Системный анализ в исследовании управления

Лекция 2 «Системный анализ в исследовании управления»

1. Понятие, типы, свойства и законы жизнедеятельности систем

Системный подход является очень эффективным для исследования социально-экономических явлений. Управление относится именно к такому классу явлений.

Система чаще всего определяется как совокупность взаимосвязанных элементов, дающих целостность системного образования, благодаря тому, что его свойства НЕ сводятся к сумме свойств составляющих элементов.

Главные признаки системы это:

- наличие разнообразных элементов, среди которых обязательно есть главный, системообразующий.

- связи и взаимодействия элементов.

- целостность и совокупности.

- сочетание и соответствие свойств и элементов и их совокупности в целом.

Рекомендуемые материалы

По этим признакам в окружающим мире можно выделить объекты называемые системой. Тем не менее, система – это обобщающее понятие. Поэтому для определения каждой конкретной системы существует их классификация.

Различают системы большие и малые, сложные, ультра- и суперсложные системы, сильно и слабоорганизованные, а также самоорганизующиеся системы, системы с внутренним и внешним управлением.

Системы классифицируются по характеру связей параметров системы с окружающей средой.

- закрытые системы – какой-либо обмен энергией, веществом и информацией с окружающей средой отсутствует. Для закрытых систем характерно увеличение беспорядка (второй закон термодинамики).

а) замкнутые системы – обмениваются только энергией, но не обмениваются веществом;

б) изолированные системы – любой обмен исключен.

- открытые системы – свободно обменивающиеся энергией, веществом и информацией с окружающей средой. В открытых системах могут происходить явления самоорганизации, усложнения или спонтанного возникновения порядка.

Также существует двухуровневая классификация систем по происхождению (природной принадлежности), таблица 3.1:

Таблица 3.1 – Двухуровневая классификация систем

Кроме показанных в таблице 3.1, выделяют термодинамические, диссипативные, динамические, детерминированные и вероятностные системы, системы управления, живые системы, виртуальные системы и др.

В практическом использовании понятие «система» приобретает двойственное толкование. С одной стороны, понятие, «система» используют как предметное для обозначения реально существующего объекта. С другой стороны, под системой понимают совокупности методов, способов и приёмов используемых для изучения указательного объекта.

При исследовании важно понимать и учитывать класс системы управления предприятием. Эти системы большие, открытые, искусственного происхождения. Их основополагающим элементом является человек. Деятельность человека определяет особенности процессов функционирования и развития систем. Связи, благодаря которым существует эта система, определяется сложными противоречивыми отношениями между людьми, основанные на их интересах, мотивах и установках. Поэтому система управления предприятием имеет вероятностный характер.

Помимо человека в системе управления предприятием присутствует техника, роль которой зависит от интереса человека, мотивов её использования и освоения.

Общие свойства систем в целом.

1. Целостность. Каждая система воспринимается как единое целое. Целостность имеет три аспекта.

– система воспринимается единым целым за счёт существования связей между ними. Поэтому, ни один компонент системы нельзя рассматривать самостоятельным субъектом.

– свойства системы как целого несводимы к арифметической сумме свойств и составляющих. В системе «2+2=5» энергия положительная, а в системе «лебедь, рак и щука» энергия нулевая или отрицательная.

– единство многообразия форм существования систем. Пример: множество организационных структур, множество организационно-правовых форм предприятия. Системы, состоящие из различных элементов, тем не менее, обнаруживают сходство.

2. Взаимодействие системы с внешней средой. Представляется в виде модели «черного ящика» (закон преобразования в системе неизвестен) или «белого ящика» (закон преобразования в системе неизвестен). Модель имеет «вход», «выход» и «обратную связь» (рисунок 3.4). Системы с обратной связью называются открытыми. А без обратной связи называются закрытыми, они являются недееспособными в природе долго не существуют.

Самым главным элементом является вход, потому что качество входа определяет в итоге качество всей системы. На втором месте определяется качество выхода, который должен соответствовать запросам внешней среды. В-третьих, формируются параметры процесса, обеспечивающие переработку качественного входа в качественный выход. Обратной связью в системах управления предприятиями служит маркетинг, финансовый и управленческий анализ.

