Введение в теорию организации
Введение в теорию организации.
Что такое организация?
Организацию трудно увидеть. Мы видим только то, что на поверхности: высокие здания, оборудованные компьютерами помещения, приветливых служащих, но в целом организация представляет собой нечто туманное и абстрактное. Она может быть размещена во многих местах и даже странах. Мы знаем о существовании организаций, поскольку соприкасаемся с ними ежедневно. Они настолько привычны, что мы считаем их чем-то самим собой разумеющимся. Мы твердо знаем, что родились в роддоме, факт нашего рождения был зарегистрирован государственными службами, что мы учились в школах и университетах, покупали продукты, выращенные на фермах, лечились у врачей, приобретали дома, построенные строительными компаниями, в агентстве по недвижимости, одалживали деньги в банке, при необходимости обращались к пожарным, пользовались услугами транспорта при смене места жительства, услугами правительственных учреждений, проводили 40 часов в неделю «на работе».
Определение.
Организации, столь различные, как церковь, больница или завод, имеют некоторые общие характеристики. В этой книге мы будем пользоваться таким определением: организации представляют собой (1) социальные целостности, которые (2) преследуют определенные цели, (3) являются определенным образом структурированными, координируемыми активными системами, (4) связанными с окружающей средой.
Главное в организации — это не здание, не ее политика и не приемы работы; организацию создают люди и их отношения. Организации существуют, поскольку люди взаимодействуют друг с другом, выполняя определенные функции, которые позволяют достигать намеченных целей. Новые направления в менеджменте учитывают значимость человеческих ресурсов. Предполагается, что работникам следует предоставлять больше возможностей для обучения и участия в совместном достижении общих целей. Менеджеры сознательно структурируют и координируют ресурсы организации, позволяя ей добиваться успеха. Однако, хотя сегодня обязанности могут быть распределены между отдельными подразделениями и специалистами разного профиля, большинство нынешних организаций стремятся развивать горизонтальную координацию и командные формы работы, когда представители разных профессий трудятся над общим проектом. Границы между подразделениями и организациями становятся более подвижными и проницаемыми, а облик компании под действием внешней среды быстро меняется. Некоторые компании к взаимной выгоде даже кооперируются со своими конкурентами, делясь информацией и технологиями.
Некоторые организации представляют собой большие многонациональные корпорации. Другие — маленькие семейные магазинчики. Одни организации производят автомобили или компьютеры, другие предлагают услуги: юридические, банковские или медицинские.
Огромная разница существует также между коммерческими и некоммерческими организациями.
Не следует, однако, забывать о некоторых важных различиях. Менеджеры в бизнесе нацелены на поиск больших денег для своей компании, а в некоммерческих организациях усилия направлены на создание социального влияния. Уникальные особенности и потребности некоммерческих организаций, вызванные этим различием, создают большие проблемы для их руководителей.
Рекомендуемые материалы
Финансирование некоммерческих организаций обычно осуществляется за счет государственных ассигнований, грантов и пожертвований, а не из прибыли от продажи товаров и услуг потребителям. В бизнесе для повышения прибыли от продаж менеджеры стремятся к совершенствованию товаров и услуг. За услуги некоммерческих организаций клиенты, как правило, не платят. Поэтому главная проблема большинства из них — это поддержание устойчивого притока средств, обеспечивающих функционирование организации. Менеджеры некоммерческих организаций, помогающих малоимущим, должны стараться свести внутренние расходы к минимуму и высокоэффективно использовать выделяемые им средства. Поскольку деятельность некоммерческих организаций невозможно оценивать традиционно, по конечному результату, менеджеры часто вынуждены заниматься поисками критериев оценки их эффективности. Нетрудно сосчитать доллары и цены, но на основании чего можно оценить столь неуловимые «улучшение здравоохранения» или «изменение жизни лиц, лишенных гражданских прав»?
Менеджеры некоммерческих организаций также имеют дело с различными стейкхолдерами, услуги которых они должны предлагать таким образом, чтобы привлекать не только клиентов (потребителей), но и волонтеров и жертвователей. Трудно поверить, но организации, которые нам известны сегодня, в масштабах истории человечества появились относительно недавно. Даже в конце XIX века организаций различной величины и значения было немного: не было профсоюзов, торговых ассоциаций, крупный бизнес был распространен мало, так же как и некоммерческие или правительственные организации. Как все переменилось с тех пор! Промышленная революция и развитие крупных организаций преобразовали все общество. Постепенно они стали занимать центральное место в жизни людей, и их влияние на общественную жизнь огромно.
