ПЗ (1231637), страница 2
Текст из файла (страница 2)
– если раньше архивное хранение документов было связано с риском их потери, уничтожения или повреждения, то современный электронный архив обеспечивает полную сохранность материалов на длительный период времени, так как данные находятся на центральном защищенном сервере, а пользователям доступны лишь электронные копии документов [7].
Для эффективной работы электронного архива он должен отвечать некоторым требованиям и предоставлять пользователям вполне определенные возможности. У архива должна быть предусмотрена система ввода новых (и старых, но уже оцифрованных документов), желательно различными способами, например, через электронную почту, сканер, ручной ввод и так далее. Пользователь должен иметь возможность просматривать документ, и при необходимости (если это допустимо) редактировать его, с последующим сохранением его в архиве или без оного. Должна быть предусмотрена печать документов или отправка по электронной почте или внутри корпоративной сети. Наверное, самое главное требование к электронному архиву это возможность поиска документов, по различным критериям и параметрам, так называемая индексация документов. Электронный архив должен предусматривать разграничивать пользователей по правам доступа к тем или иным документам. Аппаратная часть архива, где собственно хранятся файлы и документы, должна быть надежна и предусматривать резервное копирование данных через определенные промежутки времени. Это не позволит потерять документы в случае сбоя программной или аппаратной части. Журнал изменений каждого документа или структуры и каталогов архива может быть так же полезен для управления документооборотом. Идеальный электронный архив должен взаимодействовать с другими уже существующими или же появившимися в последствие системами и базами данных, например, бухгалтерией, отделом логистики или продаж.
Создание электронного архива, включающего в себя все выше перечисленные условия, дело не простое. Однако, есть три этапа без которых не создать ни один электронный архив. Во-первых, это сканирование (оцифровка) старых документов электронных версий которых нет или утеряны, при необходимости (если в последствии потребуется редактировать текст) применяется распознавание документов. Второй этап – это индексация документов, например, записывается наименование, дата создания (изменения), описание документа, ключевые слова для удобного поиска в последствие и так далее. И в-третьих, разработав удобную и логически правильную структуру архива, его следует наполнить уже цифровыми документами, разложив все «по полочкам».
Примечательно, что структура электронных архивов может содержать не только отдельные каталоги и документы. Электронный архив может включать в себя другие электронные архивы и сам быть частью какого-либо архива. Например, на предприятии могут быть электронный архив бухгалтерских документов, архив отдела кадров, архив складских документов и так далее, однако все они могут входить в электронный архив финансовых документов предприятия, который в свою очередь в общий электронный архив предприятия.
Принимая во внимание огромное количество достоинств электронного архива, можно с уверенностью утверждать, что организации, которые перевели свой документооборот в цифровое поле, получили огромные преимущества в ведении бизнеса и эффективности рабочего процесса [8].
-
ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ
Платформа «1С:Предприятие 8» является базовым программным комплексом для большинства продуктов используемых в компании «Невада». Функции обработки торговой и бухгалтерской документации производятся с помощью прикладных конфигураций «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «ERP». Электронный архив компании запускается на базе прикладного решения «Документооборот», которое также строится на базе платформы «1С Предприятие». «1С:Предприятие» является универсальной системой автоматизации учетной деятельности организаций. За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть использована для автоматизации самых различных участков деятельности, предприятий: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами и др.
На предприятии на данный момент функционируют программные продукты 1С четырех разных версий платформы: 7.7, 8.1, 8.2 и наиболее современная – 8.3.
Платформа 1С 7.7 несмотря на свою архаичность даже в современных условиях позволяет настроить программу под потребности конкретного предприятия, так как технологическая платформа 1С 7.7 предлагает использовать широкие возможности по настройке на различные виды учета.
Возможно использовать как одну типовую конфигурацию, так и все вместе взятые на неограниченном количестве компьютеров (сетевые версии конфигураций). Есть вариант и с развёртыванием программной оболочки 1С Предприятие 7.7 (portable) и ее конфигураций на флэшку, получив тем самым возможность носить всю вашу бухгалтерию и учет в кармане, используя на любом компьютере.
Поддерживается перенос данных из одной типовой конфигурации в другую, в рамках платформы 1С 7.7. Например, рассчитанные итоги в типовой конфигурации «Зарплата и кадры» двумя кликами мыши переносятся в конфигурацию «Бухгалтерия», или любую другую совместимую информационную базу.
Сейчас на предприятии завершается переход с конфигураций, развернутых на платформе 7.7 к платформе 8.3. Связано это с тем, что программные продукты системы «1С:Предприятие 7.7» разрабатывались в период с 1999 по 2003 год. Они отвечали требованиям своего времени и завоевали широкую популярность в России и других странах СНГ. Однако с 2004 г. развитие прикладных решений фирмы «1С» осуществляется на новой перспективной платформе следующего поколения «1С:Предприятие 8». В настоящее время более 89% всех новых инсталляций программных продуктов системы «1С:Предприятие» производится на платформе «1C:Предприятие 8». Обновление технологической платформы «1С:Предприятие 7.7» после 2003 года не производится. Программные продукты на платформе «1С:Предприятие 7.7» предназначены для использования с операционными системами и системами управления баз данных, многие из которых в настоящее время сняты с продажи производителями, не поставляются с новыми компьютерами и не поддерживаются. Новые требования к системам бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, введенные c 01.01.2011 г. Приказом Минфина России от 01 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», требуют больше возможностей аналитики, чем предусмотрено архитектурой платформы «1С:Предприятие 7.7» и реализуются полностью только на платформе «1С:Предприятие 8» [25].
