Технология управления кадрами

1.5.

Технология  управления кадрами

При организации системы работы с кадрами следует исходить из того, что  под целостной динамической системой понимается совокупность компонентов, взаимодействие которых рождает новые интегрированные качества, не присущие ее образующим " ( В.Г.Афанасьев , 1973 ).

Согласно мнению Ю.П. Лисицина ( 2002 ). Среди методов управления различают командно-административные, экономико-математические и социально-психологические.

Командно-административные методы управления включают авторитарное управление на основе распоряжений, приказов, устава. Как правило, эти методы лежат в основе формирования порядка деятельности учреждения, его кадрового и материального обеспечения.

Экономико-математические методы используют для стимулирования деятельности персонала, воздействуя на заработную плату работника.

Социально-психологические методы управления основаны на изменении мотивационной деятельности  сотрудников, они ориентированы на изменение взглядов у работающих и позволяют повысить степень удовлетворенности у них выполняемыми функциями.

Рекомендуемые материалы

     В народном хозяйстве, в том числе и в здравоохранении в нашей стране до этапа реформирования, перехода на рыночные отношения, ведущим методом управления был командно-административный, приказной метод управления, при этом гораздо меньшее значение имели социально-психологические и экономико-математические управленческие методы.

      В управлении кадрами  при административно-командном методе реализовывалось 2 пути:

1) Прямой, представленный комплексом мероприятий  по реализации приказов, распоряжений, и контролю за их исполнением.

2) Опосредованный - это комплекс мероприятий, проводимый с кадрами : стимулирование труда, обеспечение профессионализма при решении задач, указанных в приказах и планах, идеологическое и нравственно-политическое воспитание, внедрение достижений науки и трудового опыта  по заданным        целям. ( И.М.Андреева , 1986).

" Система управления должна подчиняться конкретным целям здравоохранения и отвечать задачам социального развития трудовых коллективов. Цели должны быть обоснованы директивными установками и полной ( системной ) информацией о социальном уровне развития трудовых коллективов.

Осуществляется скрупулезное слежение за директивной, научной информацией и информацией о передовом опыте для определения содержания каждого раздела комплексной работы с кадрами. " ( И.М.Андреева, 1986 ).

Компоненты системы управления кадрами, предложенные И.М.Андреевой  ( 1986 ).

· Общеорганизационные, направленные на  создание системы управления.

· Обучение руководителей комплексному подходу и решению кадровых вопросов и освоение ими технологии управлениями кадрами

· Организация полноценного информационного обеспечения.

· Подбор и расстановка кадров.

· Обеспечение системы адаптации вновь прибывших специалистов.

· Обеспечение постдипломной подготовки кадров и систематическое повышение квалификации

· Формирование научного стиля работы кадров.

· Мероприятия по НОТ

· Формирование трудовых коллективов и управлением их развитием

· Социальное планирование

· Стимулирование труда

· Нравственно-эстетическое воспитание

· Работа с молодыми специалистами.

Современное управление, переход на рыночные отношения требуют иных соотношений, т.е. акцент  должен быть сделан на экономико-математические и социально-психологические методы. Приоритет экономических методов в управлении здравоохранением стал одним из главных элементов нового хозяйственного механизма, который внедрялся в учреждения здравоохранения в начале 90-х годов. Экономические методы управления - необходимое условие для решения проблем доступности и качества медицинской помощи, услуг и товаров здравоохранения при  ограниченных ресурсах и растущих затратах. Важнейшим элементом использования экономических  методов в управлении является экономическое стимулирование производительного и качественного труда.

     Экономические методы управления - необходимое условие для обеспечения доступности и высокого качества медицинской помощи, услуг и товаров здравоохранения при ограниченных и сокращающихся ресурсах, растущих затратах, связанных с кризисом здоровья, спадом производства отечественного оборудования и лекарств.

     Основные понятия экономического анализа: стоимость, цена, себестоимость, рентабельность, прибыль, затраты, результат, эффект, ущерб и т.д.

