Ведение трудовых книжек

6. Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка согласно ст. 48 КЗоТ является основным документом о трудовой деятельности работника.

Порядок ведения трудовых книжек на работников установ­лен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работни­ков, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Ми­нистерства юстиции Украины, Министерства социальной защи­ты населения Украины от 28.07.93 г. № 58, с изменениями и дополнениями, которая приведена в приложении 8 (далее — Инструкция № 58).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физических лиц более пяти дней. Что касается ведения трудовых книжек на лиц, работающих на предприятии совместителями, то в Инст­рукции № 58 указано, что трудовые книжки ведутся только по месту их основной работы.

Для ведения трудовых книжек на предприятии приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается ответ­ственность за своевременное и правильное заполнение трудо­вых книжек, за их учет, сохранность и выдачу. На небольших предприятиях эти функции, как правило, осуществляет лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства. Рас­смотрим требования, предъявляемые действующим законода­тельством к порядку ведения и учета трудовых книжек на предприятиях.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях производит лицо, ответственное за ведение трудо­вых книжек на предприятии, после издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя не позднее недельного срока со дня приема на работу, а в случае увольнения — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответ­ствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифра­ми. Например, если работник принят на работу (оформлен при­каз о принятии на работу) 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001». Записи должны выполняться акку­ратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, собствен­ник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работни­ка под расписку в личной карточке (форма № П-2), в которой должна быть повторена соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Рекомендуемые материалы

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и состоит из следующих разделов:

— сведения о работнике;

— сведения о работе;

— сведения о награждении;

— сведения о поощрениях;

— сведения о назначении пенсии. Рассмотрим порядок заполнения каждого раздела.

Заполнение сведений о работнике

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений или замены имени и отчества ини­циалами) и дата рождения записываются на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Затем указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удосто­веряет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

При внесении изменений в фамилию, имя, отчество или дату рождения собственник или уполномоченный им орган на осно­вании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) производит необходимые исправления записей со ссылкой на номер и дату этих документов следующим образом: одной чертой зачеркивает запись (фамилию, имя, отчество, дату рож­дения) и вносит новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подпи­сью руководителя предприятия или специально уполномоченно­го им лица и печатью предприятия или отдела кадров. Пример ссылки: «Фамилия изменена в связи со вступлением в брак (свидетельство І - ВЛ № 063072)».

Заполнение сведений о работе

Этот раздел трудовой книжки содержит такие графы:

— графа 1 «№ записи»;

— графа 2 «Дата»;

—  графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»;

— графа 4 «На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)».

Заполнение этого раздела трудовой книжки выполняется в следующей последовательности. В графе 3 в форме заголов­ка указывается полное наименование предприятия. Затем под этим заголовком в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу, в графе 3 — принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наиме­нования, а также работы, профессии или должности и присво­енного разряда.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся для работников и служащих в соответствии с наименованиями профессий и долж­ностей, указанных в Государственном классификаторе Украины «Классификатор профессий ГК 003-95», утвержденном прика­зом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257.

В графе 4 указывается основание для внесения записей в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя пред­приятия, его дата и номер.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и при приеме на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый раз­ряд, то об этом в установленном порядке делается соответствую­щая запись.

В трудовую книжку не вносятся записи о:

— временном переводе на другую работу для замещения работника;

— переводе на легкий труд беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

—  временном переводе в случае производственной необхо­димости;

— временном переводе на другую работу на том же предпри­ятии в случае простоя.

Хотелось бы обратить внимание на порядок заполнения трудовой книжки работников, устраивающихся на работу впер­вые.

В этом случае в трудовой книжке отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование документов отражаются записи о:

—  времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, где на тех, кто проходит службу, не распространя­ется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

—  времени обучения в профессиональных учебно-воспита­тельных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и др.);

—  времени обучения в высших учебных заведениях, аспи­рантуре и клинической ординатуре;

— работе в качестве членов колхозов (в случае если действу­ющим законодательством предусмотрено зачисление этой рабо­ты в стаж работников);

—  времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского учреждения нуж­дается в постоянном уходе (п. «е» ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91г. № 1788-ХП, с изме­нениями и дополнениями), в том числе за престарелым, дос­тигшим 80-летнего возраста (на основании медицинского зак­лючения).

Безработным лицам в период получения пособия по безра­ботице записи в трудовую книжку производятся органом госу­дарственной службы занятости населения.

Основанием для отражения вышеуказанных записей явля­ются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.

Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то чис­ла переименовано в такое-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Заполнение сведений о награждениях и поощрениях.

В разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощ­рениях» трудовых книжек работников записываются сведения о награждении работников государственными наградами Украины и знаками отличия Украины; сведения о поощрениях за успехи в труде (открытия, рационализаторские предложения, изобрете­ния, на которые выданы дипломы).

Наряду с этим в трудовых книжках не отражаются записи о полученных премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер. Также в трудовую книжку не вносятся записи о взысканиях.

Порядок внесения записей в разделы «Сведения о награжде­ниях» и «Сведения о поощрениях» следующий.

В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки в виде заголовка указывается наименование предприятия. Затем в следую­щей строке в графе I указывается порядковый номер записи; в графе 2 приводится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывает­ся, кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и название документа).

Записи о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия.

Ниже приведены примеры занесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях работников.

Заполнение трудовой книжки при увольнении работника

Записи в трудовой книжке о причине увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующие статью, пункт. Например: «Уво­лен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

При расторжении трудового договора по инициативе работ­ника по причинам, с которыми законодательство связывает пре­доставление определенных льгот и преимуществ, запись об уволь­нении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачис­лением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ»).

Записи в трудовую книжку об увольнении осуществляются следующим образом:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;

—  в графе 2 — дата увольнения (днем увольнения считается последний день работы);

—  в графе 3 — причина увольнения;

—  в графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) руководителя пред­приятия, номер и дата.

