ВКР (1210708), страница 5
Текст из файла (страница 5)
Благодаря внедрению АИС можно упростить и обезопасить процесс документного оформления заявок, значительноснизить трудозатраты и снять дополнительную ответственность со специалистов ФБТИ.28По результатам проведенного анализа проблематики, можно отметить,что информационная структура на предприятии не обеспечивает возможностьинформирования клиентов о деятельности бюро технической инвентаризации,об услугах ФБТИ, новостях, предстоящих тендерах, а так же возможность обратной связи без использования средства телефонной связи. Фактически с информацией об отделении ФБТИ города Комсомольска-на-Амуре заказчикимогут ознакомиться только в филиале организации или по телефону от специалиста отделения приёма заявок.Проектное решение по устранению перечисленных недостатков информационной структуры так же заключается в разработке такой АИС, которая упростит работу не только специалистов отделения организации, но и ихклиентов, в виде предоставления электронных услуг.
Для наглядного представления функций системы на рисунке 3.2 изображён общий алгоритм работы АИС.НачалоВвод данныхклиентомПриём онлайн-заявкиОбработка заявкиУчёт заявки в базе даныхГотовая кисполнениюзаявкаКонецРисунок 3.2 – Общий алгоритм функционирования работы АИСПосле внедрения системы зарегистрированные пользователи смогутсделать предварительную заявку, отправить все необходимые документы и,29минуя очереди, получить готовый результат. В свою очередь, сотрудник отдела приёма заявок сможет вести учёт заявлений в базе данных.Для организации автоматизированного процесса заполнения и обработки заявления разрабатываемая система должна учитывать специфику предприятия и особенности работы отделения, а так же должна иметь возможностьадаптации к текущим потребностям заказчика.3.2 Разработка проектных решений по системе в целомВ качестве объекта автоматизации рассматривается организация процесса обработки заявки на оказание услуг на этапе заполнения и обработки заявления.
На основании диаграммы модели «TO-BE» бизнес-процессов предприятия, сформулированной в ходе прохождения практики, можно сделатьвывод, что внедрение на предприятие АИС обеспечит:- существенное сокращение трудоёмкости и, как следствие, сокращениевремени выполнения основных операций на этапе обработки заявления клиента;- возможность оперативного анализа хранящейся в базе данных ФБТИинформации о поступающих заявках;- значительное сокращение документооборота за счёт использованиясовременных технологий электронного документооборота;- уменьшение количества вспомогательных бумажных документов, неимеющих юридической силы (Приложение Г).Преимущественно ручное заполнение заявлений на оказание услугприводит к медленному прохождению документов, вследствие чего возникаетбольшая вероятность внесения ошибок и погрешностей в бланке заявления(человеческий фактор).Выполнение программы развития деятельности предприятия в целяхдостижения безубыточности возможно с помощью разработки и внедрения ав30томатизированной информационной системы в филиальной сети ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ».Для разработки АИС по учёту заявок государственных услуг планируется привлечь компанию, занимающейся проектированием, разработкой ивнедрением высоконадежных информационных систем в городе Комсомольск-на-Амуре.
Компания-разработчик предоставляет услуги одного специалиста для решения поставленных задач со сроком выполнения 90 рабочихдней. Таким образом, будет достигнута стратегическая цель предприятияФБТИ в указанные сроки и с оптимальными затратами.Поскольку отделение рассматриваемой организации оснащено необходимым оборудованием для предоставления своих услуг, а именно специализированными техническими средствами и помещением, которое соответствуетвсем правилам техники безопасности, то внедрение новой АИС сохранит соответствие всем действующим нормам, так как при эксплуатации системыпредполагается задействовать аналогичное оборудование, расположенное нарабочем месте специалистов отдела приёма заявок. Автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудников позволит обеспечить взаимосвязь разрабатываемой системы с уже существующими специализированными ИС [37].Организация работы специалиста приёма заявок в условиях функционирования автоматизированной системы допускает повышение трудоёмкостии эффективности делопроизводства за счёт эксплуатации автоматизированнойинформационной системы по учёту заявок государственных услуг, предоставляемых предприятием ФБТИ.
Принимая заявки от потенциальных клиентов врежиме онлайн, сотрудник отдела распределяет своё рабочее время таким образом, что даёт возможность повышения работоспособности и уменьшениетрудозатрат на приём заявок каждого клиента.Исходным документом, используемым при разработке функциональной части проектирования системы, является форма бланка заявления.
Дляфизических и юридических лиц применяются разные бланки заявлений, которые имеют разный состав и структуру сведений (Приложение Д, Приложение31Е). Разрабатываемая система должна учитывать особенности формы бланка ивносимых в него данных, а так же должна осуществлять адаптированное взаимодействие с объектом управления, то есть с сотрудником отдела приёма заявок, поэтому предназначена решать задачи специалиста, возникающие в процессе выполнения его должностных обязанностей.
ИС будет дополнять автоматизированное рабочее место работника отдела, обеспечивая при этом взаимосвязь с клиентами ФБТИ. Оптимальный вариант удобства представлениявнедряемой системы для клиентов организации является web-сайт в сети Интернет.Автоматизированные функции обработки и учёта подразделяются наоперации, выполняемые ИС (приём заявки, учёт её в базе данных, осуществление обратной связи) и пользователем, то есть сотрудником отдела приёмазаявок (внесение регистрационного номера и даты принятия заявления,Диаграмма, смоделированная с помощьюпрограммногопакетаAllFusionProcessModeller наглядно отражает собой контекстную модель процесса учёта приёма заявок на рисунке 3.3.Рисунок 3.3 – Контекстная модель процесса учёта заявокРеализация процесса автоматизации на рассматриваемом этапе делопроизводства подразумевает, что помимо выполнения своих функций по об32работке и учёту заявок предполагается обеспечение контроля входных и выходных данных и надежности обработки и хранения полученной информации.Для решения комплекса поставленных задач АИС может быть реализована в различном виде: терминал – аппаратно-программный комплекс вводавывода данных; web-сайт с прикреплённой базой данных или «горячая линия»по приёму заказов.
Оптимальным вариантом решения является web-сайт сприкреплённой базой данных, преимуществом которого перед остальнымитиповыми решениями является возможность удаленного заполнения бланказаявления и доступа к информационным ресурсам отдела ФБТИ, а такжеудобство в получении заказов, минуя бумажные документы и ручной процессих заполнения. Предлагаемый вариант автоматизации может иметь место напротяжении всего существования организации.Для поддержания работы АИС необходимо введение в работу новогосотрудника, который может исполнять свои обязанности на должности системного администратора.3.3 Разработка плана организационно-технических мероприятий поподготовке объекта автоматизации к вводу в действие системыВ целях обеспечения работоспособности проектируемой АИС необходимо выполнить следующие мероприятия:- обеспечить АРМ специалистов отдела приёма заявок: персональнымкомпьютером с установленным специализированным программным обеспечением, которое будет осуществлять бесперебойную работу внедряемой системы в режиме 24 часа в сутки;- подготовка операционной системы к использованию АИС для обеспечения взаимодействия системы не только с пользователем, но и с другимипрограммами, предназначенные для управления ресурсами компьютера;- обеспечить соответствие архитектуры сети на предприятии к реализации удалённого режима доступа пользователей;33- обеспечить обучение потенциальных пользователей и ввод дополнительных должностных обязанностей;- определить функций персонала АИС, формирование требований кквалификации персонала;- разработка предложений по подготовке пользователей системы и правового положения структурных подразделений и должностных лиц.3.4 Разработка решений по организационному обеспечениюДля поддержания работы проектируемой ИС необходимы изменения ворганизационной структуре управления объектом.
Во-первых, это повышениеквалификации существующих сотрудников, которые будут являться потенциальными пользователями системы. Для этого разработчиками составляетсяпакет инструкций для использования АИС, в котором указываются действия,необходимые для работы с системой. Во-вторых, это внедрение в состав сотрудников новой должности системного администратора, основные должностные обязанности которого:- устанавливать на серверы и рабочие станции операционные системыи необходимое для работы программное обеспечение;- осуществлять конфигурацию программного обеспечения на серверах;- поддерживать в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов;- регистрировать пользователей локальной сети и почтового сервера,назначать идентификаторы и пароли;- осуществлять техническую и программную поддержку пользователей,консультировать пользователей по вопросам работы локальной сети и программ, составлять инструкции по работе с программным обеспечением и доводить их до сведения пользователей;- принимать меры по восстановлению работоспособности локальнойсети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования;34- выявлять ошибки пользователей и программного обеспечения и принимать меры по их исправлению;- обеспечивать сетевую безопасность.Работа системного администратора возможна во внештатном режиме синдивидуальным графиком работы.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
