Управление издержками обращения в аптеке

ЛЕКЦИЯ

Управление издержками обращения в аптеке

БЕЛГОРОД-2007

Деятельность аптечного учреждения с момента его создания связана с разнообразными затратами трудовых, материальных и финансовых ре­сурсов. По своему характеру эти затраты подразделяются на два основ­ных вида - текущие и долговременные.

Текущие затраты аптеки связаны с решаемыми в процессе хозяй­ственной деятельности тактическими задачами: закупкой медикамен­тов, их транспортировкой, хранением и реализацией, обслуживанием ос­новных средств, содержанием персонала. Они занимают наибольший удельный вес во всех затратах аптеки. Долговременные затраты (инвестиции) связаны с решаемыми ап­течными предприятиями стратегическими задачами - строительством, реконструкцией или приобретением новых аптечных помещений, покупкой машин, оборудования, приобретением различных нематериальных акти­вов и т.п.

Текущие затраты аптеки представлены, в основном, его издержками обращения.

Под издержками обращения понимаются выраженные в денежной форме затраты трудовых, материальных и финансовых ресурсов на осу­ществление торгово-производственной деятельности аптеки.

Рекомендуемые материалы

Издержки обращения отличаются от себестоимости.

Главное отличие издержек обращения от себестоимости заключается в том, что в затратах аптеки отсутствует стоимость закупаемых товаров. Аптека закупает уже произведенные товары, затрачивая средства лишь на доведение их до потребителей. Расходы, не включаемые в издержки самой аптеки, оплачиваются из ее прибыли.

Средства, затрачиваемые на закупку товаров, предназначены для их реализации и создания запасов. Они не затрачиваются, а авансируются, т.е. постоянно находятся в обороте аптеки. Возмещаются они за счет собственного оборотного капитала и краткосрочных кредитов банка.

Рис. 1. Структура затрат аптечного учреждения.

По экономическому содержанию не все расходы аптеки включаются в издержки обращения. Так, платежи по кредитам банков в пределах ставки, утвержденной Центробанком России, учитываются в составе издержек обращения, а расходы по кредитам сверх ставки относятся на чистую при­быль.

За счет чистой прибыли уплачиваются штрафы, пени за несвоевре­менное перечисление налогов в бюджет, осуществляются обязательные платежи во внебюджетные фонды социального страхования.

Аптека, работающая по принципам рыночной экономики, должна иметь четкое представление об эффективности каждого вида затрат и их влиянии на величину расхода в целом.

Рис. 2. Структура учета налогов, сборов и платежей аптечного учреждения

Расход аптеки по объему и составу шире, чем издержки обращения. В издержки обращения не включаются затраты, производимые за счет прибыли, которая остается в распоряжении аптеки, а именно:

• материальная помощь работникам;

• премия за счет средств специального назначения;

• оплата дополнительных отпусков, оплата путевок на лечение и отдых;

• представительские, командировочные расходы сверх норм, установ­ленных законодательством;

• платежи по кредитам сверх установленной Центр банком ставки;

• штрафы, пени за несвоевременное перечисление налогов в бюджет и внебюджетные фонды;

• потери от уценки товара;

• судебные издержки и арбитражные расходы;

• штрафы, пени, неустойки за нарушение хозяйственных договоров;

• отчисления в негосударственные пенсионные фонды, на добровольное медицинское страхование.

На рисунке представлена структура всех налогов, сборов и платежей, которые делятся на три части:

- относимые на издержки обращения; -финансовые результаты (товарооборот);

- прибыль остающуюся в распоряжении аптечного учреждения.

В аптечной и торговой системе затраты можно разграничить на дополнительные и чистые, исходя из их экономической природы.

Дополнительные издержки обращения обусловлены продолжени­ем и завершением процесса производства (транспортировка, хранение, доработка и другие операции, осуществляемые аптечными учреждения­ми). Эти затраты входят в стоимость товара и возмещаются трудом работников, занятых в этих процессах.

К чистым издержкам обращения относятся расходы, непосредственно связанные с куплей и продажей товаров, учетом денежных средств, поступающих в кассу аптек, организацией рекламы товаров и т.п. Эти затраты не увеличивают стоимость товара и возмещаются за счет чистого дохода.

