ПЗ (1231637), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Из схемы видно, что взаимодействие выстроено неэффективно. Чтобы получить нужный документ сотрудники отправляют запросы в различные структурные подразделения компании. Необходимая товарно-транспортная накладная может находиться в четырех разных местах: обрабатываться торговой бухгалтерией, проходить проверку в расходной бухгалтерии, проводиться налоговой бухгалтерией или быть сданной в бумажный архив. Для самих сотрудников финансовой службы также создается множество проблем, связанных с тем, что каждая из бухгалтерий должна работать с документами, существующими в единичном экземпляре. Из-за этого часто возникают ситуации, когда «расходники» уже сняли с учета какие-либо товарно-материальные ценности, а «налоговики» еще не отразили это в официальной финансовой отчетности предприятия. В ходе возникающей цепи перенаправления массива документов нередки случаи потерь отдельных накладных, актов или фактур. Система электронного архива должна решить эти проблемы, создав единое хранилище данных с возможностью одновременной работы различных служб с необходимыми документами. Структура документооборота, которую необходимо создать, показана на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 – Схема централизованного документооборота

1. Аналоги системы «1С:Документооборот»

Перед началом разработки будущей системы необходимо определиться с главным ее модулем, с программным комплексом, который и станет электронным архивом. Руководство компании не намерено нести расходы на покупку каких-либо готовых программных решений на рынке, т.к. уже имеется не использующаяся лицензия на продукт компании 1С. В связи с этим, для того чтобы определиться с главным модулем системы и оценить правильность выбора конфигурации «1С:Документооборот» необходимо рассмотреть его бесплатные аналоги.

Крупные коммерческие проекты, к числу которых относится и программный комплекс компании «1С», часто предлагают свободно распространяемые демо-версии своих продуктов. К числу таких проектов с бесплатными версиями решений относятся:

1. «Электронный документооборот ЭТЛАС» от компании Atlas-soft;

2. СЭД «Е1 Евфрат» от компании Cognitive Technologies;

3. «ECM-платформа STOR-M» от компании Алее Софтвер.

Демо-продукты компаний ЭТЛАС и Е1 Евфрат носят ознакомительный характер и ограничены 30-дневной лицензией. Что делает невозможным их применение в рамках проекта. ЕСМ-платформа STOR-M таких ограничений не имеет. Разработчик предлагает полностью функциональный продукт, но ставит перед потенциальными покупателями одно условие – вся программная платформа должна находиться на сервере компании Алее Софтвер. Т.е. вся работа в системе STOR-M должна будет производиться на удаленном сервере разработчика, сохранность данных в котором нельзя гарантировать. Дополнительным недостатком такой системы является низкая скорость работы из-за пересылки больших объемов данных между разными удаленными узлами в сети интернет. Также невозможно будет вносить какие-либо доработки под свои нужды.

Полностью бесплатные программные комплексы с подходящим функционалом в сложившейся ситуации являются более конкурентоспособными относительно рассмотренных демо-продуктов. К числу таковых относятся:

1. «МСВСфера Инфооборот» система, построенная на базе Alfresco One Enterprise Edition [24] от компании «Национальный центр поддержки и разработки»;

2. СЭД LocalOff от одноименной компании [10];

3. Система управления предприятием TeamWox от компании MetaQuotes Software Corp [11].

МСВСфера Инфооборот – высокопроизводительная, гибкая и масштабируемая система управления контентом, предназначенная для использования на платформе МСВСфера Сервер. МСВСфера Сервер – это серверная операционная система на базе ядра Linux, предназначенная для использования на 64-х разрядных аппаратных платформах Intel и AMD [9].

Использование МСВСфера Инфооборот в качестве системы электронного документооборота позволяет:

– создавать, вводить и архивировать документы;

– вводить электронные образы бумажных документов;

– редактировать содержимое документов и значения их атрибутов;

– преобразовывать форматы представления документов;

– добавлять комментарии к документам;

– связывать документы между собой;

– индексировать и категорировать документы;

– проводить атрибутивный и полнотекстовый поиск документов [12].

