Управление закупками в логистических системах

Интеграция производства и заготовительной деятельности начинается задолго до самого процесса производства. При этом инициативной стороной является именно система производства.

Как правило, большая часть циркулирующих в производстве материальных потоков поступает из внешней среды. Поэтому в заготовительной логистике особое место отводится процессу закупок.

Важнейшей комплексной функцией заготовительной логистики является планирование, организация и контроль обеспечения основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в установленном временном режиме с минимальными совокупными затратами.

Главным объектом внимания заготовительной логистики являются материальные потоки, которые выступают важнейшим фактором производства и обладают общим свойством, заключающимся в высокой потенциальной возможности их участия в производственном процессе.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с наибольшей экономической эффективностью.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рационализировать сроки закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, станут дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу);

2. Обеспечить соответствие количества поставок и потребностей в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Организация процесса закупок имеет следующие этапы:

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.

2. Выбор формы и источников материально-технического снабжения.

3. Размещение заказов и их реализация.

4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.

5. Поддержание отношений с поставщиками.

Статус поставщика обязывает предприятие в первую очередь учитывать интересы покупателей. Это положение является основной формирования распределительной (маркетинговой) логистики.

Статус же потребителя дает возможность предприятию учитывать собственные интересы и строить свои взаимоотношения с поставщиками на основе модулирования условий материально-технического обеспечения. С этих позиций предприятие выступает конечным звеном логистической цепи, в которой действуют поставщики, посредники, перевозчики.

Выбор решения «покупать или производить»

Перед предприятием всегда стоит задача типа «сделать или купить», которая сводится к принятию одного из альтернативных решений:

Ø Самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у производителя;

Ø Закупить товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

1. Закупка у посредника может быть более выгода, чем непосредственно у изготовителя по следующим причинам:

Ø Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Ø Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:

а) для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;

б) для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.

Посредник, закупив крупную партию по 8 руб.. разукрупняет ее и реализует с 12% наценкой мелкооптовым покупателям, т.е. по 8,96 руб./ед. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по цене 10 руб./ед., а не по 8,96 руб./ед.

3. Изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

Выбор формы снабжения (напрямую от производителя или через посредника) зависит также от объема потребления материальных ресурсов в отдельные плановые периоды. Чем больше объем потребления, тем больше возможностей для получения продукции напрямую от производителя. Исключение возможно в случае, когда материальные ресурсы поставщика потребляет только одно предприятие-потребитель. В этом случае применяется поставка напрямую от поставщика.

Выбор формы поставок, кроме того, зависит и от общих затрат: последние включают:

Ø Расходы по завозу продукции на склад предприятия-изготовителя;

Ø Потери, связанные с отвлечением из оборота денежных средств, вложенных в запасы;

Ø Расходы по хранению запасов на складе предприятия-потребителя;

Ø Капитальные вложения на создание складского хозяйства.

При снабжении напрямую от производителя общие затраты равны:

При снабжении с участием посредника имеем следующую формулу:

где: П – годовая потребность в материале данного вида в натуральных единицах;

Ртр – расходы по доставке единицы продукции на склад предприятия-потребителя при снабжении напрямую от производителя, включая оплату транспортных тарифов за погрузочно-разгрузочные и экспедиционные работы;

Рскл – расходы по доставке единицы продукции на склад предприятия-потребителя при поставке материальных ценностей через посредника, дополнительно включая оплату складских наценок;

Втр – величина производственного запаса в натуральных единицах при поставке напрямую от поставщика;

Вскл – расходы по завозу единицы продукции на склад предприятия-потребителя при поставке через посредника;

Ц – оптовая цена материала, руб.;

К – коэффициенты эффективности капитальных вложений;

С – годовые расходы по хранению единицы запаса на складе потребителя, руб.;

Q – капитальные вложения на создание складской емкости для хранения единицы запаса, руб.

Можно определить максимальный годовой объем потребления материалов, при котором экономически целесообразной является форма снабжения через посредника.

Основные задачи снабжения предприятия материальными ресурсами:

Ø Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

Ø Определение метода закупок;

Ø Согласованность цены и заключение договора;

Ø Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

Ø Организация размещения товаров на складе.

Установление потребности предприятия в ресурсах

Процесс установления потребности предприятия в ресурсах (в первую очередь – материальных) можно представить в виде схемы:

Рис. 1. Установление потребности предприятия в ресурсах

Закупки ресурсов осуществляются на основе существующих:

Ø заказов на продукцию со стороны потребителей;

Ø прогнозов спроса на продукцию.

