Контроль за исполнением бюджетов и принципы построения системы материального стимулирования
28) Контроль за исполнением бюджетов и принципы построения системы материального стимулирования
Важной составной частью бюджетирования является процесс исполнения бюджетов, сбор информации об их выполнении, выявление отклонений, их анализ и доведение до ответственных лиц. Речь идет о внутренних отчетах, анализе и оценке выполнения бюджетов. Отчеты по исполнению бюджетов являются связующим звено между планированием и контролем.
Контроль исполнения бюджета включает:
- проведение контроля руководителями центров ответственности текущих показателей и самостоятельная корректировка оперативной деятельности подразделения с целью наилучшего выполнения бюджета;
- поступление от центров ответственности соответствующим управленческим службам (ПЭУ, ФЭУ, ОтиЗ и т.д.) соответствующей информации о ходе выполнения бюджетного задания;
- анализ текущей информации о выполнении бюджета управленческими службами и подготовка рекомендаций высшему руководству (ответственному за бюджет) по корректировке оперативной деятельности в разрезе различных центров ответственности.
Всю ответственность за исполнение бюджета несет директор по составлению бюджета. Успешность исполнения этого процесса определяют два момента:
необходимо точное и правильное понимание действий и целей всеми ответственными лицами;
поддержка и система поощрений со стороны руководства.
Рекомендуемые материалы
Анализ выполнения бюджета может проводиться по таким традиционным направлениям, как: статьи и элементы затрат; продукты; виды деятельности; центры финансовой ответственности – и нетрадиционным: операции; процессы; бизнес-процессы; клиенты; поставщики.
Для проведения анализа выполнения бюджетов широко используется механизм гибких бюджетов. Генеральный бюджет пересчитывается на выполнение какого либо показателя, чаще всего – объема продаж. Далее происходит попарное сравнение жесткого (статического) и гибкого бюджетов, а также гибкого бюджета и фактических затрат. Отклонения, вызванные изменением объема продаж, рассчитываются как разница между показателями жесткого и гибкого бюджетов. Отклонения фактических данных от гибкого бюджета называются отклонениями по эффективности. Их можно детализировать, определив факторы влияния норм и цен.
Принципами построения системы материального стимулирования на предприятии являются:
1) Источником образования премиального фонда предприятия является часть чистой прибыли за бюджетный период.
2) Учетным и аналитическим обеспечением формирования и распределения премиального фонда предприятия по итогам бюджетного периода является учет, контроль и анализ деятельности по центрам ответственности.
3) Базой исчисления коэффициентов премирования должны являться благоприятные отклонения от плана по централизованно назначаемым подразделению бюджетным параметрам.
При этом персонал и руководство подразделений за точное достижение плановых показателей заслуживают «0» премиальных. Премиальный же фонд начинает начисляться при превышении планового (бюджетного) задания.
4) Выбор показателей и условий премирования обусловливаются распределением полномочий между подразделением и вышестоящим органом на предприятии.
Работник должен стимулироваться только за те показатели (факторы хозяйственной деятельности), которые от него зависят (которые он контролирует).
Необходимо выделить два аспекта по данному вопросу:
- четкая спецификация контролируемых и неконтролируемых факторов в разрезе отдельных центров ответственности;
- механизм разделения контролируемых и неконтролируемых факторов отдельных подразделений.
Например, для центра затрат – производственного цеха нельзя брать за показатель премирования величину совокупных производственных затрат. Целесообразно предусмотреть два показателя: 1) произведение удельных переменных затрат на плановый объем выпуска; 2) абсолютную величину общепроизводственных расходов.
5) Величины показателей премирования подразделения должны быть выбраны таким образом, чтобы руководитель центра ответственности был одинаково заинтересован в альтернативах увеличения финансовых результатов деятельности предприятия.
Этот принцип относится к выбору относительных величин показателей для отдельных центров ответственности предприятия и применяется для центра ответственности в том случае, когда премиальный фонд центра ответственности рассчитывается на основе двух и более показателей.
Допустим, отдел сбыта премируется по двум показателям:
- превышению плановой величины выручки от реализации продукции;
- экономии общей плановой сметы операционных расходов отдела сбыта (административные расходы плюс коммерческие расходы).
Обратите внимание на лекцию "24 Онтологическое учение о праве".
При этом коэффициент премирования от выручки на текущий бюджетный период установлен в размере 10 % от суммы превышения плановой величины. Коэффициент премирования по показателю экономии сметы операционных расходов должен быть таким, чтобы отдел сбыта одинаково премировался за 1 руб. дополнительной прибыли безотносительно к способам получения этой прибыли. Иначе руководитель отдела продаж может увеличить величину выручки за счет чрезмерного «раздувания» операционных расходов.
6) Правило равного размера премиальных разных центров ответственности за равный вклад в финансовые результаты компании.
7) Различные по срокам начисления показатели для персонала и руководителей центров ответственности.
Основа для расчета коэффициентов премирования для персонала и руководителя центра ответственности должна быть одной и той же. Но персонал, как правило, должен премироваться за перевыполнение плановых показателей за краткосрочный период (по итогам текущего квартала). Премиальный фонд руководителей центров ответственности отчасти складывается по итогам исполнения краткосрочного бюджета. Но основная часть должна основываться на итогах исполнения бюджета развития.
8) Основой начисления и распределения премиального фонда являются гибкие ставки (коэффициенты) премирования.
Если выбор баз премирования меняются чрезвычайно редко, то количественный показатель (коэффициент) должен пересматриваться каждый краткосрочный период.