Рисунок 3.4 – Модель «черного ящика» с обратной связью

3. Структурность. Структура – это схема расположения элементов системы, она служит наглядным способом ее отображения. Для систем управления организациями – это организационная структура управления. Важной задачей проектирования организационной структуры является их оптимизация. Она заключается в минимизации количества управленческих звеньев при условии надлежащего исполнения всех функций управления. Помимо того, структуры предприятий должны быть мобильными и адаптированными.

4. Иерархичность. Иерархичность системы заключается в том, что любую из них можно рассматривать в качестве подсистемы более глобальных систем.

5. Множественность описаний систем. Любую систему можно описать несколькими способами: словесно, графически, математически.

6. Непрерывность функционирования и эволюции систем. Система существует пока она работает. Для обеспечения непрерывности эволюции система должна быть способна к самообучению и к саморазвитию. Источники развития системы управления организацией:

– противоречия в сфере макросреды,

– конкуренция,

– диалектический закон развития.

Каждая фирма, желающая успешно работать на рынке, должна определять для себя параметры развития. Предприятие не планирующее источники развития обычно не выживают. Этот закон можно проиллюстрировать моделью жизненного цикла, подробно представленной в части1 настоящего пособия.

7. Целенаправленность. Никакая организация не существует без обоснованной цели, называемой миссией.

8. Стремление к устойчивому равновесию. Оно предполагает постоянную адаптацию внутренней среды системы к изменяющимся условиям внешней среды.

9. Альтернативность путей развития. Выбор между альтернативами развития определяется как объективными факторами оптимального состояния системы, так и субъективными мотивами.

10. Наследственность. Характеризуется передачей отдельных признаков системы с одного этапа эволюции на другой. В системах управления предприятиями механизм этой передачи субъективный. Он связан с сохранением старых идей в человеческих умах.

11. Приоритет качества. Выживают в основном те экономические системы, которые инвестируют в качество.

12. Приоритет интересов системы над интересами элементов. Выживает та система, элементы которой обеспечивают достижение общей цели. Потому важно согласовать интересы предприятия с интересами его работников.

13. Надёжность. Характеризуется следующими показателями:

– бесперебойность работы при выходе одной из элементов,

– сохраняемость целевых значений показателей работы в течении планового периода,

– устойчивость финансового состояния,

– перспективность политики развития.

К настоящему моменту сформулирован целый ряд обобщающих системных теорем, иллюстрирующих основные законы жизнедеятельности систем. В качестве примера приведем некоторые из них [2]:

1. Система тем более стабильна, чем больше элементов и связей ее составляют ( Берталанфи - Коммонер).

2. В соперничестве с другими системами выживает та из них, которая наилучшим образом способствует поступлению энергии и использует максимальное ее количество наиболее эффективным образом (Лотка – Одум -    Моисеев).

3. Система не может быть описана одним параметром, она всегда существенно многомерна (Митчерлих).

4. Выносливость системы определяется самым слабым звеном в цепи ее потребностей (Либих).

5. Система не может спонтанно повысить степень своей симметрии (Кюрье).

6. С наибольшей эффективностью система функционирует в определенных пространственно-временных границах.

7. Система всегда противодействует внешнему воздействию, стремящемуся изменить ее устойчивое состояние (Ле Шателье - Браун).

8. Система из одного устойчивого состояния может перейти в другое устойчивое состояние только через состояние хаоса (Чернавский).

9. Систему нельзя объяснить (понять) не выходя за рамки самой системы (Гёдель).

Все эти теорем они верны как для «живых», так и для «неживых» систем.

2 Принципы и этапы системного анализа

Системный подход в исследовании систем управления можно представить как совокупность принципов вытекающих из свойств систем управления:

1. Принцип целостности - заключаются в изучении системы, как целостного объекта ограниченного от среды его существования, при этом предполагается установление меры ценностей.

2. Принцип совместимости элементов - существование целого обеспечивается совместимостью его составляющих. В системном подходе оценивается совместимость каждого элемента с другими и его отношение к системообразующим элементам.