При увольнении работника все записи о работе и награжде­ниях, внесенных в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, должны быть удостоверены подписью руководите­ля предприятия или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При получении трудо­вой книжки работник должен расписаться в Книге учета движе­ния трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277.

В случае если работник в день увольнения отсутствует на работе, то собственник или уполномоченный им орган в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием необходи­мости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по ука­занному адресу допускается только с письменного согласия ра­ботника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направ­ляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, находящихся на работе. По истечении этого срока невостребо­ванные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве пред­приятия на протяжении пятидесяти лет, а по окончании указан­ного срока подлежат уничтожению.

Внесение изменений в трудовую книжку.

В случае если в трудовой книжке обнаружена ошибка или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награж­дении и поощрении, исправления производятся предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.

Исправление сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа (распоряжения). При утере приказа (распоря­жения) или несоответствия записи фактически выполняемой ра­боте исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления.

Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждени­ях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) не допускается осуществлять путем зачеркивания. Согласно Инст­рукции № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке должны производиться в следующем порядке:

— в графе 1 указывается порядковый номер;

— в графе 2 — дата внесения исправительной записи;

—  в графе 3 — «Запись под № таким-то недействительна. Принят на такую-то профессию (должность)»;

—  в графе 4 приводится дата и номер приказа (распоряже­ния) руководителя предприятия, запись из которого неправиль­но внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстанов­лении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Выдача дубликата трудовой книжки.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш), должно уве­домить об этом предприятие по месту последней работы. Не позднее 15 дней после принятия заявления предприятие выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надпи­сью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) стра­ницы.

Заполнение дубликата трудовой книжки осуществляется сле­дующим образом. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до трудоустройства на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь приво­дится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, подтвержденная документально.

При этом данные об общем стаже работника записываются суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Затем данные об общем стаже, подтвержденные докумен­тально, записываются по отдельным периодам работы в следую­щем порядке:

— в графе 2 указывается дата принятия на работу;

— в графе 3 пишется наименование предприятия, где рабо­тал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

В случае если представленные документы не содержат пол­ностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые имеются в документах;

— в графе 4 указываются наименование, дата и номер доку­мента, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Согласно Инструкции № 58 не учитываются при определений общего стажа работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих доку­ментов записи о:

—  времени пребывания в народном ополчении и партизан­ских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

—  работе в качестве члена артели промышленной коопера­ции.

Инструкцией № 58 предусмотрено, что дубликат трудовой книжки выдается также в случае, если трудовая книжка работни­ка стала непригодной (обгорела, разорвалась и т. д.) для даль­нейших записей. При этом на первой странице ставшей непри­годной трудовой книжки необходимо сделать надпись: «Выдан дубликат» и выдать работнику такую трудовую книжку. При устройстве на новое место работы работник должен предъявлять дубликат трудовой книжки.

Учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубли­ката предприятие взыскивает с работника их стоимость.

На предприятии ведутся следующие документы по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

— Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Типовые формы указанных книг утверждены приказом Ми­нистерства статистики Украины от 27.11.95 г. № 277. Книга уче­та бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руково­дителя предприятия и печатью.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходовани­ем бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Все записи в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к Ним производятся бухгалтерией предприятия.

Образец заполнения Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним приведен в Приложении Ф.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или лицом, осуществляющим оформле­ние приема и увольнения работников. В этой Книге производит­ся регистрация всех трудовых книжек и вкладышей к ним, кото­рые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовых книжек и вкладышей к ним, выданных работникам, принятым на работу, с указанием серии и номера.

Ведение трудовых книжек на работников,

работающих у физических лиц.

Обязанность ведения трудовых книжек на наемных работни­ков закреплена за частными предпринимателями статьей 48 «Тру­довые книжки» КЗоТ, согласно которой трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней.

Согласно п.п. 2.20-1 Инструкции № 58 записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письменному трудовому договору, зарегистриро­ванному в установленном порядке в государственной службе занято­сти. Порядок регистрации трудового договора утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260 и подробно рассмотрен в п. 2.7 данного издания.

Записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письмен­ному трудовому договору, зарегистрированному в установлен­ном порядке в государственной службе занятости.

Фазы стратегического планирования информационных систем - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.

С учетом положений п.п. 2.20-1 Инструкции № 58, а также прочих норм этой Инструкции, регулирующих порядок внесе­ния записей в трудовую книжку, порядок заполнения трудовой книжки наемного работника частным предпринимателем сво­дится к следующему.

При приеме на работу наемного работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки как заголовок указывает­ся полное название физического лица ­ субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя).

Под этим заголовком в графу 1 трудовой книжки заносится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия наемного работника на работу (как правило, дата заключения трудового договора). Записи дат выполняются араб­скими цифрами (число и месяц записываются двузначными числами, а год ­ четырехзначным числом). К примеру, если работник принят частным предпринимателем на работу 1 августа 2002 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «01.08.2002 г.».

В графу 3 трудовой книжки работника частным предприни­мателем вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указывается дата и номер договора), зарегистрированному в го­сударственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий и должностей, опре­деленных в Государственном классификаторе Украины «Класси­фикатор профессий ГК 003-95», утвержденном приказом Госстан­дарта Украины от 27.07.95 г. № 257. В графе 4 трудовой книжки указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой заня­тости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).

В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы наемного работника у частно­го предпринимателя, заверяются подписью частного предприни­мателя и печатью (при ее наличии). Поскольку трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках, то частным предпринимателем заверяются отдельно оба текста.

Записи, внесенные в трудовую книжку частным предприни­мателем (работодателем), подтверждаются подписью должност­ного лица органа государственной службы занятости, зарегист­рировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью.