Оптимизация процессов Бурова (1196661), страница 4
Текст из файла (страница 4)
Их можно разделить на три группы.1) Показатели самого процесса, характеризующие его как объект управления.2) Показатели выхода, которые рассматривают конечный результат какобъект управления.3)Показателиудовлетворенностипотребителя,характеризующиеудовлетворение потребителя выходом процесса.Зачастую показатели процесса могут относится сразу к нескольким группам.Также необходимо определить насколько результативен процесс, т.е. насколькотребования, поставленные процессу выполнены, и насколько эффективенпроцесс, т.е. отношение затрачиваемых ресурсов и результата.После описания и определения показателей возникает необходимостьоптимизации бизнес-процессов, что зачастую требует уже серьезных изменений,это уже подразумевает разработку программы по переходу на новые процессы.Такая программа может включать в себя обучение персонала, изменениеинформационной системы предприятия, модернизация инструментов, оснастки,инфраструктуры и т.п.Таким образом можно сказать, что управлениеспособствуетадекватномуибыстромуперестроениюбизнес-процессамивзаимосвязанныхпроцессов в зависимости от изменяющихся параметров внешней и внутреннейсреды, будь то поставки, расчеты с контрагентами или расширение рынка.
Атакже, при выполнении всего вышеперечисленного, при грамотном определенииграниц процесса, входов/выходов, ресурсов, требований, показателей выделитьосновные критерии бизнес-процессов, разработать действия по достижениюпоставленныхцелейпредприятияиглавноеприответственномиквалифицированном владельце процесса его управление будет осуществлятьсядолжным образом и процесс будет эффективным.241.4 Оптимизация процессов: принципы, методы, приемы, этапыОптимизацияпроцессов(ProcessOptimization)-непосредственнаяразработка и реализация мероприятий по совершенствованию процессовкомпании [40].Существует четыре главных принципа оптимизации процессов.Первый принцип гласит, что у оптимизации должна быть основа.
Этоозначает, что перед тем как что-то изменять, необходимо зафиксироватьпроцессы в виде моделей «Как есть».Второй принцип означает, что оценку оптимальности надо вести от частногок общему. Выявляя отдельные недостатки, объединяя их в связанные группы иоперативно исправляя.Принцип третий: Решения по оптимизации — неоднозначны. Это значит, что,устраняя недостаток по одному критерию, мы с высокой вероятностьюухудшаем процесс по другому критерию. Об этом мало знать, надо еще и уметьвыявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делатьобоснованный выбор.Четвертый принцип скорее предупреждает о сложностях. Он говорит о том,что оптимальные процессы сотрудники компании не любят. Ведь оптимальностьзачастую означает усиление эксплуатации исполнителей, поэтому неизбежноявное и неявное, часто даже неосознаваемое людьми сопротивление.Ковалев С.
М. пишет, что все методы оптимизации бизнес-процессов делятсяна три большие группы (рисунок 1.5).Методы оптимизацииФУПБенчмаркингМетодыгрупповойработыРисунок 1.5 – Методы оптимизации процессов25Формализованныеуниверсально-принципиальные(ФУП)методыосновываются на обобщениях из успешного опыта и формализованныхпринципов для установления успешной сети процессов.
Эти методы подойдутдля любой организации, так как разная спецификация никак не влияет на метод.Для того чтобы оптимизировать процессы с помощью ФУП-методовнеобходимо:1) Тщательно изучить методы всеми специалистами группы по оптимизациипроцессов2) Находить места для их возможного внедрения в процесс.Авторы, изучающие подходы по улучшению процессов рекомендуютзадокументировать перечень ФУП-методов и считать их необходимымипринципами- основой для построения успешной деятельности.Это следующие методы: метод пяти вопросов; метод параллельного выполнения работ; метод устранения временных разрывов; разработка нескольких вариантов бизнес-процесса; уменьшение количества входов и выходов бизнес-процесса; согласование результатов с требованиями; интеграция с клиентами и поставщиками бизнес-процесса; минимизация устной информации; стандартизация форм сбора и передачи информации; организация точек контроля; метод причинно-следственных связей [20].Результативность, стоимость, время и качество- это те показатели, которыенесомненно подвергнутся улучшениями после использования некоторых ФУПметодов.
Для дальнейшего их использования необходимо разделить все методы,группируя их по показателям, на которые они воздействуют.26Бенчмаркинг процесса – метод, который обрел широкую известность, когдакомпания «Ксерокс» воспользовалась им для радикального изменения своейстратегии и получила премию Малкольма Болдриджа (Malcolm Baldrige Award).В современном мире этот метод не всеми понимается верно.Большинство людей думают, что бенчмаркинг процесса - это сравнениепоказателей деятельности своих процессов с показателями деятельностипроцессов другой организации.
