі - валовий за декілька років; порядок привласнення номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом;
- графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а вся решта однорідних справ позначається словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);
- графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.
В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому указуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ по опису справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем з вказівкою його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.
В річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів, і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, мали відмітку "ЕПК", причому тільки після звірки їх із зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування і оформлення справ. В необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються тому, що розшив і переформовуванню при виявленні, що справа сформована неправильно.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається по встановленій формі. Першому річному розділу зведеного опису справ фундації привласнюється номер по листу фундації, всі подальші річні розділи числяться за цим номером до утворення закінченого опису.
Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку.
Заголовки додатково знайдених справ залежно від їх кількості можуть бути внесений в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизації або в кінець річного розділу. Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточний підсумковий запис, в якому указуються також підстави внесених змін.
Внесення в річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після ухвалення ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності - покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.
В передмову включаються відомості про основні напрями діяльності і структуру організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фундації, включених в розділ; указується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фундації; наголошуються найтиповіші групи справ як по різновидах документів, так і за змістом; дається коротка характеристика що міститься в описі інформації про підвідомчі або вищестоящі організації; освітлюються особливості формування, описи і систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ними .
Передмова підписується укладачем з вказівкою посади і дати складання передмови і завідуючим архівом організації (особою, відповідальною за архів).
Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного опису справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. В змісті перераховуються: передмова, список скорочень (що складається в необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених в розділ, покажчики (якщо вони є).
Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х екземплярах.
Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, не підшиваються і не переплітаються; вони повинні зберігатися в теках з клапанами і зав'язками.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (АЧ) організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Злагоджено" з вказівкою номера протоколу ЦЕК (АЧ) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ. Представляються 4 його екземпляра.
Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший екземпляр річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.
Декілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.
В організаціях з невеликим об'ємом справ постійного зберігання (до 200 подів), що щорічно утворюються, опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Кожному закінченому опису привласнюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.
Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису є титульний лист.
На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання указуються:
-назва фундації;
-номер фундації;
-номер описи;
-название описи, яке включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, по особовому складу і т.д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;
Дати справ, включених в опис.
Перед назвою фундації на титульному листі залишаеться місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації.
До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.
Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.
В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається по встановленій формі
Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (АЧ) організації, а потім затверджується її керівником.
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
