ПЗ (1231637)
Текст из файла
Министерство транспорта Российской Федерации
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Дальневосточный государственный университет путей сообщения»
Кафедра «Вычислительная техника и компьютерная графика»
К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ
Заведующий кафедрой
_____Ю.В. Пономарчук
«_____»___________2016
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА БАЗЕ
ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА
«1С:ДОКУМЕНОТООБОРОТ»
Выпускная квалификационная работа
ВКР.09.03.01.КТ11-ИВТ(БТ)–292–ПЗ
Студент А.С. Лапин
Руководитель
доцент, к.ф.м.н. С.А. Ланец
Нормоконтроль
доцент, к.т.н. Е.В. Буняева
Хабаровск 2016
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1 Основные понятия и обзор предметной области 5
1.1 Понятие электронного документа 6
1.2 Теоретические основы организации электронного архива 8
2 Информационная структура компании 11
2.1 Описание платформы «1С:Предприятие» 13
2.2 Архитектура и модули системы 14
2.3 Функционал и возможности системы 18
2.4 Базовые механизмы 22
2.5 Система 1С:Документооборот 26
2.5.1 Описание системы 26
2.5.2 Ключевые возможности системы 27
3 Оценка задач и проектирование решения 31
3.1 Аналоги системы «1С:Документооборот» 34
3.2 Ключевые моменты проектирования электронного архива 38
3.3 Анализ процессов и существующих механизмов в компании 40
3.4 Выбор программ и компонентов системы 43
4 Внедрение системы электронного архива 48
4.1 Установка и настройка компонентов 48
4.1.1 Подсистема сканирования 48
4.1.2 Установка и настройка конфигурации «1С:Документооборот». 52
4.2 Разработка системы обмена данными 54
4.2.1 Обмен между торговыми базами и «1С:Документооборот». 54
4.2.4 Выполнение обработки, интерфейс пользователя 60
5 Технико-экономическое обоснование 64
5.1 Расчет стоимости внедрения 64
5.2 Расчет стоимости использования 65
5.3 Расчет экономической эффективности 67
Заключение 68
Список использованных источников 69
Приложение А Программный код обработки………………………………….. 72
Приложение Б Схема перемещения документов в системе электронного
архива.……………………………………………………………….. 85
Приложение В Схема работ в рамках спроектированного решения
задач………………………………………………………………….. 86
Приложение Г Инструкция по вводу документов в электронный архив…. 87
ВВЕДЕНИЕ
За последние десятилетия в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области электронного делопроизводства вызван целым рядом причин. Сегодня с документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Растущая значимость архивов электронных документов (архивов справок, счетов, договоров, проектных документов, рукописных документов, рабочей корреспонденции) обуславливается потребностью предприятий в получении быстрого доступа к текущим данным и данным прошлых лет. Следует понимать, что архив электронных документов – это не просто поиск по запросу нужных документов, а целая система технологий и специфических процессов, которая обеспечивает весь жизненный цикл архивного документа.
В настоящее время на большинстве российских предприятий информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно, на различных серверах) [22]. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.
Количество обрабатываемых данных в делопроизводстве компаний постоянно растет, возникает потребность перевода массива бумажных документов в электронную форму.
Целью выпускной квалификационной работы является создание электронного архива торговой документации на основе программного комплекса «1С:Документооборот».
Для поставленной в работе цели необходимо решить ряд задач:
– изучение деятельности хабаровского филиала оптового подразделения компании «Невада», структуры его информационной системы, этапы жизненного цикла процесса документооборота. Проанализировать рабочий график и регламент деятельности финансового отдела.
– разработать структуру программного решения;
– внедрить разработанное программное решение;
– оценить и рассчитать эффективность использования электронного архива и сделать выводы о целесообразности введения программного решения.
В результате выпускной квалификационной работы должен быть получен программный продукт, позволяющий оперировать с массивом торговых документов предприятия в электронном виде, не используя бумажные носители, и удовлетворяющий требованиям руководства хабаровского филиала оптового подразделения компании «Невада».
-
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОБЗОР ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
В работе любого современного предприятия однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что объем бумажных данных настолько велик, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и отнимает немало сил сотрудников. Особенно в тех случаях, когда этот документ был создан несколько лет назад. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. На помощь приходят различные системы электронного архивирования данных.
Компания «Невада» столкнулась с этой проблемой относительно недавно, но важность вопроса мгновенно была оценена руководством предприятия. Компания занимается ведением бизнеса в различных отраслях и сферах предпринимательства. Внедрение системы электронного архива документов проходило в подразделении, занимающимся оптовыми поставками продуктов питания – «Эником. Невада групп». Хабаровский офис компании состоит из комплекса объектов различного назначения: многочисленные офисные помещения, складские площади, торговые залы, станции ремонта и технического обслуживания грузовой техники. В том числе и отдельное здание, служащее складом финансовой торговой документации за последние 5-6 лет работы. Структурное деление в компании таково, что это здание хабаровский филиал компании арендует у собственного подразделения, занимающегося недвижимостью. Это приводит к дополнительным расходам бюджета филиала. Еженедельно склад пополняется несколькими десятками тысяч новых документов и свободные площади в здании постепенно заканчиваются. В связи с этим руководство компании приняло решение оцифровать поступающий массив документов.
Базой для создаваемого программного решения должна послужить система «1С:Документооборот 8». Таково требование руководителей предприятия, продиктованное сразу несколькими причинами:
– в наличии неиспользованная лицензия на данный продукт;
– преследуется цель сохранения единой инфраструктуры, построенной на базе продуктов компании «1С»;
– наличие в компании компетенции по данному продукту.
1.1 Понятие электронного документа
С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим большое значение приобретает определение правового статуса электронного документа – очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение [18].
Документ – письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей [19].
Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера. Вторая (требования к форме) группа – это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности [2].
Выполнение условий третьей и первой групп для данных в цифровом виде обеспечить несложно. Также могут быть выполнены некоторые требования к форме документа (к примеру, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста). Однако для электронных документов, из-за специфики цифровых носителей информации, принципиально неприемлемы другие условия второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги).
Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных [23]. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о лазерных компакт-дисках (CD ROM).
Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть непосредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.
И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.
Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений [2]. В контексте данной работы вопрос ЭЦП рассмотрен не будет, так как создаваемый электронный архив будет содержать первичную торговую и бухгалтерскую документацию, уже заверенную печатью и подписью на бумаге.
1.2 Теоретические основы организации электронного архива
Традиционные архивы с многочисленными стеллажами и кипами бумаг постепенно уходят в прошлое. Сейчас архивное хранение документов организации или любых других материалов удобнее осуществлять в электронном виде. Для этого создано специализированное программное обеспечение информационные системы электронного архива.
Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов.
Электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией. Существует несколько причин, по которым целесообразно перевести бумажные архивные документы организации в электронную форму:
– размеры обычного архива ограничены размерами помещения, в котором он расположен, величина же электронного архива может быть сколь угодно большой;
– для того чтобы найти документ на многочисленных стеллажах требуется не один час или даже день, а поиск информации в электронном архиве занимает несколько секунд, так как поисковый запрос обрабатывает компьютер;
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