Недостатки системы, не позволяющие использовать ее для задач компании Невада:

– МСВСфера Инфооборот функционирует на собственной ОС – ответвлении linux-системы CentOS. Следовательно, развернуть систему на существующих серверах нельзя. Необходимы затраты на новые серверные мощности, также необходимы навыки работы с linux-системами у системных администраторов. Ни первое, ни второе компания предоставить не может [21];

– нет готового шлюза (коннектора) для 1С:Предприятия. Нет уверенности в возможности корректно в автоматическом режиме наполнять электронный архив документами из бухгалтерских баз. Подобный функционал не поддерживается «из коробки», а персональную доработку произвести собственными силами предприятие не в состоянии.

«LocalOff» – инновационная система электронного документооборота. Эта программа будет полезна как начинающим предпринимателям, так и большим организациям, с помощью которой можно систематизировать работу с большим количеством документов. СЭД LocalOff функционирует на платформе SQL сервера FireBird.

Достоинства системы:

– удобная настройка документов (настройка параметров журнала, настройка фильтров для журналов документов, создание новой карточки документа);

– возможность разработать свои справочники и шаблоны, позволяющие создать свою базу данных;

– возможность настраивать отчеты и запросы, находящиеся в базе;

– разграничение прав пользователей на объекты конфигурации;

– оповещение исполнителя по электронной почте о поступившем задании;

– имеется корзина удаленных документов;

– возможность импорта данных из DBF-файлов [13].

Недостатки системы, не позволяющие использовать ее для задач компании Невада:

– нет готового шлюза (коннектора) для 1С:Предприятия. Система поддерживает репликацию в формате dbf (формат «1С»), но возможности корректно в автоматическом режиме наполнять электронный архив документами из бухгалтерских баз не ясны;

– нестабильные обновления. Известны случаи, когда после установки обновления информационная база теряла все пользовательские данные;

– ограничение бесплатной версии - не более 10 пользователей системы.

TeamWox – веб-ориентированная система управления предприятием. Это значит, что ее основная часть представляет собой специализированный веб-сервер, а работа пользователей в ней осуществляется в обычном браузере. Подсистема «документооборот» – система групповой работы с любыми видами документов с поддержкой версионности (то есть в системе сохраняются все версии каждого документа) и визирования. Она позволяет организовать в компании полный электронный документооборот.

Данный модуль позволяет решить следующие задачи:

– хранение файлов и документов в электронном виде;

– хранение версий и истории изменений;

– согласование документов;

– ограничение доступа к документам по правам;

– формирование отчетов по работе с документами.

Недостатки системы, не позволяющие использовать ее для задач компании Невада:

– нет готового шлюза (коннектора) для 1С:Предприятия. Нет уверенности в возможности корректно в автоматическом режиме наполнять электронный архив документами из бухгалтерских баз [14];

– ограничение бесплатной версии – не более 10 пользователей системы.

Как показал проведенный анализ, найти полнофункциональный аналог системе «1С:Документооборот», удовлетворяющий требованиям заказчика на сегодняшний день невозможно.

1. Ключевые моменты проектирования электронного архива

У каждой организации имеются свои потребности, масштабы, специфика и область применения конкретных технологических решений. Руководство филиала компании, в рамках внедрения электронного архива, поставило свои условия приема работ. Архив должен иметь следующий функционал:

– хранение электронных документов;

– оперативный доступ к информации;

– возможность добавления, удаления и изменения файлов;

– разграничение уровней доступа к информации;

– тесная интеграция с сервисами компании;

– возможность доработки и модернизации решения;

– гибкая система поиска и сортировки данных;

– возможность сформировать отчет по различным временным периодам;

– сервис печати первичной документации в полном объеме и в надлежащем качестве (разрешении документа).

Техническое задание выработано совместно с директором департамента информационных технологий, главным бухгалтером подразделения и директором хабаровского филиала. Руководствуясь этими критериями, разрабатывалась система электронного архива на базе конфигурации «1С:Документооборот». Ее вспомогательными элементами являются:

– подсистема ввода данных, позволяющая заполнять электронный архив отсканированными изображениями;

– подсистема тиражирования, позволяющая создавать неограниченное количество копий электронного документа;

– база данных, расположенная на SQL-сервере компании.

Неотъемлемой частью любого электронного архива является электронный каталог, с иерархической структурой, автоматически изменяющейся при добавлении или удалении документов [20]. В зависимости от целей создания электронного архива его структура может изменяться. При необходимости в систему могут быть внедрены дополнительные программные средства.

