ПЗ (1231637), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

где – затраты на заработную плату специалиста, руб.;

– затраты на аппаратное оснащение, руб.

Стоимость покупки одного сканера Canon – 48000 рублей. Заработная плата специалисту, осуществлявшему работы за весь период внедрения, составила 60000 рублей. Таким образом формируется следующая сумма:

Впоследствии планируется купить второй сканер. В таком случае расходы на внедрение и на модернизацию составят 156000 рублей.

1. Расчет стоимости использования

Работать с системой на начальном этапе планируется одному бухгалтеру. Когда система пройдет «обкатку» и будут устранены все вскрывшиеся недостатки, к работе приступит второй бухгалтер. Сейчас ведется оцифровка документов прошлых лет из бумажного архива. После накопления некоторого объема данных в электронном архиве, к ним будет предоставлен доступ широкому кругу сотрудников предприятия. Они смогут просматривать интересующие их документы. Чем больше людей вовлекается в процесс взаимодействия с внедренной системой, тем выше экономическая выгода для компании.

Объем документов, требующих архивации, за день составляет от 6 до 10 тысяч листов. За январь поступило более 50000 документов, большинство из которых содержало несколько листов. На сканирование дневного объема документов уходит в среднем 4,5 часов времени. На распознавание идентификатора уходит еще столько же. В итоге, на обработку первичной документации, позволяющую полностью исключить бумажные файлы, уходит около 9 часов времени работы бухгалтера. Время, затрачиваемое на выгрузку карточек документов из торговых баз и загрузку их в документооборот обычно равняется 15-20 минутам. Время работы с обработкой в 1С:Документообороте и проверка данных занимает более получаса. В зависимости от сезона, объемов отгрузок и работы остальных служб, данные цифры могут изменяться в пределах от 10 до 15%.

Суммарные временные затраты бухгалтера на перевод поступившей за день бумажной документации в электронный архив рассчитывается по формуле:

Бухгалтер работает 8 часов в сутки. Работу с текущей документацией (обрабатывать бумаги в день их появления) будут вести два бухгалтера. Их суммарный дневной рабочий ресурс – 16 часов. По планам руководства, время, оставшееся после обработки текущей документации (примерно 4 часа), бухгалтера должны будут потратить на оцифровку бумаг из физического архива.

Работа одного бухгалтера для компании обходится в 23000 рублей в месяц. Расходы на сканер уже известны, вместе с наймом второго сотрудника будет куплен второй аппарат. Суммарные месячные затраты на пользование системой электронного архива рассчитываются по формуле:

где – затраты на заработную плату специалиста, руб.;

– затраты на расходные материалы (ролики к сканеру), руб.;

– затраты на амортизационные отчисления, руб.

Расходные материалы (ролики) в сканере приходится менять раз в два месяца. Стоит комплект для замены 3000 рублей. Для расчета затрат помесячно используется половина этой стоимости – 1500 рублей.

Амортизационные отчисления представляют собой отношение стоимости сканера к сроку его службы. Поставщик предоставляет гарантии, что устройство проработает 2 года. Амортизационные отчисления в расчёте на один месяц составят 2000 рублей.

Суммарные месячные затраты на использование конфигурации из двух рабочих мест составят:

1. Расчет экономической эффективности

Очевидная экономия средств, вызванная внедрением электронного архива – это отказ от аренды склада бумажной документации. По предварительным оценкам на оцифровку бумажного массива документов уйдет около года. Т.е. с января 2017 года предприятие будет экономить 40000 рублей в месяц – такова стоимость аренды здания архива.

Вторая часть положительного экономического эффекта внедрения достигается за счет оптимизации рабочего времени сотрудников. Благодаря появлению системы электронного архива пользователи системы значительно сократят усилия, затрачиваемые на поиск нужных документов. Так же сократятся издержки предприятия, связанные с обработкой документов и их поиск.

Чем больше документов будет оцифровано и чем больше пользователей будет иметь к ним доступ, тем большей станет экономия сил и времени, затрачиваемых сотрудниками. Однако уже сейчас можно сказать, что суммарный положительный экономический эффект, даже без учета затрат на аренду здания архива, будет превышать затраты на использование и обслуживание системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе проведено исследование структуры электронного архива, описаны бизнес-процессы предприятия, управляющие потоком документов и выявлены основные проблемы, требующие решения. В результате проведенного исследования разработана система электронного архива компании на базе программного комплекса «1С:Документооборот». Для разработки, главным образом, использовались программные продукты компании «1С» и встроенный в них язык программирования.

