Система счетов и двойная запись

Система счетов и двойная запись

4.1. Счета бухгалтерского учета и их строение

Наблюдение, группировка и контроль за операциями осуществляется при помощи системы счетов бухгалтерского учета. Система счетов - это способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций, которые совершаются с имуществом организации и источниками его образования, хозяйственными процессами и их результатами.

Для учета каждого вида имущества организации, источ­ников его образования, хозяйственных процессов и их результатов открываются отдельные счета. Счета служат для отражения состояния имущества организации и источников его образования, наблюдения за ходом хозяйственных про­цессов, совершаемых в организации, и получения необходимых данных о повседневном движении имущества организа­ции и источников его формирования. На каждом счете отра­жаются экономически однородные объекты. Например, гото­вая продукция, уставный капитал, продажи отражаются на отдельных счетах.

Графически счет представляет собой таблицу, в которой производят записи хозяйственных операций. В начале таблицы дается название счета - наименование объекта учета. На­пример, счет «Материалы», счет «Основное производство», счет «Уставный капитал» и т.д.

Схема счета имеет такой вид:

                                 Счет 50 «Касса»

    Дебет                                                             Кредит

Рекомендуемые материалы

На счетах отражают хозяйственные операции, как в ко­личественном, так и в стоимостном выражении.

Счет состоит из двух частей. Левая часть называется дебетом (в переводе с итальянского - он должен), правая часть -кредитом (в переводе с итальянского - он верит, имеет полу­чить). Сейчас эти слова практически ничего не означают, хотя производные этих слов используются в бухгалтерской терми­нологии. Например, должника называют дебитором, а лицо, давшее взаймы, в кредит, называют кредитором. Сокращенно дебет можно обозначать Д, а кредит - К.

Сумма, числящаяся на счете, называется остатком или сальдо (с итальянского - расчет). Остаток на начало проведе­ния операции (на начало отчетного периода) называется начальным остатком или начальным сальдо, а остаток на конец проведения операции (на конец отчетного периода) называет­ся конечным остатком или конечным сальдо.

По дебету и кредиту счета записываются данные о хозяйственных операциях.

Итог записей сумм по дебету счета без начального остат­ка называется дебетовым оборотом.

Остаток или сальдо определяется как разница между дебетовым и кредитовым оборотами.

Если сальдо записывается на левой стороне счета (по дебету), то оно называется дебетовым, если на правой сторон (по кредиту) - кредитовым.

В случае если конечный остаток (сальдо) отсутствует, то есть когда он равен нулю, счет считается закрытым.

Поскольку в организации имеются имущество и источники его формирования, то в бухгалтерском учете применяют счета имущества (хозяйственных средств) и счета источники формирования имущества (хозяйственных средств).

На счетах имущества учитывают все виды имущества организации, их наличие, состав, движение. По дебету счета учитывают операции по увеличению данного вида имущест­ва, по кредиту - уменьшение этого имущества.

Счета, отражающие движение имущества, называют активными. К таким счетам относятся, например, счет 01 «Ос­новные средства», счет 10 «Материалы», счет 50 «Касса» и т.д.

На счетах источников формирования имущества отражаются наличие, состав и движение источников образования имущества организации. Операции, отражающие возникнове­ние и увеличение данного источника, записываются по кредиту счета, а операции, вызывающие уменьшение, - по дебету счета. Разность между кредитовым и дебетовым оборотами счета дает кредитовый остаток (сальдо). Его может и не быть, когда источник ликвидируется. Например, кредиторская за­долженность погашена.

Счета, на которых учитываются источники формирова­ния имущества, называются пассивными. К таким счетам от­носятся счет 80 «Уставный капитал», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и т.д.

Помимо активных и пассивных счетов, в бухгалтерском учете применяются также активно-пассивные счета, предна­значенные для учета расчетных операций с различными орга­низациями, учреждениями, организациями, отдельными ли­цами. Например, счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

4.2. Двойная запись и ее значение. Бухгалтерские записи

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: по дебету одного и кредиту другого счета, то есть используется способ двойной записи.

Двойная запись вытекает из двойственности каждой хо­зяйственной операции. Например, во-первых, расход семян со склада организации в основное производство означает уменьшение материалов на складе организации и одновременно увеличение производственных затрат организации; во-вторых, если денежные средства сняты с расчетного счета и переданы в кассу организации, то, с одной стороны, произош­ло уменьшение денежных средств на расчетном счете, а с другой, - увеличение денежных средств в кассе организации; в-третьих, если организация приобрела материалы у постав­щиков, то, с одной стороны, в организации увеличилось ко­личество материалов, а с другой, - возникла кредиторская за­долженность перед поставщиками; в-четвертых, если в орга­низации выдали заработную плату из кассы, то, с одной сто­роны, уменьшились денежные средства в кассе организации, с другой стороны, - погасили задолженность перед работни­ками организации.

Следует иметь в виду, что на каждом бухгалтерском сче­те хозяйственные операции отражаются систематически в по­следовательности их совершения, то есть в хронологическом порядке.

Таким образом, двойная запись представляет собой способ одновременного взаимосвязанного отражения обоих явлений, вызываемых хозяйственной операцией, по дебету одного счета и по кредиту другого счета в одной и той же сумме.

Например, получены денежные средства в кассу органи­зации с расчетного счета в сумме 10 000 руб. На счетах бух­галтерского учета эта операция будет отражена следующим образом:

Связь между счетами называется корреспонденцией. Та­ким образом, корреспонденция счетов - это связь между сче­тами бухгалтерского учета, определяемая экономическим со­держанием хозяйственной операции.

Счета, взаимосвязанные между собой хозяйственной операцией, называются корреспондирующими счетами.