В аптечных учреждениях не ведется раздельный учет дополнитель­ных и чистых издержек. Соотношение между дополнительными и чистыми издержками можно выявить по данным специальных выборочных обследований. Оно не может быть одинаковым для всех аптек, поскольку различны затраты, определяемые месторасположением аптеки, объемом и структурой товарооборота, размером торговых площадей, численностью персонала, величиной собственного основного и оборотного капитала.

Затраты по характеру функций, с выполнением которых они связаны, подразделяются на прямые и административно-управленческие.

К прямым затратам относятся расходы, связанные с выполнением основных функций хозяйственной деятельности аптеки. Это расходы по оп­лате труда, транспортные расходы, амортизация и аренда основных фон­дов, естественная убыль товаров, платежи по банковским кредитам и др.

К административно-управленческим расходам относятся затраты на содержание работников аппарата управления, затраты на содержание легкового автотранспорта, служебные командировки, оплата консультаци­онных и аудиторских услуг, представительские расходы и др.

Издержки обращения аптек характеризуются следующими основны­ми показателями:

а)         абсолютная сумма издержек обращения. Этот показатель дает представление об объеме текущих затрат аптеки, но не позволяет судить об эффективности этих затрат;

б)         уровень издержкоемкости торговой деятельности. Он определяется как отношение суммы издержек обращения к сумме товарооборота, выраженное в процентах.

Уровень издержкоемости является важнейшим показателем эконо­мичности хозяйственной деятельности аптек, отражая долю его текущих затрат в цене реализуемых товаров;

в)         уровень издержкоотдачи. Этот показатель является обратным по отношению к уровню издержкоемкости. Он характеризует объем товарооборота, приходящихся на единицу издержек обращения аптеки, т.е.свидетельствует о результативности его текущих затрат;

г)         уровень рентабельности издержек обращения. Он определяется как отношение суммы прибыли к сумме издержек обращения, выраженное в процентах.

Уровень рентабельности издержек обращения является одним из важ­нейших показателей эффективности текущих затрат аптеки.

Критерием экономичности текущих затрат выступает минимизация уровня издержкоемкости торговой деятельности.

Низкий уровень издержкоемкости позволяет аптечному учреждению получать определенные конкурентные преимущества на рынке лекарств, свободнее осуществлять свою ценовую политику и достигать более высо­ких размеров прибыли. Однако, следует иметь ввиду, что снижение уров­ня издержкоемкости является важной задачей, но не целью деятельности аптеки, т.к. оно может сопровождаться снижением уровня лекарственного обслуживания населения, отказом от продажи пользующихся спросом от­дельных издержкоемкихтоваров.Поэтому основной целью управления издержками обращения в аптеч­ных учреждениях является оптимизация их суммы и уровня, обеспечива­ющая достижение предусмотренных объемов товарооборота и прибыли.

Для эффективного управления издержками обращения разработана соответствующая их классификация. Эта классификация используется в процессе учета, анализа, планирования и контроля издержек обращения и проводится по следующим основным признакам.

1. По степени эластичности к объему товарооборота выделяют переменные и постоянные издержки обращения.

а)         Переменные издержки обращения зависят от изменения объема товарооборота. При этом степень такой зависимости различна. Она может носить пропорциональный характер (сумма затрат растет или сокращается пропорционально росту или снижению объема товарооборота - естественная убыль товаров); дигрессивный характер (при котором сумма затрат растет меньшими темпами, чем объем товарооборота - расходы на рекламу при эффективном ее осуществлении); прогрессивный характер (сумма затрат растет более высокими темпами, чем увеличивается объем товарооборота, например, расходы затрат на з/п работников). Таким образом, наличие переменных издержек обращения обусловлено процессом реализации товаров в аптечных учреждениях.

б)         Постоянные издержки обращения не зависят от изменения объема товарооборота, т.е. они имеют место даже в том случае, если аптека временно прекратит свою торговую деятельность. При этом в составе таких
затрат выделяются абсолютно постоянные издержки обращения (аренда) и условно постоянные издержки обращения (износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Рассматривая постоянные издержки обра-
щения, следует иметь в виду, что они являются таковыми только в коротком периоде деятельности аптеки. В длительном периоде все виды издержек и подвержены изменению - в связи с ростом цен (отопление, освещение,
аренда), переоценкой основных фондов, изменением норм амортизации.