При этом:

1. Разрабатывается номенклатура потребляемых ресурсов;

2. Определяется общий бюджет закупок;

3. Устанавливается технически обоснованные нормы расхода ресурсов по каждому их виду.

Номенклатура потребляемых ресурсов – это систематизированный перечень ресурсов, применяемых на данном предприятии, с указанием их основных свойств, размеров, технических характеристик и условных обозначений (индексов). Номенклатура обеспечивает единообразие в наименовании ресурсов и способствует более четкой работе закупочного центра.

Определение потребности предприятия в ресурсах невозможно без технически обоснованных плановых норм расхода на единицу продукции или на выполнение определенной работы (например, ремонта).

Норма расхода ресурсов должна предусматривать их наиболее экономное использование в конкретных условиях производства, т.е. она должна быть прогрессивной.

Плановые нормативы определяют удельные затраты материалов на единицу готовой продукции или объема производства. Примером такого норматива может служить коэффициент использования материалов:

где q_m – норма расхода материалов;

где q_ч – норма полезного расхода материала (масса годного изделия); q_о – норма дополнительного расхода материала, связанного с организацией технологического процесса; q_n – норма дополнительного расхода материала, не связанного с организацией технологического процесса (например, потери из-за некратности длины материала при его раскрое, боя, утечки, распыления, усушки и др.).

Нормы расхода материалов устанавливают различными методами:

Ø Аналитико-расчетынм;

Ø Экспериментально-лабораторным;

Ø Опытно-статистическим.

Как правило, основные материалы, т.е. вещественно входящие в изделие, нормируют на основе первого или второго метода. Вспомогательные материалы, т.е. вещественно не входящие в изделие, но потребляемые в процессе обработки, также нормируют расчетным либо экспериментальным путем. Норма вспомогательных материалов может быть установлена на одно изделие (например, упаковочные материалы), на один станко-час работы (например, смазочные материалы), на одного рабочего в год (например, спецодежда) и т.д.

Нормы запаса служат для установления объема необходимых им ресурсов на планируемый период, порядка их поступления от поставщиков, а также для определения размеров складских помещений и расчета потребностей в оборотных средствах, отвлеченных в запасы. Потребность предприятия в материалах и топливе устанавливается на основании плана производства продукции, технических норм расхода материалов, норм выхода годной продукции и стоимости ресурсов. Потребность в основных материалах определяют по формуле:

где N_bi – выпуск продукции i-го наименования; q_mi - техническая норма расхода i-го материала; m – номенклатура изделий, в которых используется данный вид материала.

Для вспомогательных материалов получим:

N_у – объем работ в условных измерителях; l – номенклатура оборудования, в котором используется i-й вид материала.

Например, расход машинного масла определяется по формуле:

N_с_mч_j – объем работы оборудования в станко-часах с использованием масла j-го вида в планируемом периоде; q_cm_я – удельный расход масла на один станко-час работы оборудования.

Необходимое количество топлива, пара, воды, электроэнергии на технологические нужды обычно рассчитывают по нормам их расхода на единицу продукции: на отопление, внепроизводственные и бытовые нужды – исходя из условий потребления – площади и характера отапливаемых помещений, числа работающих, установленной мощности двигателей и т.д.

В результате проведения данного комплекса работ устанавливается баланс закупок ресурсов, который содержит расчет потребности в материалах по видам и маркам и источники их поступления:

где Q_зак – количество закупаемого материала определенного вида; Q_nom – потребность в этом материале для выполнения производственного плана; Z_к – запас материала на складе, планируемый на конец планового периода; Z_н – запас (фактический остаток) материала на начало того же периода.

Плановую потребность в материала Q_п данного вида определяют из условия не только обеспечения плана выпуска продукции, но и покрытия потребности в данном материале инструментального Q_и, ремонтного Q_р цехов, отдела капитального строительства Q_k и прочие работы предприятия Q_пр, т.е.:

Q_п = Q_nom + Q_и + Q_р + Q_k + Q_пр

Одновременно с разработкой номенклатуры материалов рассчитывают затраты на их приобретение и доставку, которые в дальнейшем используют для оценки плана закупок. Эти затраты включат оптовую цену поставщика материалов, наценки посреднических организаций, железнодорожный тариф или водный фрахт, погрузочно-разгрузочные расходы и расходы на затаривание.

