Повышение эффективности деятельности организации_Будко А.С._КД15-М(Б) (1203752), страница 7
Текст из файла (страница 7)
Проанализировав финансовые показатели 2013 и 2015 годов можно сделать вывод, что пассивы предприятия увеличились на 23 %, что составляет 11 248 тыс. рублей.
3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Резюме проекта
В целях автоматизации учетно-управленческих и логистических процессов, а также для снижения нагрузки на персонал компании предлагается внедрение современной программы управления складом и сферой торговли от сервиса Мой Склад – это программа, позволяющая вести управление на складах и в торговле без каких-либо трудностей: в нем реализованы все необходимые механизмы и функции.
Поскольку на складах размещаются товарно-материальные ценности от разных производителей необходимо четкое разделение товарных потоков. В программе, осуществляющей управление торговлей и складом, заложен функционал, который позволяет осуществлять его без каких-либо проблем. Благодаря использованию приложения минимизируются все сложности ведения учетно-управленческих процессов: программа обеспечивает достоверность и актуальность всех финансово-хозяйственных операций на складе и выводит полученную информацию посредством разнообразных отчетов.
Данная программа позволяет осуществлять следующие операции:
- учет основных операций с товаром (приход и расход, возврат и резервирование, инвентаризация, списание недостач и оприходование излишков);
- отслеживание внутренних перемещений товара между складами или ячейками;
- ведение полноценного складского учета, включая поддержку серийных номеров, партий, модификаций и адресного хранения;
- контроль задолженностей, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, платежей в банки;
- поддержка складского и торгового оборудование;
управление продажами;
работа с прайс-листами;
работа с клиентской базой;
возможность работы в сфере розничной торговли;
учет остатков товара;
печать отчетности: накладных, счетов, складских документов, счетов-фактур;
составление аналитических отчетов, ведение статистики;
возможность разграничения доступа по филиалам и подразделениям.
Автоматизация операций позволит выполнить больший объем работы меньшим количеством работников, что позволит эффективно развивать бизнес и сократить расходы на заработную плату, а также транспортные расходы и расходы на аренду складских помещений.
3.2. Характеристика базового варианта торговли
В настоящее время организация ООО «Антарес» не имеет возможности отслеживать работу торговых представителей и сотрудников склада в режиме реального времени, все логистические операции выполняются двумя операторами в течение рабочего дня в программе Microsoft Excel, где при обработке заказов имеет место «человеческий фактор» и могут быть допущены погрешности в составлении заявок.
Контроль процесса по комплектации грузовых автомобилей для развоза заказанных клиентами товаров осуществляет начальник доставки, где также возможен «человеческий фактор», так как очень сложно укомплектовать автомобиль с учетом удаленности торговых точек друг от друга и оптимально рассчитать маршрут каждого автомобиля, что ведет к перерасходу ГСМ (горюче-смазочных материалов) и увеличивает время доставки товара.
Торговые представители разных отделов компании используют разные средства коммуникации и сбора заявок: ноутбуки, карманные персональные компьютеры (КПК) и бумажные носители информации (заявочники). Все это приводит к увеличению срока обработки информации, так как оператор собирает информацию с разных носителей и предоставляет ее начальнику отдела доставки на согласование.
В компании применяется ручной складской учет. Ревизия на складах производится выборочным путем с привлечением работников бухгалтерии.
Все эти факторы в процессе работы снижают эффективность деятельности организации.
3.3. Характеристика проектного варианта торговли
С целью повышения эффективности деятельности организации ООО «Антарес» предлагается ввести следующие инструменты работы:
-
Автоматизировать мобильную торговлю
В первую очередь необходимо начать со сбора заказов. Сбор заказа у клиентов осуществляется при помощи КПК (современных карманных компьютеров) и нетбуков. Бизнес в сегменте FMCG (быстро оборачиваемые потребительские товары) отличается большой конкурентностью, в связи с чем производители и дистрибьюторы должны помогать торговым точкам в продаже продвигаемого товара с прилавка. Именно поэтому многие дистрибьюторы имеют в своем штате торговых представителей. Однако условия бизнеса постоянно усложняются, в этой связи усложняется труд торговых представителей, поскольку ему необходимо обрабатывать огромное количество информации в условиях реального времени. Человек физически не может хранить у себя в голове всю эту информацию, а также корректировать и обрабатывать ее, так как клиентская база развивающееся компании постоянно растет. Торговых представителей обучать становится все сложнее.