3. Принцип функционально-структурного строения – при исследовании систем управления необходимо оценивать функциональные связи элементов системы, возложенные на них обязанности, степень развитости определённых функций управления часто влияет на эффективность работы системы в целом. Также при исследовании необходимо выявить устаревшие дисфункции.

4. Принцип развития – ИСУ нужно проводить систематически, накапливая информацию об их развитии. Необходимо всегда учитывать этот этап развития системы.

5. Принцип подвижности функций управления – система, как целая может изменять свои функции при относительной стабильности функций её.

6. Принцип многофункциональности – для получения специальных эффектов некоторые функции могут объединяться в одну большую. Для этого с одной стороны важно знать о совместимости функций, с другой стороны о многочисленности её использования.

7. Принцип последовательности – использование является процессом, состоящим из последовательных операций, его успех во многом зависит от определения этой последовательности.

8. Принцип вероятностных оценок – многие причинно-следственные связи социального, экономического и психологического характера невозможно представить в определённом виде, потому при исследовании управления приходится опираться на вероятностные оценки.

9. Принцип вариантности – вытекает из вероятностных оценок, сочетание которых даёт множество вариантов развития системы управления. Любое исследование бывает направлено на выбор оптимального варианта из всех возможных, поэтому при исследовании требуется разработка нескольких рабочих гипотез.

Принципы системного подхода должны использоваться только совместно, с учётом их взаимосвязи и взаимодополняемости.

Системный анализ в исследовании управления – это комплекс мероприятий, направленных на выполнение общих тенденций и факторов развития организации, а также на выработку действий по совершенствованию системы управления и всей организации.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

Системный анализ можно разбить на несколько последовательных этапов:

1. Определение проблемы – выполняется в два этапа.

– описание сути проблемы, составление перечня заинтересованных лиц и сил влияния на проблему,

– изучение проблемы в историческом плане.

2. Формулировка целей, достижение которых будет способствовать решению проблемы.

3. Построение модели – проводится полное описание и анализ поведения системы на модели.

Модель можно рассмотреть, как некий объект-заместитель оригинала, иначе модель определяют как некоторое системное отображение оригинала.

Существует три классификации моделей (рисунок 3.5):

Первая – отражает цель построения модели (зачем строить), в ней выделяют модели:

– познавательные – для изучения свойств системы,

– прагматические – для отработки управленческих решений.

Вторая классификация – по способу функционирования, где выделяют модели:

– статические – «моментальные фотографии» систем.

– динамические – отражают процесс работы системы.

Третья классификация – по сущности элементов. Модели бывают:

– абстрактные (идеальные). Среди них выделяют математические (точные), а также образные, языковые (вербальные). Главный недостаток образных и вербальных моделей – это приблизительность;

– материальные: прямое отображение, косвенное отображение по аналогии, условное отображение (деньги, удостоверение, чертежи);

– знаковые – состоят из символов или сигналов.

Рисунок 3.5 – Типология и классификации моделей

Модель сохраняет в себе все важное, что нужно обязательно учесть, вырабатывая решения, однако форма представления модели выбирается такой, чтобы процесс исследования был бы эффективным. Использование моделей позволяет значительно экономить ресурсы исследования.

3 Применение системного подхода к исследованию систем управления организаций

С помощью системного анализа можно описать любую систему управления организацией. С позиции свойства целостности вначале необходимо рассмотреть её отношение с окружающей средой (отграничить систему от среды) по плану:

1. Выявить общие тенденции развития и место организации в современной рыночной экономике;

2. Установить особенности работы организации;

3. Выявить условия, способствующие и препятствующие успешному функционированию организации;

4. Собрать необходимые данные для разработки мероприятий по совершенствованию работы системы управления.

5. Проанализировать передовой опыт других организаций.

6. Дать прогноз адаптации новой системы в рыночных условиях.

Затем необходимо сделать внутренний анализ системы управления. Выносливость системы в целом определяется по наиболее слабому звену, поэтому каждый из элементов системы управления организацией должен быть оценен.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

1) роль и место данной организации в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятельности организации;

Бесплатная лекция: "31 Внешняя политика Российской империи" также доступна.

3) производственная структура организации;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия организации с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;

6) инновационные потребности (возможные связи данного организации с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

7) формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (организации или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя.