110529 (709404), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ по особовому складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності:

- накази (розпорядження) по особовому складу;

- списки особового складу;

- картки по обліку особового складу (за відсутності окремого опису особистих справ);

- особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ);

- особисті рахунки робітників і службовців по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);

- незапрошувані трудові книжки (за відсутності окремого опису);

- акти про нещасні випадки.

Вказані види документів, що утворюються в організації у великих об'ємах, можуть виділятися в самостійні річні розділи опису (особисті справи, трудові книжки і т.п.). Особисті справи (особисті картки) вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведена особиста справа, і систематизували за абеткою.

При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченого опису справ по особовому складу складаються зміст, покажчики і списки скорочених слів.

Річний розділ зведеного опису справ по особовому складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується у трьох екземплярах, підписується укладачем, завіряється начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) і представляється на розгляд ЦЕК (АЧ) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (АЧ) він підлягає узгодженню з ЕПК відповідної архівної установи і затвердженню керівником організації.

РОЗДІЛ 2

ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ

Для більш ефективного використовування документарної інформації, що міститься в описах архівних фундацій, в науковій і практичній меті до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у разі переробки опису), покажчики. Кожний з вказаних елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційований, з урахуванням інформативності архівних фундацій. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фундації (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточненню смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складенні науково-довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.

Титульний лист.

На титульному листі описи поміщаються: повна назва архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченого опису, складеного в діловодстві установ і відомчих архівах,за яким в держархів приймаються документи установ, містить наступні реквізити: назва державного архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису з вказівкою категорій включених в неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).

Передмова.

Передмова може складатися як загальне до всіх описів фундації, так і до окремого опису. Загальна передмова до описів фундації поміщається в першому описі.

В передмові, загальній до всіх описів фундації, висловлюються: історія фундації; анотація складу і змісту документів фундації (при цьому виділяються найтиповіші групи одиниць зберігання по їх видах і різновидах, за змістом); склад довідкового апарату до описів.

При складанні окремих передмов до кожного опису фундації всі загальні дані по історії митного органу - історії фундації поміщаються в передмові до першого опису.

Список скорочень.

Основне призначення списку скорочень слів – скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самого опису, так і в довідковому апараті до неї. В список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в описі, окрім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій і підприємств при внесенні їх в опис вперше пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони приводяться тільки в скороченні.

Перевідна таблиця шифрів.

Перевідна таблиця шифрів складається до переробленого опису після її переробки у разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровці. Перевідна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання усередині фундації формою: № одиниці зберігання по старому опису № одиниці зберігання по новому опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводився опис одиниць зберігання: в лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій – новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.

Перевідна таблиця поміщається в кінці опису. За наявності у фундації декількох описів, складаються перевідні таблиці до кожного опису.

Покажчики.

До опису можуть складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик є переліком предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості із заголовків одиниць зберігання як одного опису, так і всіх описів фундації.

Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з наочного поняття і пошукових даних.

Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простий, тобто не мати підрубрик, складної, тобто мати підрубрику або кубло, тобто мати дві або декілька підрубрик.

РОЗДІЛ 3

ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ В МЕЖАХ ОПИСУ

Після закінчення опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фундації і закріплюється описом справ фундації. Систематизація одиниць зберігання усередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, наочно-питання, номінального, корреспондентського, географічного, авторського.

При розподілі одиниць зберігання відповідно до схем систематизації необхідно мати на увазі наступне:

справи відносяться до того року, в якому вони початі виробництвом або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;

плани, звіти, кошториси і прикладені до них документи відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки – до останнього року звітного періоду;

справи, початі виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;

в межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються по значущості структурних частин фундації;

особисті справи систематизували по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.

Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються по їх значущості, хронології або алфавітному порядку.

Приналежність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється по назві структурного підрозділу, позначеній на обкладинці одиниці зберігання, індексам, привласнюваним структурним підрозділам, резолюціям, підписам посадовців, реєстраційному штампу, змісту документів.

При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім – одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті – одиниці зберігання, датовані

1

Характеристики

Список файлов реферата