Однако сравнение показателей - лишь один изпервых шагов эталонного тестирования процесса. Этот вид деятельностиправильнее было бы назвать сравнительным анализом.Харрингтон Дж. Х. говорит, что бенчмаркинг (Benchmarking) процесса –систематический метод определения, понимания и творческого развитиятоваров, услуг, проектов, оборудования, процессов и процедур (установившихсяпринципов) более высокого качества для улучшения текущей деятельностиорганизации, посредством изучения того, как разные организации выполняютодинаковые или похожие операции [36].Сравнительный анализ - сравнение некоторых наборов показателей схожихэлементов.При бенчмаркинге бизнес-процесса сначала осознаются аналогичныеключевые процессы, затем подлежат уяснению и наконец сравниваются дляопределения нежелательных расхождений.Последняя третья группа методов групповой работы объединила различныетехнологии работы в команде: метод мозгового штурма, метод групповогорешения задач и т.д.
Использование данной группы методов позволяетразработать новые эффективные решения, ранее не кому не известные, чтопозволяет компании быть лидером по используемым технологиям.Существуют также, простые приемы, которые можно использовать дляоптимизации как самих процессов, так и подпроцессов и операций.Прием №1 — Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамкипроцесса.27При оптимизации любых бизнес-процессов необходимо четкое описаниеИКР. Может показаться что этот прием применяется автоматически, однакопроблема может возникнуть в том, что поиск ИКР происходит исключительно врамках самого процессаНеобходимо: сформировать ИКР который мог бы быть достигнут не толькопосредством реализации процесса, а также всеми доступными способами.Прием №2 — Исключение лишних шагов из процесса.При реализации этого приема необходимо рассмотреть цель каждого шагапроцесса, задаться вопросом можно ли исключить какие-либо шаги илиобъединить их.Необходимо: проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс,посредствам вопросов:1) Есть ли этапы, которые дублируют друг друга, можно ли убрать один изних?2) Все ли этапы процесса необходимы для главной цели процесса, если литакие без которых можно обойтись?Прием №3 — изменение последовательности этапов исполнения процесса.Необходимо: Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс,посредствам вопросов.1) Какие из шагов процесса являются самыми значимыми для успешногозавершение процесса?2) Можно ли данные шаги переместить ближе началу процесса?Прием № 4 — Дробление операций.Суть данного приема состоит как раз в дроблении процессов и операций,которое приводит к упрощению процесса в целом.
По сути это есть конвейерныйпринцип работы известный еще с глубокой древности.Необходимо: Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс,посредством вопросов:1) Какие операции в процессе требуют наибольшей квалификацииисполнителя?282) Можно ли данные операции разделить на более простые операции, что бытребования к исполнителю снизились?Прием №5 — Вынесение операций за рамки основного процессаЧасто в сложных процессах, насыщенных операциями один и тот жеисполнитель выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, атакже заметно снижает его качество.
Потому как мы знаем мастера универсалывстречаются очень редко. В этом мы можем убедится, заглянув в сельскуюавтомастерскую, где один и тот же сотрудник занимается и ремонтом «ходовой»и он же в случае необходимости возьмется за ремонт карбюратора, что сложносебе представить в какой-либо профессионально оборудованной мастерской.Необходимо: проанализировать шаги прописанного бизнес процессапосредствам вопросов1) Какие операции в данном процессе самые энергоемкие?2) Могут ли данные операции быть поручены другим исполнителям безущерба для процесса? Причем важно понимать, что операции могут бытьпоручены не только сотрудником своей компании, но и вынесены на аутсорсинг.Прием № 6 — Объединение операция во времени и (или) пространствеНапример, в салоне красоты с клиенткой могут работать несколько мастероводновременно.Необходимо: проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс,посредством вопросов:1) Если в данном процессе операции, которые било бы более целесообразнообъединить во времени и (или) пространстве?Прием № 7 — Автоматизация, передача выполнения части или всех функциймашине.Данный прием применяется в той ситуации, когда техническое устройствоможет полностью взять на себя все операции по реализации процесса, а человекпериодически обслуживает устройство.Необходимо: проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс,посредствам вопросов:291) Если на данный момент технические устройства (машины, программы)которые могут выполнять операции присутствующие в процессе без потерикачества.Следуя, принципам оптимизации можно выделить этапы проведенияоптимизации (рисунок 1.6).Модель«Как есть»Оценка попараметрампроцессаОценка управленияпроцесса и группыпроцессовМодель«Как будет»Оценка возможныхухудшенийРисунок 1.6 – Этапы проведения оптимизации1) В первую очередь необходимо описать существующие в организациипроцессы (модель «Как есть»).
Эти описания должны быть однозначны,конкретны и понятны сотрудникам. Чем больше процессов описано в модели,тем глобальнее будет оптимизация, тем больше будет улучшений.302) Далее необходимо оценить существующую оптимальность процесса,который выполняет конкретный исполнитель. Оценивать необходимо начать смаленькойрезультатомчасти процесса-процедуры. Нужноправильноговыполнения,какиепроверятьданныечтоилиявляетсяматериалыисполнитель получает на входе, что он с ними делает, насколько оптимальны егодействия, время работы и продолжительность выполнения процедуры.По следующим параметрам можно оценить оптимальность процесса: качество конечного результата процесса; качество и содержание промежуточных результатов; содержательность действий исполнителей при выполнении процедуры; компактность и согласованность схемы процесса; эффективность управления процесса.3) После анализа каждой процедуры и выявления недостатков, можноперейти к оцениванию оптимальности управления процессом и группыпроцессов.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