В связи с вышеописанным торговые базы предприятия были перенесены на платформу «1С:Предприятие 8». Опыт признан удачным и на данный момент работа ведется именно на базе этой версии системы. С 2015 года в компании был взят курс на централизацию процессов в оптовом подразделении, что привело к созданию единой ERP-системы для всей сети филиалов, складов и офисов на территории Дальнего Востока. Поэтому работа финансовых служб ведется одновременно в разных версиях 1С.
2.1 Описание платформы «1С:Предприятие»
Основной особенностью системы «1С:Предприятие» (основного программного инструмента компании) является ее конфигурируемость. Собственно, система «1С:Предприятие» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации, соответствующих поставленной задаче, определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система «1С:Предприятие» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач [1].
Конфигурация создается и сопровождается (поддерживается) штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново. Система «1С:Предприятие» обеспечивает поддержку конфигурации стандартными средствами.
Технологическая платформа «1С:Предприятие» представляет собой программную оболочку над базой данных (используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат 1CD с версии 8.0 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий). Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в СУБД PostgreSQL и IBM DB2, а с версии 8.2 добавилась и Oracle. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий, помимо доступа к данным, возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, в версиях 7.7, 8.0 и 8.1 – с помощью COM-соединения.
Клиентская часть платформы функционирует в среде Microsoft Windows и, начиная с версии 8.3, в среде Linux. Начиная с версии 8.1, серверная часть платформы в клиент-серверном варианте работы «1С:Предприятия» может функционировать на ОС Linux. Благодаря тому, что взаимодействие процессов между собой осуществляется по протоколу TCP/IP, в составе системы могут присутствовать компоненты с различными операционными системами.
Существуют специальные версии среды исполнения 1С для ноутбуков и PDA, ПО создания веб-приложений, взаимодействующих с базой данных «1С:Предприятие» [1].
2.2 Архитектура и модули системы
Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
Основная задача платформы заключается в повышении уровня абстракции при разработке и использовании прикладных решений. Это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым. Позволяет приблизить эти понятия к языку пользователей и специалистов в предметной области. В конечном итоге это значительно ускоряет и унифицирует разработку прикладного решения и его сопровождение. Одновременно с этим платформа решает и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т.д.
Платформа представляет собой framework, в котором функционирует прикладное решение [29]:
– платформа служит фундаментом для построения прикладных решений;
– платформа является средой их исполнения;
– платформа содержит инструментарий, необходимый для разработки администрирования и поддержки прикладных решений.
При этом прикладное решение является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Но полностью опирается на технологии платформы.
Прикладное решение не пишется в прямом смысле на языке программирования. Язык программирования используется только там, где это действительно необходимо.
В основе прикладного решения лежат метаданные. Они представляют собой структурированное декларативное его описание. Метаданные образуют иерархию объектов, из которых формируются все составные части прикладной системы и которые определяют все аспекты ее поведения. Фактически, при работе прикладного решения, платформа «проигрывает» (интерпретирует) метаданные, обеспечивая всю необходимую функциональность.
Метаданными описываются структуры данных, состав типов, связи между объектами, особенности их поведения и визуального представления, система разграничения прав доступа, пользовательский интерфейс и т.д. В метаданных сосредоточены сведения не только о том, «что хранить в базе данных», но и о том, «зачем» хранится та или иная информация, какова ее роль в системе, и как связаны между собой информационные массивы.
Использование языка программирования ограничено решением тех задач, которые действительно требуют алгоритмического описания, например, расчета налогов, проверки корректности введенных данных и т.д.
В платформе заложена ориентация на построение прикладного решения на основе определенной модели. Под моделью понимается вся идеология построения прикладного решения. Сюда относятся способы построения структур данных, типы связей между данными, принципы манипулирования данными, формы описания бизнес-логики, способы связи данных с интерфейсными объектами, разделение функциональности по уровням системы и многое другое.
Прикладные решения, работающие под управлением платформы, используют многозвенную архитектуру «клиентское приложение – кластер серверов 1С:Предприятия – сервер базы данных».
С одной стороны, это позволяет масштабировать систему от вариантов персонального использования, до работы в крупных, территориально распределенных холдинговых компаниях.
С другой стороны, многозвенная архитектура позволяет выбирать между несколькими системами управления базами данных, которые будут использоваться для хранения прикладных данных.
Основные компоненты системы могут работать как под управлением операционной системы Windows, так и под управлением операционной системы Linux. Кроме этого клиентская часть 1С:Предприятия может быть запущена и на компьютерах с операционными системами OS X и Apple iOS [29].
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
