Как планировать свой день

3 Как планировать свой день?

3а) Примите во внимание кривую Вашей производительности

Производительность каждого человека напрямую за­висит от ежедневного колебания его работоспособно­сти. В общем все люди делятся на «жаворонков» и «сов». Никакой из этих двух типов не лучше и не хуже другого, они различаются только временем наиболь­шей работоспособности.

Как колеблется производительность в течение дня?

Прежде всего необходимо сказать: самый высокий и самый низкий показатель работоспособности инди­видуален для каждого человека. Сама же кривая производительности и ее колебания построены на основании обобщенных, среднестатистических по­казателей.

Однако после обеда снижение работоспособности наблюдается абсолютно у всех. Тот, кто пытается бо­роться с этим «упадком сил» с помощью крепкого ко­фе, должен знать, что таким образом он только про­длит его. После обеда можно ненадолго вздремнуть (15 минут наиболее оптимальный вариант), пойти прогуляться или же посвятить полчаса физическим уп­ражнениям. Все это кардинальным образом меняет кривую Вашей производительности и сполна окупа­ется вновь приобретенной энергией во второй поло­вине дня.

Тот, кто может себе это позволить, должен делать по­добную паузу и после ужина. Еще в Средние века мо­нахи с помощью таких перерывов и легкого сна со­храняли работоспособность для ночной переписки книг.

Рекомендуемые материалы

К какому типу работоспособности Вы принадлежите?

Знание кривой своей работоспособности помогает лучше распределять свои обязанности и позволяет работать с большей производительностью. Возможно, что Вы принадлежите к «жаворонкам» — этот тип теперь встречается гораздо реже, так как те­левизор поменял наши привычки. Если Вы с утра лег­ко просыпаетесь, чувствуете себя совершенно бод­рым и сразу же идете на работу (Вашу работоспособ­ность отражает нижний график), то для выполнения самых сложных и важных дел, требующих к себе по­вышенного внимания и работоспособности, Вы долж­ны прежде всего использовать утро и первую полови­ну дня.

Если же Вы, наоборот, находитесь в лучшей форме по вечерам (см. «Кривая производительности для "сов"»), тогда используйте это время для того, что­бы сконцентрироваться и работать без перерыва в течение нескольких часов.

Кривая производительности для «жаворонков»

«Жаворонки» добиваются наибольшей производительности по утрам

Кривая производительности для «сов»

6 8          10        12          14        16         18        20         22         24          2          4

«Совы» работают с большей продуктивностью между 8 и 10 часами вечера

Обратите также внимание на кривую ежедневных отвлекающих факторов

Телефонные звонки, посетители, пришедшие без пред­упреждения, незапланированные совещания, коллеги, которые хотят переговорить с Вами, — в определенное время дня подобные отвлекающие факторы учащают­ся. Все это очень хорошо видно на нижеследующем графике. При планировании своего дня Вы не должны упускать из виду эту кривую.

Ежедневные отвлекающие факторы

20        22         24

Перебои в работе возникают в строго определенное время

Планируйте свои дела в соответствии с кривой производительности и с кривой отвлекающих факторов

Составляйте план Вашего дня в соответствии с рас­смотренными выше графиками. Если, например, Вам необходимо поработать над текстом договора, Вы должны выбрать для этого тот момент времени, в ко­торый показатель Вашей работоспособности нахо­дится в верхней точке, а показатель отвлекающих факторов — в нижней.

Кроме того, будет просто прекрасно, если Вы начер­тите обе рассмотренные кривые, отображающие Ва­ше состояние в какой-нибудь наиболее типичный

не типичный) для Вас день. Найдите временные от­резки, в которые у Вас самая высокая работоспособ­ность при низких «отвлекающих» показателях. Когда наступает этот самый оптимальный для Вас час?

3б) Итак, составляем план на ДЕНЬ

Здесь речь пойдет о том, как именно нужно планиро­вать свой день. Составляйте себе каждый вечер план на следующий день, а к началу новой недели или же как раз в конце недели составляйте план на неделю.

День это самая короткая и обозримая единица Вашего персонального планирования. Тот кто не справляется со своим дневным расписанием, едва ли сможет достигнуть далеко идущих целей.

Мы опросили тысячу человек с целью узнать, сколько им требуется времени на составление хорошего пла­на их рабочего дня. Почти все ответили единогласно: от восьми до десяти минут. Используйте это время для того, чтобы спланировать свой день. И еще один совет перед началом: начинайте порань­ше. Это означает, с одной стороны, начинайте свой день как можно раньше, чтобы сразу же можно было приступить к своим обязанностям. В особенности это касается «жаворонков» (см. кривую производитель­ности). А с другой стороны (это правило для всех ти­пов), приступая к работе, начинайте с самых важных задач и дел, а не с питья кофе, разговоров или чтения газет.

Работаем со списком необходимых дел

Для облегчения планирования своего дня мы реко­мендуем Вам освоить технику составления так назы­ваемых списков необходимых дел (также известных как перечень работ или список заданий).

Список необходимых дел на день

1 Лучше всего планировать свой день накануне. За­пишите в своем списке необходимых дел (или же в своем календаре) все задания, которые должны быть выполнены завтра.

2 Проверьте свой список еще раз и распределите де­ла в соответствии с приоритетами. Что из намечен­ного можно сделать уже сегодня?

3 Составьте дополнительный список небольших дел, на выполнение которых требуется всего несколько минут. И когда у Вас в какой-то момент образуется короткая «пауза», выполните одно из этих за­даний.

4 Внесите в отдельный список необходимых дел все те задания, которые Вы не успели еще доделать к концу рабочего дня или которые присоединились в ходе работы.