Электронный архив состоит из двух частей: серверной и клиентской. Серверная часть – это защищенное централизованное хранилище, в котором размещены электронные документы и их резервные копии. Клиентская часть - это пользовательский интерфейс, в котором доступны только электронные копии исходных документов с возможностью добавления, удаления или изменения информации [15].

Рассматривая структуру электронного архива, стоит упомянуть и оборудование, необходимое для его функционирования. Это:

– центральный сервер (здесь под ним понимается как кластер серверов 1С, так и SQL-сервер компании, который будет хранить базу данных архива;

– рабочие места пользователей электронного архива (персональные компьютеры);

– сетевое оборудование для обмена траффиком между сервером и клиентским местом.

Приведенная выше структура электронного архива обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа и уничтожения.

1. Анализ процессов и существующих механизмов в компании

Основной деятельностью предприятия является оптовая продажа продуктов питания. Компания получает товар от мировых производителей и, используя собственные логистические мощности, доставляет их в пункты реализации населению по территории всего Дальнего Востока. Примерный жизненный цикл основного бизнес-процесса компании выглядит следующим образом:

Рисунок 3.3 – Жизненный цикл товарооборота в компании

При отгрузке товара контрагентам формируется пакет документов финансового и управленческого учета. В финансовые документы входят: товарно-транспортная накладная (форма ТОРГ-12) и счет-фактура. В управленческие – акт приема и отчет экспедитора. Пакет управленческих документов является формой внутренней отчетности и не требует архивирования на длительное время. А вот пакет финансовых документов необходимо хранить на протяжении нескольких лет для финансовой отчетности в государственных органах, возможных судебных разбирательств и проведения ревизий.

На данный момент жизненный цикл документации, который требуется оцифровать, состоит из следующих пунктов:

1. печать документации из сформированных по заявкам на отгрузку рейсовых ордеров. Производится специалистом отдела выписки документации.

2. проверка комплектов документов к запланированным грузовым рейсам. Подписание бумаг, проставление печатей.

3. документы передаются экспедиторам и развозятся ими по торговым точкам.

4. производится подписание и проставление печатей на стороне клиента.

5. по окончанию рейса экспедиторы возвращают документы в бухгалтерию предприятия, где они обрабатываются (в торговую базу заносится отчет экспедитора), проверяются на предмет целостности пакета документов и наличия необходимых подписей\печатей.

6. бухгалтеры формируют кипы документов для перемещения в архив, вручную сортируя документы по юридическим лицам и датам.

7. документы попадают в архив.

На данный момент принято решение включиться в процесс на пункте №5. Бухгалтерам представится возможность обрабатывать документы в автоматизированном режиме. Что несколько увеличит время выполнения бухгалтером своих задач, однако впоследствии сильно упростит работу с документами всем службам.

Для выполнения задания необходимо разобрать процесс автоматизации на несколько последовательных этапов. Было необходимо реализовать оцифровку документов и максимально автоматизировать процесс сортировки и поименования документов. Сейчас в бумажном архиве накоплена документация за 5-6 лет работы. Эти документы необходимо внести в электронный архив, что, учитывая объем бумаг может занять очень большое количество времени. Руководство компании поставило условие – оцифровать имеющиеся документы в максимально автоматическом режиме, с целью снижения нагрузки на персонал. «1С:Документооборот» в штатном функционале имеет возможность сканирования и внесения документов на хранение в свою базу. Однако этот способ оцифровки использовать не удастся. Дело в том, что результатом работы модуля сканирования является огромная кипа документов, случайно поименованная и незакрепленная за конкретными карточками документов. Т.е. бухгалтеру пришлось бы вручную разбирать несколько тысяч отсканированных изображений и сортировать по документам в программе «1С:Документооборот». Т.к. сканер присваивает получившимся изображениям собственные имена, не соответствующие номерам в счет-фактурах, актах и товарно-транспортных накладных, эту функцию необходимо выполнять отдельным программным комплексом. Нужно определиться как заносить электронные документы из торговых баз в электронный архив. В идеальном случае он не должен отличаться от формы документа в торговых базах, обрабатываемых «1С:Предприятием». Далее необходимо сделать автоматическую загрузку отсканированных изображений в архив. Главная задача – максимально снизить нагрузку на бухгалтера в связи с изменением функционала и представить решение, отвечающее заявленным требованиям.

Итоги проектировочных работ:

– определены этапы создания электронного архива;

Характеристики

Список файлов ВКР