     Важнейшим элементом использования экономических методов в управлении является материальное стимулирование производительного и высококачественного труда.

     Автор учебного пособия по менеджменту А.А.Модесов (1993) выделяет следующие функции управления: планирование, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров, заключение сделок.

     Менеджмент включает 6 основных комплексов мероприятий:

1) постановка целей и задач,

2) определение способов достижения целей

3) обучение и подготовка кадров

4) реализация управленческих решений

5) проверка результатов их выполнения

6) корректировка управляющих воздействий

     Основные функции управления связывают с тремя уровнями системы управления: стратегическим, тактическим, оперативным.

     Стратегический уровень характеризуется функцией прогноза и планирования, что позволяет обеспечить формирование целей и определить мероприятия с учетом ресурсов учреждения по срокам исполнения  и ответственным за выполнение каждого пункта.

     Тактический уровень состоит из разработки программы действия для достижения поставленной цели, из оптимального распределения ресурсов, что можно сформулировать  в виде проектирования и организации управления.

    Оперативный уровень позволяет обеспечить позволяет  обеспечить эффективное достижение поставленных целей и включает регулирование ( корректировка ситуации в случае сбоя ), учет ( регистрация текущих показателей ), контроль 

(сравнение с плановыми показателями), анализ ( определение отклонений, требующих исправлений).

В условиях командно-административной  системы управления  такое распределение функций не находит реализации в полном объеме. Лишь при лидирующей роли экономико-математических методов трудовой коллектив заинтересован в использовании всех механизмов управления.

 

Стратегический уровень управления соответствует управлению здравоохранением  РБ, т.е. Министерству Здравоохранения Республики Беларусь, и регионов (областей).

Тактический   уровень управления соответствует управлению здравоохранением города, района (сельского).

Оперативный  уровень управления  соответствует управлению организацией (лечебно-профилактическим учреждением ) и их подразделениями, у отдельных специалистов.

     Согласно классификации В.С. Глушанко, различают 4 уровня управления: низовой, средний, высший, национальный.

Низовой уровень предполагает  управление отдельной организационной единицей.

Средний уровень предполагает управление комплексом организационных единиц.

Высший уровень предполагает управление совокупностью комплексов организационных единиц.

Национальный уровень предполагает управление системой.

     Должности занимают : в первом случае - руководители учреждений здравоохранения, во втором - руководители органов здравоохранения в городе и районе, в  третьем- руководители органов здравоохранения области, в  четвертом- руководители республики, Министерства здравоохранения , государства.

     Процесс, или технология управления, представляет собой систему операций и процедур, выполняемых в определенной последовательности. Последовательность действий, приводящих к цели, называют алгоритмом  управления.

Цикл управления имеет три основные части: информационное обеспечение, разработка и принятие управленческого решения, реализация управленческого решения. Этот цикл завершается обратной связью, в результате которой получается информация о реализации принятого решения и новом состоянии объекта управления, после чего начинается новый цикл управления с использованием системного и ситуационного анализа " нового " объекта в новой ситуации.

     Процесс управления носит замкнутый циклический характер, но в то же время имеет поступательное развитие по спирали с прямой и обратной связью.

В процессе управления, кроме названных трех частей выделяют еще одну функцию- цель на основе изучения проблемной ситуации.

Информационное обеспечение состоит из сбора и обработки информации, разработка и принятие решения реализуется на основе объективного и точного расчета и анализа информации.

Контроль за реализацией управленческого решения осуществляется благодаря наличию обратной связи.

         Цель конечный результат, модель будущего. Цель может подвергаться декомпонированию (разбиение, построение "дерева" целей), ранжированию (выбор приоритетов, построение "дерева" критериев), целеполаганию (операции и процедуры работы с целью). Одна треть всех неудач в здравоохранении объясняется неточной формулировкой цели.

         Генеральная цель управления системой здравоохранения - снижение потерь общества от заболеваемости и смертности при имеющихся ресурсах, минимизация потерь потенциальной и активной жизни населения. Управленческая цель - это есть ориентация будущего состояния управляемых объектов, которого они должны достигнуть под воздействием субъекта управления или органа управления.

         Проблемы - препятствия на пути достижения цели, противоречия желаемого и действительного. Выявлением  этих препятствий завершается процесс целепологания. Достижение конечной цели - смысл управления - лежит через их преодоление. Важно вовремя предвидеть и диагностировать все "возмущения" проблемы, изменения в среде и быстро отреагировать о них. Выявление, ранжирование проблем, выделение среди них приоритетных позволяет сформулировать важнейшие задачи, от решения которых зависит достижение поставленной цели, и правильно распределить ограниченные ресурсы здравоохранения. Эту последовательность действий можно связать с главными функциями управления - планированием, организацией, руководством и контролем.

         Информация - это новые сведения воспринятые и оцененные для решения тех или иных задач. В здравоохранении всю информацию можно подразделить на следующие группы:

· медицинская управленческая (ресурсная) информация;

· медицинская технологическая информация (относящаяся к больному или лечебно диагностическому процессу);

· медико-статистическая информация;

· медико-экономическая информация.

         В свою очередь, вся информация необходимая руководителю в системе здравоохранения, подразделяется на следующие виды:

· медико-статистическая,

· планово-экономическая,

· научно-техническая,

· организационная,

· правовая,

· научно-медицинская,

· материально-техническая,

· лекарственного обеспечения.

Медицинская управленческая информация имеет своё назначение для разработки управленческих решений и контроля их исполнения, для оценки деятельности системы и определения перспектив её развития.

Управленческая информация - это сведения об объекте управления, проблемной ситуации и окружающих условиях, необходимые для управления. Информация служит средством снятия неопределённости. Информация - "хлеб " управления.

         Под медицинской информацией обычно подразумевают систему документов для записи данных о состоянии здоровья населения и качестве оказанной ему медицинской помощи. 60% ошибок зависит  от неправильного обеспечения информацией. Не следует также забывать, что её необходимо анализировать. Существуют определённые требования, предъявляемые к управленческой информации. Это - целенаправленность, достоверность, оперативность, своевременность, полнота и адекватность, функциональные назначения. Работа с информацией имеет следующие виды: сбор, хранение, преобразование. передача.

         Информация имеет ряд свойств:

· способность управлять построением структур,

· сохраняться и изменяться во времени,

· переходить из пассивной формы в активную,

· способность быть переданной на расстоянии.

· подвергаться переработке.

         Пригодность информации для управления объектом определяется новизной, понятливостью, полезностью, достоверностью.

Поток информации в учреждение должен быть двусторонним. Существуют количественный, смысловой и прагматический подходы к анализу потоков управленческой информацией. Носителями информации являются бумага, картон, плёнка, письма, телеграммы, записи, книги, журналы, рисунки, компьютеры. Потребителем информации,  используемой в управлении здравоохранением, являются лица, входящие в состав аппарата управления и весь медперсонал.

         Управленческое решение - развёрнутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и правовой акт, который руководитель разрабатывает лично или коллективно. Первый руководитель имеет 4 раздела деятельности:

·  кадры,

· ресурсы,

· контроль,

· координация.

         Имеются определённые категории руководителей: это руководители, специалисты и технический персонал. Руководители возглавляют самостоятельное учреждение имеющее свой бюджет. Однако, в определённом смысле слова каждый врач обязан обладать качествами менеджера, так как он управляет лечебно-диагностическим процессом.

Классификация управленческих решений.

1. Социальные (направленные на профессиональный отбор, подготовку специалистов, резерва, повышения квалификации и др.).

2. Медицинские (сеть, перепрофилирование и т.д.).

3. Административно-организационные (регламентация, информация, внедрение и т.п.).

4. Ресурсные (финансы, сеть, обеспечение, лекарства, и др.).

5. Административно-хозяйственные (строительство, эксплуатация зданий).