Организации — это все, что нас окружает и во многих отношениях влияет
на нашу жизнь. Что же делают организации? Перечислим семь причин, в силу которых организации важны для каждого из нас и для общества в целом.
Организации существуют для того, чтобы:
1 объединять ресурсы для достижения желаемых целей и результатов
2 эффективно производить товары и услуги
3 содействовать инновациям
4 использовать современные производственные и информационные технологии
5 адаптироваться к изменениям среды и влиять на нее
6 приносить пользу владельцам, потребителям и работникам
7 приспосабливаться к новым требованиям по разнообразию рабочей силы и этических норм, а также по мотивированию сотрудников и координации их деятельности.
Организации производят товары и услуги, которые потребители хотят покупать по конкурентным ценам. Компании ищут новые пути производства и распространения товаров и услуг. Найдены два способа: электронный бизнес, о котором мы говорили ранее, и компьютерные производственные технологии. Повысить эффективность можно также путем изменения организационной структуры и практики менеджмента. Организации ориентированы на инновации, а не на сохранение устаревших изделий или приемов.
Организации приспосабливаются к влиянию быстро меняющейся окружающей среды.
Крупные компании создают отделы, отслеживающие изменения окружающей среды и находящие способы адаптации к ее влияниям. Одно из наиболее значимых изменений окружающей среды сегодня — глобализация. Такие организации, как Соса-Со1а, АFS Соrроrаtion, Неinekon Вгеweries и IВМ, создают стратегические союзы и вступают в партнерские отношения с компаниями всего мира, стараясь влиять на ситуацию и участвовать в конкурентной борьбе в мировом масштабе.
Такими различными путями организации поддерживают свою важность в глазах собственников, потребителей и сотрудников. Менеджеры должны понимать, что этому содействует, а что оказывается бесполезным. Компания может приносить прибыль, когда создаваемые ею ценности, превышают затраты ресурсов.
Наконец, организациям необходимо приспосабливаться к расширению разнообразия рабочей силы, требований этики и социальной ответственности, а также находить эффективные пути мотивации работников к совместной работе и достижению, целей организации.
Организации формируют нашу жизнь, а квалифицированные менеджеры могуч" формировать организации. Знание теории позволяет менеджерам создавать организации, работающие более эффективно.
Важным моментом в исследовании организаций стало введение понятий «закрытая» и «открытая» системы. Закрытая система не зависит от окружающей среды; она автономна, отгорожена и изолирована от внешнего мира. Хотя реально закрытая система не может существовать, ранние исследования организаций ограничивались рассмотрением их внутренней структуры. Ранние теории менеджмента, включая научную организацию труда, стили руководства и теорию организации производства (industrial engineering), рассматривали организации как закрытые системы, поскольку считали окружающую среду несущественным фактором и полагали, что можно повысить эффективность организации, меняя ее внутреннюю структуру. Управлять закрытыми системами, казалось бы, не составляло труда. Стабильная и предсказуемая окружающая среда не должна была создавать
никаких проблем. Главная задача менеджмента — эффективность организации.
Чтобы выжить, открытая система должна взаимодействовать с окружающей средой, обмениваясь с ней ресурсами. Она не заблокирована и должна постоянно приспосабливаться к окружению. Открытые системы могут быть чрезвычайно сложными. Их внутренняя эффективность — только одна из проблем, иногда самая незначительная. Организация должна находить и получать необходимые ресурсы, понимать изменения, происходящие в среде, и реагировать на них должным образом, сбывать свою продукцию, а также контролировать и соотносить внутреннюю активность с неустойчивой и неопределенной внешней средой. Любая система, для своего выживания нуждающаяся в контакте с окружающей средой, относится к открытым. Открытую систему представляет собой и человек. То же можно сказать о нашей планете, городе.
Быстрые изменения, происшедшие в последние десятилетия — включая глобализацию и растушую конкуренцию, бум, связанный с Интернетом и электронным бизнесом, растущее разнообразие населения в целом и состава рабочей силы в частности побудили некоторых менеджеров изменить свои взгляды на организацию, заставили воспринимать ее как открытую систему, а сам бизнес — как сложное и взаимосвязанное целое.