Ниже приведена небольшая часть информации, которую торговый представитель должен учитывать и анализировать:
Во-первых, торговый представитель хранит у себя в голове контактную информацию всех контрагентов, ему нужно знать их имена и примерный объем заказов.
Карта клиента – лист с информацией о каждой торговой точке, их предпочтениях, сведения о лицах принимающих решения, ведь при большой конкуренции очень трудно удержать активные торговые точки. Конкуренты могут дать лучшую цену либо иные условия отличающихся от наших, например, скидки, которые зависят от разных параметров: дебиторской задолженности, объема купленного товара, величины отсрочки платежа и всевозможные маркетинговые мероприятия.
Карта клиента необходима для корректного составления заказа и для убеждения клиента в необходимости именно такого объема и ассортимента заказа, хороший торговый представитель обязан знать товарные остатки каждого контрагента и оперативно высчитать прибыль для себя и клиента. При внедрении новой позиции нужно знать товарные остатки склада своей компании и товара находящегося в пути, а также следить за лимитами по взаиморасчетам с клиентом и контролировать его дебиторскую задолженность.
Если поставщик или клиент проводят отгрузки по разным юридическим лицам, то торговый представитель должен знать на какого контрагента отгрузить товар и от какой организации должны быть оформлены юридические документы по сделке (особенно, если была проведена предоплата).
Торговый представитель должен знать все товары находящиеся на складе в настоящее время, все бонусы, а также маркетинговые мероприятия связанные с ними.
И это лишь небольшая часть того, что должен знать и помнить торговый представитель. Любая ошибка торгового представителя отражается на драгоценное время, а потеря времени ведет к потере денег. К тому же ошибки торгового представителя могут привести к потере клиента, что критично для любой компании — ведь компания не только теряет деньги, но и повышает прибыль конкурентов. Чем больше информации требуется торговому представителю для выполнения своих обязанностей, тем больше появляется вероятность ошибок, ведущих к конкретным финансовым потерям, и тем выше требования к уровню торгового представителя (а, соответственно, тем выше его требования к зарплате).
Система автоматизации Мой Склад, представляет собой современную мобильную технологию, которая облегчает работу торгового представителя, кроме того она обеспечивает оптимизацию процессов оперативного учета и управления запасами, контроль над персоналом, получение различной бизнес-аналитики, контроль дебиторской задолженности и многое другое. По различным показателям система Мой Склад повышает эффективность труда торгового представителя на 40-80% (все зависит от специфики бизнеса).
Кардинально повышается контроль над рабочим днем торговых представителей и на 20-40% снижает расходы на их поддержку.
Ниже опишем весь процесс работы на практике.
Торговый представитель при помощи нетбука и коммуникатора имеет доступ ко всей интересующей его информации в реальном времени: прайсы, всю историю продаж контрагента, товарные остатки и маркетинговые акции, которые компания проводит в настоящий момент, этот способ работы значительно эффективнее по сравнению с бумажным носителем. Обмен этой информации с центральным сервером обеспечивается с помощью мобильной связи в центральном офисе, после чего информация обрабатывается и передается в отдел доставки. Это снижает объем работы оператора либо вообще заменяет его.
При всем этом у торговых представителей отпадает необходимость приезжать в офис, он может получать всю нужную ему информацию удаленно, кроме того непосредственный его руководитель либо начальник отдела продаж также может ставить задачи и изменять цели.
Значимый эффект от системы Мой Склад наблюдается при контроле над работай торговых представителей в полях, это вечная проблема всех торговых компаний — как своевременно предотвратить ошибки торгового представителя при работе вне офиса? Вне офиса торговые представители бесконтрольные и совершает много ошибок, но программа позволяет решить эти проблемы. Она вычислит за агента количество необходимого товара в заказе, при этом учтет все возможные скидки контрагентов. Программа отследит, чтоб торговый представитель отгрузил торгов точку по оптимальной цене, и при наличии скидки проследит, чтоб не был превышен доступный лимит, а также не отгрузить товар клиенту с просроченной дебиторской задолженностью.