         Требования к эффективному управленческому решению: компетентность, (должно приниматься на том уровне, на котором оно возникло и приниматься теми лицами, которые обладают компетенцией и информацией), практичность решения, своевременность, конкретность, гибкость, жизнестойкость. Решение имеет три степени обязательности:

· приказ (что, кому, когда, где, как);

· распоряжение (менее жёсткое принуждение);

· рекомендации (допускается уточнение).

         По времени действия решений в здравоохранении они разделяются: на долго, средне и краткосрочные.

         Разработка и принятие решений - сложные процессы, так как на выбор решения влияет множество факторов. В настоящее время решения  часто принимаются так называемым рутинно-логическим способом.

Большинство эвристические. По некоторым данным, около

70 % решений имеют субъективный фактор.  Недопустимость волюнтаризма в  управлении здравоохранением очевидна.

         Существуют определённые разновидности  управленческих решений, на "грехах" управления: необдуманные решения, слепые решения, эгоцентрические, рискованные, эмоциональные, импульсивные, "гениальные", самодовольные, глупые, упрямые, инертные и др.

         Ошибки, допускаемые при разработке и принятии решений: не на том уровне принято, не рассчитывается экономичность решения, неправильно распределена информация, неадекватность решения, недостоверность решения, несвоевременность  решения (некомпетентность), неконкретность решений и неэластичность, не носит предупредительного характера, недостаточно уделяется времени контролю.

         Под контролем понимается система мер, обеспечивающая выполнение управленческого режима, ради достижения организацией своих целей. Реализация решений, т.е. контроль исполнения в здравоохранении налажен недостаточно. Одним из недостатков является, то что руководитель не делает так, чтобы люди хотели работать. А для этого нужны стимулы. В настоящее время эффективные стимулы к высококачественному труду медработника в неполной мере разработаны.

         Различают 3 типа контроля: предварительный, текущий и заключительный.

         К формам реализации решений относятся.

1. Меры административно-принудительного воздействия (приказ, инструктивно-методические рекомендации и указания).

2. Использование коллегиальных методов (медицинский совет, совет медицинских сестёр, совет по внедрению).

3. Методическое руководство управляемыми объектами (внедрение новых методов работы, обеспечение современным оборудованием и аппаратурой, ведение учётно-оперативной документации).

4. Формы стимулирования труда медицинских работников (вынесение благодарности, присуждение званий, премирование, аттестация на категорию, наложение взысканий).

5. Контроль за деятельностью (организация делопроизводства, регистрация документов, их хранение, оформление; работа с письмами и заявлениями; организация приёма (регистрация устных заявлений, принятия распоряжений, проведение мероприятий); разделение функций управления между руководителем и подчинёнными).

         Гласность контроля является основой демократичности управления. Обязательной является также коллегиальность.  Формы контроля (проверка, обследование, отчёт и др.) выбирают по ситуации. Определяются их кратность, периодичность, а не установление сроков. Контроль должен быть централизованно-децентрализованным по форме и планово предупредительным по содержанию.

         В.С. Глушанков выделяет в процессе управления 4 функции выполняемые субъектами управления:

·  планирование

· организацию

· руководство

· контроль.

         Планирование включает сбор, хранение, обработку, анализ информации (первая часть управленческого цикла), разработку альтернативных решений, выбор и принятие оптимального решения( вторая часть управленческого цикла). Методы планирования - аналитический, нормативный, бюджетный, метод соотношений и  пропорций, эксперимента и моделирования. Особое внимание при планировании уделяют системному и ситуационному подходу и экономическому анализу. Современное планирование принято называть программно-целевым, так как в его основе должны быть целевая программа, конкретные обоснованные мероприятия, обеспечивающие достижение поставленной цели с минимальными издержками.

         Организация  - создание условий для реализации принятых управленческих решений, выполнение планов и программ, обеспечение необходимых для этого финансовых, материально-технических, информационных и других ресурсов.

         Руководство - создание у людей, выполняющих управленческие решения, мотивов для их реализации.

На этом этапе применяют организационно-распорядительные методы (приказы, рекомендации, указания, разрешения, санкционирование), экономические методы, премирование, экономическое стимулирование, различные формы хозрасчёта (социально-психологические методы, поощрение, наказание, формирование общественного мнения и т.д.).

         Контроль позволяет осуществлять обратную связь, завершает цикл управления, текущий контроль обеспечивает корректировку решений и их реализацию в соответствии с ситуацией.

      В процессе управления организацией ( ЛПУ ) можно конкретизировать эти компоненты ( функции ).

         Прогнозирование предполагает : внесение корректив в анализ состояния здоровья населения, определение контрольных показателей : учет перспектив социально-экономического развития данной территории ; внедрение новых методов прогнозирования отдельных показателей заболеваемости; коррекцию текущих и перспективных планов снижения заболеваемости.

         Организация управления предполагает: обеспечение полного комплекса медицинской помощи населению, проживающему на территории обслуживания; обеспечение высокого качества оказания медицинской помощи; оценку деятельности амбулаторных учреждений в целом и каждого врача в частности с позиций достижения положительных конечных результатов;  уточнение кадрового и материально-технического обеспечения района; обеспечение четкой организации внедрения в каждом звене здравоохранения.

         Руководство требует:  предусмотреть рациональное использование различных форм и методов воздействия на коллективы и отдельных работников в целях четкого, своевременного, полного и правильного исполнения решений; обеспечить оказание необходимой медицинской помощи в максимальном объеме при каждом конкретном посещении; снизить до объективно необходимого минимума число посещений амбулаторных учреждений пациентами по поводу одного заболевания; обеспечить координацию, объединение, взаимосвязь и преемственность различных звеньев здравоохранения.

         Координация и контрольные функции в процессе управления предполагают: осуществление постоянного контроля за качеством лечебно-диагностического процесса; выборочный личный контроль руководителя за внедрением новых форм работы в различных подразделения здравоохранения; изучение  причин, пораждающих  неувязки в выполнении приказа; контроль вопросов в ходе  подготовки материалов на заседании медицинского совета при анализе отчетных документов.

         К видам управленческих документов относятся:

· распорядительные (постановления правительства, решения органа управления, приказы, планы);

· отчетные (отчеты, обзоры, справки, доклады);

· общего характера (письма, заявления, жалобы,  договоры, заключения, протоколы, акты и т.д.).

Делопроизводство - процесс разработки документа, его движение, система организации и управления.

Движение всей документации - документооборот.

         В настоящее время при наличии конкуренции и разнообразия используемых медицинских технологий  интерес управленческого персонала всех уровней обращен на то, как следует организовать управление, чтобы при наилучшем использовании достижений научно-технического прогресса, аппаратуры, знаний и умений сотрудников достигать наибольшего соответствия запросам пациентов и требования  времени. С целью используются данные аудита (И.А. Дешкевич, А.С.Андреевский 2000 ).

         Под аудитом понимается процесс оценки эффективности управления организацией, по средствам которого становится возможным разработать планы действий как для отдельных сотрудников ,так и для всей организации в целом, и сократить разрыв между желаемым и действительным качеством управления и достигаемыми результатами.

         Аудит управленческой деятельности выделяет следующие проблемы:

Вместе с этой лекцией читают "Научающе-бихевиористское направление в теории личности по Б. Ф. Скиннеру".

· продвижение хороших сотрудников по служебной лестнице

· сокращение обратной связи руководителя и подчиненного за счет делегирования полномочий и построения более горизонтальной структуры управления

· выявление разницы между отличным и средним выполнением своей работы сотрудниками, базируясь на данных об их навыках, знаниях умениях и поведении в обществе

· выявление таких способностей сотрудников, развитие которых  окажет наибольшее влияние на реализацию стратегии и планов  организации

· восприятие руководителя подчиненными

· делегирование большей ответственности каждому сотруднику за принимаемые им решения с концентрацией руководства только в самой вершине иерархии  организации.