Определение метода закупок ресурсов

Закупки могут осуществляться следующим образом.

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления каждой партии; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

Полный перечень товаров;

Количество товара, имеющегося на складе;

Требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

Ø Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

Ø Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

Ø Оплачивается только поставленное количество товара;

Ø По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работ по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка эпизодически используемых товаров и (или) когда их невозможно получать по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкие партии заказов и множество поставщиков.

Выбор поставщика ресурсов

Важность проблемы выбора поставщика ресурсов объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых ресурсов, но главным образом тем, что поставщиков одинаковых ресурсов, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия-покупателя в реализации его логистической стратегии.

Основные этапы выбора поставщика отражены на рисунке:

Рис. 2. Алгоритм выбора поставщика ресурсов

Анализ потенциальных поставщиков ресурсов и их последующий выбор должен осуществляться в соответствии с определенным набором критериев. К числу таких критериев относятся:

Ø Количество и качество поставляемых ресурсов и сервиса;

Ø Надежность поставок ресурсов;

Ø Финансовые условия поставок ресурсов;

Ø Возможность максимального удовлетворения потребностей предприятия-покупателя;

Ø Географическое место расположения поставщика ресурсов

Ø Сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

Ø Организация управления качеством продукции у поставщика;

Ø Психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

Ø Риск забастовок у поставщика;

Ø Способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

Ø Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

При выявлении потенциальных поставщиков ресурсов могут быть использованы следующие методы:

Ø Изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.д.

Ø Объявление конкурсных торгов;

Ø Посещение и участие в выставках и ярмарках;

Ø Переписка и личные контакты с возможными поставщиками ресурсов.

В результате реализации перечисленных методов формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно изучается и обновляется.

Изучение потенциальных поставщиков и их возможностей обычно заключает:

Ø Предварительный сбор данных о поставщиках ресурсов, с которым предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

Ø Текущее наблюдение за деятельностью поставщиков ресурсов, с которыми заключены договоры на поставку ресурсов;

Ø Выявление и изучение новых потенциальных поставщиков ресурсов;

Ø Систематическое изучение конъюнктуры;

Ø Наблюдение за деятельностью предприятий-конкурентов, являющихся лидерами на локальных рынках.

Информация, касающаяся деятельности поставщиков ресурсов, полученная из различных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье. Обычно досье включает два основных раздела:

1. Общая характеристика поставщика ресурсов:

Ø Профиль деятельности;

Ø Номенклатура продукции и услуг;

Ø Объемы производства и реализации продукции и услуг и др.;

2. Специальные аспекты, имеющие непосредственное отношение к заключению договора на поставку ресурсов:

Ø Кредитоспособность поставщика ресурсов;

Ø Его финансовое положение;

Ø Загрузка поставщика ресурсов заказами на их поставку;

Ø Заинтересованность поставщика в получении дополнительных заказов на поставку ресурсов;

Ø Участие поставщика ресурсов, в различного рода объединениях, ассоциациях и др.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний хозяйственного права, касающихся заключения контракта, поставки товаров и их оплаты. В контракте должны содержаться следующие требования:

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает товар по определенной цене и на конкретных условиях поставки, а другая сторона это предложение принимает.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость. Другими словами, он становится контрактом в юридическом смысле лишь в том случае, если в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность. Контракт должен быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

Четко выраженные условия – те, которые вытекают из зафиксированных в контракте, или являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не отговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы – действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка, штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие (форс-мажор).

Лекция "52 Каталитическая очистка газов" также может быть Вам полезна.

Таким образом, основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с максимально возможной экономической эффективностью. При этом можно выделить четыре основных задачи:

1. Выбор формы снабжения. Выделяют две формы снабжения предприятия материальными ресурсами: напрямую от поставщика и через посредника. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки.

2. Анализ и определение потребности производства в материальных ресурсах, расчет количества заказываемых материалов. Эта задача решается с учетом планируемого объема производства, среднесуточного расхода материальных ресурсов, удаленности поставщика, выбора транспортного средства.

3. Определение метода закупок материальных ресурсов. Применяют пять основных методов закупок: закупка товара одной партией, регулярные закупки мелкими партиями, ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям, получение товара по мере необходимости, закупка товара с немедленной сдачей.

4. Выбор поставщика, согласование цен, заключение договора и установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок.

Поделитесь ссылкой: