ПЗ (1231637), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Механизм разделения данных позволяет хранить данные нескольких независимых организаций в одной информационной базе.

Это становится возможным благодаря тому, что общие реквизиты объектов конфигурации можно использовать не только как «одинаковый реквизит, который есть у всех объектов», но и как идентификатор того, что данные относятся к какой-то одной из нескольких независимых областей.

Интерфейсные механизмы. Назначение интерфейсных механизмов платформы «1С:Предприятие 8» заключается в том, чтобы обеспечить взаимодействие пользователя с прикладным решением.

Интерфейс системы основан на отдельных независимых окнах. Каждое окно решает свою задачу, например, навигация по прикладному решению или построение отчета.

Механизм полнотекстового поиска позволяет быстро находить нужную информацию в данных информационной базы и в справочной системе.

Механизм управления блокировками данных в транзакции позволяет осуществлять блокировку изменяемых данных не средствами используемой системы управления базами данных, а средствами платформы. Такое управление блокировками данных выполняется не в терминах данных СУБД, а в терминах предметной области. Благодаря этому блокировки накладываются «точнее» и параллельность работы пользователей повышается.

Конфигурация 1С:Предприятия 8 может работать в одном из трех режимов управления блокировками в транзакции:

– автоматический;

– управляемый – стандартный режим для новых конфигураций;

– автоматический и управляемый.

Механизм криптографии позволяет прикладным решениям использовать криптографические операции для обработки данных, хранящихся в информационной базе.

Механизм криптографии не содержит реализации собственно алгоритмов криптографии. Он обеспечивает набор объектов, позволяющих взаимодействовать с внешними модулями криптографии сторонних.

Для взаимодействия с криптопровайдерами в операционной системе Windows используется интерфейс CryptoAPI. Таким образом прикладные решения могут взаимодействовать с любыми криптопровайдерами, поддерживающими этот криптографический интерфейс.

2.5 Система 1С:Документооборот

2.5.1 Описание системы

1С:Документооборот – программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота [27].

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций и предназначен для автоматизации документооборота [4].

2.5.2 Ключевые возможности системы

Учет и хранение документов [5]

– регистрация входящих и исходящих документов;

– регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.);

– работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.);

– учёт в разрезе видов документов;

– хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя);

– загрузка документов из электронной почты, со сканера;

– поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.);

– учёт персональных данных.

Работа с документами [5]

– просмотр и редактирование;

– работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения);

– механизм резолюций;

– быстрый поиск, в том числе полнотекстовый;

– возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов;

– возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.);

– настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям);

– формирование задач исполнителям.

Использование программы позволяет [6]

– упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

– сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

– повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Безопасность

– централизованное хранение документов в электронном виде;

– хранение всех версий и истории редактирования документов;

– защита от несанкционированного доступа к документам;

– защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями.

Контроль исполнительской дисциплины

– контроль сроков и объемов выполнения задач;

– ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);

– анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов.

Прочие

– автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время;

– штрихкодирование документов;

– использование механизмов электронной цифровой подписи;

– настраиваемый интерфейс;

– масштабируемость;

– возможность работы в режиме с распределенными базами данных.

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

– офисные документы;

– изображения;

– тексты;

– аудио- и видеофайлы;

–архивы;

– файлы систем проектирования и другие.

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

– в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);

– по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);

– по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

– перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop);

– импортировать каталоги;

– импортировать файлы;

– создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу;

– создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

– просмотреть;

– редактировать;

– закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости;

– открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования;

– отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений;

– сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости;

– сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов [27].

1. ОЦЕНКА ЗАДАЧ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕШЕНИЯ

До разработки и внедрения программного обеспечения необходимо провести анализ, от результатов которого зависит:

– каким будет электронный архив;

– будет ли он соответствовать потребностям организации;

– какие ресурсы потребуются для обеспечения бесперебойной работы программы и насколько оптимально они будут использоваться;

– стоимость создания электронного архива и сроки выполнения работ.

Ключевую роль в организации электронного архива, конечно, играет заказчик, так как только он может предоставить необходимую информацию и принять необходимые решения.

Процесс подготовки к созданию электронного архива включает несколько этапов:

1) планирование функций электронного архива;

2) анализ организации;

На этом этапе необходимо:

– выделить значимые данные, такие как вид деятельности и размер организации, средства коммуникации;

– провести разделение документов на группы;

– определить приоритетность перевода документов в электронный вид из бумажного архива;

– проанализировать используемые в организации электронные информационные системы, форматы и способы хранения электронных документов;

– определить необходимые атрибуты документов для создания в электронном архиве системы поиска и электронного каталога;

– ознакомиться с планами автоматизации деятельности организации с целью обеспечения совместимости информационных систем и удобства работы с электронным архивом.

3) определение приоритетов создания подсистем электронного архива;

В зависимости от масштаба и сложности работ организация электронного архива может занимать от нескольких дней до нескольких лет. Однако электронный архив, как правило, можно внедрять постепенно, в порядке важности компонентов. Последовательность реализации поставленных задач может быть изменена на любом этапе. Кроме того, гораздо проще проводить поэтапное обучение сотрудников работе с электронным архивом.

4) обследование бумажного архива организации.

В каждом архиве существуют документы, которые утратили актуальность и не представляют ценности, а значит, их перевод в электронный вид нецелесообразен. Правильная организация архива электронных документов занимает много времени, ведь необходимо пересмотреть кипы бумаг, однако результат того стоит - сканирование обойдется дешевле, и обработка ненужных электронных копий не отнимет времени.

На предприятии, где предстоит внедрение электронного архива, существует проблема с учетом, обработкой и использованием большого объема бумажной документации. Различная приходная документация, транспортные накладные, счет-фактуры и акты поступают в бухгалтерию в бумажном виде в объеме до 10 тысяч документов ежедневно. Каждый документ может включать в себя различное количество листов. Весь этот объем обрабатывается бухгалтерами вручную и складируется в архиве. В ходе работы постоянно возникает необходимость «поднять» документацию по каким-либо юридическим лицам или по каким-либо временным периодам деятельности. Каждый раз финансовая служба сталкивается с необходимостью поиска бумажных документов в архиве, где тяжело быстро получить нужную информацию. Так же существует вероятность безвозвратно потерять документы из-за небрежного хранения, порчи и потери бумаг. Пытаясь решить эти проблемы руководство предприятия пришло к решению автоматизировать процесс доступа к бухгалтерской информации с бумажных носителей и фактически, создать электронную версию бумажного архива с возможностью быстрого поиска необходимых документов и регламентированием доступа к информации. Структура торгового документооборота предприятия, существующая до внедрения электронного архива показана на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Схема бумажного торгового документооборота компании

Характеристики

Список файлов ВКР