Перед занесением хозяйственных операций на бухгал­терские счета составляются счетные формулы (проводки), указывающие, на каких счетах должны быть произведены за­писи. Указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы отражаемой операции, называется бухгал­терской записью.

Все операции, увеличивающие остатки активных счетов, записывают в дебет счета, а уменьшающие - в кредит счета. В пассивных счетах, наоборот, операции, увеличивающие их остатки, записывают в кредит счета, а уменьшающие - в дебет счета.

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.

Простыми называются такие записи, при которых сумма хозяйственной операции записывается в дебет одного счета и в кредит другого, то есть один счет дебетуется и один счет кредитуется. Например, внесены наличные денежные средст­ва из кассы на расчетный счет организации - 5000 руб. Дебет счета 51 «Расчетные счета» - 5000 руб. Кредит счета 50 «Касса» - 5000 руб.

Или:   Д51       К 50   -5000 руб.

Сложными являются такие записи, при которых по од­ной хозяйственной операции дебетуются два и более счетов, а кредитуется один счет, или наоборот. При сложной записи операции общая сумма на одной стороне нескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противоположной стороне корреспондирующего с ним счета. Например, внесе­ны учредительные взносы учредителем: материалами - 40000 руб., товарами - 12000 руб., наличными денежными средст­вами - 8000 руб., безналичными денежными средствами -40000 руб. Всего на сумму 100000 руб. Эта хозяйственная операция будет отражена:

Дебет счета 10 «Материалы»

Дебет счета 41 «Товары

Дебет счета 50 «Касса»

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями» - 100000 руб

Или:             Д10             -40000

Д41             -12000                    К 75    -   100000

Д50             -   8000

Д51             -40000

Применение сложных бухгалтерских записей несколько сокращает- объем учетной работы и позволяет бухгалтеру бо­лее оперативно отражать учетную информацию.

Метод двойной записи имеет большое контрольное значение, поскольку одна и та же хозяйственная операция в рав­ной сумме отражается дважды - по дебету одного и кредиту другого счета. Поэтому в случае расхождения сумм по данной операции выявляется допущенная ошибка и устанавливается ответственный за нее.

На забалансовых счетах производятся только односторонние записи, то есть только по дебету или только по кредиту счета. Такие счета не корреспондируют ни с какими другими счетами.

4.3. Счета синтетического и аналитического учета, их взаимосвязь. Субсчета

Для контроля и оперативного руководства организацией помимо обобщенных данных, выраженных в денежном изме­рителе, необходимо иметь сведения о движении каждого от­дельного объекта: семян, кормов, запасных частей и т.п.

Например, организация занимается ремонтом автомоби­лей. Руководителям организации потребовалась информация о наличии запасных частей. Если бухгалтер скажет, что на складе имеется запасных частей на сумму 200000 руб. (как будет указано на бухгалтерском счете), то эта информация делу не поможет. Руководителю необходимо знать, сколько и каких запасных частей имеется, а потом уже на какую сумму. Поэтому возникает необходимость вести учет в натуральном выражении и по видам материалов.

В связи с этим в учете применяют счета двух уровней:

• синтетические,

• аналитические.

Счета, на которых отражаются данные о состоянии и размещении имущества и источников его формирования в обобщенном виде в денежном выражении, называются синтетическими.

К таким счетам относятся, например, счета 01 «Основ­ные средства», 10 «Материалы»,   60 «Расчеты с поставщика ми и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.п.

Счета, на которых отражаются детализированные данные синтетического счета в денежном и натуральном измерении, называются аналитическими. Например, счет «Цемент», счет «Кирпич», счет «Нефтебаза № 10», счет «И.П. Сидоров» и т.п.

Таким образом, на синтетических счетах объекты учета отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе по экономически однородным группам, а Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим учетом.

С целью детализации в дополнение и развитие к синтетическому счету открываются аналитические счета, а учет, осуществляемый на них, называется аналитическим учетом, который ведется в денежном выражении и натуральных изме­рителях (тоннах, центнерах, метрах, штуках и т.д.). Аналитических счетов к синтетическому счету открывается столько, сколько необходимо организации для учета.

Зачем нужен синтетический и аналитический учет? Если учет вести только на аналитических счетах, то практически не будет возможности получить четкое и ясное представление об общем объеме учитываемых средств в стоимостном выражении на определенную дату. Эту функ­цию выполняет синтетический учет. Он имеет и контрольные функции.

Синтетический и аналитические счета дополняют друг друга и тем самым позволяют полнее отражать состояние Взаимосвязь между синтетическим счетом и его анали­тическими счетами выражается в следующем:

1. Сумма сальдо на аналитических счетах на начало отчетного периода должна равняться сальдо на синтетическом счете на начало отчетного периода.

2. Сумма сальдо на аналитических счетах на конец отчетного периода должна равняться сальдо на синтетическом счете на конец отчетного периода.

3. Сумма оборотов по дебету на аналитических счетах за отчетный период должна быть равна обороту по дебету на синтетическом счете за этот же период.

4.         Сумма оборотов по кредиту на аналитических счетах за отчетный период должна быть равна обороту по кредиту на синтетическом счете за этот же период.

Кроме синтетических и аналитических счетов в бухгалтерском учете применяют субсчета. Субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета.

3 Синапс - морфо-функциональный контакт между нервными элементами - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.

10 «Материалы»

Строительные материалы

Синтетические счета являются счетами I порядка, субсчета - счетами II порядка, аналитические счета - счетами III, IV, V и т.д. порядка.

С помощью субсчетов осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета для получения бо­лее обобщенных сведений об отражаемых объектах. Субсчета имеют большое значение при учете объектов, имеющих раз­нообразную номенклатуру.

Субсчета позволяют собирать в однородные группы мно­гочисленные и различные по своему назначению товарно-материальные ценности и другие объекты учета.