в)         Смешанные издержки включают в себя как постоянные, так и переменные затраты. К ним относятся: почтовые и телеграфные расходы, затраты на текущий ремонт, командировочные расходы.

Классификация затрат на постоянные и переменные необходима для принятия управленческих решений и помогает руководителю решить сле­дующие задачи:

-оценить окупаемость затрат;

-оптимизировать величину прибыли;

-определить запас финансовой прочности предприятия.

Рис. 3. Характеристика издержек обращения

2.         По степени целесообразности понесенных затрат выделяют полезные и бесполезные издержки обращения.

а)         Полезными издержками обращения являются такие виды затрат, которые способствовали результативному осуществлению торгово-хозяйственного процесса аптечного предприятия/

б)         Бесполезными издержками обращения являются такие виды затрат,которые связаны с обслуживанием неиспользованной части трудовых, материальных и финансовых ресурсов аптечного учреждения (амортизация по не используемому оборудованию,

выплата % за кредит, который не был использован, заработная плата работникам, выполняющим общественные обязанности и т.п.).

3.         По экономическому содержанию затрачиваемых ресурсов в действующей практике выделяют следующие группы издержек обращения:

а)         Материальные расходы. К ним относят стоимость товаров, используемых в рекламных целях и полностью потерявших свое качество; износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов; стоимость текущего ремонта основных средств.

б)         Расходы на оплату труда. К ним относят все виды выплат основной и дополнительной заработной платы штатных и внештатных работников аптеки.

в)         Отчисления на социальные мероприятия. К ним относятся все виды обязательных отчислений в различные внебюджетные фонды, обеспечивающие реализацию государственных социальных программ (социальное страхование, пенсионный фонд, фонд занятости населения, фонд обязательного медицинского страхования).

г)         Амортизация основных фондов и нематериальных активов. К ним относят амортизационные отчисления от балансовой стоимости основных средств и нематериальных активов аптеки.

д)        Другие расходы. К ним относят все прочие виды издержек обращения аптечного учреждения.

4. По конкретным видам затрат выделяют отдельные статьи издер­жек обращения, совокупность которых составляет их номенклатуру. В на­стоящее время установлена следующая единая учетная номенклатура статей издержек обращения:

а)         расходы на перевозку;

б)        расходы на оплату труда;

в)         расходы на аренду и содержание основных фондов;

г)         амортизационные отчисления;

д)        износ и содержание малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

е)         расходы на отопление, газ, электроэнергию;

ж)        расходы на хранение, подсортировку, обработку, упаковку товаров;

з)         расходы на рекламу;

и) проценты за кредит;

к) потери товаров в пределах норм естественной убыли;

л) расходы на тару;

м) отчисления на социальные мероприятия;

н) расходы на обязательное страхование имущества;

0)         прочие расходы

Факторы, влияющие на формирование издержек обращения в аптеч­ной системе.

Процесс управления издержками обращения в аптечной системе свя­зан с изучением факторов, влияющих на их формирование. Эти факторы весьма многообразны. В процессе управления издержками обращения -их анализе, поиске резервов экономии и планировании - все факторы при­нято подразделять на две основные группы:

1)зависящие от деятельности аптечного учреждения (внут­ренние факторы);

2)не зависящие от деятельности аптечного учреждения (вне­шние факторы).

Внутренние факторы:

а) Объем товарооборота. Этот фактор оказывает наибольшее влияние на издержки обращения, т.к. переменные их виды прямо связаны с изменением этого показателя. 

Рост объема товарооборота приводит к увеличению общей суммы издержек обращения, однако, уровень издержкоемкости при этом снижается (т.к. сумма постоянных издержек остается неизменной).

Основной целью любой коммерческой структуры является получение оптимального размера прибыли (валовый доход минус издержки обращения). Изменяя соотношение между постоянными и переменными затратами в пределах возможностей аптеки можно решить вопрос оптимизации величины прибыли. Эта зависимость носит название «Эффект производственного рычага».

Пример 1.

Товарооборот аптеки составляет 12.000 тыс.руб. в розничных ценах при переменных затратах 10.000 тыс.руб.(издержки +себестоимость товара) и постоянных затратах 1.600 тыс.руб.

Плановая величина прибыли равна:

12000 - 10000 - 1600 = 400 (тыс.руб.)

При росте товарооборота на 2% прибыль увеличится на:

(12000 х 2% = 12240; 10000 х 2% = 10200; 12240-10200-1600 = 440) - на 10%,а 5-ти процентное увеличение товарооборота даст рост прибыли на 25%.

Сила воздействия производственного рычага (СВПР) определяется как частное отделения товарооборота за минусом переменных затрат на прибыль от реализации.

                Т/о - переменные затраты

СВПР =----------------------------------------

              прибыль от реализации

В нашем примере сила воздействия производственного рычага равна: 2000 -10000

                                                                                                                    400

Это означает, что для определения, на сколько процентов увеличится прибыль в зависимости от изменения товарооборота, необходимо про­цент роста товарооборота умножить на 5. (5% х 5 = 25%).

При снижении товарооборота сила воздействия производственного рычага возрастает гораздо быстрее вне зависимости от доли постоянных затрат.В нашем примере. Если снизить товарооборот на 2%, то прибыль уменьшится сразу на 40%:

(11760-10000-1600) = 160 (тыс.руб.)

б)         Состав товарооборота. Различные виды товарооборота имеют различный уровень издержек обращения. Наибольший уровень издержек обращения приходится на единицу продажи товаров населению; наименьший - на единицу оптового товарооборота, еще меньший - на торгово-посреднический товарооборот.

в)         Групповая структура товарооборота. Различным группам товаров присущ различный уровень издержек обращения. Так, группа «медикаменты и хим.товары» имеет более высокий уровень издержкоемкости, чем все остальные группы.

г)         Скорость обращения товаров. Чем ниже период обращения товарных запасов в днях, тем соответственно ниже уровень расходов по хранению товаров, кредитам, потерям от естественной убыли.

д)        Уровень производительности труда работников. Чем выше объем товарооборота, приходящийся на одного работника аптечного учреждения, тем соответственно ниже уровень расходов по оплате труда на единицу товарооборота.

е)         Состояние используемых основных фондов. Чем выше степень их износа, тем больше расходов несет аптека на их ремонт, тем выше уровень потерь товаров в процессе их хранения.

ж)        Обеспеченность собственными оборотными средствами. Чем выше этот показатель, тем меньшим объемом заемных финансовых средств пользуется аптечное учреждение в процессе осуществления товарооборота, а соответственно, тем ниже сумма и уровень процента за кредит.

2. В системе факторов, не зависящих от деятельности аптечно­го учреждения, выделяются следующие:

10 Теорема о цикле и его инварианте - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.

а)         Темпы инфляции в стране. Чем выше этот показатель, тем быстрее растет сумма издержек обращения по оплате труда, банковский процент, транспортные, ремонтные и другие услуги, исчисления на социальные мероприятия.

б)        Уровень развития отдельных сегментов потребительского рынка. В условиях «рынка продавца» уровень издержек обращения значительно ниже, чем в условиях «рынка покупателя». Это связано с различиями в скорости обращения товарных запасов, расходов на рекламу, обслуживание покупателей.

в)         Изменение уровня арендных ставок. В настоящее время многие аптечные учреждения арендуют помещения у государственных (муниципальных) органов управления имуществом. Поэтому периодический рост системы государственных арендных ставок вызывает повышение суммы издержек обращения.

г) Изменение видов и ставок налоговых платежей, входящих в состав издержек обращения. Значительная часть налоговых платежей аптек осуществляется за счет их издержек обращения. Поэтому измене­ние видов этих платежей или уровня налоговых ставок по ним отражает­ся на общей сумме и уровне издержек обращения аптек.

Учет этих факторов позволяет более эффективно управлять издержка­ми обращения аптечных учреждений.

Эффективность процесса управления издержками обращения суще­ственно возрастает при внедрении в аптеках системы управленческого учета. Такой учет позволяет существенно расширить необходимую ин­формацию, используемую в процессе анализа, планирования и контроля издержек обращения. В современных рыночных условиях он должен быть организован в разрезе отдельных элементов затрат каждой ста­тьи издержек обращения; в разрезе отдельных групп товаров, в разрезе центров затрат (структурных подразделений аптечных учреждений), в разрезе центров ответственности (структурных единиц, руководители кото­рых несут ответственность за основные показатели торговой деятельнос­ти: объем товарооборота; сумму и уровень доходов; издержек обраще­ния и прибыли; другие показатели).