Чтобы понять организацию в целом, ее следует рассматривать как систему. Система представляет собой набор взаимодействующих элементов, получающих ресурсы на входе из внешней окружающей среды, преобразующих их и выпускающих продукты на выходе во внешнюю среду как результат. Потребность в поступлениях извне и реализации продуктов собственной деятельности отражает зависимость системы от внешней окружающей среды. Взаимодействие элементов означает, что люди и подразделения в организации зависят друг от друга и должны работать вместе.
Систему образуют несколько подсистем. Подсистемы выполняют специфические функции, необходимые для выживания организации: производство, связи с внешней средой, и управления. Производственные подсистемы создают товары и услуги — это результат деятельности организации. Пограничные подсистемы осуществляют связи с внешней средой. Сюда относятся такие виды деятельности, как закупка сырья и продажа продукции. Эксплуатационные подсистемы обеспечивают бесперебойность работы организации и наличие материальных и людских ресурсов. Адаптационные подсистемы ответственны за изменения организации и ее приспособление к требованиям внешней среды. Особое место среди подсистем занимает менеджмент, отвечающий за координацию и определение направления работы всех подсистем организации.
Структурные параметры:
1.Формализованность организации — это то, насколько велик в ней поток письменной документации: описаний технологий, должностных инструкций, постановлений и внутренних руководств. Документы описывают поведение и виды деятельности. Степень формализованности организации часто оценивается путем простого подсчета страниц внутренней документации. Например, в крупных государственных университетах этот показатель весьма велик, поскольку существуют целые тома правил, касающихся приема, определенных курсов, их включения в программу (или исключения из нее), студенческих ассоциаций, управления общежитиями и финансирования. Наоборот, маленький семейный бизнес может вообще не иметь письменных предписаний и осуществляться неформально.
2. Специализация — это степень, в которой решение задач организации распределяется между отдельными работниками. Если специализация высока, каждый работник решает только узкий круг задач, если низка, круг задач, решаемых работниками, шире. Иногда специализацию соотносят с разделением труда.
3. Иерархия власти предписывает, кто и перед кем должен отчитываться, также сферу контроля каждого менеджера. Иерархия отражает объем контроля (численность подчиненных, подотчетных руководителю). Если сфера контроля узка, изображение иерархии вытянуто по вертикали, если широка, оно укорачивается.
4. Централизация — это то, на каком уровне в иерархии принимаются решения. Если решения принимаются только на верхнем уровне, — организация централизованная. Если право принятия решений делегируется нижележащим уровням, — организация децентрализованная. Организационные решения — централизованные и децентрализованные — касаются приобретения оборудования, постановки целей, выбора поставщиков, установления цен, найма работников и выбора рынков.
5. Профессионализм — это степень формального образования и обученности сотрудников. Профессионализм считается высоким, если на подготовку сотрудников было потрачено продолжительное время. Обычно профессионализм оценивается как среднее число лет обучения работников. В медицине этот показатель может составлять 12 лет, а в строительной компании — меньше 10.
6. Структура штата — это то, каким образом люди распределены по функциям и подразделениям организации. Структура штата выражается численностью административных сотрудников, клерков, специалистов и рабочих различных категорий.
Контекстуальные параметры:
1. Размер организации оценивается по численности ее сотрудников, которая может определяться для организации в целом или для ее отдельных составляющих (например, для завода или для конкретного подразделения). Организации представляют собой социальные системы; их размер обычно оценивается через численность служащих. Другие показатели: объем продаж или общая стоимость имущества, также позволяют судить о размере организации, однако они ничего не говорят о размере человеческой составляющей социальной системы.
2. Организационная технология — это ее инструменты, методы и действия, используемые для преобразования ресурсов на входе в ресурсы на выходе. Она показывает, как организация в действительности производит товары и услуги и доводит их до потребителей. В понятие «технология» входят особенности производства, развитые информационные системы и Интернет. Автомобильный конвейер, аудитория в колледже и система срочной доставки — все это технологии, хотя и отличные друг от друга.
3. Окружающая среда — это все, что находится за пределами организации. Ее ключевыми элементами служат промышленность, правительство, потребители, поставщики и финансовые круги. Элементами среды, наиболее сильно влияющими на организацию, часто становятся другие организации.
4. Цели и стратегия организации определяют направление и приемы конкурентной борьбы, отличающие ее от других организаций. Долгосрочные цели часто бывают прописаны в ее программных документах. Стратегия представляет собой план действий, в соответствии с которым распределяются ресурсы и определяется способ взаимодействия со средой для достижения целей организации. Цели и стратегии определяют масштабы деятельности и отношения с работниками, потребителями и конкурентами.