Описан процесс документооборота предприятия. Рассмотрены проблемы, связанные с получением информации из различных источников, а также нарушения целостности данных на бумажных источниках.

Достоинствами разработанной версии приложения является:

– простой, удобный в навигации, интуитивно понятный интерфейс;

– быстрый поиск;

– представление все необходимой информации в едином окне;

Таким образом, в результате исследования разработан готовый продукт, не требующий специальной доработки (но имеющий такую возможность) и пригодный к включению в производственный процесс.

В экономической части были проведены расчеты полной себестоимости разработки и внедрения системы методом составления калькуляции, а также описана экономическая эффективность. Полная себестоимость по внедряемому варианту автоматизированный системы составила от 108000 руб. до 156000 руб., в зависимости от варианта конфигурации и комплектации системы.

В связи с тем, что для вывода разработанного программного продукта на уровень максимальной эксплуатационной эффективности необходимо пройти этап накопления данных и включить в процесс большее количество пользователей, максимальную производительность и наибольший положительный эффект система продемонстрирует не раньше января 2017 года.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Байдаков, В. 1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика/ В. Байдаков, В. Дранищев, А. Краюшкин –М.: Фирма «1С» , 2009 – 1109 с.

2. Бухалков, М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник/ М.И. Бухалков – ИНФРА-М, 2007.

3. Ощенко, И. Азбука программирования в «1С:Предприятие 8.2»: Самоучитель/ И. Ощенко –СПб.: БХВ-Петербург, 2013. – 272 с.

4. Архитектура и работа с данными «1С:Документооборот 8.2» / М. Г. Радченко, Е. Ю. Хрусталева. –М: ООО «1С - Паблишинг», 2011. – 268 с

5. Ключевые возможности «1С:Документооборот» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8/2.htm.

6. Внедрение 1С:Документооборот 8 ПРОФ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.vdgb.ru/programmy-1s/1s-dokumentooborot

7. Архивное хранение документов – компактно, надежно, безопасно [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://e-arch.ru/49-arkhivnoe-khranenie-dokumentov-kompaktno-nadezhno-bezopasno

8. Организация архива электронных документов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://redocs.ru/articles/9572

9. Официальный сайт проекта МСВСфера ООО «НЦПР» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.msvsphere.ru

10. Официальный сайт проекта LocalOff [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.localoff.com

11. Официальный сайт проекта TeamWox [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.teamwox.com/ru

12. Система управления контентом МСВСфера [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:МСВСфера_Инфооборот_4.2

13. Интернет сборник бесплатных программ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.myfreesoft.ru/localoff-sistema-elektronnogo-dokumentooborota.html

14. Миньков, С. Л. Технико-экономическое обоснование выполнения проекта: методические указания / С.Л. Миньков // – Томск: ТУСУР, 2014. – 42 с.

15. Ильиченко, А.Н. Организация и планирование производства: учебное пособие / А.Н. Ильченко и др. –М.: издательский центр «Академия» 2008 – 208 с.

16. Canon User Manual [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.canon.ru

17. ABBY FineReader User Manual [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.abbyy.ru/finereader

18. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

19. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». –М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

20. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. –СПб., изд. «Питер», 2004. – 256с.

21. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. – 258 с.

22. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005. – 383c.

23. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. –М.: ИНФРА-М, 2008.

24. Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99) // Official Journal of the European Communities, 1999. – № 28.

25. Необходимость замены программных продуктов системы "1С:Предприятие 7.7" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=13721

26. «1С:Предприятие 8.2» Практическое пособие разработчика: Учебное пособие / М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. – Питер.: 1С-Паблишинг, 2009. –874c.

27. Технологии интеграции «1С:Предприятия 8.2»: Учебное пособие / Е.Ю. Хрусталева, Д.И. Гончаров. – Питер.: 1С-Паблишинг, 2011. – 358с.

28. «1С:Предприятие». Эффективное программирование: Учебное пособие / Т.Н. Усиков. – М.: Новое знание, 2004. – 446с.

29. Система программ «1С:Предприятие» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru

38

Характеристики

Список файлов ВКР