Еще одно большое преимущество системы Мой Склад – это быстрое масштабирование бизнеса. Мы получаем возможность обучать торговых представителей за три - четыре дня, при этом одновременно можно обучить двадцать и более человек. Данная функция программы позволить молниеносно охватывать новые рынки.
И это описана лишь малая часть системы, повышающая эффективность работы торговых представителей.
В качестве мобильной платформы для автоматизации торговых представителей используются две наиболее популярные платформы карманных компьютеров (коммуникаторов) — КПК на основе Palm и Microsoft Windows Mobile (Pocket PC) (подробнее о них можно посмотреть на официальном сайте Handy.Ru, посвященном карманным компьютерам). Каждая из платформ имеет свои преимущества и недостатки, поэтому выбор платформы, в основном, определяется используемым программным обеспечением и автоматизируемыми бизнес-процессами. В мире для автоматизации мерчендайзинга чаще используют платформу Palm, для сбора заказов (pre selling) — приблизительно одинаково используются обе платформы, а для прямых продаж (van selling) чаще используют платформу Windows Mobile. В России основные игроки рынка FMCG используют как платформу Palm (Pepsi, Schwarzkopf, Henkel, Johnson & Johnson, «САН Интербрю», Gillette и т.п.), так и платформу Windows Mobile (Nestle, Kraft Foods, «Лебедянский», «Веда», «Русский Алкоголь», «Пивоварня Москва-Эфес» и т.п.). Подавляющее большинство FMCG-компаний в России используют систему автоматизации мобильной торговли ОПТИМУМ, разработанную Группой компаний CDC.
На практике эта система показывает свои результаты достаточно быстро. Срок внедрения от двух недель до двух месяцев, а окупить проект можно за один квартал, но все индивидуально.
Очень важно при выборе данной системы следить за следующими факторами:
Репутация поставщика: какое количество времени решение существует на рынке, сколько система выдержала нововведений, кто из лидеров рынка использует решение, какие отзывы оставляют клиентов и т.д.;
Многофункциональные возможности: функционал должен покрывать все базовые потребности без доработки;
Настраиваемость программы: возможность индивидуальной настройки системы под свой бизнес-процесс без привлечения разработчика;
Возможность подстройки системы под особенности индивидуальной компании;
Небольшая себестоимость программы, связана не только с расходами на ее внедрение, но и на дальнейшую ее модернизацию, как минимум: быстроту внедрения, простоту внедрения ее в имеющуюся, цену технического обслуживания. Кроме того система автоматически устанавливается и обновляется;
Разработчик имеет возможность модернизировать систему с учетом новейших разработок программного обеспечения. Имеется возможность дорабатывать и поддерживать совместимость с последними моделями нетбуков и карманных компьютеров;
Поддержка системой возможности удаленной работы карманных компьютеров с офисной системой с использованием канала сотовой связи, при этом важно, чтобы КПК автоматически определял доступное соединение и при каждом соединении происходил обмен всей изменившейся информацией, а не только отправка заказа и получение остатков;
Поддержка удаленного управления торговыми представителями: рассылка сообщений, постановка задач и планов через каналы сотовой связи;
Для больших компаний актуальна возможность масштабируемости системы при построении географически распределенной структуры: производитель - дистрибьютор - дилер с возможностью централизованного управления и обеспечения оперативного доступа к информации на любом уровне.
-
Автоматизировать склад
Следующим немаловажным звеном в бизнесе является склад, от оперативной слаженной работы которого зависит удовлетворенность контрагентов.
Для повышения эффективности работы склада предлагаются специализированные системы автоматизации складов, так называемые WMS-системы (Warehouse Management System). Базовая концепция WMS-системы — автоматическое распознание операций, контроль над сотрудниками склада, а также адресного хранения товара. Это решает главную проблему склада – получение актуальных остатков в режиме реального времени (в учетной системе невозможно иметь актуальные остатки из-за разнесения во времени реальных операций с товаром и внесения в систему информации о проведенных операциях).
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