5. Организационная культура — это базовый набор ключевых ценностей, убеждений, суждений и норм, разделяемых работниками. Ценности могут касаться этики поведения, приверженности сотрудникам, эффективности или работы с потребителями; это — нечто вроде цемента, объединяющего сотрудников организации. Организационная культура нигде не прописана, однако ее можно наблюдать в рассказах, церемониях, одежде и оформлении офисов.
Одиннадцать структурных и контекстуальных параметров организаций, которые мы рассмотрели, взаимозависимы. Если размер организации велик, технология рутинна и внешняя среда стабильна, в ней будут преобладать формализм, специализация и централизация. Отношения между отдельными параметрами организации в дальнейшем будут рассмотрены подробнее.
Параметры организации составляют основу для ее количественных оценок и анализа свойств, которые не может увидеть случайный наблюдатель; они дают важную информацию об организации.
Деятельность и эффективность организации.
Понимание различных теоретических подходов, а также структурных и контекстуальных параметров организации позволяет создавать организацию таким образом, чтобы она была высокопроизводительной и эффективной. Структурные и контекстуальные параметры организации и ее подсистем должны позволять максимально разумно и эффективно преобразовывать ресурсы на входе в ресурсы на выходе и при этом создавать ценность. Экономичность относится к объему ресурсов, необходимых для достижения целей организации. Она определяется количеством сырья, денежных средств и работников, необходимых для создания продуктов определенного качества.
Эффективность — это более общий термин, означающий степень достижения организацией ее целей.
Чтобы быть эффективными, организации должны иметь ясные, конкретные цели и стратегии их достижения.
Лекция "5. Экономическое обоснование инженерных решений" также может быть Вам полезна.
Для повышения своей эффективности многие организации используют новые технологии.
Однако достигнуть эффективности не всегда легко, поскольку разные люди имеют в отношении организации разные ожидания. Потребителям нужны, прежде всего, высококачественные товары и услуги по разумным ценам, а работников больше интересует достойная оплата и хорошие условия, а также удовлетворенность трудом. При постановке целей и поиске путей повышения эффективности менеджеры тщательно соблюдают баланс между потребностями и интересами различных социальных групп. Подход к организации с учетом всех стейкхолдеров интегрирует различные формы деятельности организации по поиску стейкхолдеров и выявлению их ожиданий в отношении организации. Стейкхолдером может быть любая группа людей внутри и вне организации, делающая ставку на ее работу. Уровень удовлетворенности каждой из таких групп можно считать индикатором эффективности деятельности организации.
Организации часто считают, что трудно учитывать все ожидания одновременно. Удовлетворенность трудом самих работников может быть высока, однако связи с поставщиками могут при этом быть недостаточными или же у организации могут возникнуть проблемы с кредиторами. Иногда интересы отдельных групп в отношении организации вступают между собой в конфликт, например профсоюзы требуют повышения заработной платы, а это может снизить прибыль или вынудить перейти на более дешевых поставщиков. В некоммерческих организациях потребности и интересы клиентов иногда противоречат ограничениям, налагаемым на использование государственных фондов или добровольных пожертвований. Не следует считать, что все группы стейкхолдеров удовлетворят свои нужды в равной степени. Однако, если организация не сможет выявить чьи-либо интересы, она, возможно, не сможет быть эффективной в полной мере. Вспомним проблемы, возникшие у Хегrох с ее сотрудниками, потребителями, кредиторами, акционерами и государственными учреждениями.
Исследование показало, что выявление всех групп стейкхолдеров позволяет точно оценить эффективность организации, особенно ее адаптивность. Как коммерческие, так и некоммерческие организации заботятся о своей репутации и стараются сохранить свой имидж в глазах сотрудников и публики. Менеджеры стараются удовлетворять интересам всех групп стейкхолдеров, хотя бы в минимальной степени. Когда какая-либо из них чувствует себя ущемленной, организация может лишиться ее поддержки и ее дальнейшей деятельности будет нанесен удар.
Теория организации — это не набор фактов, а особый взгляд на организацию. Теория показывает, каким образом можно воспринимать и анализировать организации более точно и глубоко. Подход к рассмотрению организаций базируется на основных структурных особенностях организаций и закономерностей их функционирования. Исследователи стремятся выявить подобные закономерности, дать им определение, оценить количественно и сделать доступными многим. Факты, получаемые в исследованиях, не так важны, как общие представления об организации.