ВКР (1210708), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют [31].Контекстная диаграмма «AS-IS» (как есть), смоделированная в нотацииIDEF0, представляет собой абстрактное описание системы в целом и содержитглавные бизнес-функции организации процесса делопроизводства (Приложение А, рисунок 1). Так же данная диаграмма «фиксирует» границы моделируемой бизнес-системы, определяя то, как моделируемая система взаимодействует со своим окружением [35].Для детализации работы предназначена диаграмма декомпозиции(Приложение А, рисунок 2). На основании построенной функциональной модели «AS-IS» бизнес-процессов, можно выявить недостатки организации в ходе подробного рассмотрения процесса обработки заявки клиента на услугибюро технической инвентаризации.
Для описания логики модели процесса делопроизводства предприятия применяется нотация EPC – событийнопроцессорной цепи (Приложение Б).В результате анализа диаграмм моделей «AS-IS» бизнес-процессовпредприятия и алгоритма делопроизводства, сформулированного на основании отчёта по преддипломной практике, разработана реорганизационная модель процесса обработки заявки клиента на предприятии ФБТИ города Комсомольск-на-Амуре [31].В процессе обработки заявки клиента, который происходит в несколькоэтапов, принимают участие все специалисты отделения ФБТИ. Учёт заявок наоказание государственных услуг ведёт специалист отдела приёма заявок согласно своим должностным инструкциям, в котором утверждены обязанности,права и ответственность специалиста, а именно:15- принимает и регистрирует заявки на оказание услуг по техническойинвентаризации от физических и юридических лиц, проверяет наличие необходимого перечня документов для подачи заявок;- подготавливает и составляет проекты доходных договоров на оказание услуг по технической инвентаризации, дополнительных соглашений, выписывает счета и квитанции на оплату;- ведёт учёт и регистрацию доходных договоров, осуществляет хранение и своевременную передачу договоров контрагентам;- поддерживает деловые контакты с работниками других структурныхподразделений филиала, а также с заказчиками с целью наиболее качественного и успешного решения взаимных задач.После обработки заявления все имеющиеся у клиента необходимые копии документов специалист приёма заявок передаёт кадастровому инженеруили же геодезисту (в зависимости от вида услуги), который проверяет наличиевсего пакета документов, а именно: проектную, строительную, исполнительную, бухгалтерскую, прочую документацию, и изучает предоставленные данные.
Предварительно оценив время на выполнение работы и приблизительнуюстоимость заказа, специалист сообщает эту информацию в отдел приёма заявок.На основании предоставленных данных специалист отдела приёма заявок согласует с клиентом сроки и очерёдность выполнения заказа, после чегокадастровый инженер/специалист геодезии приступает к работе.Формированием точной цены на предприятии ФГУП «Ростехинвентаризация –Федеральное БТИ» отделение города Комсомольск-на-Амурезанимается специалист делопроизводства.
На стоимость работы влияют нетолько сроки её выполнения, обговоренные заранее, но и уже имеющаяся документация у клиента. При необходимости начальник отделения готов предоставить клиентам документальное обоснование стоимости услуг организации,к которым не будет никаких претензий, как со стороны российских налоговыхорганов, так и со стороны прочих контролирующих финансовых структур.16Будучи государственным предприятием, ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ» формирует цены на свои услуги исключительно на основаниизакона и нормативных актов Российской Федерации с соблюдением всех существующих по данному вопросу международных договоров.
Организациядифференцировано подходит к калькулированию смет, исходя из особенностей и сложностей объекта.После формирования точной цены заказа определены сроки выполнения, затем заявка передается на подписьначальнику отделения ФБТИ, вдолжностные обязанности которого входит подтверждение стоимости заказаподписью и выписка счёта на оплату услуги с указанным лицевым счётомпредприятия. Далее заявление клиента возвращают в отдел приёма заявок, гдеспециалист отдела выписывает квитанцию на оплату счёта, на основании действующего прейскуранта цен на услуги компании, если это физическое лицо,или же подписывает договор, если клиент является юридическим лицом. Вседоговора и выполненные заявки передаются в отдел ведения архива организации.1.4 Оценка трудозатрат до внедрения автоматизированнойинформационной системы «Учёт заявок»Для оценки трудозатрат каждого из специалистов предприятия на различных этапах производственного процесса использованы данные отчёта попрактике на предприятии ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ»отделение города Комсомольск-на-Амуре.
На рисунке 1.3 наглядно представлен календарный график делопроизводства на диаграмме Гантта.17Рисунок 1.3 – Диаграмма Гантта оценки трудозатратНаблюдение за деятельностью работников позволило провести комплексную оценку затрат времени на каждом этапе процесса делопроизводствавсех сотрудников, тем самым определить те стадии бизнес-процесса, на которых возможно сократить трудозатраты при помощи автоматизированной информационной системы. В таблице 1.1 представлены данные комплекснойоценки трудозатрат.Таблица 1.1 – Оценка трудозатрат№Название ресурса1 Специалист отдела приёма заявок:Трудозатраты,мин.60- заполнение бланка заявления15- согласование с клиентом сроков и очередности выполнения10- выписка квитанции на оплату счёта физическому лицу5- заключение договора с юридическим лицом302 Кадастровый инженер/специалист геодезии:25- проверка наличия всех копий документов10- ознакомление с пакетом документов153 Специалист делопроизводства:10- формирование точной цены заказа104 Начальник отделения БТИ:10- подтверждение стоимости заказа, выписка счёта на оплату5 Архивариус1015- передача дела в архив1518Таким образом, проведя оценку трудозатрат процесса обработки заявкиклиента, можно сделать вывод о том, что большую часть времени специалистотдела приёма заявок тратит на заполнение бланка заявления, то есть на каждого клиента на данном этапе затрачивается в среднем 15 минут.На данный момент процесс подачи заявки от клиента не автоматизирован, что увеличивает время на обработку заявления, увеличивает объём документооборота и приводит к дополнительным издержкам организации, а так жеповышает трудоёмкость производственного процесса.
Внедрение АИС предполагает снижение трудозатрат, а именно, время, которое затрачено на заполнение бланка заявления, в среднем оно составляет 15 минут. Автоматизацияучёта заявок приведёт к его сокращению до 2 минут, поскольку специалистуне придётся обслуживать каждого клиента, так как все заявки будут оформляться в удалённом режиме, и специалисту отдела необходимо будет толькопросмотреть их в базе данных и приступить к дальнейшей обработке. Так жеразрабатываемая АИС должна упростить взаимодействие между заказчиком испециалистом.Основанием для разработки автоматизированной информационной системы учета заявок на оказание государственных услуг в ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ» отделение города Комсомольск-на-Амурепослужила цель достижения безубыточности предприятия к 2017 году, а такжевнедрение новых технологий и разработка программного обеспечения, использование которого предполагает снижение трудозатрат и сокращение документооборота организации.192 Техническое задание на разработку автоматизированнойинформационной системы «Учёт заявок»2.1 Общие сведения о системе, назначение и цели созданияВ качестве объекта автоматизации в данной выпускной квалификационной работе рассматривается процесс обработки заявки на оказание государственных услуг, предоставляемых ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ» отделением города Комсомольск-на-Амуре, на этапе заполнения иучёта заявлений.
Целью создания информационной системы послужила основная стратегическая цель развития предприятия на период до 2017 года, которой является достижение безубыточности деятельности предприятия до2017 года.Проектируемая АИС учёта заявок предполагает решение основных задач таких как: сокращение документооборота на предприятии, трудозатрат наобработку поступающих заявлений, издержек; рост производительности трудаспециалистов отдела приёма заявок; повышение эффективности делопроизводства.Основанием для оптимизации процесса обработки заявлений послужило положение в уставе ФБТИ, в котором указано, что одним из предметов деятельности предприятия является «разработка и внедрения программного обеспечения», а часть прибыли ФБТИ должна быть использована «в целях внедрения, освоения новой техники и технологий».Объектом автоматизации является отдел приёма заявок в организацииФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ» города Комсомольск-наАмуре, выполняющий процесс принятия и обработки заявлений от клиентовфизических и юридических лиц на оказание государственных услуг, предоставляемых предприятием, и так же их учёт.
На данный момент бизнеспроцесс учёта заявок не автоматизирован, что приводит к задержке документооборота на предприятии и увеличению времени на обработку каждого заказа.202.2 Разработка требований к автоматизированной информационнойсистеме «Учёт заявок»1) Требования к проектируемой системе в целом.АИС учёта заявок на оказание государственных услуг предназначенадля автоматизации работы специалиста приёма заявок отделения ФБТИ.Система должна включать основные прикладные подсистемы, выполняющие задачи учёта заявок, как от физических лиц, так и от юридических, атакже обеспечивающие подсистемы, выполняющие задачи поддержки совместной работы всех составляющих системы.2) Требования к функциям проектируемой системы учёта заявок.Функциональные требования к системе определяют действия системы,которые она должна выполнять, а именно:- предоставлять клиентам электронную форму бланка заявления для еёзаполнения;- проверять правильность её заполнения;- сохранять полученные сведения в базу данных;- осуществлять контроль и учёт принятых заявок;- систематизировать данные для удобного представления;- хранить сведения и при необходимости формировать отчёт.Формализованная совокупность автоматических действий должна привести к результату заданной цели внедрения АИС.3) Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы.Информационный обмен между подсистемами должен осуществлятьсячерез единое информационное пространство и посредством использованиястандартизированных протоколов и форматов обмена данными.Все компоненты подсистем АИС должны функционировать в пределахединого логического пространства, обеспеченного интегрированными средствами серверов данных и серверов приложений.214) Требования к надежности хранения данных.В системе должна быть обеспечена возможность восстановления данных с внешнего накопителя после восстановления активного накопителя.Должен вестись журнал событий системы.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
